新時代檔案館重特大事件檔案專題數據庫建設研究

摘 要：隨著文字、數據、圖像、圖形、動畫等多媒體信息技術的發展和應用，為重特大事件檔案專題數據庫建設提供了良好技術支持和保障。為更好地保管、開發和利用日益增長的重特大事件檔案數據信息，滿足安全管理現實需要，檔案館應整合地域信息資源，建立專門重特大事件專題檔案數據庫，應對突發重大事件的處置及善后工作。本文以重特大事件專題數據庫建設為例，分析了重特大事件專題數據建設的思路、原則、具體流程，具有較強的現實指導性和參考價值，為推動新時代檔案館重特大事件檔案專題數據庫建設提供參考，具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：新時代；重特大事件檔案；專題數據庫

概述

新時代，各級政府成功組織應對了自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全等領域發生的一系列風險挑戰，有效地守護了人民群眾生命財產安全，體現了社會主義制度的優越性。在應對和處置重特大事件過程中產生大量具有保存價值的檔案資料，為規范重特大事件檔案的管理工作，2022年專門印發《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》），就新時代重特大事件檔案工作做出重要部署，要求各級各部門要充分認知做好重特大事件檔案工作的重要意義，相關職能部門要進一步健全檔案工作的法規制度，強化檔案收集工作，推進檔案數據庫建設、提升利用效能及組織領導。《通知》中還明確提出要“科學推進重特大事件檔案數據庫建設”，其中中央檔案館建立國家檔案數據總庫、主管部門建設專門檔案數據庫，各地區要根據規劃建設本地區重特大事件檔案數據庫。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也明確提出要“著力健全重特大事件應急處置檔案管理機制”“統籌重大歷史事件、重大活動、突發事件應對活動等檔案專題數據庫建設”。這些具體的規定和要求，為新時代檔案館做好重特大事件檔案專題數據庫建設厘清思路、明確重點、指明方向，要切實采取措施，加快推進重特大事件檔案專題數據庫建設。

1 重特大事件檔案專題數據庫建設思路

重特大事件檔案專題數據庫建設本質是檔案信息化工作，需要規劃先行[1]，進一步厘清建設思路，分層分級做好國家級數據總庫、專門數據庫和地區級數據庫建設。作為地區級檔案館，要立足本地實際，圍繞重特大事件這一專題，內容及欄目設置要突出專題，為用好專題奠定基礎。

1.1 選好專題

重特大事件檔案專題數據庫建設是適應新時代經濟快速發展、社會加速轉型的現實需要，也是適應信息技術迭代升級、推動檔案管理信息化提檔升級的迫切需要。因此，重特大事件檔案專題數據庫建設首先要選好專題。具體來說，就是要立足“專題”這一關鍵詞，對“自然災害類”“事故災害類”“公共衛生事件類”“社會安全事件類”等設立相應的數據庫專題，結合館藏檔案資源的特點和實際，深入調查研究，選準、選好“專題”，嚴把數據庫的質量和內容等。

1.2 突出專題

重特大事件檔案專題數據庫信息開發利用是否方便，在很大程度上取決于專題檔案數據庫所揭示的信息是否得到了詳細的描述。因此，重特大事件檔案專題數據庫建設所反映的內容要全面、著錄信息要細，專題檔案標引要全面、精細。最終，設立的重特大事件檔案專題數據庫要能夠全面反映“專題”的信息內容。根據《通知》要求，要分別建立國家級重特大事件檔案數據總庫、主管部門建設相應的專門檔案數據庫，省市縣級要根據需要規劃建設本轄區的重特大事件檔案數據庫[2]。

