新時代背景下優化人力資源檔案信息化管理的思考

摘要：新時代背景下，人力資源檔案信息化管理面臨著前所未有的機遇與挑戰，尤其是信息技術的應用，使得企業人力資源檔案管理工作不得不進行改變，只有這樣才能助力企業發展。但企業在人力資源檔案信息化管理的過程中，也面臨著多方面的困難，因此，企業需要從自身和實際情況出發，制定有效策略，通過加強信息基礎建設、提升檔案信息安全、優化檔案管理流程、加強人才引進和培養等措施，推動人力資源檔案信息化管理向更加高效、智能、安全的方向發展，以更好地服務于企業的發展戰略和人力資源管理實踐。

關鍵詞：新時代背景；優化；人力資源檔案；信息化管理

在新時代背景下，傳統的人力資源檔案管理方式已經難以適應日益增長的信息處理需求和日益復雜的管理環境。人力資源檔案信息化管理已成為企業提升管理效能、增強競爭力的重要手段。如何優化人力資源檔案信息化管理，使其更好地服務于企業的發展戰略，成為當前亟待解決的重要問題。基于此，本文從多個方面出發，對新時代背景下人力資源檔案信息化管理的優化路徑進行深入思考，以期為企業的人力資源管理實踐提供有益的參考和指導。

一、人力資源檔案的定義及特點

人力資源檔案也稱人事檔案，是指組織、人事、勞動 （或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和反映員工經歷、德能勤績和工作表現，以個人為單位，集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄。這些檔案不僅是國家檔案的重要組成部分，也是企業進行人力資源管理的基礎和前提。在一個企業中，人力資源檔案往往包括員工的個人信息、教育背景、工作經歷、業績考核、培訓記錄、勞動合同、工資情況以及獎懲記錄等內容，這些內容為企業員工的管理、選拔、培養和評價提供了準確、全面的信息。人力資源檔案具有以下特點：

（一）全面性

通常來說，人力資源檔案收存的文件材料能夠概括反映一個人的全貌，它不僅記錄了員工的身份證明、基本學歷、薪資待遇、工作經歷等個人基本情況，還包含員工的品德作風、工作能力等客觀評價信息。由此可見，人事檔案具備全面性，能夠全面反映員工的整體情況。

（二）真實性

真實性是人力資源檔案的生命。人事檔案的形成必須遵循嚴格的程序和組織審查，以確保材料內容的準確性和真實性。只有真實可靠的人事檔案，才能為用人部門提供優質服務，保證企業各項人事管理工作的順利開展。為確保檔案的真實性，歸檔材料必須經過認真鑒別，并符合有關政策規定的要求。

（三）動態性

人力資源檔案的內容不是一成不變的，隨著社會的發展，每個人的人生經歷都會逐漸豐富，進而形成一些新的文件材料，人事檔案也需要隨之進行改變，因此，人力資源檔案具有動態性的特征。一方面，隨著員工的成長、工作或學習的延續，其檔案材料將不斷增加新的內容；另一方面，員工的調動、晉升、免職、辭職等情況也會造成人事檔案的傳遞和流動。這就要求人事檔案管理人員必須及時收集、整理和補充新的材料，以確保檔案的完整性和準確性。

（四）保密性

人力資源檔案的內容涉及個人隱私、工作失誤等敏感信息，在相當長的時期內是保密的。這些檔案材料只能由組織、人事部門因工作需要進行查閱，并建立嚴格的保密制度和審批手續，任何人不得泄露和私自保存他人的人事檔案材料，更不能向社會無條件地提供服務，即使是檔案管理機構的員工也不能查閱自己的人事檔案。

（五）權威性

人力資源檔案是嚴格按照相關規定和程序建立的，其內容經過組織、人事部門的審查認可或本人簽名蓋章。同時，檔案還是推行和貫徹各類人員管理制度的重要手段，能夠為組織、人事、勞動 （或人力資源管理）工作提供可靠的依據。由此可見，人事檔案具有很高的權威性，是澄清問題、維護個人權益和福利的重要法律信證。[1]

二、人力資源檔案信息化管理的意義

（一）對檔案原件進行有效保護

傳統紙質檔案在長時間的保存和頻繁使用過程中，容易受到磨損、褪色、丟失等損害，而信息化管理能夠有效避免這些問題。人力資源檔案信息化管理通過數字化手段將紙質檔案轉化為電子形式，實現了對檔案原件的有效保護。電子形式可以通過備份和存儲技術，確保檔案的安全性和完整性，即使原件受損或丟失，也能迅速恢復和利用。同時，檔案的信息化處理還能減少人們對紙質檔案的物理接觸，從而降低人為破壞風險，延長檔案的使用壽命。[2]因此，人力資源檔案信息化管理對于保護檔案原件、維護檔案的真實性和完整性具有重要意義，是保障組織歷史和文化傳承的重要手段。

