《實施條例》視域下基層檔案管理部門高質量發展的路徑研究

摘 要：《中華人民共和國檔案法實施條例》是檔案事業發展的重要里程碑。本文從制度建設、資源建設、開發利用等方面分析了對基層檔案管理部門的新要求。認為在實踐中基層檔案管理部門存在著管理體制不夠優化、資源建設力度有待提升、開發利用質量不高、信息化水平亟待提升等問題。基層檔案管理部門需要堅持檔案管理正確政治方向，推動管理體制優化、加強檔案資源建設、深化服務轉型和信息化轉型升級等方面下功夫，為新時代檔案事業高質量發展奠定堅實保障。

關鍵詞：檔案法實施條例；基層管理部門；高質量發展

《實施條例》是重要的檔案行政法規，是推進國家檔案治理體系和治理能力現代化的重要保障。《實施條例》提出的一系列新舉措，為基層檔案管理指明了方向，提供了路徑選擇。作為基層檔案管理部門，要準確把握《實施條例》的精神實質，廣泛宣傳《實施條例》的立法要求和精神內涵，全面落實《實施條例》要求，以深入實施檔案數字化建設為契機，不斷提升檔案工作高質量發展和現代化管理水平。

1 《實施條例》對基層管理部門的新要求

1.1 突出政治引領

《實施條例》規定，檔案工作應當堅持和加強黨的領導，全面貫徹黨的路線方針政策和決策部署。這就要求檔案工作必須始終將黨的領導貫穿始終，在檔案收集、保管、利用、宣傳等各個環節，把政治標準放在首位，確保檔案工作始終沿著正確的方向前進。在實踐中，檔案管理部門應始終將“四個好”“兩個服務”作為目標要求，把“為黨管檔、為國守史、為民服務”作為踐行“兩個維護”的生動實踐，發揮黨的領導在推進檔案事業現代化中把方向、定目標、強動力、聚力量的作用。把學習宣傳貫徹黨的二十大精神與堅決貫徹落實關于做好新時代檔案工作的重要指示批示精神結合起來，與推動檔案事業“十四五”規劃任務落實和統籌推進重視工作落實結合起來，忠誠履行新時代賦予檔案工作者的神圣使命。

1.2 完善工作機制

《實施條例》要求機關、團體、企業事業單位和其他組織應建立健全檔案工作制度規范和體制機制。完善檔案工作體制機制、強化檔案工作責任制落實是推進“十四五”規劃高效推進的重要保障。基層黨委政府應著力解決檔案機構、編制、人員問題，將檔案工作與重點工作一體謀劃、一體推進；要著力強化工作保障，落實檔案工作經費，建設標準化數字檔案室，提升檔案智能化管理水平。要加強檔案人才隊伍建設，強化檔案業務培訓，著力提高廣大檔案工作者的專業精神和專業能力，為檔案事業高質量發展奠定堅實的物質和人才基礎。

1.3 規范檔案收集。

資源建設是檔案工作的基礎。《實施條例》規定機關、群團組織、國有企業事業單位應當明確本單位的歸檔范圍和檔案保管期限，經同級檔案主管部門審核同意后施行，并要求在單位內設機構或者工作職能發生重大變化時及時做出調整。基層管理部門應嚴格按照文件資料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定等收集整理檔案，并按要求規范裝檔，重點對各類專項行動、重大活動的文字、圖片和視頻資料做到應收盡收、應歸盡歸。要加強檔案日常管理，嚴格按照檔案管理相關規章制度和程序，規范處理各類文件史料。管理部門應正視工作中存在的問題，充分認識做好資源建設的緊迫性和艱巨性，掌握檔案整理的要點、注意事項等，摒棄以往存在的問題，及時分析存在問題的原因，對照整改，統籌做好檔案管理各項工作。

1.4 做好數字賦能

《實施條例》提出，國家鼓勵有條件的機關、團體、企業事業單位和其他組織開展數字檔案室建設，提升本單位的檔案信息化水平。當前，檔案數字化轉型加速推進，檔案信息化是“檔案事業”和“大數據”雙重發展規劃的疊加與融合。持續推動檔案信息化融入數字社會規劃體系，積極爭取政策支持，這是檔案工作數字化轉型的戰略起點。基層單位要按照《數字檔案室建設指南》，引入新一代信息技術，將單純依靠傳統要素投入和分工協作取得規模化效益的舊有工作模式轉變為基于信息技術賦能獲取多樣化效益的新型工作模式。

