信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策研究

摘 要： 信息時代為檔案管理工作提出了數字化轉型、數據處理能力提升和用戶導向服務模式的新要求。當前檔案管理領域面臨著技術更新滯后、數據管理復雜性增加、專業人才短缺以及服務與用戶需求不匹配等主要問題。應對這些挑戰的策略包括加速檔案管理的數字化進程、強化數據安全和隱私保護、培養和提升檔案管理人才的專業技能以及優化檔案服務以更好地滿足用戶需求。

關鍵詞： 信息時代；檔案管理；數據管理

中圖分類號： G271文獻標識碼： A文章編號： 2095-9052（2024）06-0179-03

引言

隨著信息技術的迅速發展和數字化時代的到來，檔案管理工作正面臨著前所未有的挑戰和機遇。在這個背景下，檔案管理的傳統模式和方法正受到深刻的影響和嚴峻的考驗。數字化改變了檔案的存儲和訪問方式，也對檔案管理的專業技能要求和用戶服務模式提出了新的要求。如何有效應對這些變化，成為檔案管理領域亟待解決的重要課題［1］。探索這些問題并提出有效的應對策略，對于提升檔案管理的效率和質量、保障信息安全和滿足日益增長的用戶需求具有重要意義。這一探討對檔案管理專業人員具有指導價值，也對保護和傳承數字時代的文化遺產具有深遠影響。

一、信息時代檔案管理工作的全新要求

（一）適應數字化檔案的轉型需求

在信息時代，檔案管理工作面臨的一個全新要求是適應數字化檔案的轉型需求。這主要涉及從傳統的紙質檔案管理向電子檔案或數字檔案的轉變，它是技術上的轉換，更是管理思維和方法的根本改變。數字化轉型要求檔案管理系統能夠存儲、索引、檢索和保護大量的電子文檔和數據。這種轉型涉及廣泛的技術應用，包括掃描物理文件、采用電子文檔管理系統（EDMS）、實現數據備份及恢復策略，以及采用云存儲和云計算等現代技術以提高訪問效率和安全性［2］。數字化檔案的轉型過程中，檔案管理工作還面臨著提升法規遵守度、確保數據完整性以及增強數據可靠性等新的標準要求。隨著技術的發展，如人工智能和機器學習技術在檔案管理中的應用，這一轉型也在不斷地演進和優化，使得檔案管理能夠更加高效地滿足信息時代的需求。

（二）提高數據處理和信息技術能力

提高數據處理和信息技術能力這一需求源自當代檔案管理所面臨的海量數 據處理挑戰和對高效信息技術應用的迫切需求。隨著數據量的激增和檔案種類的多樣化，傳統的檔案管理方法已不足以應對日益復雜的數據組織、存儲和檢索需求。因此，檔案管理人員需要掌握高級的數據處理技能，比如數據挖掘、分類和分析，以便有效地管理和利用這些數據［3］。同時，對信息技術的應用也成為檔案管理的關鍵能力，涉及數據庫管理、電子記錄保持、數字檔案的加密和網絡安全等方面。為此，檔案管理人員需要了解最新的信息技術和軟件工具，并具備將這些技術應用于檔案管理工作的能力，包括了解云計算服務如何用于檔案存儲和共享、如何使用先進的搜索引擎和算法提高檔案檢索效率，以及如何利用數據分析工具提高檔案管理的決策質量。隨著網絡安全日益成為關注焦點，檔案管理人員還需具備足夠的網絡安全知識，確保數字檔案的安全和完整。

（三）增強用戶導向服務模式

隨著信息技術的飛速發展和用戶需求的多樣化，傳統的檔案管理方法已不能完全滿足用戶的實際需求。在信息時代，用戶期望能夠迅速、方便地訪問所需檔案，還希望獲得更為個性化、互動性強的服務體驗。為此，檔案管理工作需要轉向更貼合用戶需求的服務模式，這意味著要更深入地理解和預測用戶需求，提供更為定制化的服務。在實踐中，這要求檔案機構采用更加靈活和開放的檔案訪問政策，利用數字化技術提供在線訪問服務，并且通過更具便利性的頁面，使用戶更容易找到他們需要的信息。檔案管理工作應該利用數據分析工具來分析用戶行為，從而更準確地把握用戶需求，為他們提供更加精準的信息服務。

二、信息時代審視下當前檔案管理工作面臨的問題

（一）技術更新不足與資源限制

在信息時代的背景下，檔案管理工作面臨的一個主要問題是技術更新不足與資源限制。 主要表現在兩個方面：一是許多檔案機構在技術升級和維護方面投入不足，導致無法充分利用最新的信息技術來改進檔案管理。這包括缺乏先進的數字化設備、軟件系統落后以及無法接入高速網絡等。由于這些技術的限制，檔案數字化進程緩慢，影響了檔案信息的可訪問性和可用性。二是資源限制問題，包括人力、財力和物力的不足。許多檔案管理機構由于預算限制，無法雇傭足夠的專業人員來處理日益增長的檔案工作量，也無法為現有員工提供必要的技術培訓和職業發展機會。物質資源的限制，如適當的存儲空間和保護設施的缺乏，進一步加劇了檔案保存和管理的困難。這些技術和資源上的限制影響了檔案管理的效率和質量，甚至造成重要檔案的丟失或損壞，從而影響歷史和文化遺產的保存。

