基于內控五要素優化總賬報表崗位內部控制的策略

李希

[摘 要] A集團財務共享服務中心總賬報表崗位的內部控制面臨多方面挑戰，包括決策集中、信息孤島、流程效率低下等問題。文章基于內控五要素框架對總賬報表崗位的內部控制現狀進行深入分析，提出針對性的優化策略。這些策略旨在促進決策分散化、跨部門協作、流程自動化以及績效考核的合理化，提高總賬報表崗位的工作效率和財務數據的準確性。

[關鍵詞]內部控制；總賬報表；財務共享服務中心；內控五要素；優化策略

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）10-0070-03

一、內部控制理論框架

（一）內部控制的定義和重要性

根據財政部等五部委《企業內部控制基本規范》及其配套指引等文件精神，內部控制是指由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的一系列過程，旨在提供合理保證，以遵守法律法規、提供可靠的財務報告和實現高效有序的運營。在財務共享服務中心，總賬報表崗的內部控制對于確保財務報告的準確性和及時性至關重要，它可以幫助組織防范風險，提高決策質量，增強外部利益相關者的信心。

（二）內控五要素概述

內控五要素包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督。

控制環境是內部控制的基礎，包括組織結構、人力政策和企業文化等。

風險評估涉及識別和分析影響組織目標實現的內外部風險。

控制活動是為了確保管理層指令得到執行而實施的各種政策和程序。

信息與溝通涉及內外部信息的識別、收集和交流。

監督是對內部控制系統進行評估和調整的過程，以應對內外部環境的變化。

二、A集團財務共享服務中心總賬報表崗位現狀

（一）總賬報表崗位職責

在A集團的財務共享服務中心，總賬報表崗位是確保財務數據準確性和完整性的關鍵環節。該崗位隸屬于總賬報表組，由一名組長負責管理；同時，總賬報表組是收入報表部的組成部分，該部門由一名部長負責管理。

總賬報表崗位的主要職責包括以下幾個方面。

一是對投融資和資金歸集類收付款業務進行財務審核，確保賬務處理的正確性和符合公司政策。

二是執行月度和年度損益結轉及結賬處理，保證會計核算的及時性和準確性。

三是編制單體及合并報表，為A集團提供準確的財務信息。

四是為A集團財務報表業務提供技術支持，包括但不限于會計政策的解釋和應用。

五是制定和修訂業務及中心會計核算相關的制度，以適應內部和外部環境的變化。

六是負責中心會計核算等財務管理工作，包括流程優化和內控強化。

七是梳理業務相關的財務共享運營問題，提出整改建議，提高運營效率和服務質量。

八是不定期總結工作中發現的問題或建議（包括制度、流程、系統等），向組長或部長提交。

九是向上級領導匯報工作進展，完成上級領導安排的其他任務。

（二）當前內部控制實踐

A集團財務共享服務中心在總賬報表崗位的內部控制實踐中，已建立一系列流程和制度來確保賬務處理的合規性和報表的準確性，包括建立總賬和報表管理規范、不定期開展財務稽核以及建立內部報告和溝通機制。

然而，隨著業務的擴展和運營的復雜化，現有內部控制體系面臨新挑戰，如決策集中導致的效率問題、跨部門協作的信息壁壘、績效考核標準的不完善等。這些挑戰要求A集團財務共享服務中心不斷審視和優化其內部控制，支持總賬報表崗位的有效運作，確保財務信息的準確性和及時性。

三、總賬報表崗位內部控制的挑戰與現狀

（一）控制環境

控制環境是內部控制的基石，對總賬報表崗位的有效運作至關重要。在A集團，管理層職責分配和決策權集中對控制環境產生了顯著影響。大部分決策需部長層級批準，導致決策過程延遲，影響工作效率。決策集中限制了中層管理者和基層員工的自主性和創新性，降低了他們改進內部控制流程的積極性。

部門文化和激勵機制在塑造員工行為和推動內部控制實踐方面發揮著重要作用。A集團部門文化強調規范性和一致性，但實際操作中過于強調任務完成，一定程度上忽視工作質量。現行激勵機制未充分激發員工潛力，尤其在跨部門協作和知識共享方面存在不足，導致員工只關注個人和部門的短期績效，不關心財務共享服務中心長期的質量和效率。

