干部人事檔案規范化管理存在問題及提升策略研究

摘要：學校的干部人事檔案管理對落實黨的政策方針、建設學校人才隊伍具有重要的價值。本文首先闡明了干部人事檔案規范化管理的必要性，并以H市教體系統市屬學校為例，分析了H市教體系統八所市屬學校干部人事檔案管理的現狀，探究了該8所市屬學校人事檔案管理中存在的問題。基于這些問題，作者提出了提高領導干部的認識、建立干部人事檔案考核機制、充實檔案管理人才隊伍、加強管理人員的教育培養、加快數字化管理進程等措施，以期實現干部人事檔案規范化管理。

關鍵詞：學校；干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.15.040

干部人事檔案是黨的重要執政資源，其全面、系統的反映了干部的政治品質、思想認識、專業素養及社會關系等信息，是考察了解、選拔任用、評價管理干部的重要依據，是建設高質量干部人才隊伍，推動事業發展的重要保障。黨的二十大報告也強調了人才的對事業和國家發展的重要性，明確指出了：“強化現代化建設人才支撐，深入實施人才強國戰略”，人才已經成為各個單位開展短期管理、中期規劃和長期發展的重要資源。因此，干部人事檔案的標準化、制度化、科學化、規范化對單位的事業持續健康穩定發展有著非常重要的作用。

學校的人事檔案管理是人事制度改革和人力資源配置的有力支撐，完善學校干部人事檔案的管理機制，提升學校干部人事檔案的管理質量和效率，能夠更好地實現干部人事檔案在學校建設發展和選拔人才中的價值。因此，確保干部人事檔案的真實性、準確性、規范性具有重要意義。

1干部人事檔案的特點

人事檔案是檔案資料中的一種，與其他檔案相比，具有一定的特殊性。主要表現為以下幾個特點：

一是實用性。人事檔案與員工的工資待遇、社保、養老金、干部提拔等業務息息相關，直接服務現實工作。因此，其具有一定的現實意義。二是真實性。真實性是檔案的必備要求，是干部人事檔案最重要的特征，只有其存儲的資料真實，才能為現實中的工作提供依據和參考價值。三是動態性。人事檔案處于不斷更新的狀態，需要及時補充完善。即便是目前已經裝訂立卷，根據當事人的崗位變化、學歷變化、工資變化等情況，會產生新的材料。根據當事人工作調動、職位升遷等情況，檔案會轉入、轉出。因此，干部人事檔案具有動態性。四是機密性。干部人事檔案記載的材料涉及范圍很廣，包括個人的基本履歷、學習經歷、工作經歷、考核材料、培訓材料、職稱材料、處分材料、獎勵材料、工資材料等重要信息，涉及到個人隱私，且屬于黨和國家的機密材料，不能隨意復制或向無關人員透漏。因此，干部人事檔案在保管、查閱、利用等方面具有嚴格的程序規定。

2H市教體系統市屬學校干部人事檔案管理現狀

2.1檔案存儲及專審情況

H市的干部人事檔案的管理方式是依據1995年國家人事部提出的“創新人事管理方式，發展人事代理制度”的政策，以人事代理的方式與H市人才交流服務中心簽訂人事代理合同，確立委托關系，各市屬學校的干部人事檔案均通過人事代理合同委托H市人才交流中心進行管理。2014年，國家人事部為解決干部人事檔案管理不嚴、信息不全、涂改造假等問題出臺了新的政策，要求對干部人事檔案集中審核和專項清理，確保干部人事檔案信息的準確性、材料的完整性、管理的嚴謹性。依據以上政策，2017年起，H市教體局要求將市屬學校的干部人事檔案集中存放于教體局進行統一管理，并分別于2018年和2022年，開展了干部人事檔案專項審核工作，該工作很好地保障人事檔案材料的齊全性、完備性和內容的準確性。

2.2管理人員的學歷、專業分布

H市教體系統有8所市屬學校，其中包含1所地方成人高校、2所中職學校、1所高中、3所初中、1所特殊學校，干部人事檔案總共有1571本。有11名教師承擔著干部人事檔案管理工作，學歷分布為：本科學歷9人，占比82%；碩士研究生學歷2人，占比18%；專業分布為：2名管理人員為人力資源管理專業，4名管理人員為行政管理專業，1名管理人員為日語專業、3名管理人員為教育管理專業、1名管理人員為漢語言文學專業。

