基于六西格瑪理論文書檔案精細化管理研究

摘 要：文書檔案是反映黨務、行政管理活動的檔案。做好文書檔案管理、發揮文書檔案在行政管理中的重要價值，對推進機關、團體、企業事業單位治理體系、治理能力現代化具有積極的現實意義。本文以六西格瑪理論為研究視角，提出了文書檔案精細化管理內容，分析了基于六西格瑪理論下的文書檔案精細化管理現狀，在此基礎上提出文書檔案精細化管理具體途徑和內容，有利于提升文書檔案精細化管理能力和水平。

關鍵詞：文書檔案；精細化管理；六西格瑪

“文書檔案”是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，文書檔案包括永久保存和定期保存，前者主要包括政策性文件、重要會議、重大活動形成的文件材料、職能活動中形成的重要業務文件材料、重要問題請示及上級批示、機構演變及人事任免文件材料、憑證性文件材料等。定期保管的文書檔案主要包括一般性業務文件、一般性事務管理文件、一般性問題請示及批復等。文書檔案定期保存的期限又分為30年、10年。可見，文書檔案內容形式豐富，樣式多樣，核心在收集保存利用，文書質量直接影響文書檔案工作質量[1]。因此，要加強文書檔案精細化管理，樹立全生命周期理論，從文件到文書檔案的全流程管理，不斷提升文書檔案管理水平，推動文書檔案管理再上新臺階。六西格瑪（6σ）是一種現代管理策略，強調制定目標、收集數據并分析結果，從而降低產品及服務缺陷。近年來，六西格瑪管理理念逐步從產品管理逐步延伸至服務管理等各個方面，追求一種持續進步的管理哲學，其關注顧客需求、依賴統計數據、重視流程改善、改進服務水平等理念，與文書檔案精細化管理目標一致。因此，引入六西格瑪理論，推動文書檔案精細化管理具有積極的現實意義。

1 文書檔案精細化管理內容

在社會分工及各類服務不斷向精細化演變的同時，精細化管理作為一種全新的管理方式被應用于實際工作中[2]。作為一種更為先進、科學的管理方式，精細化管理將流程中的每一個環節進行精準把控，以求極致的標準和要求推動文書檔案管理高質量發展。就文書檔案管理來看，既包括實體內容管理的精細化，也包括程序流程管理的精細化，還包括思想理念的精細化等。

1.1 管理理念的精細化[3]

理念是行為的先導。文書檔案精細化管理，首先需要有精細化管理理念，要在思想上充分認識精細化管理的重大現實意義，把精細化管理的各項標準、要求落實到具體檔案管理之中。精細化管理理念應是前瞻性、科學性的，能夠適應新時代文書檔案管理特點和實際。此外，還要注重文書檔案管理責任的精細化，按照《檔案法》及其《實施條例》的規定和要求，明確歸檔文件收集、管理、利用職責，切實把各項精細化管理的要求落到文書檔案各環節與各方面。

1.2 管理流程的精細化

文書檔案管理包括收集、整理、保管、檢索、利用、編研、鑒定和統計八個步驟，其中核心步驟主要為收集、整理和利用。每一個步驟又包括若干細節，要按照精細化管理的標準和要求，進一步細化文書檔案精細化管理流程。例如，電子文書檔案歸檔包括電子文書檔案信息采集、歸檔、編目、管理和處置等若干環節，每一個環節都承擔著相應的具體任務和職責，通過精細化流程管理，將原本零散、復雜的文書檔案規范化、有序化，通過科學的流程優化設計，使文書檔案管理制度化、信息化。

1.3 管理資源的精細化

文書檔案管理資源主要是指文書檔案信息資源，既要按照《文書檔案保管期限表》中所列的“永久”“定期”管理范圍，做好文書檔案收集、整理和利用。也要按照《歸檔文件整理規則》做好文書檔案資源的規范整理，不斷豐富文書檔案資源，并使文書檔案資源更加的科學化與規范化，實現精細化管理。例如，公報、決議、記錄、議程、名冊等，做到應收盡收、應歸檔盡歸檔，同時要按照文書檔案資源價值，分別確定“永久”“30年”“10年”不同的保管期限。此外，從文書檔案整理的要求來看，要做好卷盒、裝訂等精細化，不斷提升文書檔案資源的精細化管理質量和水平。