（二）數據管理的復雜性增加

數據管理的復雜性增加主要是由于數字化和信息化帶來的數據量激增，以及數據類型和格式的多樣化。在數字化時代，檔案不再局限于傳統的紙質文檔，還包括各種電子文件、多媒體內容以及在線數據，這些新形式的檔案使得數據管理變得更加復雜。檔案管理者需要處理和組織海量的數字數據，同時確保數據的完整性、可靠性和可檢索性［4］。信息技術的快速發展使得數據存儲格式和使用標準也正不斷變化，這要求檔案管理工作及時創新存儲技術，以保證年代久遠的檔案能夠被有效訪問和利用。例如，隨著軟件版本的更新和硬件的更換，舊格式的文件可能需要轉換和遷移，以避免技術過時導致的數據丟失。同時，隨著大數據技術的應用，檔案管理者還面臨著如何有效利用大數據分析工具來提升檔案管理效率和服務質量的挑戰。例如，通過數據分析可以優化檔案存儲和檢索流程，但這同時也要求管理者具備相應的數據分析技能。因此，隨著數據管理的復雜性增加，對檔案管理者在技術和專業技能上提出了更高要求，檔案管理體系也需要不斷更新和改進。

（三）檔案管理專業人才短缺

隨著檔案管理領域對技術的依賴日益加深，對具備數字化管理能力和信息技術知識的檔案管理專業人才的需求也隨之增加。然而，當前的檔案管理人才培養機制往往無法跟上這一變化的步伐，導致專業人才供不應求的狀況。許多檔案管理機構發現較難通過招聘引進具備足夠數字技能和信息管理知識的人員，尤其是在處理大數據、維護復雜的信息系統和應對網絡安全挑戰等方面能力出眾的人才。檔案管理專業人才的短缺不僅體現在數量上，還體現在質量上。現有的檔案管理人員缺乏必要的技術培訓，難以有效地適應數字化和信息化帶來的新挑戰。這種技能缺口限制了檔案管理工作的發展，影響了檔案服務的質量和效率［5］。因此，信息時代對檔案管理專業人才的要求包括傳統的檔案保存和管理知識，還包括對新興技術的理解和應用。

（四）檔案服務質量與用戶需求的不匹配

隨著信息技術的發展，用戶對檔案服務的期望已遠遠超出了傳統的訪問和檢索。現代用戶希望能夠快速、方便地獲取信息，并期待檔案服務能提供更高質量的個性化體驗。然而，許多檔案機構仍然采用傳統的服務模式，如面對面的查詢服務或基礎的在線搜索功能，這些服務往往無法滿足用戶對高效、多元和定制化信息服務的需求。檔案服務在理解和適應用戶不斷變化的需求方面也存在差距。例如，對于特殊群體的檔案需求、跨平臺信息訪問的便利性，以及對檔案內容的深度挖掘和分析，很多機構尚未能提供充分的支持。這種服務質量與用戶需求之間的不匹配，影響了用戶的檔案使用體驗，也限制了檔案資源的有效利用和社會價值的發揮。因此，檔案管理機構需要積極適應信息時代的發展，通過改進技術基礎設施、更新服務策略以及提升服務人員的專業技能來提高服務質量。

三、信息時代檔案管理工作的創新對策

（一）推進檔案管理數字化進程

為應對信息時代的挑戰，檔案管理工作的一個關鍵創新對策是推進檔案管理數字化進程。首先，將傳統的紙質檔案通過掃描和數字化技術轉換成電子格式，以便于存儲、檢索和共享。包括文本文檔、圖片、地圖、視頻等多種類型的檔案。其次，建立一個穩定且安全的數字檔案管理系統至關重要，這個系統需要具備高效的數據處理能力、強大的搜索和檢索功能，以及用戶友好的界面。同時，這個系統還應當包括數據備份和恢復機制，以防數據丟失或損壞。最后，除了硬件和軟件的基礎設施建設，數字化進程還需要關注數據標準化和元數據的創建，確保檔案能夠長期保存和可訪問。通過建立統一的數據標準和元數據格式，可以提高不同檔案之間的互操作性和數據的可利用性。例如，假設一個檔案管理機構擁有大量歷史文件、地圖和照片等不同類型的檔案，為了實現檔案管理數字化，先要對現有檔案進行掃描和數字化處理，隨后為這些數字化檔案建立統一的數據標準和元數據格式。在這個過程中，機構應當遵循國際上廣泛認可的元數據標準，如Dublin Core標準，來描述每個檔案的基本信息，包括標題、作者、出版日期、主題等。（口語化嚴重，重新組織語言）通過這種標準化的元數據描述，提高了數據的組織性和一致性，使得不同類型的檔案能夠在同一個數字檔案管理系統中有效整合。統一的數據標準和元數據格式使得檔案之間的互操作性大大提高。例如，研究人員或公眾可以通過單一的搜索界面跨多種檔案類型進行檢索，從而更快地找到所需信息。