2.3從事人事檔案管理工作的時間

從事人事檔案工作1～3年的有7人，占比63.6%，4～6年的2人，占比18.2%，7～9年的2人，占比18.2%，從以上數據可以看出，大部分的管理人員從事檔案管理工作的時間并不長。

2.4管理人員的專兼職情況

根據訪談得知，以上從事檔案管理工作的11名人員，分別承擔了學校的人事工作或者黨務工作，因此，這八所學校的檔案管理人員都是兼職從事檔案管理工作。

2.5管理對象中的職稱和職務分布情況

八所市屬學校的檔案合計1571本，管理對象中具有副高及以上職稱人數453名，占比28.8%，中層干部107人，占比6.8%。其中有82名教師既擔任中層干部又具有副高職稱，占比5.2%。

3H市教體系統市屬學校干部人事檔案管理存在的問題

3.1領導重視程度不夠

在學校的日常管理和發展規劃中，常把業務性工作、提高自身的辦學條件放在首位，而人事管理工作，往往較為邊緣化，因此，沒有把人事檔案管理提上議事日程，納入到年度的工作計劃和總體規劃中。同時，對于干部人事檔案管理工作，對領導干部沒有制定相應的監督和督導考核機制。因此，在學校的人事檔案管理工作中，導致大部分學校對干部人事檔案管理工作重視程度不夠。

3.2干部人事檔案差異大，專審難度較大

教師的檔案涉及到的職稱評審材料較多，且高校、中職學校和中小學的職稱序列差異較大，有些教師是雙師型教師，有些教師既擔任一線教師職務又兼任學校的中層管理干部。例如，8所市屬學校中，具有副高及以上職稱人數453名，中層干部107名，其中82名教師既擔任中層干部職務又具有副高以上職稱。因此，干部人事檔案差異大、內容多、體系雜，導致專審難度較大。

3.3檔案管理人員身兼多職，業務水平較低

干部人事檔案是一項專業性、政策性、機密性都較強的工作，但是目前很多學校并沒有意識到干部人事檔案管理的重要性和專業性。從以上的調查數據可以顯示，H市市屬學校中的檔案管理人員都是一人身兼多職，無法做到專人專崗，致使檔案管理人員不能全身心投入到檔案管理工作中。當其他工作內容較多、任務較重時，干部人事檔案管理工作經常被忽略和遺忘，導致檔案專審質量不高。同時，根據以上現狀分析得知，八所學校中，所有檔案管理人員都不是檔案管理相關專業，致使檔案管理人員缺乏相應的業務素質和業務能力，由于管理人員業務能力的有限性，導致檔案的質量參差不齊。

3.4干部人事檔案更新和查閱困難

干部人事檔案的存放集中在H市教體局，檔案管理人員分布于各個學校。干部的人事變動較為頻繁，由于檔案形成部門和檔案管理部門分離，導致檔案更新一定程度上具有滯后性。

傳統的人事檔案管理都是以紙質形式存放，在檔案的查閱上，需要耗費較大的時間和精力，尤其是工作履歷豐富的干部的檔案材料，其體積非常龐大，不利于存放和查找。

3.5干部人事檔案信息化基礎薄弱

根據《中共中央組織部辦公廳關于進一步做好干部人事檔案信息化工作的通知》（組廳字〔2020〕13號）文件精神，干部人事檔案信息化工作，為從嚴管理檔案、高效利用檔案提供了有力支撐。現階段H市教體系統采購了相應設備，將紙質檔案轉換為數字化檔案，便于存儲、查閱和檢索。但是由于人力和物力極其有限，目前檔案數字化轉化率還不高，導致學校人事檔案信息化管理名不符實。

4H市教體系統市屬學校干部人事檔案管理的提升策略

4.1提高領導干部的認識

干部人事檔案作為黨的重要執政資源和干部隊伍建設的重要基礎，在人事提拔上已經全面做到“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”。因此，領導干部要提高認識和政治站位，嚴格按照《干部人事檔案工作條例》《四川省干部人事檔案工作人員管理暫行辦法》的規定，重視檔案管理工作、加強教育培養、優選配強檔案管理隊伍，著力打造一支素質高、能力強、認真負責的人事檔案管理隊伍。

4.2建立干部人事檔案考核機制

一是建立領導干部檔案工作的考核機制。在人事檔案管理中，堅持“為黨管檔、為國守史、為民服務”的原則，堅持黨對干部人事檔案工作的領導，將人事檔案工作納入到本單位的年度計劃和總體規劃中，把人事檔案管理列入對本單位領導年度、任期考核、黨建考核的指標中。