1.3 用好專題

《通知》規定，在符合保密規定的前提下，要推動重特大事件檔案跨地區、跨部門、跨層級查詢利用工作。各級檔案館做好重特大檔案專題數據庫建設，要充分發揮專題的價值和功能，積極構建檔案服務快速響應機制以及查詢利用綠色通道，簡化后期檔案利用流程。專題數據庫建設要突出簡便、易行、便于利用管理的建設思路，突出從數據庫的建設細節之處著眼，利用數據庫字段反映的關鍵信息為檢索點，不斷拓寬檢索方法和途徑，為后期檔案檢索查詢利用專題數據庫中的檔案信息內容提供便利。使相關職能部門利用好省市縣級各單位重特大事件檔案專題數據庫數據信息，發揮檔案專題數據庫在重特大事件處置、規律研究等方面應有的作用。

2 重特大事件檔案專題數據庫建設原則

2.1 專題性

“專題性”是重特大事件檔案專題數據庫建設的首要原則。建設重特大事件檔案專題數據庫的目的是要使其滿足用戶在自然災害事件、事故災害事件、公共衛生事件和社會安全事件防治等特定專題領域的信息需求。如2020年北京小湯山醫院建設形成的檔案為武漢火神山醫院設計提供了精準參考。專題檔案數據庫首先就要突出“專題性”原則，使數據庫中的各種館藏檔案數據信息資源體現行業特色，圍繞主題展示各種檔案信息資源[3]。“專題性”正是檔案專題檔案數據庫區別于其他普通檔案數據庫的根本之所在。

2.2 系統性

“系統性”是建立在“專題性”基礎上的系統。各級檔案館要在應急、衛生、交通等主管部門建立的重特大事件檔案專題數據庫基礎上，通過把分管部門領域的各檔案專題數據庫進行系統整合，多層次、多角度地將基礎數據庫中的相關“專題”檔案材料有效聚合起來[4]。此外，重特大事件檔案專題數據庫并不是簡單意義上的“1+1+……”，而是將各分管部門收集的應對重特大事件檔案資料有機分類，根據專題及其子專題內容，重新建庫，體現整體性與系統性，最終構建國家級或地區級重特大檔案專題數據庫（見圖1）。

2.3 實用性

“實用性”是目的和要求。重特大事件檔案專題數據庫建設的最終目的在于發揮其專題檔案數據價值，為事業發展提供信息資源支持。因此，除了“專題性”“系統性”原則外，要始終以“實用”為引領，以滿足后期發生重特大事件后及時檢索利用。為此，要始終圍繞自然災害、事故災難、公共衛生事件、社會安全等領域發生的重特大事件預防及應急處置工作的現實需要，引導檔案專題數據庫往哪里建、怎么建，把寶貴資源應用于最有實用價值和潛在利用價值的專題檔案數據庫建設[5]。把握重特大事件檔案信息利用需求的緊急性、全程性特點，既要為日常重特大事件預防，總結經驗，提供決策參考，也要為重特大事件發生時應急處置以及發生后的責任認定等提供重要信息資料支撐。

2.4 可擴展性

“可擴展性”是滿足檔案事業未來發展的現實需要，在技術、功能上予以支持和保障。這就要求在重特大事件專題檔案數據庫技術方面要能兼容和獲取不同數據格式，同時要能夠適應信息技術的發展，實現檔案專題數據庫的不斷升級和過渡。

3 重特大事件檔案專題數據庫建設流程

第一步：確定專題

選題是檔案專題數據庫建設的首要環節，也是至關重要的基礎性工作。專題確定的質量會直接影響到后期數據庫的定位及選材取向，因而是重特大檔案專題數據庫建設的核心和關鍵。根據《通知》要求，各級各部門應確立自然災害事件、事故災害事件、公共衛生事件、社會安全事件等作為“專題”，并進行認真的需求分析和科學論證，確保各個選題具有前瞻性、針對性和實用性。在此基礎上擬制專題大綱，制定專題方案，構建專題架構，為檔案收集明確方向。

