現代建筑施工企業檔案信息化管理策略研究

摘 要：本文從現代建筑施工企業檔案信息化的意義入手，提出施工企業檔案信息化存在著數據化管理不達標、信息化系統建設滯后、檔案信息共享能力不足、安全防護措施不到位、專業人才缺口較大的問題。為適應新形勢發展要求，需要在健全體制機制、智能系統建設、檔案共享利用、信息安全、檔案人才培養上下功夫、見實效。

關鍵詞：建筑施工企業；檔案信息化；管理策略

現代建筑施工管理進入轉型發展時期。面對激勵的市場競爭，做強、做優、做大企業檔案信息化建設，不僅能夠為企業增長尋找新的動力源泉，還能把握好新一輪科技革命和產業變革新機遇，重新塑造企業發展新優勢，開創企業發展新局面。

1 現代建筑施工企業檔案信息化管理的意義

建筑施工企業檔案門類眾多、存儲介質多樣、管理方式不同，具有專業性、成套性的特點，加強信息化管理是實現檔案規范化建設的有力抓手，具有重要的實踐意義。

1.1 有助于推動企業信息化進程

隨著市場環境競爭的不斷加劇，現代建筑施工企業經營面臨著重重挑戰。建筑企業期望信息技術能成為企業的重要競爭力之一，提高工作效率和工作質量，增強企業的核心競爭力。檔案信息化實現對工作流程的重塑和改造，把信息化觀念和技術引入企業管理流程中，促進各類資源要素優化配置和建筑產業鏈緊密協同，幫助企業創新產品和服務研發模式、優化生產制造流程，不斷催生新模式新業態，實現管理自動化，從而促進管理現代化，提升核心競爭力。

1.2 有助于推動企業科學決策

建筑企業在發展方向等方面需要大量的可靠數據，以實現決策的科學化和精準化。檔案資源為企業發展提供扎實的資料，在推動企業發展綠色建筑和裝配式建筑的轉型方面，可以通過檔案信息資源，在制度設計、項目引領、宣傳方式上借鑒有益的經驗，將檔案智慧融入企業經營發展中，展現檔案的現代價值。

1.3 為企業發展提供知識化服務

檔案信息化的深度發展，特別是檔案智能化的廣泛應用，實現人、機、物的全面互聯，全要素、全產業鏈、全價值鏈的全面連接，對各類檔案數據進行采集、傳輸、分析并形成智能反饋，推動形成全新的生產制造和服務體系。目前，人工智能算法介入檔案整理、保管、編研、利用服務等工作，能夠提供決策建議和知識化，使得檔案資源真正從“幕后”走向“臺前”，實現檔案服務的效能化，提升企業決策標準化。

1.4 有助于推動企業開放和合作

檔案信息化建設加深與社會和同行的聯系，施工企業通過檔案信息共享，加強業務交流，展示開放的企業形象和姿態。同時，檔案數據作為紐帶，有利于將新的元素和技術切入施工過程中，提升施工效率和質量。

1.5 有利于優化企業治理結構

伴隨著諸如5G、工業互聯網、大數據中心、物聯網等新一代信息技術的持續推進和應用，深刻改變施工企業治理結構，實現以檔案信息化推動企業轉型升級的目標。以檔案數據流動為引領，企業治理的思維基礎、技術基礎、設施基礎、資源基礎、安全基礎以及保障基礎等領域都發生了根本性變化，企業管理逐步從線下向線下線上相結合轉變，從掌握少量“樣本數據”向掌握海量“全體數據”轉變，為科學決策提供了堅實基礎。

2 現代建筑施工企業檔案信息化管理存在的不足

從企業經營和管理來看，建筑施工企業檔案信息化處于爬坡過坎的關鍵階段。面臨著質量落后、制度供給不足、系統不完善等諸多問題，這些困境成為信息化轉型的阻礙因素。

2.1 數據化管理不達標

2021年新修訂頒布的《中華人民共和國檔案法》提出，企事業單位應當加強檔案信息化建設，國家鼓勵和支持企業檔案館（室）推進傳統載體檔案數字化。建筑施工企業信息化質量不高的問題較為突出，主要原因是企業目標定位較低，未能從企業發展的長遠角度考慮。在檔案信息化過程中缺乏及時檢查和質量把控。追求效率，也缺少相應的質量管控工具，人為的檢查難以做到肉眼長時間保證良好的狀態。信息化結構混亂，局部數據缺失錯亂，以致后續還需投入大量的精力予以彌補，無法發揮檔案信息化的作用。

