高校財務網上預約報賬系統的應用研究

摘要：隨著信息技術的快速發展，高校財務工作也面臨新的挑戰和機遇。為了提高財務工作的效率，減少師生等待時間，高校開始引入網上預約報賬系統。本文對高校財務網上預約報賬系統的應用進行了研究，探討了應用該系統的流程、優勢、存在的問題以及系統應用的措施和注意事項。為了更好地應用網上預約報賬系統，高校需要不斷優化系統功能，通過不斷完善和優化系統，相信能夠更好地服務于高校師生，推動高校財務管理水平的不斷提升。

關鍵詞：高校；網上預約報賬；應用；探究

中圖分類號：F23文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.15.060

0引言

隨著高校規模的不斷擴大和財務管理的日益復雜，傳統的報賬方式已經難以滿足高校日益增長的資金結算需求，報賬難成為許多高校面臨的問題。為了提高報賬效率和準確性，減少師生排隊等待時間，高校開始探索引入網上預約報賬系統。該系統通過信息技術手段，實現了報賬流程的自動化、規范化，提高了報賬效率和準確性，為高校財務管理帶來了極大的便利。本文旨在探討高校財務網上預約報賬系統的流程、優勢、問題及對策，以期為高校財務管理提供有益的參考。

1高校財務網上預約報賬系統概述

高校財務網上預約報賬系統是一種依托互聯網和信息技術，實現報賬流程自動化的財務報銷系統。其設計旨在為高校師生提供更高效、便捷的報賬服務。該系統的設計理念基于高校財務管理制度和流程，結合互聯網技術，實現實時信息傳遞和處理。通過該系統，師生按照經濟活動實際發生情況，分別填報業務類別和金額后，在線生成預約報銷單，同時將教職工所填寫的報賬信息實時傳遞至財務處，再由財務處根據預約報銷單上的信息進行后續賬務處理。

2高校財務網上預約報賬的流程分析

用戶登錄：用戶通過學校網站或鏈接使用個人賬號（如職工號）和預設密碼進入網上報銷系統，在系統中選擇相應的報銷單模板，如差旅費、材料費、會議費等。根據提示逐項填寫基礎信息、報銷金額、業務類型和報銷單信息、支付信息等。所有信息錄入完畢后，點擊提交完成填寫。如果發現錯誤或遺漏，可以點擊“返回”修改信息。

打印報銷單：在填寫完報銷信息并核對無誤后，用戶需要打印報銷單。用戶在打印出的報銷單上簽名確認并注明日期，確保信息真實、準確。

附件上傳：根據報賬內容，用戶需要整理、歸類、粘貼和匯總原始單據并上傳相關附件，如發票、合同等。

單據傳遞：用戶將填寫完整并簽名確認的報銷單及相關附件傳遞至財務部門。為了保證單據傳遞過程的安全性，財務部門可推出多種收單方式，如直接投遞至財務部門、校園內設置多個投遞點并由財務人員定時定點收單等。選擇哪種方式需根據學校規模和財務人員配備情況而定。

財務審核與處理：財務部門在收到報銷單后進行審核。審核通過后，財務人員會進行賬務處理，并自動生成會計憑證。

查詢與反饋：用戶可以隨時登錄系統，查看報銷單的審核狀態，如“待審核”“審核中”或“已審核”。如果對報銷過程有疑問或需要反饋，可以通過系統提供的聯系方式與財務部門取得聯系。

支付：財務部門通過網銀支付系統根據業務需求將資金轉入個人賬戶或對公賬戶，在完成后財務部門通過短信通知項目負責人或經辦人員。

3高校財務網上預約報賬系統的優勢

3.1有效解決排隊等待問題，顯著提高報賬效率

傳統的高校財務報賬模式中，由于報賬人員眾多，經常出現排隊等待的情況，浪費了教職工的時間和精力，而且財務人員需要處理大量的紙質單據，工作量大且效率低下。而網上預約報賬系統則可以打破時間和空間的限制，報賬人員通過在線填寫報賬單、預約報賬時間和打印報賬憑條等功能，讓師生可以隨時隨地提交報賬申請，進行報賬操作，并預約合適的時間到財務部門辦理相關手續。不僅減少了排隊等候的時間，避免了傳統報賬方式下由于時間沖突或錯過審核時間而導致報賬延誤的情況，還大大提高了報賬的便捷性和效率。

