基于內部控制的高校財務信息化建設思考

葉景野

摘 要：高校是為國家培養優秀人才的主要場所。伴隨著社會經濟的迅速發展，教育事業呈現出一片欣欣向榮的景象，學生數量激增、財政收入多元化給高校的管理工作造成很大壓力，傳統的財務管理模式亟須改革。文章從內部控制的視角出發，分析高校財務信息化的重要作用，指出其存在缺乏頂層設計、尚不具備系統性、安全性不足以及忽視內部控制的問題，并提出相應的解決思路。

關鍵詞：內部控制 高校財務 信息化建設 問題 思路

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）06-079-02

引言

在行政事業單位中，內部控制的建設、實施與評價已成為日常工作的重點。相對于企業而言，行政事業單位內部控制起步較晚，在理論和實踐上的探索都比較缺乏。2012年發布的《行政事業單位內部控制規范（試行）》中，進一步明晰內部控制體系的原則等內容。加強內部控制與信息化建設之間的聯系，能夠幫助高校降低人工操作的風險，加強信息安全[1]。在信息技術高度發達的今天，應充分利用科技為財務管理賦能，監控經濟活動，防范財務風險，保障財務安全。

一、高校財務信息化對內部控制的重要作用

（一）提升高校財務內部控制的智能性

一方面，學雜費管理系統、預算管理信息系統等基本實現了學校日常運營的自動化、流程化操作;另一方面，通過對現有的財務流程進行信息化重組與設計，可以提升財務人員的工作效率與服務水平，進一步優化教師與員工的體驗。為他們提供更為精確的財務資料，加深他們對財務人員工作的認識，提升其滿意度。

（二）提高高校財務內部控制的效率

高校的財務業務種類比較復雜，報銷的體量較大，具體內容有：預算報銷業務、科研項目、學費收繳、教職工工資發放、工程項目等[2]。但是，財務人員的數量比較少，依靠人工計算的方式，財務管理繁瑣且低效。財務信息化是一種以技術為基礎，以提高高校財務管理水平為目標，有效提高高校財務內部控制效率的手段。

（三）提高高校財務內部控制的安全性

1.財務信息化指的是將計算機技術、網絡技術等信息技術相結合，對財務管理模式進行升級和優化，提供有效的財務數據，有效避免人為因素的干擾，從而為財務管理工作提供幫助。

2.通過對事前、事中和事后的全過程信息化監控，預防不規范財務行為的發生。此外，高校可以對以往的財務行為展開二次審查和稽核，及時地發現資金支出不合理、資金使用流程不規范、人員操作失誤等財務風險情況，提高了高校財務工作的規范性和安全性。

二、內部控制背景下高校財務信息化建設存在的問題

（一）信息化建設缺乏頂層設計

高校財務軟件公司單一，主要依據學校的基礎需求、財務管理制度、相關政策對高校的財務系統進行設計與升級。高校的經濟支付能力較低，軟件公司在設計與升級財務系統時，無法做到綜合考慮，無法根據高校的實際需求為高校量身打造出個性化的財務系統。所以，高校財務信息系統一般都是根據現實情況的變化被動地對財務的軟硬件設施進行升級，忽視對財務管理建設的統籌安排，難以從實際需求出發，進行整體規劃，無法滿足師生對財政服務的要求。

（二）信息化建設缺乏系統性

高校財務運行與各部門的工作密切相關，因此，會受到多種因素的制約。在以往的高校財務內部控制中，各部門間的信息交流通常不暢。一方面，各學院各部門的信息管理系統具有個性化的特點，信息系統相互獨立。因此，在不同的信息系統中，很難實現數據共享。學生轉專業、降級、寢室調整、地方助學貸款、入伍學費代償等工作，只能通過繁瑣的審批手續進行辦理;另一方面，由于各院系有各自獨立的業務系統，這些業務系統的信息和數據不能同步，導致財務數據與業務數據相分離，造成基礎資源無法共享以及信息重復錄入和登記的情況，使得各部門之間存在數據沖突，影響高校資產數據的準確性。

