數字化時代人事檔案管理服務問題及優化措施

摘要：在數字化時代背景下，檔案的收集、整合與利用方式經歷了根本性的轉變，數字檔案已成為信息資源記錄的主要載體。在檔案管理體系中，人事檔案管理尤其重要，因為它直接關系到人才的流動與發展，并深刻影響著組織的整體運作。本文首先闡述了數字化人事檔案管理的概念及其主要優勢；其次分析了當前管理過程中存在的普遍性問題；最后提出相應的優化措施，旨在加速人事檔案管理服務的數字化進程，以全面提升其管理效能。

關鍵詞：人事檔案；數字化管理；檔案管理需求；優化措施

隨著科學技術的飛速發展，人類社會已經步入了一個高度發達的信息化時代，數字技術應用逐漸滲透到社會生活的各個領域，對傳統的工作方式產生了深遠的影響。在此背景下，人事檔案的數字化管理與服務成為一種新的要求和趨勢。

數字化人事檔案管理能夠極大地提升工作效率和服務質量。它以先進的數字技術為依托，不僅最大化地節約了物理存儲空間，同時，檔案數字化也使得檔案的檢索和利用變得更加高效便捷。然而，在推進人事檔案數字化管理服務的實踐中，仍然存在系統不兼容、人員技能不足、信息安全風險及法律法規不完善等突出問題。鑒于此，本文深入探尋相關解決措施，以供大家參考。

一、數字化人事檔案管理服務概述

（一）基本概念

數字化人事檔案管理服務是指將傳統的紙質人事檔案通過現代網絡技術轉化為數字化信息，并利用數字檔案管理系統對其進行管理、存儲、查詢、分析及共享的過程。

（二）主要優勢

1.節約高效

首先，數字化檔案以數字信息形式壓縮存儲在電腦、移動硬盤或云平臺上，相比于傳統的紙質檔案管理，它不再需要占用大量的文件柜和實體存儲空間；其次，數字化檔案管理減少了實物保管、維護、場地等方面的成本支出，具有更高的經濟性；[1]最后，采用數字化管理方式，可以快速實現檔案查詢、篩選、歸檔和處理，可以減輕檔案管理人員的工作量，提升工作效率，更能節省使用人員的寶貴時間，提高對檔案服務的體驗感和滿意度。

2.安全集中

首先，傳統檔案管理模式下，實體文件難免出現丟失、混亂或損壞等問題，而數字化人事檔案通過系統備份、數據保護和恢復等技術措施可以得到更好的保存。這樣一來，重要文件丟失或損壞的可能性就變得更低；其次，數字化檔案可以通過權限控制功能進行保護，只有經過授權的人員才能訪問敏感或機密文件。同時，通過設置防火墻、采用加密傳輸等網絡安全防護措施，能夠進一步保障檔案信息的安全；最后，數字化檔案管理系統能夠對所有人事檔案信息進行集中管理，可以實現統管統維和統查，有助于加強對檔案管理質量和安全的全面控制。

3.標準規范

第一，數字化人事檔案管理需要遵循一定的標準和規范，如 《紙質檔案數字化規范》 （DA/T31—2017）等，這有助于確保檔案信息的合法性和真實性，提高檔案管理的規范性；第二，數字化檔案管理系統借助掃描設備、大數據識別與數字處理技術，將紙質檔案信息轉換為電子格式并導入存儲在系統中，實現了機器可讀與高效管理。[2]這就有效遏制了傳統檔案管理中常發生的錄入不全或信息錯誤、隨意涂改等現象，從根本上提升了檔案管理的規范性和人事檔案信息的可靠性。

4.及時共享

與傳統檔案管理服務不同的是，數字化人事檔案管理可以通過網絡平臺、內部系統銜接等專用路徑，快速傳輸共享給需要的人員，便于個人或用人單位及時高效地查詢、提取所需文件，加快了信息傳遞效率，方便了相關部門與用人單位之間的有效聯系與合作，促進了檔案信息的高速流通和合理利用。

二、當前數字化人事檔案管理服務中存在的主要問題

（一）信息管理缺失標準化

現實生活中，不同部門或機構在人事檔案管理過程中采用不同廠商開發的檔案管理系統，這些系統采用不同的技術標準和數據格式，使得相互之間的數據交換非常復雜且容易出錯。這種差異性給管理部門進行人事檔案信息的高效采集與整合帶來較大困難。[3]例如，有的單位與機構采用Excel表格記錄員工信息，而另一些單位組織則使用專業的HR管理軟件，兩者之間的數據格式不兼容，使得整合這些數據成為一項煩瑣且易出錯的任務，不僅加大了檔案管理人員的工作量，降低了工作效率，也影響了人事檔案數據的準確性和完整性，阻礙了人事檔案的有效利用。