（二）注重檔案管理人才培養與技能提升

檔案管理人才培養與技能提升的實施需要從多個方面著手。首先，更新和改進教育培訓課程，使其能夠覆蓋最新的檔案管理技術和實踐，包括數字化檔案處理、電子記錄管理、數據分析以及信息技術的應用等領域。通過提供這些培訓，可以確保檔案管理專業人員具備應對現代檔案挑戰的必要技能。其次，機構可以通過與高校和專業培訓機構的合作，為在職檔案管理人員提供持續的專業發展機會，包括短期課程、研討會、在線學習模塊和工作坊，旨在讓檔案管理人員了解行業的最新趨勢，掌握先進的檔案管理工具和技術。再次，檔案管理機構還應鼓勵和支持員工參與行業會議和網絡研討會，以便他們能夠與同行交流，了解行業最佳實踐和創新解決方案。這有助于提升個人技能，還能增強整個團隊的專業能力。最后，機構還應重視實踐經驗的積累，鼓勵新進檔案管理人員與經驗豐富的同事進行合作和交流。通過實踐項目、導師制度和同儕學習，新員工可以更快地適應工作環境，提高其實際工作能力。

（三）加強數據安全與隱私保護

針對檔案管理工作的一個關鍵創新對策是加強數據安全與隱私保護。首先，機構應該實施強有力的數據安全政策，包括對所有存儲和處理檔案的系統進行定期的安全審計，以及制定嚴格的訪問控制和用戶認證機制。例如，對其所有用于存儲和處理檔案的系統定期進行安全審計。安全審計由專業的網絡安全團隊執行，他們檢查系統的漏洞，評估潛在的安全威脅，并確保所有安全補丁和更新都得到及時應用。這些審計有助于及早發現和修復可能導致的數據泄露或丟失的問題。同時要制定嚴格的訪問控制和用戶認證機制。對于訪問敏感檔案的員工，實施多因素認證系統，要求他們在輸入密碼的同時，還需通過生物識別技術，如指紋或面部識別，來確認身份。訪問權限按照最低必要權限原則分配，意味著員工僅能訪問完成工作所必需的檔案，這減少了潛在的內部安全風險。其次，檔案管理系統應采用先進的加密技術來保護存儲和傳輸中的數據。這意味著對所有數字檔案進行加密，確保即使在數據泄露的情況下，未經授權的個人也無法訪問或解讀這些信息。機構還應該對員工進行數據保護和網絡安全的培訓，使他們了解如何在日常工作中保護檔案免受黑客攻擊和其他安全威脅。除此之外，為應對隱私保護的挑戰，檔案管理機構需要遵守相關的隱私法規，并在處理個人數據時采取謹慎措施。這可能包括對敏感數據進行匿名化處理，以及在公開檔案之前進行隱私風險評估。同時，應向用戶明確通報他們的數據如何被收集、使用和保護，確保透明度和合規性。綜上所述，通過這些綜合措施，檔案管理機構可以大大提升其數據安全和隱私保護的能力，有效應對信息時代帶來的新挑戰，有助于保護檔案信息的完整性和可靠性，增強公眾對檔案機構的信任和檔案服務的可用性。

（四）優化檔案服務以滿足用戶需求

檔案管理機構需要深入了解和分析用戶的具體需求，包括更快速的檔案檢索系統、更易于理解的檔案分類以及更多樣化的檔案訪問方式。為此，機構可以通過用戶調查、反饋收集和使用數據分析來識別用戶的偏好和需求。首先，檔案服務需要在技術上進行創新和升級，以提高服務效率和質量。例如，引入先進的搜索引擎技術和人工智能算法可以幫助用戶更快地找到所需信息。其次，機構也應考慮提供多種檔案訪問方式，包括在線數字檔案庫、移動應用訪問以及傳統的實體訪問，以適應不同用戶的訪問習慣。最后，提高檔案的可理解性和可用性。對檔案內容進行更加詳盡和清晰的分類，提供多語言版本的檔案材料，甚至是利用數據可視化工具來呈現復雜的檔案信息。

結語

在信息時代的背景下，檔案管理工作經歷了顯著的轉變和發展。面對技術革新的浪潮，檔案管理領域已經開始適應數字化的趨勢，同時也面臨著數據安全、人才培養和用戶服務需求等多重挑戰。這些挑戰考驗著檔案管理的傳統方法，也為該領域帶來了新的發展機遇。未來，隨著技術的進一步發展和應用，檔案管理將繼續向更高效、更安全、更貼合用戶需求的方向演進。檔案管理者需要不斷提升自身的專業能力，以適應不斷變化的技術和用戶需求。同時，檔案管理工作的創新將更加重視數據的安全性和服務的個性化，旨在更好地保護和利用這些寶貴的信息資源，為社會的發展和進步作出貢獻。

參考文獻：

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作者簡介：龍宛苡（1986.08— ），女，苗族，貴州省銅仁人，碩士研究生，館員，研究方向：干部檔案管理。