（二）風險評估

在總賬報表崗位，風險識別和管理的過程主要針對可能影響財務報表準確性的風險，包括賬務處理錯誤、非合規操作及信息技術系統的故障等。總賬報表崗已初步建立了一套監測機制，即通過在線文檔記錄財務審核發現的問題，定期召開審單交流會討論相關問題，以此來識別和評估風險，提出相應的解決措施。然而，由于業務的復雜性和環境的不斷變化，現有的風險管理框架面臨著風險識別不全面、風險評估不夠頻繁及解決措施執行不力等挑戰。

在A集團，風險評估流程是周期性進行的，且主要依賴于歷史數據和經驗判斷，這限制了其適應性和實時性。隨著業務環境的快速變化，這種靜態的風險評估方法可能無法及時捕捉新出現的風險，影響總賬報表崗位的內部控制效果。

（三）控制活動

審單和核算是總賬報表崗位的核心職責，其控制活動的有效性直接影響到財務報表的準確性和可靠性。A集團已經實施了一系列控制措施，如業務單據預設入賬規則和定期的單據稽核。然而，由于業務的復雜性和規模的擴大，現有控制活動仍面臨挑戰。例如，月末提單的大量總賬單，由于其未預設入賬規則，其復雜性和緊迫性使得人工審核的效率和有效性受限，導致工作負荷過大和審查不足。

決策流程和授權機制的設計對于確保總賬報表崗位能夠迅速響應并處理各種財務事件至關重要。然而，在A集團總賬報表崗，決策流程經常需要組內或部門會議討論決定，有時需要跨部門討論或多層級的匯報，這可能導致決策延遲。此外，授權機制的設計較為保守，限制了中層管理者和基層員工的決策權，影響了工作效率和靈活性。

（四）信息與溝通

盡管A集團已建立了信息共享平臺和制度，但是跨部門信息流通和知識共享仍面臨障礙。信息孤島現象、溝通壁壘和缺乏有效的知識管理系統是主要問題。信息孤島導致關鍵信息滯留，阻礙了決策及時性和準確性。部門間缺乏協同工作的文化和機制，限制了知識和最佳實踐共享，影響了總賬報表崗位處理復雜問題的效率和創新能力。

有效的溝通機制可顯著提升內部控制效果，促進信息及時傳遞，增強員工對內部控制重要性的認識。然而，A集團現有溝通機制未充分滿足總賬報表崗位需求。溝通渠道限制和頻率不足使員工難以得到及時反饋和必要指導，降低了內部控制措施執行力度和員工參與度。

（五）監督

A集團的監督機制通過內部稽核、督查督辦和管理報表系統來實現。這些機制旨在識別和糾正內部控制的偏差，提供對控制環境和風險管理策略的反饋。然而，監督機制在實踐中面臨內部稽核人員不足、督查督辦不系統及管理報表系統指標不全面等挑戰。這些問題可能導致內部控制問題的延遲發現和處理，影響內部控制體系的效能。

績效考核體系是激勵員工遵守內部控制要求和改進工作績效的重要工具。然而，如果考核體系過于側重于短期業績而忽視內部控制的重要性，可能會導致員工在日常工作中忽視內部控制的實施和維護。此外，考核體系中缺乏對內部控制質量的評價標準，可能削弱員工對內部控制的重視。

四、總賬報表崗位內部控制優化策略

（一）控制環境優化

管理層職責分散有助于提高決策效率，降低錯誤和欺詐風險。A集團財務共享服務中心應建立更加扁平化的管理結構，將決策權下放到更接近日常運營的管理層，確保決策權責匹配。決策透明化可提高員工信任和參與度。集團應建立透明的決策流程，確保相關人員理解決策的依據和結果，增強內部控制有效性和員工責任感。