1.5 推動開發利用

檔案開發利用是新時代人民群眾對檔案工作的期待。《實施條例》對創新檔案服務方式、檔案文化產品制作、線上線下查詢利用和數字資源共享提出了明確要求，實現檔案價值由人民共享。基層檔案部門要深入推進檔案文化資源的開發與利用，將蘊含其中的歷史基因與文化要素顯性化。扎實推進檔案服務供給側結構性改革，進一步提升檔案網絡化信息化服務水平，實現檔案信息資源共建共享、一網通辦，讓人民群眾有更多的獲得感與滿意度。

2 《實施條例》視域下基層管理部門的治理困境

2.1 管理體制需要優化

基層檔案部門處于單位較為弱勢地位，主要表現在：一是管理機制形同虛設。大部分單位雖設有檔案領導小組，但都是由一人負責檔案管理工作，支持力度較弱；有的單位長期未召開檔案管理工作會議，未及時研究檔案工作存在的問題和解決之道。二是編制使用不規范。從事檔案工作的人員主要是政府購買服務、自聘人員、退役軍人安置，素質參差不齊，混編、混崗現象比較突出，影響了為民服務的工作質量與效率；由于社會地位不高，年輕干部人心思走，人員缺少穩定性，工作缺乏連續性，編制使用效益不高。

2.2 資源建設力度有待加強

檔案收集管理制度執行力度不夠，各類檔案基本上是分科保存、分散保管，沒有實行檔案室集中統一管理，很難提供有效服務。比如由于缺乏健全的收集歸檔制度，有些資料領導手中有、業務科室有、做具體工作的人員手中有，檔案室沒有，如干部的廉政考核材料、鑒定材料、重大事項報告材料等各自存放，檔案室多為零散材料，導致有價值的資料散落在各科室，極易造成丟失，給檔案標準化管理造成很多不便。

2.3 開發利用質量有待提高

檔案價值未得到充分認識，基層部門檔案管理還處于被動查詢階段，對檔案編研、宣傳、展覽破題不夠。許多可以利用的檔案，如一些典型積累的豐富經驗而形成的大量珍貴資料、材料，或是散落丟失，或被束之高閣，不能體現真正的價值。檔案服務方式比較滯后，信息資源互聯互通能力不足，讓數據多跑路、群眾少跑腿還未真正實現。

2.4 信息化水平亟待提高

多數基層檔案管理部門處于信息化初級階段，主要表現在：一是電子文件流通性不夠，僅限于查詢利用，未能充分融入數字中國戰略，尚未形成流動性的戰略資源。二是新技術應用水平較低。大數據、人工智能融入力度不夠，檔案服務與利用質效不高，無法跟上時代要求。三是檔案安全成為亟待解決問題。由于自主研發創新能力不足，大多數軟件都是購入，造成外部依賴性較高，一旦市場發生變化，安全防護系統抵御風險能力不足，造成檔案數據資源安全問題。

3 《實施條例》視域下基層管理部門的治理之策

面向新要求，基層管理部門要加強自身建設，加快治理模式轉型，將對法規制度的深刻理解轉化為更好履行為黨管檔、為國守史、為民服務職責使命的實際行動。

3.1 始終堅持檔案姓黨

國家領導人對檔案工作的重要批示中，著重強調要加強黨對檔案工作的領導。基層檔案部門要貫徹落實檔案工作重要批示精神，用黨的創新理論凝心鑄魂。牢記“國之大者”，提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力，緊緊圍繞中心大局謀劃和推進檔案工作。找準切入點和著力點，聚焦黨中央重大決策部署和實施重大國家戰略等，堅持以人民為中心的發展思想，發揮檔案存史資政育人作用。注重提升服務質效，推進工作理念和方法創新，提高檔案服務黨和國家工作大局、服務人民群眾能力本領，以檔案事業創新發展實際成效堅定擁護“兩個確立”，堅決做到“兩個維護”。緊緊圍繞中心大局研究謀劃檔案工作，加強與有關單位的協同配合，形成工作合力。要積極順應人民群眾對美好生活的向往，讓檔案的價值彰顯在為民所需、為民所用上。以檔案為據解決人民在生產生活中的矛盾糾紛，以檔案為憑證實人民在過去生活中的真實存在，以檔案為證讓人民更真切地感受歷史的宏偉，讓人民群眾的獲得感、幸福感與安全感因檔案而更加充實、更有保障、更可持續。

