機(jī)要文件保密工作的特點(diǎn)及策略分析

【摘要】有效開展機(jī)要文件保密工作可以實(shí)現(xiàn)國企關(guān)鍵決策事項(xiàng)、管理方式、關(guān)鍵技術(shù)控制水平的提升。機(jī)要文件常常牽涉到一些核心競爭事項(xiàng)，而開展保密工作需要注重有關(guān)人員工作效率、質(zhì)量和技能的提升，以確保相關(guān)工作穩(wěn)步進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)理想的工作效果。為此，文章主要分析了機(jī)要文件保密工作的特點(diǎn)，以及機(jī)要文件保密工作的一些有效策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)要文件|保密|特點(diǎn)|策略

機(jī)要文件屬于黨中央對各個(gè)區(qū)域做出的精準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)政策傳達(dá)的紅色文書，其中涵蓋的內(nèi)容有一系列組織間決定的政策、黨的方針與路線等，機(jī)要文件也屬于黨中央引導(dǎo)區(qū)域發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵所在。一般來講，機(jī)要文件的存在具備國家秘密性質(zhì)，在具體工作中，機(jī)要文件非常重要，一旦泄露，將會(huì)帶來不可估量的損失，因此相關(guān)人員必須將黨政部門發(fā)布的文書進(jìn)行歸檔化管理，以防止機(jī)要文件的泄露。

一、機(jī)要文件保密工作概述

機(jī)要文件具體指機(jī)要工作文件、錄像、照片、圖紙、保密軟件、密碼、譯電方法等等。機(jī)要文件根據(jù)保密對象不同，可以劃分為裝備保密、場所保密、業(yè)務(wù)保密、部門保密等。機(jī)要文件保密是國企信息安全與保密工作的重要工作，其專業(yè)性和機(jī)密性非常強(qiáng)，需要由機(jī)要部門管理。機(jī)要文件資源非常關(guān)鍵，無論是國企的技術(shù)、產(chǎn)品認(rèn)證和開發(fā)，還是經(jīng)營管理，都少不了機(jī)要文件的支持，即需要機(jī)要文件提供精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)，相關(guān)信息數(shù)據(jù)對于國企管理能力和知識(shí)水平的提升都具備非常關(guān)鍵的作用。在市場競爭愈演愈烈的今天，國企的發(fā)展成敗跟自身的信譽(yù)和形象密切相關(guān)，而機(jī)要文件屬于國企參與市場競爭的核心與關(guān)鍵所在，也屬于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的組成部分。所以，應(yīng)強(qiáng)化國企機(jī)要文件保密工作，提升機(jī)要文件管理水平，從而實(shí)現(xiàn)國企信譽(yù)、形象和市場競爭力的提升，最終助力國企效益的增加。

二、機(jī)要文件保密工作的特點(diǎn)

（一）保密工作愈加復(fù)雜

跟一般的文件相比，機(jī)要文件具備更高的文件管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，為此，機(jī)要文件的載體以及管理形式也存在差異。傳統(tǒng)的機(jī)要文件載體形式是紙質(zhì)的，由于信息技術(shù)的進(jìn)步，紙質(zhì)文檔逐步被電子文檔取代，電子化管理機(jī)要文件已常態(tài)化，即根據(jù)具體工作要求和條件應(yīng)用專用計(jì)算機(jī)讀取文件。然而，因?yàn)榇嬖诰W(wǎng)絡(luò)問題，所以對專用計(jì)算機(jī)以及機(jī)要文件的保密工作標(biāo)準(zhǔn)要求較高。如：通過專用計(jì)算機(jī)保密處理和應(yīng)用各種載體文檔，有效阻擋計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵，以及不允許對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改。總之，相關(guān)因素的存在導(dǎo)致國企機(jī)要文件保密工作愈加復(fù)雜化，這也導(dǎo)致國企機(jī)要文件保密工作的危險(xiǎn)系數(shù)增加[1]。