3.2規范財務管理流程，提高報賬的規范性和準確性

教職工通過網上預約報賬系統進行預約報賬時，系統允許教職工將報銷單據和電子發票上傳到系統中，系統會自動將其轉換成數據，避免對數據的二次錄入，降低出錯率，不僅減少了傳統報賬方式下由于信息不規范或分類錯誤而導致的管理混亂，還可以更加精細地進行預算管理，實時監控預算執行情況，及時發現和解決預算超支等問題，提高財務管理的規范性和準確性。此外，網上預約報賬系統需要教職工按照系統規定的格式和要求填寫相關信息，系統會自動對信息進行分類和整理，對數據進行分析和統計，提供準確的財務報表和分析工具，方便財務人員進行審核和歸類，以便財務部門可以更好地監控和優化報賬流程。學校各層領導也可以直觀地了解學校財務狀況，及時發現問題，為決策提供數據支持。

3.3提升用戶體驗，加強人員溝通交流

高校財務網上預約報賬系統的使用涉及全校各部門各學院的教職員工，因此，良好的用戶體驗和溝通交流至關重要。通過系統公示報賬規則、流程和進度，使相關部門和教職工能夠及時了解情況，避免信息不對稱帶來的誤解和矛盾。用戶可以通過系統留言、在線咨詢等方式與財務部門進行實時互動，及時解決問題和反饋意見。這有助于提高解決問題的效率，增強用戶滿意度，加強財務管理部門與用戶之間的互動與溝通。系統還可以整合各部門資源，促進部門間的協作。例如，財務部門可以與資產管理部門、采購部門等建立聯動機制，共同推進報賬流程的順利進行。

4高校財務網上預約報賬系統存在的問題

4.1用戶操作問題

部分高校網上預約報賬系統的用戶界面設計不夠人性化，操作步驟較為繁瑣，操作流程不夠清晰，需要用戶進行多個步驟才能完成報賬，導致用戶難以理解和操作，而系統又缺乏用戶幫助和提示信息，使用戶在遇到問題時無法得到及時幫助和指導。這可能會使用戶感到不便，增加用戶的工作量，因此用戶在填寫報賬信息時可能會填寫不準確或者出現錯誤，導致報賬被退回或審核不通過，影響用戶的報賬進度，無法順利完成報賬流程。

4.2系統穩定性問題

首先，服務器、路由器、交換機等硬件設備的穩定性和存儲設備的可靠性直接影響到系統的運行，硬件故障或性能瓶頸都可能導致系統運行緩慢或崩潰。其次，軟件中可能存在一些未被發現的缺陷或漏洞，這些缺陷或漏洞可能會導致系統崩潰、數據丟失或被篡改等問題。例如，軟件可能存在內存泄漏、緩沖區溢出等問題，這些問題可能會引發系統崩潰或數據損壞。再次，并發處理能力可能不足，高校財務網上預約報賬系統需要同時處理大量用戶的預約和報賬請求，如果系統的并發處理能力不足，會導致系統性能下降，甚至出現宕機的情況。例如，在高校開學或放假等高峰期，用戶預約和報賬量可能會大量增加，如果系統的并發處理能力不足，可能會導致系統響應緩慢或崩潰。最后，數據庫問題，數據庫是預約報賬系統的核心部分，由于預約報賬涉及到敏感數據，如師生個人信息、財務信息等，如果數據庫出現故障或數據丟失，將對整個系統的穩定性造成嚴重影響。例如，數據庫可能會因為磁盤故障、電源故障等原因而出現數據損壞或數據丟失的情況。

4.3網上預約報賬模式退單率偏高

傳統報銷模式的規定已經較為完善，而各高校對網絡預約報銷申請、審核等流程較為籠統，缺乏對相關細節的充分解釋。這導致報銷人在預約報銷時無法得到準確的提示或參考，增加了退單的可能性。此外，報銷資料不規范、不完整也可能導致網上預約報賬模式退單率偏高，例如在網上報賬系統內未上傳發票圖片、沒有附件、圖片錯誤、無差旅審批單或內容錯誤、非公務機票等。這些不規范的操作都可能導致退單。而退單率偏高是高校網上預約報賬模式面臨的重要問題。

4.4培訓和推廣問題

由于傳統報銷模式的影響，部分報賬人員對于網上預約報賬系統的接受度不高，認為這種新型的報銷方式不夠直觀、便捷，甚至可能存在安全風險，導致其不愿意使用該系統。加之一些高校財務網上預約報賬系統的功能尚不完善，存在操作繁瑣、界面不友好、兼容性差等問題，在推廣和培訓財務網上預約報賬系統時，缺乏足夠的力度和措施，導致報賬人員對系統的認知和了解不足，無法熟練掌握系統的使用方法和技巧，給報賬人員帶來不便，影響他們的使用體驗和接受度。因此，財務部門需要在學校層面進行廣泛的用戶培訓和推廣。

