大數據視域下院系留學生校友檔案信息化的研究與探索

趙雅楠 寧煥生 趙寶永

摘要：本文闡述和分析了目前高校院系留學生校友工作的現狀以及現階段留學生校友檔案存在的問題，提出了要建立有學校特色的院系留學生校友數據庫，根據院系留學生校友數據的完整度、獲得權限和使用權限對校友數據進行分級，以提高留學生校友數據的價值。打造專業的院系校友數據庫管理隊伍，同時充分利用信息化的手段，以促進留學生校友工作的智慧化和數字化發展，做好留學生校友基礎工作，以期為“一帶一路”建設貢獻力量。

關鍵詞：院系留學生；校友檔案；信息化；大數據

“一帶一路”倡議吸引了越來越多的留學生到中國來留學。留學生是一群有遠大抱負、有國際視野、有創造力的青年，不僅可以成為中國與國際溝通的紐帶，還可以為“一帶一路”架起民心相通的橋梁。北京科技大學作為中國首批接受外國留學生的院校之一[1]，從1954年至今，已經先后接收了來自亞洲、非洲、歐洲、美洲及大洋洲等160多個國家和地區的8000多名國際學生來校學習、進修。北京科技大學學習的國際留學生在畢業和結業后，少部分人會繼續留校深造，大多數留學生選擇回到自己的國家從事政府、企業、經濟相關的工作。目前，北京科技大學現有留學生768人，做好這些留學生的校友工作，建立高校留學生特色的校友檔案庫，充分實現留學生校友檔案的信息化，有利于服務“一帶一路”倡議，更好地建立中外友誼關系。

同時，留學生校友檔案越完善則越能提高與校友聯絡的效率，也有利于開拓留學生校友資源，向世界傳遞中國聲音[2]。而院系作為留學生學習和生活的主陣地，對于打牢留學生校友數據基座起著尤為重要的作用。

一、院系留學生校友工作的現狀分析

（一）院系校友檔案的內涵和外延不斷拓展

校友檔案除了傳統意義上的校友基本信息，還包含對內涵和外延的挖掘。校友的檔案應該是一個立體的、豐滿的形象，既要包含校友在校期間的校園活動和教育經歷，又要包含校友畢業后的工作和個人發展情況[3]。而全生命周期的校友檔案是對校友工作豐富和延伸的新要求，其中的海量基礎數據離不開院系對校友工作的支持和關注。

（二）信息化發展對留學生校友檔案帶來了新的挑戰

目前，我國正在全面發展數字教育，并推動教育數字化轉型，高校各個部門都在發展信息化。然而，我校留學生校友數據還停留在excel表格階段，數據孤島無法消除，導致留學生校友在校學習和生活期間涉及的教務數據、學工數據、社團數據、院系數據等多個方面的數據尚未實現互通互聯。因此，如何更好地推進留學生校友檔案管理工作信息化，減少人工維護，提高數據賦能，是我校需要面臨的艱巨挑戰。

二、大數據視域下院系留學生校友檔案存在的問題

（一）缺乏完善的留學生校友數據庫政策體系

目前，我校院系校友工作政策基礎匱乏，尤其是在留學生校友工作方面，更是零基礎，且發展嚴重滯后。留學生校友檔案需要包含哪些信息、信息數據來源以及建立完成后數據如何維護和使用都尚無相關規定。

（二）缺少專門從事留學生校友工作的隊伍

院系經常會有建院和建系周年慶、慶典，且多為10的整數倍，每到慶典之前，學院各個部門就開始收集校友信息，邀請校友返校。然而，這支校友工作隊伍多為臨時性，一旦活動結束，校友信息便無人更新和整理，只能等待下一個十年再重復收集。院系對于國內校友的工作尚且缺乏連貫性，更何況是留學生校友工作，缺少專門從事留學生校友工作的隊伍已成為亟待解決的問題。

（三）留學生校友檔案數字化基礎非常薄弱

教育數字化轉型關鍵在于“化”，也就是要進行系統變革、協同共享，實現數據賦能[3]，讓數據動起來，從而展示出想要的效果。經調研，我校留學生數據仍處于最原始的文檔表格階段，沒有關于留學生校友數據庫的系統，無法實現同教務、學工等系統的數據對接。