（二）保密工作標(biāo)準(zhǔn)較高

國企機(jī)要文件保密工作的保密標(biāo)準(zhǔn)較高，如果泄露機(jī)要文件，將會(huì)造成非常嚴(yán)重的后果，因此首先就需要借助健全的管理制度進(jìn)行制約，通過層層把關(guān)，借助機(jī)要文件借閱登記制度實(shí)現(xiàn)保密管理的目標(biāo)。其次為了確保機(jī)要文件外部環(huán)境安全，需要在機(jī)要文件檔案管理室中配備一系列安全設(shè)施，諸如配備專門的鑰匙，檔案室配置防盜網(wǎng)、鐵柜、滅火器、警報(bào)器等。最后檔案室務(wù)必專人專鑰進(jìn)行管理，貫徹執(zhí)行工作崗的責(zé)任制度，確保最大程度地落實(shí)機(jī)要文件的安全和保密工作。

（三）保密工作要求更加嚴(yán)格

國企機(jī)要文件保密工作不但要落實(shí)防范工作，更要重視管控工作，并且，后者要求更高，相關(guān)人員應(yīng)落實(shí)有關(guān)的保密守則以及制度，規(guī)避關(guān)鍵文檔和信息失密現(xiàn)象。當(dāng)前，國企對機(jī)要文件的保密管理越來越嚴(yán)格，工作次序和流程也愈加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而不斷提升了機(jī)要文件保密工作的規(guī)范性和安全性。

三、機(jī)要文件保密工作的有效策略

（一）增強(qiáng)機(jī)要文件保密思想觀念

國企的機(jī)要文件保密工作，需要具備管控文件信息的技能，以防泄露關(guān)鍵的文件信息，避免給單位帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。國企機(jī)要文件保密工作質(zhì)量高低與相關(guān)人員的管理水平密切相關(guān)。因此，強(qiáng)化文件保密觀念顯得至關(guān)重要。首先是工作人員要認(rèn)識(shí)到機(jī)要文件對國企可持續(xù)發(fā)展的重要作用。其次，工作人員應(yīng)采用合理的工作模式，掌握機(jī)要文件保密工作技巧和方法，保障管理工作順利進(jìn)行。最后，工作人員對機(jī)要文件保密工作要負(fù)有責(zé)任心，真正了解崗位的職責(zé)所在，提升工作效率和質(zhì)量。

機(jī)要文件保密要求指明了工作人員的工作開展方向，工作人員需嚴(yán)格遵守，并注重思想教育，防止出現(xiàn)販賣機(jī)密的行為。國企單位應(yīng)采用各種方式宣傳機(jī)要文件保密的價(jià)值和作用，如主題活動(dòng)、動(dòng)員會(huì)議等。提升工作人員的默契度，提高管理工作效率。另外應(yīng)正確認(rèn)識(shí)國企工會(huì)思想建設(shè)的指引作用，把握工作人員的思想動(dòng)態(tài)，實(shí)施動(dòng)員對策，通過工會(huì)的正確引導(dǎo)增強(qiáng)其保密工作認(rèn)知度。在增強(qiáng)思想觀念的環(huán)節(jié)時(shí)，國企還應(yīng)重視企業(yè)文化建設(shè)，將保密意識(shí)增加到本單位的企業(yè)文化中，使得工作人員時(shí)刻謹(jǐn)記[2]。當(dāng)然，企業(yè)還應(yīng)該結(jié)合一些教育或培訓(xùn)模式，貫徹保密工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步加深工作人員對機(jī)要文件保密工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，做好帶頭人

國企領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)知和行為往往決定了員工的認(rèn)知和行為。國企在機(jī)要文件保密工作的開展中，領(lǐng)導(dǎo)者屬于帶頭人，其行為活動(dòng)是員工學(xué)習(xí)的典范。倘若領(lǐng)導(dǎo)者忽視機(jī)要文件保密工作，那么員工也會(huì)效仿，從而導(dǎo)致出現(xiàn)一系列不規(guī)范行為。為此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)在機(jī)要文件保密工作中以身作則、以身示范，切實(shí)起到領(lǐng)導(dǎo)者的引導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)采用各種方式，傳達(dá)保密思想，時(shí)時(shí)刻刻強(qiáng)調(diào)機(jī)要文件保密的重要性，堅(jiān)持執(zhí)行相關(guān)工作的基本規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)結(jié)合具體的機(jī)要文件保密工作動(dòng)態(tài)，開展工作分析，對有關(guān)負(fù)責(zé)人提出嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件保密工作順利進(jìn)行。

