高校科研經費報銷存在的問題及解決措施

［摘 要］高校作為科學研究和創新的重要場所，需要充分利用科研經費支持科學實驗、學術研究及創新項目開展。科研經費的合理使用和精確報銷對于高校的科研工作至關重要。然而，由于受各種因素的影響，高校科研經費報銷面臨著一系列問題和挑戰。文章從高校科研經費管理概念出發，闡述高校科研經費報銷流程，分析當前高校科研經費報銷過程中普遍存在的問題，從加強宣傳與認識、強化科研經費報銷監管、優化財務報銷流程、完善科研經費管理制度、構建信息共享平臺等方面提出相應的解決措施和建議，以期提高科研經費報銷的效率和效果，促進高校財務管理和科研管理協調發展。

［關鍵詞］高校；科研經費報銷；經費管理

［中圖分類號］G47 文獻標志碼：A

科研經費是科研工作的命脈。國家統計局數據顯示，2022年全國共投入研究與試驗發展經費30782.9億元，同比增長10.1%。其中，高等學校經費2412.4億元，同比增長10.6%。科研經費投入的逐年增長凸顯了科研經費管理的重要性。科研經費的報銷作為高校科研管理工作中一個至關重要的環節，其直接關系科研項目的順利開展和經費使用合規性。但隨著高等教育事業快速發展和科研經費投入的不斷增加，科研經費報銷的規模和頻次逐漸提高，實際操作過程中存在的問題不斷涌現，不僅影響了報銷的效率和效果，還對高校的財務管理和科研管理產生了負面影響。因此，針對高校科研經費報銷存在的問題及其對策進行研究具有重要的現實意義和理論價值。

1 高校科研經費管理概念

高校科研經費管理是指高校按照國家有關科研經費管理規定，結合自身實際制定的關于科研經費的管理方法。高校的科研經費主要來源于國家、地方政府科技發展計劃以及企業或國內企事業單位的技術開發、技術轉讓、技術服務、技術咨詢等項目經費［1］。在高校科研經費管理工作中，高校財務人員是核心力量，主要負責經費的撥付、核算、結算和審計等工作。科研項目負責人負責科研項目預算的編制和經費的使用監管，是科研項目的主要執行者。科研管理部門是科研經費管理的協調者和監督者，負責制定和完善科研經費管理制度，組織科研項目立項、評審和結題等工作，對科研經費使用情況進行監督和檢查。審計部門人員是科研經費管理的外部監督者，負責對科研經費使用情況進行定期審計和專項審計，發現和糾正經費使用過程中的違規行為和浪費現象。科研團隊的成員、參與項目合作的外部單位人員等，其雖然不直接參與科研經費管理工作，但也需要了解相關管理規定，遵守經費使用要求，確保科研項目順利進行。

2 高校科研經費報銷的內容和流程

高校涉及的科研項目繁多且廣泛，經費的開支涉及差旅費、材料測試費、儀器設備購置費、郵寄費、會議費、版面費、業務招待費等多方面，在報銷過程中，雖然具體流程會因學校規定和項目要求而有所不同，但從申報到最終付款的整體流程基本一致［2］。

以國內某N大學的科研經費報銷流程為例，其科研經費的報銷流程主要包括以下幾個步驟：

首先，報銷經辦人準備報銷材料，按照要求進行貼票。同時，項目負責人或者項目負責人授權的人員登錄網上報賬系統，選擇對應的項目進行預約單申報，對報銷經濟分類、金額、附件張數等填列后，上傳附件內容，提交項目負責人審批。

其次，項目負責人在審批系統查看附件中的發票、付款等信息是否可支出，并進行審批簽章，通過或者駁回。

最后，將審核通過后的網報單打印出來，將網報單和發票的附件信息提交至財務部門，財務部門對報銷材料進行復審，審核是否符合報銷要求。5萬元以下報銷材料齊全且符核報銷規定的予以報銷，超過5萬元限額的提交上一級領導審批通過后，進行會計制單，生成會計憑證，再提交給復核人員對賬務進行復核檢查，確認無誤后，由出納進行支付。

3 高校科研經費報銷現存問題

3.1 報銷內容與項目實施不符

有些高校的科研經費管理制度存在缺陷，經費使用計劃不具體、執行不嚴格，監督管理不嚴格，導致報銷內容與項目實施不符的情況頻頻出現。一是預算脫離實際開銷，在開支上沒有明確的計劃，資金被用于不恰當的地方，更有甚者為套取現金，購買與實際支出不符的發票或虛構勞務交易。二是違規購買設備，有些科研項目負責人會以項目名義購買與項目無關的設備，或者購買設備的價格遠高于市場價格，然后將這些費用納入報銷范圍，損害科研項目的純粹性。

