高校固定資產檔案管理探究

［摘 要］檔案是高校各項事業得以發展的基礎，固定資產檔案管理不僅是固定資產管理工作中不可或缺的一環，也是檔案工作中的重要組成部分。文章以高校固定資產檔案管理為研究對象，注重分析高校固定資產檔案管理工作中存在的問題，并針對問題提出高校固定資產檔案管理的對策，以期為高校提升固定資產檔案管理水平，提高固定資產檔案的使用效率提供參考。

［關鍵詞］高校；檔案管理；固定資產

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.053

［中圖分類號］G647 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）20-0-03

0" " "引 言

固定資產是高校順利開展教學、科研和管理工作的物質保障。隨著我國對高等教育的投入不斷增加，以及重視程度不斷提高，高校固定資產的數量越來越多、種類越來越豐富，固定資產的管理難度也隨之增大。資產檔案管理作為固定資產管理中重要的一環［1］，也面臨更多困難和挑戰。加強固定資產檔案管理不僅有助于提升固定資產管理水平、優化固定資產配置、防止國有資產流失，還能促進高校提高固定資產使用效率，實現高校高質量發展。

1" " "高校固定資產檔案管理工作中面臨的問題

1.1" "資產檔案管理制度不完善，執行力不足

第一，部分高校缺乏獨立的固定資產檔案管理制度，通常以單位整體的檔案管理章程為執行依據，缺乏針對性。一方面，現有的規章制度對固定資產檔案的歸檔主體界定不夠清晰，檔案管理人員的職責劃分不夠明確，缺乏對業務操作和流程的標準化管理。另一方面，缺乏以固定資產為對象的檔案收檔范圍、檔案資源價值甄別、檔案組卷規則等方面的規范。第二，部分高校的固定資產檔案管理制度是完善的，但是執行力度跟不上，普及不到位，在高校日常管理中經常發生忽視、無視制度，跨越流程的業務操作問題，導致固定資產檔案在產生時就是不完整、不可靠、缺乏真實性的。比如，在登記固定資產入庫信息時，存在資產信息登記隨意或滯后的問題，這就造成了固定資產檔案資料或信息不齊全，從源頭上導致固定資產檔案資源缺失，影響了檔案信息的可靠性、完整性與真實性。

1.2" "資產檔案管理工作不成體系，難以整合數據信息

從檔案管理工作體系來看，固定資產檔案資料收集與歸檔的權責劃分往往會出現重疊或者“兩不管”的現象，固定資產檔案管理工作缺乏統一的領導。資產處作為固定資產的統籌管理部門，主導資產從規劃、采購、使用到報廢處置等環節的各項工作，因此大部分的固定資產檔案都會匯集到資產處。但資產處的主要職責是合理采購資產、配置資產及安全管理資產，因此在對資產檔案的管理上并不如檔案室專業。而檔案室作為全校檔案管理工作的主導部門，又缺乏對固定資產管理的專業知識，同時固定資產的直接使用部門或個人的權責也有限，這就造成了檔案室無法顧及固定資產檔案管理工作的細節，資產處、資產直接保管部門或個人又無法全面負責固定資產檔案管理工作的兩難局面。另外，從各部門工作的側重點來看，資產處與財務處的功能和職責不同，資產處注重的是資產采購與管理，而財務處則注重資產賬目的金額正確與否，加之資產管理系統與財務系統往往是獨立存在的兩個系統，缺乏數據共享平臺，導致固定資產檔案的數據無法整合到一起，會出現資產與財務賬實不符的問題，從而影響對固定資產檔案信息的利用效率。

1.3" "信息技術手段應用不夠充分，電子檔案存在安全風險

目前，多數高校仍采用傳統的固定資產檔案管理方法，即手工進行檔案資料歸檔、分類、查詢等工作，或停留在使用電子文檔或表格的階段［2］。雖然部分高校采用了信息化手段開展固定資產檔案管理，但對系統操作仍不熟練或是很少使用，不僅工作效率低，也容易出差錯。由此可見，高校目前的固定資產檔案管理方法已無法滿足資產檔案管理工作要求。此外，工作中大量使用信息技術手段，也意味著會增加電子檔案信息安全風險。一方面，操作人員對資產管理系統使用不熟練，如操作失誤，會造成資產信息丟失；資產條碼標簽容易被人為破壞、撕毀，造成賬實不符。另一方面，從電子檔案的保存環境來說，固定資產電子檔案對特定存儲介質有很強的依賴性，一旦存儲介質遭受破壞或自身發生故障，會造成無法挽回的損失。

1.4" "缺少資產檔案管理方面的復合型人才，相關管理人員專業素質不高

實際上，多數高校缺乏兼具資產管理與檔案管理能力的復合型人才。檔案管理人員欠缺固定資產管理的專業知識，而固定資產檔案管理要求檔案管理人員從資產管理的角度出發去整理資產檔案，以便能夠提高固定資產管理水平。同時，資產管理人員也欠缺檔案管理經驗。固定資產檔案管理人員在編研工作中缺乏主觀能動性，不利于資產檔案信息的深入挖掘與利用。此外，信息化時代對檔案管理人員或資產管理人員提出了更高的要求，即能夠熟練使用信息技術手段。而高校缺乏能熟練運用信息技術的復合型人才。另外，部分高校資產管理員和檔案管理員專業素質不高，影響固定資產檔案管理質量。比如，有的資產管理員并不是資產的直接使用人，在填制教學、科研設備的資產卡片時，對專用設備并不熟悉，不了解其功能和屬性，再加上與專業教師溝通不到位，甚至是不溝通，也不去實地核實資產，從而錯填一些資產信息；有的資產管理員責任心不強，或精力有限，忽略了一些很重要但非必填的字段，如不填寫質保期，導致設備需要檢修時，不知其保修年限，也不知如何聯系售后；而有的檔案管理員不具備辨別、分析以此為基礎產生的資產卡片、資產盤點表等檔案材料是否符合歸檔要求的能力，這就會導致資產信息不完整，提高賬實不符問題的發生概率，人為降低資產管理軟件的使用效率。