（二）電子檔案安全風險大

隨著數字化進程的加速，電子文件成為檔案管理的主體，但同時也帶來了前所未有的信息安全風險。非法入侵、惡意攻擊、內部泄露等因素都有可能造成電子人事檔案信息的丟失和泄露。特別是檔案中的個人身份、職業信息、家庭及單位信息等重要內容的泄露，將給個人和單位組織帶來不可估量的損失。因此，如何構建一套完善的信息安全體系，確保電子人事檔案在存儲、傳輸、使用過程中的安全性，是當前數字化人事檔案管理亟須解決的問題。

（三）法律法規具有滯后性

數字化技術的快速發展使得人事檔案管理的方式和手段都發生了深刻變化，但相關法律法規的更新往往滯后于技術的發展。現有法律法規在數字檔案的收集、存儲、處理、利用等方面可能存在空白或不明確之處，難以完全適應數字檔案管理的新需求。例如，關于電子檔案的法律效力、隱私保護、跨境傳輸等方面的規定尚不完善，給數字檔案管理的合規性帶來了挑戰。因此，加強法律法規建設，完善數字檔案管理的法律框架，是保障數字檔案管理健康發展的關鍵。

（四）人員技能與需求不匹配

數字化人事檔案管理不僅需要先進的技術支持，還需要具備相應技能的管理人員。然而，目前許多檔案管理人員可能仍習慣于傳統的紙質檔案管理方式，缺乏必要的信息技術知識和技能。這導致他們在面對數字化檔案管理系統時顯得力不從心，難以充分發揮系統的優勢。這就要求檔案管理部門加強對檔案管理人員的專業素質及技能的培訓提升，使他們能夠熟練掌握數字化檔案管理工具和方法，增強人事檔案管理服務質量。這需要較大的成本投入，也是一個長期過程。

三、數字化時代人事檔案管理服務的優化措施

為克服上述問題并進一步推進人事檔案管理的數字化進程，可以采取以下措施：

（一）加快建立統一標準

為了推動人事檔案管理服務的高效高質，需要進一步加大檔案管理系統的標準化和開放化建設力度，通過采用統一的數據格式，促進不同系統之間的相互操作。實現人事檔案數據信息的實時傳遞共享。

一方面，需要制定統一標準。在標準制定前期，應組織跨行業、跨部門的專家團隊，深入研究國內外先進的人事檔案管理經驗，再結合我國的實際情況，制定出一套全面、科學、適用的人事檔案數字化管理標準體系。比如，使用PDF/A、TIFF或JPEG2000等格式保存掃描文檔，確保長期可讀性和兼容性；制訂統一的元數據方案，確保每份檔案都有詳細的描述信息，便于搜索和檢索；根據檔案內容的不同，制定清晰的分類編碼規則，以便于更精準、高效地進行歸檔和管理。

另一方面，應全面推廣使用開放性接口。為確保不同檔案管理系統之間能夠順暢交互，需要在設計檔案管理系統時，充分考慮系統的開放性和可擴展性，遵循國際通用的數據交換標準和協議，開發統一的數據交換接口。例如，設計易于使用的API，支持RESTful API等多種數據傳輸協議；編寫詳細的接口文檔，包括接口的功能說明、參數說明、錯誤代碼等，以便開發者理解和使用。[4]

（二）提高安全保障水平

檔案管理系統的安全級別直接決定了人事檔案信息的安全程度，為應對數據丟失、信息篡改等帶來的損失和負面影響，檔案管理部門需要引入更先進的技術來增強檔案管理系統的安全防護能力。

一方面，強化數據加密和訪問控制。采用如AES （高級加密標準）等現代加密算法對檔案數據進行加密存儲，確保即使數據被非法獲取也無法讀取內容。通過部署AES-256位或更高強度的加密算法，對人事檔案進行多層級加密處理，確保數據傳輸與存儲過程的嚴密性。同時，結合多因素認證、細粒度權限管理等先進的訪問控制技術，構建動態訪問控制模型，實現用戶權限的精準授予與動態調整，有效防止未授權訪問與敏感信息泄露。[5]

另一方面，注重安全審計和災難恢復。應加快建立全面的安全審計體系，可以運用AI輔助分析技術自動檢測異常行為，及時發現并響應潛在的安全威脅。同時，制定并執行嚴格的災難恢復策略，包括設置數據備份的自動化流程，確保數據在多個物理隔離的地點或云平臺上安全存儲，以及定期組織應急演練，提升團隊在突發情況下的快速響應與恢復能力，以確保人事檔案數據的安全性與業務連續性不受影響。

（三）完善法律法規體系

政府作為法規制定的主導者，應主動適應技術變革，及時更新相關法律法規以適應數字化時代背景下的檔案管理需求，為人事檔案管理提供充足的法律保障和支撐。

一方面，立法部門應密切關注國際檔案管理領域的法律發展趨勢，同時，深入調研國內檔案管理實踐中的新情況、新問題，適時修訂 《檔案法》等基礎性法律，明確數字化檔案的法律地位、管理權限、保護責任等關鍵要素。此外，還應制定或修訂相關配套法規、實施細則及行業標準，確保法律條文的可操作性和前瞻性。