3.2 報銷內容公私混淆

科研經費報銷的范圍廣泛，但總體來說都是與科研項目實際研發工作相關的費用，不包括個人或家庭支出等費用。然而在實踐過程中，一些科研項目負責人誠信意識淡薄，為了獲取不正當利益，將與項目無關的支出，如私人電話費、交通費、旅游費等混入科研項目支出中，或者將家庭購物、生活開支等偽裝成項目相關費用進行報銷，試圖通過財務審核并獲得報銷［3］。這種問題的存在，不僅會導致科研經費浪費和不正當使用，還會影響科研項目的質量和信譽。

3.3 財務報銷流程煩瑣復雜

由上述高校科研經費報銷流程可見，科研項目負責人在報銷過程中需要經過申報、審批、審核和付款等多項程序，涉及多個部門和人員，流程較為煩瑣，報銷要求嚴格。如果涉及不同院系或不同部門的費用，還需要經過多個審批環節和審核程序，若遇發票缺簽字、票據粘貼不當、附件內不合格、缺少重要支付記錄等問題，還會被駁回再次循環該流程，報賬人需多次往返，降低了報銷速度。由于財務報銷耗時耗力，報賬人常集中在期末報賬，影響資金使用效率［4］。

3.4 科研人員規范使用經費意識不強

很多學校科研人員的主要任務就是科研，在項目經費的使用和報銷方面不會過多關注，因而科研人員在經費管理方面缺乏相關培訓，不了解經費使用的規定和要求，對經費使用和報銷的政策、程序和要求缺乏充分的了解，也就意識不到科研經費的嚴肅性和規范性，存在隨意支配和使用經費，不按照預算和項目計劃進行合理使用的情況，造成經費使用混亂或超支等問題。同時，高校內對于科研項目的經費使用缺乏有效的監督和約束機制，個別科研人員存在追求個人利益、不遵守規定的行為，導致經費使用不規范。

3.5 財務與科研人員專業不互通，信息不共享

在高校的組織架構中，財務人員和科研人員所屬的專業領域不同，雙方的專業背景和關注點存在差異，加之學校缺乏信息共享平臺和渠道，導致財務部門和科研部門之間的信息流通不暢，財務人員無法及時了解科研項目的進展情況、預算執行情況等，科研人員也無法獲取財務報銷的具體流程和注意事項，導致科研項目的執行效率低下，甚至因為缺乏資金支持而無法完成。同時，由于業財部門之間缺乏高效的溝通渠道，財務人員難以指引報賬人員完成報銷流程。加之審計新要求以及財經制度的不斷變化導致報賬人難以及時了解政策變化，易引發不滿和沖突，增加報銷難度，影響報銷進程。

4 高校科研經費報銷優化策略

4.1 加強宣傳與認識

要優化高校科研經費報銷，加強宣傳與認識是首要任務。高校需要通過內部通知、會議、培訓等方式，向科研人員廣泛宣傳經費管理政策和要求，確保科研人員充分了解相關政策，包括經費的使用規定、報銷流程、憑證要求等，提高認識水平。同時，為科研人員提供詳細的經費管理指南和手冊，包括經費使用的具體流程和操作步驟，示范正確的報銷憑證的填寫方式，幫助科研人員更好地理解和遵守經費管理要求。此外，組織經費管理的案例分析和經驗分享活動，邀請有經驗的科研人員分享其在經費管理方面的實踐和經驗，讓科研人員更好地認識經費管理的重要性和注意事項。高校領導在科研經費管理方面要發揮示范作用，深化科研人員對經費管理的認識和重視。

4.2 加強科研經費報銷監管

針對當前高校科研經費報銷中存在的不合規報銷等問題，除了必要的審批，高校還應進一步加大科研經費報銷的監管力度，加強對科研經費報銷的內部控制，充分發揮內審機構的作用，對科研經費報銷進行定期審計和檢查，通過對報銷數據的分析和預警，發現潛在的違規行為和風險點。此外，高校科研經費事關科技發展，尤其是國家科研項目，經費的每一筆支出都必須合理合法。為此，高校應加強科研經費報銷的信息公開，將報銷信息公示在校園網上，接受監督和舉報，并建立舉報獎勵制度，鼓勵師生積極參與監督工作。對于科研人員，高校可以建立科研人員誠信檔案，記錄科研人員的報銷行為和誠信表現，作為今后審批和評估的參考依據。針對科研經費報銷中存在的違規行為，采取相應的處罰措施，維護學校的利益和聲譽。