2.2 信息化系統建設滯后

檔案信息化基礎不扎實，必要的信息化設備缺失。有的施工企業為達到數字化率，外租設備進行數字化，缺乏安全保密措施。檔案數字化加工、硬件購買、信息化成果的驗收與鑒定缺乏專業化指導，致使檔案數字化率質量不高。在檔案利用過程中，檔案數據質量管控不夠嚴謹，導致利用環節不通暢，極大地增加了企業人工成本，延長項目工期。由于數據化平臺建設不足，企業在數據收集、存儲和使用方面存在重復勞動和浪費資源的現象。

2.3 檔案信息共享能力不足

建筑企業受資金和人才限制，檔案信息化數據格式、標準和系統不一致，導致企業無法通過管理系統自由進行數據交換，信息自由流動能力較弱。同時，由于數據涉及企業的商業秘密，加之不同部門之間的數據存在相互依賴關系，很多企業在數據共享方面存在顧慮，增加了數據安全性和隱私性管理的難度。

2.4 信息安全防護措施不到位

雖然建筑企業對網絡安全已引起充分重視，對檔案信息防護能力起到一定作用。但是相較于網絡攻擊手段變化速度而言，其更新的速度相對滯后。人為安全因素突出，檔案管理人員安全意識淡薄，賬號管理不嚴格，致使檔案利用門檻較低，未嚴格按照權限進行共享利用。由于病毒具有高隱蔽性、高傳染性的特點，檔案安全意識薄弱，導致安全措施執行不到位，易造成數據被泄露。

2.5 專業人才缺口較大

建筑企業檔案人才需求旺盛，但是缺口較大。一是技術人員不足。在檔案一線創造價值的人才較少，以建筑施工企業為例，項目實施一線人員不僅項目經理短缺，檔案信息化管理人員也嚴重不足，有的時候甚至兼職多項工作，人員結構失衡。二是市場人才短缺。高校檔案專業人才短缺，市場供不應求，專業人員到建筑施工企業入職的少之又少，市場化程度不高，是企業人才建設面臨的重要問題之一。三是重視力度不夠。部分企業給付薪資標準與人才的心理預期有一定偏差，人才供求兩難現象仍然存在。企業對人才的培養力度不夠、投入偏低，沒有制定并實行引進人才薪酬政策和激勵政策，導致人才接受專業技術培訓次數少、時間短，成效不明顯。

3 現代建筑施工企業檔案信息化管理策略分析

面對新一代信息技術的發展趨勢，企業要迎難而上、加壓奮進，以時不我待的責任感做好檔案信息化工作，更好地釋放數字化在企業經營管理中的創新效能。

3.1 在健全體制機制上下功夫、見實效

抓住新修訂《檔案法》和《檔案法實施條例》等法律法規頒布實施契機，結合建筑施工企業實際，積極構建系統完備、科學規范、運行有效的檔案制度體系，提升企業檔案治理效能。要按照建筑施工的全程管理、全員管理、管理創新的理念，全面規范施工檔案信息化工作的職責與分工、監督與責任等。進一步明確施工項目檔案管理職責，明晰綜合管理、工程和物裝管理、施工監理以及參建單位的項目檔案管理職責。要按照“管施工必須同時管檔案”原則，將檔案管理要求融入施工建設項目管理的各個階段和環節，加強前端策劃和過程管控，確保檔案管理與工程管理同步。要強化施工文件質量管理，加強文件全過程控制，明確文件質量、收集、整理、歸檔的具體要求。加強規范化建設，進一步明確施工檔案驗收的組織、流程和標準。

3.2 在智能系統建設上下功夫、見實效

要推動互聯網、大數據、人工智能和檔案管理深度融合，從基層設施上看，要搭建好網絡資源、計算與存儲資源和應用支撐等軟硬件基礎設施，為檔案信息數據的聚合、存儲、服務等提供條件。從系統建設上看，要積極應用新技術賦能檔案業務創新，推進檔案業務流程再造，驅動整體智治水平提高；要適應建設施工場景多樣化需求，實現技術和業務的深度融合，構建多場景、跨場景的檔案應用，打造“收集、管理、存儲、利用”等功能全覆蓋的數字檔案管理系統，提供有溫度有品質的檔案館信息化服務。從數據管理上來看，根據“存量數字化”“增量電子化”要求，建立涵蓋所有數字檔案、具備長期保存和安全保障措施的數字檔案資源總庫，包含檔案目錄數據、檔案全文數據、檔案業務工作數據和智能化設備信息等。通過可控技術和相關管理手段，保證數字檔案的可靠和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，使數字檔案具備原始性、憑證性和長期可讀性。