（二）實現信息資源共享

在人力資源檔案的信息化管理過程中，需要依賴專業的數字化平臺，這能夠有效打破傳統檔案管理中的信息壁壘，實現信息資源的共享。在信息技術的加持下，人力資源檔案不再局限于某一部門或某一地點，而是可以在組織內部乃至跨組織間進行高效傳遞和共享，員工和管理者可以隨時隨地訪問所需的人力資源信息，有助于促進信息的流通和利用。同時，信息共享還有助于提升跨部門協作效率，減少重復勞動，使組織能夠更加靈活地應對市場變化和業務需求。因此，人力資源檔案信息化管理有助于實現信息資源共享，提升組織內部的協同效率，并為組織的戰略決策提供有力支持。

（三）提升檔案管理水平

實現人力資源檔案信息化管理，還有助于提升檔案管理水平。優化對檔案的信息化管理，離不開技術手段的支持，而在這一過程中引入的數字化存儲、智能檢索等先進技術手段，能夠極大地提高檔案管理的效率和準確性。在信息技術的幫助下，檔案的存儲也會更加安全，進一步減少傳統檔案管理中可能出現的錯誤和遺漏。同時，信息化管理還提供了豐富的數據分析功能，能夠幫助管理者更好地了解人力資源狀況，為決策提供有力支持。通過對檔案進行信息化管理，明確檔案管理的標準和規范，可以使檔案管理更加科學、系統。由此可見，人力資源檔案信息化管理在提升檔案管理水平方面發揮著重要作用，是推動人力資源管理現代化的重要手段。[3]

三、新時代背景下優化人力資源檔案信息化管理的環境標準

（一）政策環境

人力資源檔案信息化管理不僅是時代發展的必然趨勢，也是企業自身升級轉型的必經之路。以國有企業為例，國有企業內部的人員流動情況相對較少，大部分都是在企業內部的調動，如果企業人力管理工作者不能做到與時俱進，依然使用傳統的人力管理方式進行檔案管理，必然會限制企業人力資源管理的發展，甚至無法滿足企業發展和建設的需求。紙質檔案因為自身的局限性，本身就容易出現丟失、受損等問題，因此，為改變這一現狀，企業有必要按照相關管理部門的指導進行檔案信息化管理，確保檔案管理工作可以按照國家制定的標準開展，充分發揮政策在企業人力資源檔案管理中的基石作用，以政策引導促進人力資源檔案信息化管理的不斷優化和升級。

（二）經濟環境

從我國當前的發展情況可以看出，伴隨著近些年來企業對信息化建設的重視，我國的人力資源檔案信息化管理已經取得了一定成績，但其中仍存在諸多不足和問題。這些問題的存在始終限制著企業檔案管理事業的發展。要改變這一現狀，其中離不開的一項重要舉措便是加大經濟投入，為人力資源檔案信息化發展提供充足的資金保障，使其能夠擁有更加完善的檔案管理建設體系，最終為檔案管理工作的發展打好基礎。反觀當下我國的大多數企業，在發展過程中往往將更多資金投入到產品的生產和發展中，對于企業人力資源管理并不重視，因此嚴重限制了人力資源檔案的信息化發展和管理。為了改變這一問題，無論國家還是企業，都要為人力資源檔案信息化管理提供充分的經濟支持，同時，制定相對應的經濟標準，以此促進企業人力資源管理實現重大突破。[4]

（三）技術環境

當前，優化人力資源檔案信息化管理所面臨的技術環境呈現出多元化、快速發展的特點。云計算、大數據、人工智能等先進技術的廣泛應用，為人力資源檔案信息化管理提供了強大的技術支持；云計算技術使得檔案存儲和訪問更加便捷高效，大數據技術的應用則讓檔案信息的挖掘和分析變得更為深入和精準。同時，機器學習、自然語言處理等人工智能技術也在逐步應用于檔案分類、檢索等環節，極大地提升了檔案管理的智能化水平。然而，技術環境的快速變化也帶來了一定的挑戰，如技術更迭換代的速度加快，需要不斷優化和升級現有的信息化管理系統，以適應新的技術環境；技術的安全性和穩定性也成為需要重點關注的問題，必須采取有效措施來確保檔案信息的安全性和保密性。因此，在新時代背景下，優化人力資源檔案信息化管理需要緊跟技術發展的步伐，不斷創新和應用新技術，同時，注重技術的安全性和穩定性，以實現更加高效、智能、安全的檔案管理。

