新時期人社局人事檔案管理的有效性研究

陳珊

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；有效性

引言：本研究旨在探討新時期人社局人事檔案管理的有效性，為提高人事檔案管理水平提供理論和實踐基礎。本文將從檔案管理的現狀及存在問題方面入手，分析新時期人社局人事檔案管理的有效性并提出相應的改進措施。

? 一、人事檔案管理的現狀及存在問題

首先，一些企事業單位在人事檔案管理制度設計上存在不足，缺乏明確的流程、規范和標準，導致檔案管理工作的混亂和不規范；雖然信息技術的發展為檔案數字化提供了可能，但一些單位仍未充分利用信息技術手段進行檔案管理，導致檔案存儲、檢索和共享效率低下。其次，人事檔案中包含大量敏感信息，但一些單位對檔案的保密措施不夠嚴格，容易造成信息泄露和濫用的風險；同時由于缺乏有效的檔案共享機制和信息交流平臺，不同單位之間的檔案共享和利用困難，導致信息孤島的出現，影響了人事管理的協同性和效率。

? 二、提高人事檔案管理有效性的措施

? （一）加強檔案數字化建設

要加強人事檔案的數字化建設，首先制定明確的數字化建設規劃，明確目標、任務和時間節點，為數字化建設提供整體指導，要選擇適合企事業單位需求的檔案數字化管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索和管理。同時建立檔案數據庫，按照檔案的屬性和關聯關系進行組織和管理；還要加強檔案數字化管理人員的培訓，提高其對數字化工具和系統的操作和應用能力。最后，定期評估檔案數字化建設的效果和問題，根據反饋結果進行優化和改進，確保數字化建設與實際需求的緊密結合。

? （二）加強檔案保密工作

可以建立檔案查閱權限制度，根據職責和需要，劃分不同的檔案查閱權限，或者采取多種保密措施，如密碼控制、人臉識別、指紋識別、視頻監控等，并定期開展檔案保密安全審計和檢查，加強對檔案安全風險的識別和評估，及時發現和解決存在的安全問題。堅持依法辦事，嚴格執行有關檔案管理的法律法規，規范檔案管理行為，防止違法行為的發生。

綜上所述，通過以上改進措施的實施，可以有效提升人事檔案管理的水平和有效性，進一步滿足企事業單位對人事檔案管理的需求。

參考文獻：

[1]曹務端.信息化時代，人社局檔案管理優化策略探析[J].蘭臺內外，2023（13）：1-3.

（作者單位：邯鄲市叢臺區人力資源和社會保障局）