3.3 在檔案共享利用上下功夫、見實效

要按照便捷共享原則搭建信息共享平臺。一是突破硬件壁壘。共享平臺要兼容性強，著眼于施工檔案載體多樣、數字化質量不齊、軟硬件差異的問題，對不同形式的照片、影像、圖紙檔案實現兼容。同時，共享平臺要實現資源的智能化管理，能夠對不同載體進行格式轉換、加工、分析與處理，避免多重錄入。二是檢索系統豐富多樣。從形式上看，要實現全文檢索、關鍵詞檢索、條目檢索的綜合運用，用新一代智能語義搜索系統，幫助企業整合各信息系統數據。建立“統一登錄”，施工企業數據“一號通行”，方便易用，構建協同一體的知識共享檢索平臺，更高效地發揮檔案在企業生產要素配置和管理中的集成作用。三是信息分析高效。要構建基于云計算和大數據技術的體系結構，利用高速網絡實現用戶和服務器之間的快速數據交換。要借助智能緩存、數據壓縮和優化算法等手段，降低數據傳輸的延遲和帶寬占用，以提供更好的用戶體驗。加強個性化推送服務，利用好人工智能分析技術，對用戶畫像、歷史行為、實時數據等多種數據源的分析和挖掘，為每個查詢者提供具有高度相關性和個性化的推送內容，提升檔案服務施工建設的效能。

3.4 在檔案信息安全上下功夫、見實效

安全建設是檔案信息化價值實現的關鍵性因素。一是堅持技術賦能。企業應該引進新興技術和防護設備，筑牢信息建設的安全屏障。在已有技術的基礎上，加強人工智能、數據遷移與保全、云計算技術的升級改造，強化信息防護的現代性。二是強化過程安全。數字化檔案的信息存儲設備、系統要建立完善的后臺管理機制，相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到有據可查；對于涉密數字化檔案資料的存儲設備實行專機專用并定期自查，禁止與移動存儲介質交叉混用，數據的調取使用嚴格履行審批流程，確保數據安全。三是加強安全教育。施工檔案多數涉及企業核心技術，要對重點檔案人員開展保密教育和技能培訓，重點從檔案數字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面結合行業內外的警示案例開展教育培訓，促使相關工作人員樹立牢固的保密意識，掌握基本保密常識。四是強化建章立制。要常態化地開展軟硬件的檢測檢查，通過網絡監控和安全防護，及時對破損、失真文件進行修補，保障信息的真實性和安全性。建立健全檔案數據備份機制，完善數據安全治理體系。

3.5 在檔案人才培養上下功夫、見實效

人才培養是企業檔案信息化建設的重要組成部分，對企業發展具有重要的戰略意義。通過人才培養，可以為企業培養出一支素質高、創新能力強的檔案隊伍，提高企業的競爭力。同時，人才培養也可以增強員工的歸屬感和忠誠度，促進員工與企業共同成長。一是加強人才引進。具有計算機、檔案、人工智能專業人才優先錄用，增強企業的創新能力和競爭力，滿足檔案信息化建設的需要。二是加強人才培養。根據信息化發展趨勢，制訂相應培訓計劃，通過定期的培訓和學習，提高檔案人員的專業技能和管理能力，使其更好地適應企業檔案發展需要。三是健全激勵機制。建立包括薪資待遇、晉升機會、福利待遇等方面的措施，激發積極性和創造性，提高工作動力。要積極營造良好的工作氛圍，為檔案人員提供良好的工作環境，包括安全、舒適、便利的工作條件以及和諧、和睦、互相信任的團隊氛圍。四是建立完善的人才工作機制。應該包括招聘、培訓、晉升、薪資待遇、績效考核等方面制度，確保企業的人才管理體系合理、完善、科學，為檔案人員提供公平、公正、透明的發展機會。

結語

建筑企業檔案信息化建設對決策的形態、過程、機制、技術、參與以及資源整合、風險管控和績效評價等產生重大而深遠的影響。要緊緊抓住國家推動數字產業發展的有利契機，牢牢抓住信息化搶新機、求突破，將有效激發數據要素創新活力，加快檔案信息化轉型升級，打造企業管理新業態、新模式，充分釋放檔案信息價值，為推動企業高質量發展、拓展創新發展空間增效賦能。

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作者簡介：施瑞璇（1987—），大學學歷，中鐵十局集團有限公司館員，主要從事建筑施工企業檔案管理研究。