（三）信息化建設安全性不足

各類信息風險給高校財務信息建設帶來了嚴峻挑戰。隨著計算機技術的迭代升級，以及互聯網體量的逐步擴大，網絡的風險性和脆弱性也隨之增加[3]。一方面，高校的財務信息系統采用的是內部局域網絡，安全加密體系不夠成熟，甚至存在漏洞，會導致黑客的攻擊和病毒的侵襲，從而導致財務信息泄露以及被盜取、收費信息被篡改、銀行賬戶被劫持等危險，從而給學校帶來了巨大的經濟損失;另一方面，隨著信息化的迅速發展，會計工作得到很大的便利，減輕了財會人員的工作壓力，但是也產生了很多問題。比如，財務人員一旦泄露財務秘密，就會造成數據安全風險。

（四）內部控制體制形同虛設

1.部分高校不重視內部控制，沒有建立完善的內控體系。一些高校認為內部控制信息化建設無法在短期內實現較大的經濟收益和展現明顯的效果，因此，忽視內部控制的信息化建設。

2.部分高校已經建立的內部控制制度，但執行效果卻并不盡如人意，從實際操作來看，大部分都是敷衍了事，并沒有起到應有的制約作用。

3.多數工作人員身兼多職，心理負擔較重，工作效率低下。

三、基于內部控制的高校財務信息化建設的措施

（一）完善財務信息化建設頂層設計

1.高校領導層應突破固有的管理理念，摒棄過時的管理策略，優化頂層設計。學校領導層要高度重視內部控制建設，認識到財務信息化的發展勢不可當，而在其發展的過程中，內部控制建設必須與之同步。結合高校的具體情況，提出相應的硬件建設方案，尤其是財務部門的計算機系統。建立符合高校特點和需要的內部專用網絡，確保信息傳輸的穩定性、安全性和時效性。除此之外，還需要保持數據的實時同步，并且可以隨時上傳或者備份。要設置不同的權限，明確區分使用者的身份，保證只有財務人員有權維護后臺數據，而教職工只能訪問授權的信息數據。

2.闡明財務部門各崗位的職責、人員的權責情況。出臺正式文件，相關部門要嚴格按照崗位職責和要求開展工作，做到關鍵事務分級審批、專人負責不相容崗位，加強高校財務的制度化建設。

3.充分考慮本部門的要求，深度挖掘信息化建設需求，培養通曉財務、計算機技術的復合型財務人才，提出相應的規劃與建議。高素質的信息化人才，一方面，要對財務業務流程有較為深入的了解，掌握財務業務流和信息流的結合點，進而對財務業務流程進行科學重組，以達到簡化工作程序，提高工作效率的目的;另一方面，也要考慮到目前的信息技術水平，能否達到設想中的財務信息化目的。

（二）建立財務數據共享平臺

1.打造以信息化財務管理資源庫為核心的統一數據平臺，將人事、教務、辦公、科研以及財務信息匯總在一起，實現信息集聚，搭建互通共享的“信息池”，為部門之間的交流與溝通賦能。財務管理信息化平臺將財務數據作為交換的主要對象，建立統一的數據標準，從而讓數據共享變得更加方便，確保信息數據的通暢。財務部還可以將數據歸類，為不同的部門賦予相應的存取權，增強數據的安全性和保密性。在教職工、部門登錄后臺之后，可以在第一時間內獲得與之相關的數據，而不用再被動地等著按權限進行數據交互，不僅提高了數據的保密性、安全性，還極大地提高工作效率。

2.各個院系、部門可以將數據上傳到資源庫中對應的業務模塊中，一方面，業務負責人根據自身需求在數據庫中查找數據，便捷有效;另一方面，審計人員也可以準確迅速地在數據庫中查找審查的數據資料。

3.延伸財務信息數據共享范圍，將內部控制程序嵌入信息化財務管理平臺群，實時性地記錄并監控高校財務情況，提高財務信息的規范化和透明化。此外，從系統使用與維護、數據存儲與備份安全等方面入手，構建出一套新的內部控制體系，對財務人員進行約束，以確保改進后的財務管理信息系統能夠安全平穩地運行。