1.4 管理制度的精細化

文書檔案管理具有很強的專業性。因此，要從制度內容設計上更加注重精細化、針對性和可操作性。具體來說，文書檔案制度的制定要符合《檔案法》及其《實施條例》的原則精神，制度要涵蓋收集、整理、利用、檢索以及銷毀等各個方面的內容，使制度內容、要求更為精細，增強制度的可執行力。

2 六西格瑪理論下的文書檔案管理現狀

從流程角度來看（見圖1），文書檔案管理始于文件資料收集，止于文書檔案統計，共8個環節，構成了文書檔案管理的整體。除了文書檔案鑒定、文書檔案統計外，其他6個環節構成了文書檔案管理的流程。其中文書檔案的收集、整理、利用發揮著核心作用。文書檔案收集是文書檔案管理的起點，基本目標是達到應歸檔盡歸檔，按照文件材料歸檔范圍將分散于不同部門、機構的文件材料集中于檔案館（室）。文書檔案收集是整個環節的起點，也決定著文書檔案管理質量的前提和基礎。文書檔案整理是按照檔案的國家標準、行業標準以及法律法規、規范性文件規定，尤其是《歸檔文件整理規則》等要求，將收集的歸檔文件資料按照組件、分類、排列、編號、編目等，使歸檔文件有序化。其中紙質文書檔案整理還需要修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文書檔案整理需要進行格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等。文書檔案整理是歸檔文件收集后的一項重要工作，整理的質量直接影響著檔案的利用效果。基于六西格瑪理論，通過文書檔案管理流程分析，發現潛在問題，為改善工作流程，提高文書檔案管理精細化水平，有利于文書檔案工作高質量發展（見表1）。

六西格瑪具有流程性特點，將文書檔案管理內容進行流程分析，通過分析找出問題，并及時進行完善。將六西格瑪理論應用于文書檔案精細化管理，共包括界定（Define）、測量（Measure）、分析（Analyse）、改進（Improve）、控制（Control）五個階段或步驟[4]。

2.1 界定（Define）

文書檔案屬于檔案一類，但文書檔案管理有其自身特點和規律，包括歸檔文件收集、歸檔文件整理、文書檔案保管、文書檔案檢索、文書檔案利用、文書檔案編研、文書檔案鑒定和文書檔案統計八個環節，涵蓋了從文件生成到文書檔案全生命周期。其中，“歸檔文件收集”是基礎、“歸檔文件整理”是關鍵、“文書檔案利用”是目的。利用六西格瑪理論界定文書檔案管理環節及其價值，為文書檔案精細化管理明確了方向和重點。

2.2 測量（Measure）

所謂測量，就是檔案管理人員全面評估文書檔案管理質量，并以數據形式展現文書檔案管理質量。圍繞歸檔文件收集、歸檔文件整理和文書檔案利用三個核心內容，從完整性、準確性、歸檔率等量化分析影響文書檔案管理質量因素，并在此基礎上進一步分析當前文書檔案管理流程的科學性。以歸檔文件整理中的案卷質量為例，應從文書檔案歸檔案卷的完整性、有效性等方面進行“測量”，并通過賦予其不同因素的不同權重，計算出測量結果，為下一步分析提供科學數據支撐。

2.3 分析（Analyse）

根據影響檔案案卷質量關鍵特性因素分析，結合文書檔案管理的特征和規律，并采用PDCA循環理論，以文書檔案管理的需求分析為出發點和落腳點，先采用定性分析，再采用定量分析，運用定性與定量分析相結合，重點分析文書檔案的完整性、系統性、有效性和規范性以及影響文書檔案管理流程及質量的主次原因，為后續持續改進提供依據。

2.4 改進（Improve）

按照六西格瑪理論，圍繞文書檔案規范、科學、完整及精細化管理目標，結合文書檔案管理業務流程，改進文書檔案管理流程中的弊端和不足，重點要完善歸檔文件收集、整理及利用業務流程，持續改進文書檔案管理業務流程內容，不斷提高文書檔案管理的科學化水平。

2.5 控制（Control）

控制階段就是指通過適當的措施，持續推進文書檔案精細化管理，包括持續改進歸檔文件收集方法、路徑，明確歸檔文件整理方式方法，把流程改進與流程管理融入文書檔案全生命周期的管理過程，并抓好文書檔案全程監督控制，始終圍繞精細化目標和要求，不斷改進文書檔案管理的質量。