4.3 優化簡化財務報銷流程

財務報銷流程之所以煩瑣，很大一部分原因在于審批復雜、報銷材料要求較高。為此，要優化科研經費財務報銷流程。首先，從報銷材料的簡化入手，評估當前的報銷材料要求，減少不必要的材料和煩瑣的填寫流程，只要求必要的憑證和文件，避免給科研人員帶來額外的負擔。其次，根據科研項目的特點和需求，精簡財務報銷流程，減少不必要的環節和手續，提高報銷效率。例如，實行“一站式”報銷，將報銷環節整合為一個流程，減少科研人員來回奔波的時間和精力。同時，明確報銷各個環節的責任和權限，減少不必要的審批環節和重復工作。第三，對于一些緊急科研項目或者小額經費報銷，高校可以建立快速審批機制，簡化審批流程，提高審批效率。比如，實行“綠色通道”審批制度，為這些項目提供優先審批服務。此外，在財務報銷過程中，各種原因可能導致一些錯誤或延誤。高校可實施容錯機制，為科研人員提供一定的容錯空間，避免因小錯誤導致報銷失敗或延遲［5］。最后，為提高科研人員對報銷流程和要求的熟悉程度，學校可建立自助服務平臺，為科研人員提供在線的報銷指南、視頻教程等，讓科研人員能夠自主地了解和操作報銷流程。

4.4 完善科研經費管理制度

科研經費管理涉及預算、審批、資產管理、績效評估等多方面工作，必須以完善的規章制度為保障，在制度的約束和引導下科學有序地推進，以提高科研經費的使用效益和管理水平。具體來說，一是根據科研項目的特點和需求，建立科學的預算管理制度，明確科研經費的開支范圍、標準和審批程序等，確保科研經費的合理使用和有效管理。二是推行全面預算管理，將科研經費納入全面預算管理體系，實現科研經費的全過程管理，包括預算編制、審批、執行、調整和決算等環節，保障科研經費使用的透明度和規范性。三是建立科研經費使用情況報告制度，科研項目負責人要定期向學校報告科研經費的使用情況，及時發現和糾正違規使用經費的問題。四是建立科研項目績效評估制度，對科研項目的經費使用效益、研究成果質量和完成情況進行評估，促進科研經費的合理使用和有效管理。五是建立完善的科研資產管理制度，規范科研設備的采購、使用、處置等環節，防止國有資產流失和浪費。

4.5 構建信息共享平臺和數據庫，簡化管理過程

構建信息共享平臺和數據庫是簡化高校科研經費報銷流程、提高科研經費報銷效率的重要手段。高校應創建一個在線管理系統，在項目負責人、項目部門、科研部門、財務部門及審計部門之間建立一種緊密的合作關系，形成五方聯動工作機制，提高科研經費報銷的管理水平。

一是項目內容共享。各部門通過各自管理頁面完成相關工作，項目負責人錄入基礎信息；項目部門查詢項目情況；科研部門結合線下文件進行立項；財務部門匹配到賬資料與科研項目進行財務立項，利用系統平臺開展預算審核、報銷比對、實時管理把控，減少項目串項，便于調整支出；審計人員可高效調取已審數據，實現結果共享與互認，提高工作效率。

二是項目流程共享。基于共享系統，項目負責人可實時查詢項目立項、資金、流水、余額等信息，便于規劃、比對預算差距，調整用款方案。財務人員可調取結題項目，查詢金額，及時清賬，避免資金浪費。科研部門查詢余額，了解進展，防范票據多簽，統計結題清零項目。審計部門可及時了解進展，選擇合適時點進行審計。

在此基礎上，引入移動端報銷功能，方便科研人員隨時隨地通過手機或平板電腦等設備提交報銷申請，上傳發票等材料，實現快速報銷。同時，高校可以建立發票數據庫，將科研人員提交的發票信息進行匯總和整理，方便財務人員進行查詢和審核。該數據庫還可以實現發票的真偽鑒別、重復報銷檢查等功能，提高報銷工作的準確性和效率。除此之外，還可以建立科研經費數據共享和分析平臺，對科研經費數據與其他相關數據進行整合和分析，為學校管理層提供決策支持。例如，通過對科研經費的投入、產出、效益等方面的數據分析，評估學校的科研實力和學科發展情況，為學校的戰略規劃提供參考。

5 結語

科研經費報銷是高校財務管理工作中一個重要的環節，關系到科研項目的順利開展和高校的財務管理水平。針對當前科研經費報銷現狀，高校需“對癥下藥”，積極采取優化措施，在不斷探索和改進過程中找到更加科學、高效、規范的科研經費報銷途徑，形成良好的經費使用環境，提高科研項目的執行能力和成果產出，為推動科研事業發展提供有力保障。

參考文獻

［1］任志宏.“放管服”背景下高校科研經費報銷制度優化研究［J］. 理財，2023（8）：87-88，91.

［2］溫宇迪.“放管服”下的高校科研經費風險管控措施研究［J］.財經界，2023（15）：39-41.

［3］孟亞茹.高校科研經費報銷的現實困境、內在誘因與優化路徑［J］.行政事業資產與財務，2023（9）：86-88.

［4］毛紅亞. 高校科研經費財務報銷模式優化探索［J］.中國農業會計，2023，33（3）：15-17.

［5］丁淑芹，趙雪婷.高校科研經費報銷存在的問題及對策研究［J］.中國管理信息化，2022，25（21）：52-56.