三、院系校友檔案信息化建設和管理的思路

（一）建立院系留學生校友數據庫

1.設計原則

（1）院系留學生校友數據獲取規則

依據院系留學生校友數據的完整度、獲得權限和使用權限對校友數據進行分級[4]，分級規則如下：

Ⅰ級數據為基礎數據，包含校友的姓名、學院、專業、年級、國籍、導師信息、電話、郵箱等字段，由教務系統實現Ⅰ級數據對接。

Ⅱ級數據為校友在校期間的教育經歷和校園活動數據。此階段數據為了豐富校友在校期間的形象，由留學生對應的輔導員、班主任或者導師進行人工填寫，每學期至少維護一次。

Ⅲ級數據為校友畢業后的數據，包含校友畢業時間、取得的學位類型、畢業論文題目，由教務系統實現數據對接。

Ⅳ級數據為校友發展信息，包含校友就業國家和單位。校友是否保持和院系之間的聯系等數據，由留學生對應的輔導員、班主任或者導師進行人工填寫，并由留學生校友隊伍持續維護。

依據校友數據庫的分級情況和系統功能設計，給出如圖1所示的系統應用模型。

（2）院系留學生校友數據的準確性和完整性

數據庫中的留學生校友基礎數據必須是準確的、完整的，同時該數據需要借助校級數據中心進行協調，分別從教務系統、研究生管理系統、留學生管理系統和學工系統中導入相關的字段信息。

對于手動添加維護的信息，管理人員需要記錄添加人信息，并保留添加日志。

2.留學生校友數據庫的邏輯模型（詳見表1-3）

所有表都有主鍵，即“表名稱+id”。

3.系統功能結構

留學生院系校友數據庫的系統功能結構如圖2所示。

在基礎數據層面上，院系留學生校友數據庫主要是由教務系統提供基礎數據。院系數據維護包括日常所需的數據查詢、統計和分析，并及時錄入留學生在校動態數據。該系統可以對留學生校友的數據進行維護，以提高留學生校友數據的價值，并為整理中國學生校友院系數據提供參考。

（二）建立留學生校友工作專職隊伍

校友工作就是指校友的基礎數據，特別是校友畢業后的通訊方式。目前我校所面對的群體是跨國留學生，也是一群能夠架起“一帶一路”橋梁的青年群體，因此更應該注重收集這些留學生校友信息的深度和廣度。

而具備一定深度和廣度的留學生校友數據信息需要從多方面進行呈現[5]，如在校期間的實際生活需要、學習需要、個性喜好等。學校借助大數據技術分析校友情況，并為真實需求提供預判依據[6]。同時，學校還需要建立一支留學生校友工作專職隊伍。

目前，院系留學生校友工作處于零基礎狀態，需要做的籌備工作較多，其中重點做好三方面的工作：

1.做好留學生校友基礎數據整理工作

負責該工作的成員必須準時參加各類檔案相關培訓，不斷提升檔案管理專業知識，并熟悉學生在校活動情況，及時與各部門做好數據對接。

2.做好留學生校友在校活動整理工作

負責該工作的成員需要掌握留學生活動組織情況，并主動拍攝和記錄留學生在校活動，收集留學生相關的媒體報道材料，經整理后錄入數據庫管理系統[6]。

3.做好面向留學生的宣傳工作

負責該工作的成員需要能夠在特殊時間點宣傳校友活動，并注意翻譯成通用英語，從而讓留學生感受到院系的關懷，更好地分享院系發展建設的成果。

四、結束語

留學生校友工作是促進民心相通的重要力量。學校應該統籌規劃留學生校友工作，充分利用信息化手段，以此促進留學生校友工作的智慧化和數字化發展[7]。基于此，本文提出留學生校友數據的分級規則，并將其用于留學生校友數據信息的基礎建設和日常維護中，從而有效地豐富留學生校友的檔案資料。此外，本文進一步提出建立一支留學生校友工作的專職隊伍，在檔案數據的基礎上加強與留學生校友的溝通，進而凝聚留學生校友的力量，為“一帶一路”建設贏得更多的支持者、參與者和建設者。

作者單位：趙雅楠 北京科技大學信息化建設與管理辦公室

寧煥生 北京科技大學計算機與通信工程學院

趙寶永 北京科技大學留學生中心

參考文獻

[1]羊雋芳，范曉蕓，劉棟.來華留學生校友工作助力“一帶一路”民心相通[J].教育評論，2021（05）：53-59.

[2]李鶴，孫雷，劉海龍，等.高校校友、基金工作發展形態、現狀及趨勢[J].中國冶金教育，2020（04）：95-99.

[3]鄭慧，黃艷芝.一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數據庫建設研究[J].檔案管理，2022（02）：75-77.

[4]王艷.校友信息管理系統的設計與實現——以陜西能源職業技術學院為例[J].信息與電腦（理論版），2021，33（07）：134-136.

[5]吳笑韜.高校校友資源開發的拓展：教育評價困境與破局[J].高教探索，2020（09）：25-30.

[6]肖皓天.新時期高校校友信息管理工作探究[J].現代營銷（信息版），2020（07）：174-175.

[7]張麗琴.高校校友工作數字化與智慧化發展探索[J].福建教育學院學報，2022，23（04）：94-97.