另一方面，政府還應積極發布政策指導文件，為檔案管理部門提供清晰的數字化轉型路徑和操作指南。這些文件應涵蓋數字化檔案管理的技術標準、安全規范、數據共享與利用機制等內容，以此推進人事檔案管理工作的標準化、規范化發展。為確保法律法規的有效貫徹執行，國家層面應設立專門的監督機構，負責對各級檔案管理部門的業務活動進行定期審查和評估，確保其嚴格遵守法律法規和制度規范。與此同時，還應建立健全問責機制，對違法違規行為進行嚴肅查處，形成強大的法律震懾力，為人事檔案管理服務的安全與高效保駕護航。

（四）培養專業管理人才

高素質、專業化檔案管理隊伍是保證數字化時代人事檔案管理質量的重要基礎，檔案管理部門應強化人員培訓教育，打造一支態度積極、敢于擔當、能力突出的檔案管理隊伍。

一方面，加強課程與平臺建設。基于檔案管理數字化、定制化設計涵蓋基礎技能、信息技術及高級管理等在內的系統化課程內容，其中，基礎技能課程包括檔案管理的基本原理、法律法規、職業道德等，確保每位檔案管理人員都具備扎實的理論基礎；信息技術課程涵蓋數字化檔案管理系統操作、數據庫管理、信息安全技術、云計算與大數據應用等，目的是提升檔案管理人員的數字化技能；[6]高級管理課程針對中層及以上管理人員，設置項目管理、團隊領導、戰略規劃等課程，以提升其檔案管理的戰略思維。在此期間，應充分利用行業專家資源，通過講座、研討會及導師制度等提升培訓效果。同時，構建在線學習平臺，為管理人員提供豐富的學習資源和持續性支持，促進他們自主學習與知識共享。

另一方面，強調在業務工作中的實踐操作，包括設計多種模擬場景，如檔案數字化轉換、系統應急恢復、數據遷移等，讓管理人員在模擬環境中進行實際操作。選取真實或虛構的檔案管理案例，組織檔案管理人員分析討論，提出解決方案并模擬實施。實施輪崗制度，讓管理人員在不同崗位和部門之間輪換，了解整個檔案管理流程，增強跨部門協作能力。組織跨部門合作項目，開展數字化檔案共享平臺建設、信息安全風險評估等，促進團隊之間的知識共享和緊密合作。

另外，還需建立反饋與改進機制。通過建立實踐操作后的反饋機制，鼓勵管理人員指出在實操過程中遇到的問題并提出建議。定期召開總結會議，分析實踐演練中的成功案例和失敗教訓，總結經驗并不斷優化培訓內容和實操項目。

四、結束語

在大數據時代背景下，數字化人事檔案管理已成為必然趨勢，標志著人事檔案管理、存儲及利用方式的重大革新。數字化人事檔案管理不僅帶來了新的優勢和需求，同時，也面臨著諸多困難和全新的挑戰。檔案管理機構需要積極適應數字化時代環境，樹立數字化檔案管理服務的主動意識，在工作實踐中要推動檔案數據格式走向標準，構建統一的人事檔案管理信息化系統，以破除檔案信息傳遞利用阻礙；要充分利用先進技術，更新優化檔案管理系統，保證人事檔案信息的安全完整；要加大檔案管理人員的培訓培養，打造一支專業負責的管理團隊，確保人事檔案管理服務的效率和質量。此外，在政府層面，還需要加快推進適應數字化檔案管理需要的立法進程，制定出臺更加完善、合理的檔案類法律法規，增強數字化時代檔案管理服務的法治保障。只有這樣，才能實現人事檔案管理工作的真正數字化、自動化與智能化發展，為社會經濟健康的可持續發展提供及時、充分的人才支持。

參考文獻：

[1] 王藝.互聯網模式下人力資源管理優化與人事檔案數字化[J].國際公關，2024（09）：40-42.

[2] 杜櫻俏，李真.數字化背景下基層人事檔案管理信息化建設現狀及解決措施[J].蘭臺內外，2024（16）：28-30.

[3] 韋覃靜.檔案數字化建設視角下流動人員人事檔案管理服務水平提升路徑探索[J].辦公室業務，2024（12）：181-183.

[4] 張競予.淺析體制內干部人事檔案管理改革：面向數字化時代的挑戰與展望[J].經濟師，2024（05）：258-259+261.

[5] 田戈.新形勢下干部人事檔案數字化建設的問題與提升路徑研究[J].辦公自動化，2024，29（06）：73-76.

[6] 侯彤.數智賦能與發展新質生產力視域下檔案工作高質量發展研究[J].檔案天地，2024（07）：37-40.

作者簡介： 黃芳，女，漢族，福建政和人，本科，館員，研究方向：檔案。