四、新時代背景下優化人力資源檔案信息化管理的有效措施

（一）加強信息化建設

加強信息化建設是優化人力資源檔案信息化管理的核心策略，為了實現這一目標，首先，企業需要積極引入云計算、大數據、人工智能等前沿技術，構建出一個高效、智能的檔案管理系統，借助這些技術提升檔案信息的存儲、處理和分析能力，以便企業能夠更加快速、準確地檢索和共享檔案資源；其次，積極推進檔案數字化發展，將傳統的紙質檔案逐步轉化為電子檔案，實現檔案的數字化存儲和管理，大大減少物理存儲空間的需求，降低存儲成本，讓檔案信息的利用更加便捷、高效；最后，建立統一的人力資源檔案管理平臺，通過構建這樣一個平臺，實現不同部門、不同系統間檔案信息的互聯互通，消除 “信息孤島”現象，提高檔案信息的利用率和價值。這將便于人力資源部門更加全面、準確地掌握員工檔案信息，為企業決策提供更有力的支持。總之，加強信息化建設、推進檔案數字化、建立統一平臺是優化人力資源檔案信息化管理的關鍵舉措，通過這些措施的實施，可以顯著提升檔案管理的效率和質量，為企業的人力資源管理工作提供更加有力的支持，推動企業的持續發展和創新。[5]

（二）提升信息安全保障

提升信息安全保障也是優化人力資源檔案信息化管理的有效措施。第一，為確保檔案信息的安全性，企業必須建立健全的信息安全防護體系，如采用先進的加密技術、設置堅固的防火墻以及實施入侵檢測等必要手段，全面保護檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止任何未經授權的訪問和泄露；第二，定期備份與恢復策略也是不可或缺的一部分。企業必須定期對檔案信息進行全面備份，并建立明確的恢復策略，以保證在系統發生故障或數據意外丟失的情況下，能夠迅速恢復檔案信息，確保業務的連續性和穩定性，避免因數據丟失而造成不必要的損失和風險；第三，必須實施嚴格的權限管理制度，確保只有經過授權的人員才能訪問和修改檔案信息，對不同級別的員工設定不同的訪問權限，并根據實際需要進行定期審查和更新；第四，加強對員工的安全教育和培訓，增強他們的安全意識，使他們充分認識到保護檔案信息的重要性，并自覺遵守相關的安全規定和操作流程。

（三）優化管理流程

優化管理流程能夠保證企業人力資源檔案信息化管理工作的效率更高。首先，企業需要制定統一的檔案管理標準和規范，明確檔案的分類、編碼、存儲、檢索等核心流程，通過統一的標準提升檔案管理的規范性，讓檔案信息處理更加有序、高效；其次，可以利用先進的人工智能技術，實現檔案信息的自動分類和智能檢索，大大減少人工干預，讓所有工作人員都可以通過密鑰進行相關資料的檢索，提高檢索的準確性和效率；[6]再次，要定期進行審核與評估，定期對檔案管理流程進行全面的審核和評估，及時發現問題并進行有效的改進；最后，還要積極收集用戶的反饋意見，了解他們在使用過程中的實際需求和痛點，從而不斷優化管理流程和服務質量，提升用戶的滿意度和體驗。總之，優化管理流程需要從標準化管理、智能化分類與檢索以及定期審核與評估等多個方面入手。以這些措施為企業的人力資源管理工作提供更加有力的支持，推動企業的持續發展和創新。

（四）加強人才引進與培養

在企業人力資源檔案信息化管理的過程中，加強專業人才的引進和培養也非常關鍵。首先，企業應當將目光瞄準那些具有檔案管理、信息技術等專業背景的人才，通過招聘、合作等方式，將他們吸納到團隊中，充分利用這些專業人才帶來的全新理念和技術，為檔案管理工作注入新鮮血液，推動其創新發展；[7]其次，企業還要關注員工自身能力的不斷提升，加強對檔案管理人員的培訓和教育，通過內部培訓、外部學習等多種方式，不斷提高他們的專業技能和信息化素養。這樣的培訓不僅能夠幫助他們更好地適應信息化管理的需求，還能提升他們的綜合素質，為檔案管理工作的長遠發展打下堅實的基礎；最后，為了激發員工的工作積極性和創造力，企業還應建立完善的激勵機制，對于那些在檔案管理工作中表現突出的個人或團隊，給予充分的表彰和獎勵。通過完善的激勵機制激發員工的內在動力，推動檔案管理工作的持續改進和提升，形成良性循環。

五、結束語

新時代背景下，優化人力資源檔案信息化管理是一項系統工程，需要企業從實際情況出發進行創新和完善。通過加強信息化建設、提升信息安全保障、優化管理流程以及加強人才培養與引進等措施，推動人力資源檔案信息化管理向更加高效、智能、安全的方向發展。未來，企業還需要持續關注人力資源管理的新趨勢和新要求，不斷探索和優化人力資源檔案信息化管理的新模式，為自身的可持續發展注入新的活力。

參考文獻：

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[5] 韓鳳英.新時代下機關事業單位人事檔案管理的機遇和挑戰[C]//2022社會發展理論研討會論文集（三）.重慶：重慶市鼎耘文化傳播有限公司，2022.

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[7] 于洪英.加強企業人事檔案信息化管理的幾點思考[J].化工設計通訊，2017，43（04）：251-252.

作者簡介： 胡會敏，女，漢族，河南舞鋼人，本科，館員，研究方向：檔案管理。