第二步：調查資源

從重特大事件檔案專題數據庫建設的實際來看，專題檔案數據庫中的信息資源來源主要有國家、省市縣級圖書館、檔案館的現有館藏資源；各級各部門的專題信息資源，如應急管理、衛生健康、公安部門等等以及通過政府其他部門及渠道搜集的專題信息資源（見圖2）。首先要從各地館藏的檔案資源入手，并對館藏的涉及重特大事件領域的檔案資源進行數字化加工，同時要做好相關基礎數據庫信息資源的采集、重組，并圍繞網絡相關信息資源進行有針對性地挖掘、整合，構建重特大事件檔案專題數據庫資源。開展專題材料的搜集、整理，確保專題資料的完整性和準確性，要做深、做細、做實專題資料。

第三步：搭建平臺

做好重特大事件檔案系統平臺建設，平臺建設要確保運行功能的適宜性、技術標準的規范性以及技術的穩定性等方面充分綜合考量，圍繞重特大事件預防、宣傳、處置等工作需要，設置專題信息采集、專題信息加工、信息發布檢索以及專題信息管理等相應的數據庫系統功能模塊。專題數據庫要具備數據錄入、原文上傳、檔案檢索、WEB查詢、借閱授權，并能夠支持TIFF、AVI、MP3等文檔格式[6]。見圖3。

第四步：采集數據

重特大事件檔案專題數據庫數據采集包括目錄數據采集和全文數據采集兩大類。其中，數據采集應按照預先確定好的專題進行，參與數據采集的人員要嚴格按照專題數據庫建設的任務采集，并做好數據信息資源的統一匯總工作。重特大事件專題檔案數據庫信息采集應嚴格按照專題檔案著錄規則標準、要求，要保證采集的數據信息符合檔案著錄項目的各項規定和要求，使檔案專題數據檢索利用更加便利化、易操作。要根據文本、視音頻、圖片等不同載體檔案的特點和規律進行專題檔案數據庫全文數據采集。例如，紙質檔案要進行數字化掃描，照片檔案需要翻拍，視音頻資料需要進行數字轉換。此外，根據《通知》精神，國家、省市縣級相關部門要加快推進專題數據庫建設（見表1）。（下接22頁）

第五步：存儲掛接

重特大事件檔案專題數據信息采集后，還需要按照不同專題將采集的數據資源進行內容分析、主題分類、內容全文記錄及主題動態關聯、元數據資源特征描述，按照專題進行數據資源重組、存儲[7]，實現全文數據按對應的專題條目批量全文掛接。根據《通知》規定，重特大事件檔案專題數據庫數據匯總應按照“歸屬不變、數據集中、安全保密的原則，分層級分類別開展”。

第六步：信息發布

重特大事件檔案專題數據庫建設發布應采用系統查詢、網站發布、舉辦在線展覽等，為檔案查詢利用提供服務。保證檔案專題數據庫內容的新穎、直觀、形象，使應用平臺具有良好交互性，保持應用平臺界面友好、檢索途徑多樣，易操作、讀取便捷等。

參考文獻

[1]蔡盈芳.科學推進重特大事件檔案數據庫建設——《關于加強重特大事件檔案工作的通知》解讀之四[J].中國檔案，2023（4）：14-15.

[2]周勇，吳筱貞.基于個性服務的檔案專題數據庫開發研究[J].檔案天地，2014（10）：40-42.

[3]孫杰.檔案專題數據庫的開發和利用[J].東北農業大學學報：社會科學版，2012（6）：57-59.

[4]周長華.檔案專題數據庫建設的理念及方法[J].揚州大學學報：高教研究版，2003（3）：56-57.

[5]劉永祥，周榮.高等學校檔案專題數據庫平臺建設研究——以昆明理工大學檔案專題數據庫平臺建設為例[J].云南檔案，2012（12）：56-58.

[6]羅應梅，黃凱.智慧檔案視角下的照片檔案數據庫建設思考[J]山西檔案，2019（2）：73-76.

[7]黃凡玨.專題檔案數據庫服務的協同保障研究[J].山西檔案，2018（4）：61-63.

作者簡介：汪丹（1985.5—），安康市漢濱區檔案史志館館員，主要從事檔案管理研究。