（三）推進信息安全建設

由于信息共享和互聯網本身的開放性，推進財務信息的安全保障成為重要的內容。高校要從實際情況出發，保證財務信息系統安全運行，提高風險防范能力[4]。

1.高校財務人員要樹立信息安全風險意識，提高財務從業人員的信息安全維護意識，引進網絡安全方面專業人才，加強人才隊伍建設，確保財務信息化的安全性。

2.健全內部控制機制，有效規避風險。將內部控制制度嵌入財務信息搜集、傳輸、轉化、分析、處理等業務全過程，對財務信息進行實時性內部監控，快速地識別潛在的安全風險，保障高校財務運作的合法合規。

3.建立安全預警機制。強化職業道德教育，切實保障數據安全。財務人員必須對整個管理過程有清楚的了解，嚴格執行工作流程。遇到問題要及時向上級匯報，確保在發生緊急情況的時候，業務流程可以正常運轉。如果師生員工想要在校外訪問信息門戶，尤其是財務綜合平臺，那么他們就必須使用 VPN，用工號或學號以及相應的密碼來登陸，而且還應該對進入的時間和次數進行限定，以鼓勵師生員工盡可能在校內局域網的安全環境中進行操作。

（四）健全完善高校信息化內部控制體系

將內控的風險點融入財務資訊系統的過程設計中，不但對財務業務過程的運作起到規范作用，還有助于實現內部控制。通過經常性的廉政建設，加強信息公開，使每個經濟、業務活動的過程、結果更加透明、公平。首先，財務管理部門要重新梳理相關業務，并將各項業務的風險控制點整合到信息化平臺中，通過流程的方式進行管控，確保財務信息化體系的科學性和準確性。其次，信息化內部控制體系更加需要人為地監控和維護。不相容崗位的制約作用更加突出，形成互相制衡的內部控制體系。基本應用系統是指各個部門所使用的應用軟件，它既是基本數據的提供者，又是處理各種事務的主體。通過部門或者業務經辦人，按照制定的信息化標準，將數據輸入到數據交互平臺。部門或經辦人發起業務辦理后，將會觸發內控授權，管理人員對于符合規章制度的業務辦理給予授權，讓其進入財務審批，而不符合要求的申請給予拒絕，并通過數據交互平臺將其反饋給各部門。財務管理人員對業務申請進行審核，通過平臺，可以對業務的事前經過、事中監控、預算情況等進行實時查看。在此過程中，還可以利用數據交互平臺，將業務處理的結果，反饋給各個部門，讓相關部門可以實時地看到業務的進展，同時還可以對業務信息展開數據分析，并將這些信息反饋給決策管理部門。最后，通過完善的閉環管理，以及統一的數據接口，實現財務數據的集中度，對各院系、各部門的管理情況進行實時掌握，以保證所有的經濟活動都能夠按照規定的內部控制標準進行，并嚴格執行授權制度，強化對專項經費的管理，及時發現并解決問題，從而將有關工作推向規范化、正常化的軌道。

四、結語

高校財務信息化建設是順應時代潮流，對財務管理模式迭代升級的必然選擇。通過完善財務信息化建設頂層設計、建立財務數據共享平臺、推進信息安全建設等，實現財務的有效管理，為財務信息化體系賦能，高校財務管理將會邁上一個新臺階。

參考文獻：

[1] 陳蕾，朱嬌.內部控制視角下高校財務信息化探討[J].行政事業資產與財務，2023（07）：40-42.

[2] 李岱錦.淺析高校財務內部控制信息化建設[J].經濟師，2022（05）：69-70.

[3] 劉耀陽.內部控制視角下高校財務信息化建設探析[J].內蒙古科技與經濟，2023（02）：78-81.

[4] 李珊珊.基于財務信息化的高校財務內部控制建設思考與探索[J].商訊，2021（23）：59-60.

（責編：趙毅）