（三）注重優(yōu)秀人才的支持

國企提升機(jī)要文件保密工作的科學(xué)化水平，必須有專業(yè)人才的支持。因此，國企應(yīng)重視優(yōu)秀人才的引入，完善其薪酬福利待遇條件，制定合理的獎(jiǎng)懲條例，以吸引更多的專業(yè)人才加入。并且，構(gòu)建科學(xué)的機(jī)要文件保密工作模式，確保提高工作崗位綜合價(jià)值。為了更好地開展工作，應(yīng)建立健全人才培訓(xùn)體系，定時(shí)定期培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，提高專業(yè)人員的工作能力，以更好地完成機(jī)要文件的保密工作。同時(shí)，機(jī)要文件保密工作要求工作人員一定要具備較高的思想道德素質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、負(fù)責(zé)的工作心態(tài)，這有利于提升工作質(zhì)量。國企對機(jī)密文件管理的工作人員應(yīng)定期開展思想政治教育工作，提升其職業(yè)素養(yǎng)，防患于未然。此外，應(yīng)執(zhí)行崗位責(zé)任考核制度，科學(xué)劃分工作崗位責(zé)任，做到責(zé)任到人，分工明確，每步工作都有專門人員嚴(yán)格把關(guān)，做好機(jī)要文件的保密工作。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件保密工作也要求工作人員加強(qiáng)對新技術(shù)的掌握，即具備良好的信息技術(shù)知識(shí)，熟悉各種軟件的操作及應(yīng)用，以達(dá)到機(jī)要文件保密工作的要求。

（四）完善制度體系建設(shè)

國企開展機(jī)要文件保密工作需建立健全本公司的規(guī)范與制度。無規(guī)矩不成方圓，完善的制度體系可以為機(jī)要文件保密工作的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫润w系可以很好地指引工作的開展，提升工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平。首先，制度要求也是考核體系的根據(jù)，對于企業(yè)規(guī)范化發(fā)展具有重要的意義。因此，國企機(jī)要文件保密管理工作少不了完善的制度體系的支持。其次，在制定制度體系時(shí)應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化，在細(xì)節(jié)上規(guī)范一系列可能出現(xiàn)的問題，做到面面俱到精細(xì)化管理。最后，制度體系是為文件保密工作服務(wù)的，而文件保護(hù)工作是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的，所以制定科學(xué)化的文件保護(hù)工作制度體系，可以促進(jìn)國企健康快速發(fā)展，因此有關(guān)的機(jī)要文件保密制度應(yīng)注意科學(xué)合理，不但要確保制度體系建設(shè)跟文件的保密要求相適應(yīng)，還要適應(yīng)國企的發(fā)展方向。機(jī)要文件保密制度應(yīng)真正體現(xiàn)在文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，根據(jù)涉密權(quán)限嚴(yán)格落實(shí)查詢、借閱、閱覽的審批流程。針對關(guān)鍵的機(jī)要文件應(yīng)執(zhí)行責(zé)任人制度，且應(yīng)用各種載體形式，防止泄露或遺失信息的現(xiàn)象發(fā)生[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，國企機(jī)要文件保密工作至關(guān)重要，機(jī)要文件保密工作愈加復(fù)雜，也存在較高的管理工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。為此，應(yīng)首先增強(qiáng)機(jī)要文件保密思想觀念，而領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好帶頭人，并且注重優(yōu)秀人才的支持和建設(shè)科學(xué)完善的制度體系，還要應(yīng)用先進(jìn)的科技提升工作效率，同時(shí)注重完善機(jī)要文件保密工作的安全防護(hù)對策。只有如此，才可以確保機(jī)要文件的安全性。中國軍轉(zhuǎn)民

參考文獻(xiàn)

[1]蔡楊.芻議新形勢下醫(yī)學(xué)高校機(jī)要文書檔案管理問題與對策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（27）：105.

[2]余躍.新形勢下高校機(jī)要文書檔案的管控探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：36.

[3]董林玨.淺談新形勢下高職院機(jī)要文書檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2016（22）：24.

（作者簡介：顧昕，山東華聚能源股份有限公司，助理政工師，碩士研究生，研究方向?yàn)闄C(jī)要保密）