部門文化對于員工行為和內部控制實踐有著深遠影響。A集團財務共享服務中心應建立強調誠信、透明和責任感的積極文化，通過定期培訓和溝通提高員工對內部控制重要性的認識，并鼓勵他們在日常工作中主動實施和維護內部控制。激勵機制的設計應與內部控制目標一致。A集團財務共享服務中心可考慮將內部控制質量和效果納入績效考核標準，獎勵在內部控制方面表現出色的員工，激發全員的積極性和創新性。

（二）風險評估改進

風險識別和管理對于預防和降低潛在的財務和運營風險至關重要。A集團財務共享服務中心可以通過建立全面的風險管理框架來強化審單過程。該框架應包括定期的風險評估會議、跨部門的風險信息共享，以及對新興風險的快速響應機制。此外，總賬報表崗還可以利用先進的數據分析工具來識別潛在的風險模式和趨勢，從而更加主動地管理風險。

風險評估應該是一個持續的、動態的過程。A集團財務共享服務中心需建立適應快速變化的業務環境的審單風險評估流程。這可以通過在共享審單系統內制定風險管理規則、在管理報表系統內設置風險評估指標實現，通過系統持續跟蹤關鍵的風險指標，在風險水平發生變化時發出警報。

（三）控制活動革新

A集團可以通過引入自動化工具和技術來優化審單和核算流程。例如，引入智能審單軟件可以減少人工錯誤，提高審單效率。同時，實施智能調度核算流程及通過系統制定統一的自動賬務結轉規則，可以確保核算流程的一致性。定期審查核算流程，可以確保控制措施的有效性，及時發現并解決潛在問題。

A集團應重新審視現有的決策和授權框架，確保它們既能夠防范風險，又能夠提供足夠的靈活性以適應快節奏的業務環境。這包括簡化決策流程，將決策權下放到更接近前線的管理層甚至一線員工，以及建立清晰的責任和問責機制。同時，通過建立相關制度流程規范，提供決策支持工具和相關培訓，幫助管理人員作出更加明智和一致的決策。

（四）信息與溝通加強

信息流通暢通對內部控制的有效性至關重要。A集團應建立和優化企業級信息共享平臺，消除跨部門信息流通障礙。平臺應支持實時數據共享和訪問，確保所有相關部門均能及時獲取所需信息。公司應鼓勵跨部門合作，通過定期跨部門會議和工作小組促進信息交流和知識共享，提高決策質量，增強團隊協同工作能力。

有效的溝通機制是內部控制成功實施的關鍵。A集團應加強內部溝通機制，確保內部控制相關政策、程序和變更及時準確傳達給所有員工。公司應定期召開培訓會議，給予員工有效指導，鼓勵員工提供反饋。同時建立開放的溝通渠道，如定期征求意見和開展員工滿意度調查。高層管理者應通過召開座談會等活動參與內部控制相關討論，以示對內部控制的重視，增強溝通機制對內部控制的支持作用。

（五）監督機制強化

A集團可以通過加強內部稽核，提升監督機制的實施效果。這包括內部招募專業稽核人員并提供持續培訓，確保其適應業務環境和監督需求。A集團還可以推動內部稽核、督查督辦數字化轉型，設置更全面的管理報表指標，引入數據分析和風險管理軟件，來提高監督活動的效率，擴大其覆蓋范圍。

績效考核體系是激勵員工遵守內部控制要求的重要工具。A集團應優化績效考核體系，確保其能有效支持內控目標。這意味著在績效考核中納入內部控制相關的指標，如內部控制的質量、風險管理的效果以及合規性的程度。考核體系應鼓勵員工主動識別和報告潛在的風險和問題，通過提供適當的獎勵，表彰在內部控制方面作出貢獻的員工。

五、結語

文章深入分析A集團財務共享服務中心總賬報表崗位的內部控制現狀，識別出控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督等方面的挑戰。聚焦這些挑戰，文章提出針對性的優化策略，旨在提高總賬報表崗位的工作效率和財務報告的質量，進而提升整體內部控制的效能。這些策略的實施，有助于A集團財務共享服務中心在提升總賬報表崗位效率和財務報表質量方面取得進步，在增進部門協同、提高合規性和風險管理能力方面也將得到提升，為企業持續發展和價值創造提供支持。