4.5財務人員轉型問題

高校財務網上預約報賬系統的應用要求高校財務人員具備一定的數字化和智能化管理的知識和技能，需要財務人員進行轉型升級。但實際操作中，一些高校財務人員由于各種原因，如預算限制、培訓資源不足等，可能沒有得到充分的培訓和支持，導致他們對網上預約報賬系統的使用不夠熟練和準確。甚至在高校中傳統的財務人員已經習慣了線下處理報銷單的方式，對于網上預約報賬系統這種新型的處理方式，他們會感到不適應或者抵觸，這可能導致他們在使用網上預約報賬系統時缺乏積極性和動力，從而影響工作效率。

5對高校財務網上預約報賬系統應用的建議

5.1完善系統功能，提高其安全性與可操作性

高校在普及網上預約報賬系統之前，應根據學校實際情況對系統內部功能進行優化。例如，可以增加智能審核模塊，通過算法自動識別不合規的報賬內容，提高審核效率。同時，對操作界面進行優化，使操作界面簡潔明了，易于使用，并支持多種終端設備訪問，如PC、手機、平板電腦等，以滿足不同用戶的需求。此外，還要對系統業務類型進行優化，開發出更加符合學校實際情況的預約報賬模式，擴大網上預約報賬系統覆蓋范圍。而且在應用網上預約報賬系統時，系統要被實施嚴格的權限管理，確保不同用戶只能訪問其權限范圍內的數據和功能，防止未經授權的用戶訪問系統。同時，系統技術人員必須要對數據加密與備份，確保系統的數據傳輸和存儲安全，可以采用高級加密技術對敏感數據進行加密處理，并且定期對系統進行數據備份，防止數據丟失或損壞。此外，還要建立安全漏洞監測機制，定期對系統進行安全漏洞掃描，一旦發現安全漏洞，應立即進行修復，確保系統的安全性。

5.2完善報賬相關的管理制度，認真落實新系統應用

為確保預約報賬系統的順利運行，高校應制定詳細的財務報賬制度和報賬流程，包括報賬前的準備、報賬材料的提交、審核流程、款項支付等各個環節。明確報賬所需的各類材料，如發票、合同、驗收單等，并規定其格式和要求。明確用戶權限、數據保護、操作規范等內容。確保每個環節都有明確的操作指南。在正式運行新系統前，進行系統的試運行，及時發現并解決存在的問題。建立有效的反饋機制，收集用戶在使用預約報賬系統過程中遇到的問題和建議。根據實際運行情況和反饋意見，持續優化系統功能和流程，提高報賬效率和管理水平。設置多級審核機制，確保報賬信息的真實性和準確性，明確各級審核人員的責任，防止出現管理漏洞。同時，針對可能出現的系統故障、數據泄露等突發情況，制定應急預案，確保報賬工作的連續性和穩定性。在實際使用過程中，為了確保報賬人員可以順利完成報賬工作，高校應組織全面的培訓和推廣活動。包括對所有相關人員進行系統培訓和各種渠道宣傳新系統的優勢和應用方法，讓他們熟悉新系統的功能和操作流程。同時，財務部門還可以將操作方法整理成冊發放給教職工，鼓勵師生積極使用新系統進行報賬。

5.3提升財務人員的操作能力與和系統有關的專業知識

高校財務人員是網上預約報賬系統的主要操作者，他們不僅需要具備過硬的財務管理知識，還需要掌握一定的信息系統操作知識。因此，應定期為財務人員提供與系統相關的培訓課程，包括系統操作、數據處理、故障排除等方面的知識和技能。組織案例分析會，分享實際報賬過程中遇到的典型問題及解決方案，提高財務人員的問題解決能力。同時，加強與其他相關部門（如信息技術部門）的合作與交流，促進信息共享和技術支持。通過與專業人員的合作，財務人員可以更深入地了解系統的工作原理和潛在問題，提高其專業素養。此外，還可以通過鼓勵財務人員自主學習與財務及信息技術相關的知識，關注行業動態和發展趨勢，提供學習資源和支持，幫助他們不斷提升自己的專業能力，以適應不斷變化的財務工作環境，進而更好地發揮網上預約報賬系統。

6結語

綜上所述，將財務網上預約報賬系統應用在高校內部，可以解決傳統報賬方式存在的問題，提高報賬效率和財務管理水平。通過互聯網技術和信息化手段，該系統簡化了報賬流程、提高了報賬效率、降低了財務管理成本，為高校財務管理帶來了便利和效益。同時，在實施過程中應充分考慮實際使用場景和用戶需求，不斷優化和完善系統的功能和流程，提高高校財務管理的效率和水平。未來，隨著互聯網技術的不斷發展，高校財務網上預約報賬系統將繼續發揮其優勢和作用，為高校財務管理提供更加高效、便捷的服務，幫助高校財務早日完成“核算型”到“管理型”的過渡。

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