3 基于六西格瑪理論的文書檔案精細化管理措施

新時代，文書檔案管理要始終圍繞精細化管理目標要求，運用六西格瑪等先進的管理理念，從界定、測量、分析、改進和控制等各個環節著眼，以文書檔案管理精細化助力文書檔案工作高質量發展。

3.1 界定

圍繞文書檔案管理現狀，既要做好紙質文書檔案的精細化，也要實現電子文書檔案的精細化。具體來說，就是要按照《檔案法》《檔案法實施條例》《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《檔案分類標引規則》等要求，精準界定文書檔案的歸檔范圍、保管期限、責任內容和和存儲載體等。

3.2 測量

從完整、系統、有效、分類以及封面、目錄、卷盒、電子文件等方面，結合影響文書檔案管理質量主要因素的不同權重，測算出影響文書檔案精細化管理的主要因素次和要因素，為后期精細化改進與控制奠定基礎。

3.3 分析

通過影響文書檔案精細化管理的主要因素和次要因素權重大小的測量結果，從完整性、系統性、有效性和準確性等角度進一步分析影響文書檔案精細化管理的主要因素和次要因素的內容、情形和現狀，為后期制定改進措施，提出控制方案提供有力參考。

3.4 改進

根據影響文書檔案精細化管理的因素，持續做好改進和完善工作。一是圍繞醫院醫療核心業務及健康宣傳職責等，進一步優化醫院文書檔案收集歸檔范圍，明確歸檔文件收集的重點，并提出歸檔文件收集、管理、利用的質量控制方案；二是進一步優化醫院文書檔案移交工作流程，包括紙質文書檔案和電子文書檔案，從流程的全面性、完整性和可操作性等方面持續推動并優化文書檔案移交的范圍、內容和重點等；三是主動與醫院各業務科室之間的溝通聯系，按照全生命周期理念，強化文書檔案的歸檔指導，根據文書檔案歸檔的標準和要求做出相應的指導；四是進一步做好規章制度的修訂和完善。按照文書檔案精細化管理的具體要求，了解歸檔文件形成情況，以及歸檔文件整理效果，從制度上不斷修訂和完善，增強制度的執行力；五是進一步增強服務意識。醫院檔案管理部門要切實提高文書檔案服務的意識，做好檔案室文書檔案查詢、檢索和利用跟蹤統計工作，針對利用頻次較高的文書檔案，要拓寬其查詢、檢索和利用渠道，提高檔案利用質量；六是進一步做好文書檔案的集體和個人表彰獎勵。按照《檔案法》及其《實施條例》的法規精神，對在文書檔案收集、整理和利用服務中表現突出的單位或個人，要及時予以表彰和獎勵，做好先進事跡的總結和宣傳，樹立正向引導。

3.5 控制

把醫院文書檔案工作納入醫院目標績效考核范疇，根據考核結果兌現相應的獎懲。進一步細化明確文書檔案管理責任部門及責任人，按照醫院制定的文書檔案歸檔范圍和保管期限，組織人員進行對照檢查，按照完整性、系統性、有效性、正確性以及文書檔案分類、材料質量等評估文書檔案歸檔的質量，發現問題及時解決。記錄工作日志，定期總結改進效果及有待繼續完善的環節[5]。

結語

六西格瑪是一種先進的管理方法，也是一種管理精神、目標和做事情的態度和方法。將六西格瑪管理理論應用于醫院文書檔案管理工作，不斷提升文書檔案管理的精細化，從文書檔案精細化界定、測量、分析、改進和控制五個環節，全流程精細把控，不斷提升文書檔案管理能力和水平，為醫療衛生事業發展提供信息支撐，發揮文書檔案最大化價值[6]，助力醫院實現高質量發展。

參考文獻

[1]王麗巖.淺議文書檔案管理的特點及趨勢[J]辦公室業務，2013（6）：93-93，95.

[2]王濤.精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析[J]云南檔案，2021（4）：56-57.

[3]吳曉行.知識管理視域下企業檔案精細化管控模式研究[J]辦公室業務，2023（20）：152-154.

[4]劉寧.六西格瑪理論在疾控檔案精細化管理中的應用[J]蘭臺內外，2020（13）：15-16.

[5]陶巖.六西格瑪應用于企業檔案精細化管理初探[J]檔案學通訊，2009（3）：91-94.

[6]林英華.文書檔案精細化管理理論與實踐研究[J]蘭臺內外，2023（36）：19-21.

作者簡介：宋平（1982—），碩士學位，成武縣人民醫院黨政辦館員，主要從事綜合檔案管理研究。