二是建立檔案管理人員的考核機制。加強領導，統籌謀劃檔案管理工作，要求干部人事檔案工作人員按政策、原則和制度管好檔案，將檔案管理工作納入到工作人員的年度目標績效考核中。例如，員工在檔案管理工作中，表現優異、工作態度積極時，可以將該部分工作進行量化，可以給予一定的績效獎金。對于一些表現差、懶惰的、工作態度松懈的員工，結合實際情況，給予警告、扣罰獎金或停職的處罰，切實維護好檔案管理工作的嚴肅性。

4.3充實檔案管理人才隊伍

一是對外招聘檔案管理專業人才。學校在制定招聘計劃中，科學地規劃隊伍建設，在招聘中，充分了解應聘人員是否掌握檔案管理技能，優先選擇有檔案管理經驗的人員。吸納更多的專業檔案人才和計算機人才，為更好地推進干部人事檔案管理和干部人事檔案信息化奠定基礎。

二是對內選拔檔案管理專業人才。人事檔案管理工作涉及到人才選拔、人員管理和人力資源的優化配置，根據目前學校檔案較多，從事干部人事檔案管理的工作人員較少的現狀。學校可以在學校內部，選拔一批學習能力強、原則性強、年輕有為、能力突出、立場堅定、政治素質高的教師，以老帶新的方式進行培訓，以此，擴充人事檔案工作人員的數量，配強人事檔案管理工作人員隊伍。

4.4加強管理人員的教育培養

一是加強干部人事檔案管理人員的思想教育。各學校對管理人員的思想認識要確保培養教育到位，充分發揮先進典型的引領示范作用，強化黨性教育、優良傳統教育和紀律約束。強化保密意識，對在審核工作中存在失職瀆職或弄虛作假行為，要追究相關檔案管理人員的責任。

二是加強干部人事檔案管理人員的業務培訓。事業的開展和發展都離不開人員的支持，不論是紙質檔案管理，還是在檔案信息化管理的過程中，都對檔案管理人員的業務水平提出了較高要求。為保障干部人事檔案的專項審核工作保質保量地實現，確保檔案的存儲、歸檔、查閱和利用符合相關法律法規的要求，上級部門可以根據實際情況，在學校遴選一部分檔案管理人員到上級部門進行頂崗學習鍛煉，切實提升干部檔案工作人員的業務水平。

三是編寫《干部人事檔案工作手冊》。由于檔案管理工作人員都是一人身兼多職，為了抓好檔案工作的常態化管理。上級部門可以統一編寫《干部人事檔案工作手冊》，其內容可以包含檔案管理領域法律法規、行業標準規范、收集歸檔、整理、保管、利用和轉遞要求、檔案專審業務工作制度等內容。該手冊能夠幫助工作人員掌握檔案工作的相關政策和要求，做好日常的管理和掌握基本的技能，更好地提高檔案管理水平。

4.5加快數字化管理進程

傳統的檔案管理存在許多不足之處，如人力資源成本高、信息不透明、查找速度慢、容易出現遺漏等。通過數字化的方式對檔案進行錄入、存儲、管理和檢索，可以提高人事檔案的管理效率。因此，干部人事檔案的信息化逐漸成為必要的趨勢。

一是系統建設方面。健全完善干部人事檔案信息系統研發、運行維護、數字化加工和數據庫管理等方面的安全防護措施，推廣應用統一規范的軟件和數據接口。

二是信息質量方面。在確保紙質檔案內容真實準確、材料完整規范基礎上，工作人員在對信息入庫時，須將檔案信息、數字檔案對照紙質檔案逐頁逐項復核，確保一致后，才可存入信息系統。確保數字檔案的內容與原件一致且圖像達到國家標準。

三是信息安全管控方面。堅持從嚴要求，全面落實檔案信息密級等同于相應紙質檔案的規定。制定權限審批規則，根據干部管理權限和最小知悉范圍原則嚴格確定查閱和修改權限，實時監控權限使用和變更等情況。對信息系統運行和操作日志連續完整記錄且留存不少于六個月，確保信息訪問、變動全過程監控，可追可查，嚴防發生違規攜帶、拷貝檔案信息等行為。

5結語

學校的干部人事檔案是一項系統工程，學校需要提高政治站位，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入學習貫徹《干部人事檔案工作條例》，認真落實全國、全省、全市干部人事檔案工作會議部署，確保干部人事檔案準確、規范，維護干部人事檔案工作的嚴肅性和公信力，充分發揮干部人事檔案在干部工作中的重要作用。

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