3.2 推動管理體制優化

一是積極探索體制創新。成立檔案管理工作小組，實行一把手親自抓、分管領導具體抓，一級抓一級、層層抓落實的工作推進機制，形成自上而下的檔案管理網絡體系。進一步加強制度建設，規范檔案管理，完善檔案庫房管理制度、檔案利用借閱制度等一系列檔案管理制度，狠抓工作落實，為檔案管理工作順利開展提供有力的組織和制度保證。二是加強資金支持。要積極向上級爭取資金，為信息化轉型和規范化建設奠定物質基礎。用足用好專項資金，提升軟硬件水平和服務能力。三是提升培訓質量。常態化開展檔案工作培訓，邀請專家對檔案的整理、掃描、裝訂、歸檔的具體流程和注意事項進行詳細講解，對常見的疑問進行說明和解答，進一步闡明歸檔要求、歸檔范圍、歸檔責任，提高干部職工對檔案工作的認識，群策群力推進檔案工作有序開展。

3.3 加強檔案資源建設

建立全面的檔案收集體系，按照《檔案法》《機關檔案管理規定》要求，做好“三合一”制度編制。要在收集目錄規范化上下功夫，綜合歷史研究的需求和對現代經濟社會有充分利用價值的基礎上，對單位檔案資源進行系統數據分析，建立合理、高效的檔案收集范圍，并且及時把各項重大活動中形成的照片、視頻資源納入收集體系，為精準化收集奠定基礎。要在收集流程上下功夫，充分考慮到資料的保存、整理、歸檔和共享，包括檔案整理、鑒定、掃描、數字化和存儲等各個環節，明確檔案收集的目的、方法、規范和流程，避免收集到不符合要求的檔案資料。比如按檔案規范化管理標準，將每年度所有歸檔的文件材料經收集、鑒定、整理、裝訂、編號、編目錄等規定步驟后，全部錄入計算機，做到分類科學，排列有序，并建立電子目錄，實現檔案的快速查閱和迅速傳遞。要在質量管理上下功夫，建立完善的檔案質量評估機制，包括評估標準、評估方法和激勵措施，同時加強對未歸檔文件資料的跟蹤管理，及時督促各部門、科室按時歸檔，做好檔案移交工作，保證各類文件、資料的齊全完整和規范。

3.4 深化檔案服務轉型

檔案工作的服務性突出表現在檔案利用工作環節。提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發編研檔案信息等。檔案部門應在服務形式上樹立“精品”意識，順應數字化發展趨勢，加快基礎設施建設，開發編制高質量、全方位的計算機檢索途徑，通過最快捷的檢索途徑把最全面、最有價值的檔案信息傳遞給利用者。比如在數字化深度算法的基礎上，利用大數據、人工智能技術提高檔案服務的針對性，滿足不同年齡階段、不同知識結構用戶的個性化興趣偏好，為用戶提供后臺信息推送，實現服務手段轉型。在滿足社會對檔案需求的同時，圍繞黨和政府的重點工作，多針對社會熱點、工作重點、行業難點，堅持調查研究，編報信息摘編和綜合研究專題材料，出編研“精品”，發揮決策“智囊”作用。比如國土檔案部門可根據政策調整，研究檔案中蘊含的治理經驗和先進做法，為應對新形勢、新任務為黨委政府提供一定的經驗參考。

3.5 助推信息化提檔升級

要將檔案信息化轉型升級作為落實《實施條例》的主攻方向，在技術應用、數據庫建設、互聯互通方面狠下功夫。一是加強技術迭代升級。在大數據、云計算等先進技術的發展基礎上，檔案部門可通過數據采集技術采集大量結構化與非結構化、組織內部和外部的數據，豐富數據類型。同時，物聯網技術幫助統籌檔案資源數據，實現物理設備和數字設備的全線連接，豐富檔案數據共享和利用的應用場景，將檔案由靜態的資源轉換成數字紅利。二是加強檔案數據專庫建設。根據單位數據結構和類型，根據重點工作需求，建設檔案專題數據庫，更好滿足需求。三是加強數據資源互聯互通。基層檔案部門要著眼于數據社會和政務服務發展要求，推進檔案數據產權、數據交易等關鍵性制度供給力度，積極搭建平臺，做好檔案數據分級管理和安全保護，打造數據湖，發揮好檔案信息化在促進新質生產力方面的獨特作用。

結語

新時代賦予檔案工作新使命，基層管理部門要扎實推進《檔案法》《檔案法實施條例》和“十四五”檔案事業發展規劃貫徹實施，統籌高質量發展和高水平安全，加大檔案工作數字化轉型和現代化建設力度，全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設，提升檔案工作科學化規范化水平，精準保障檔案法得到有效實施，固本強基、提質增效，為建設現代化國家貢獻檔案力量。

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作者簡介：董玉（1975—），大學學歷，金鄉縣自然資源和規劃局副研究館員，研究方向檔案管理和檔案利用。