2" " "高校固定資產檔案管理的對策

2.1" "完善資產檔案管理機制

2.1.1" "強化制度建設，規范工作流程

高校應根據自身的辦學規模及業務內容，在現有檔案管理制度的基礎上強化制度建設，規范工作流程。具體而言，檔案室應與資產處合作設計一套適用于固定資產檔案管理的專用制度、編目規則與操作流程，并在規章制度中予以明示。在檔案資料收集、分類的階段，根據固定資產的生命周期，資產在取得、使用、退出使用的環節都會產生不同的檔案資料，那么在收集檔案資料時應有側重點。另外，在收集檔案資料的同時還要對檔案資料是否具有收檔價值進行鑒定。一方面，要鑒定資料內容的真實性和完整性，如要檢查合同的簽訂日期、法人簽章等是否完善、有效；另一方面，要鑒定哪些是具有存檔價值的資料。因此，在擬定規章制度時應明確規定哪些材料應列為資產檔案的收集對象，并明確各責任單位應該對哪些資料進行收集歸檔。例如，權屬證明、采購合同、統計報表等是具有收檔價值的資產檔案，可由資產處負責收集鑒定并移交至檔案室歸檔；而資產卡片、設備使用說明書、保修卡等則可交由資產直接使用者收集保管。這樣既可以分清檔案管理工作的主次，也可以避免互相推諉責任。在整理編目階段，科學的編目規則是檔案合理分類的前提［3］。資產檔案編目的關鍵在于按照資產內容的主要特征，在每個資產項目生命周期的不同階段都使用統一的關鍵詞和分類體系。在避免近似項目之間的檔案資料相互混淆的同時，使同一項目內的資料具有銜接性，可通過其中一環向前或向后檢索查詢。資產檔案信息不是割裂存在的，一套適用于資產檔案的編目規則便于將不同類型的資產檔案整合在一起，從而提高檢索速度與準確率，以及檔案的服務質量和信息價值。在檔案校對、存儲的階段，要重點核對檔案編目信息的準確性和一致性，按照既定的編目規則有序存放檔案資料。對于檔案交出方，要做好移交清單的記錄，辦好移交手續，按時完整地移交至檔案管理部門。對于檔案接收方，要做到應收盡收，做好接收記錄，及時整理儲存檔案資料，對接收的紙質檔案和電子檔案的完整性、安全性負有保障責任。

2.1.2" "按章辦公，履行職責

在建設資產檔案管理機制的過程中，要把各項規章制度落到實處。一方面，要明確各個環節、各項工作、每項資產的責任主體，深化檔案管理員隊伍建設和作風建設，做到責任到人，嚴格落實高校黨風廉政建設，規范辦事程序，增強員工服務意識，提高服務質量；另一方面，要加大資產檔案管理制度、工作標準及流程的宣傳力度，擴大相關政策法規的普及范圍。進一步修訂和完善固定資產檔案管理流程，并編印成冊，組織全體教職工學習。全面落實檔案工作責任制，優化檔案工作檢查考核機制，將檔案工作納入年度考核體系［4］。

2.2" "加強各部門溝通合作，實現數據共享

資產檔案的一大功能是通過對資產信息的收集、整理、分析，形成具有利用價值的數據，以防止國有資產流失，促進保值增值，進行資產管理決策［5］。同時，檔案管理工作不是孤立進行的，特別是固定資產檔案管理工作。要想將固定資產檔案管理工作系統化，就要建立檔案室與資產處、資產處與各資產使用部門、資產處與財務處之間的多向溝通機制。以檔案室為領導，發揮資產處中間樞紐的作用，強化資產處與資產使用部門的溝通和交流。首先，要確保各部門資產使用人或保管人知悉自己控制的資產狀況。各部門資產管理員要掌握所屬權限下部門的資產信息，做好部門內部資產變更、處置、維修等檔案資料的收集整理；涉及跨部門業務操作的，如跨部門的資產變動、人員變動，要及時與資產處溝通，聯合辦好資產檔案資料交接手續。其次，資產處要掌握各資產使用部門的資產使用狀況與配置情況，以減少資產閑置浪費或資產緊缺無法滿足工作需求的情況。最后，資產處與財務處要做好工作對接，加強數據共享。資產卡片作為一項會計憑證，銜接資產處登記資產的工作和財務處的記賬工作，是實現賬實相符的關鍵點。財務處要在做好與資產處工作對接的基礎上，全面掌握資產卡片，然后對資產數據進行統籌分析，做好資產采購預算編制，以合理配置資金，從而形成合理采購、合理配置資產的良性機制。

2.3" "推進固定資產檔案管理信息化建設，保障電子檔案的安全性

2.3.1" "推進固定資產檔案管理信息化建設

第一，使用專業的資產管理系統，將固定資產信息錄入系統，使其形成能夠被統計分析的數據。第二，搭配使用資產條碼信息技術和手機客戶端應用，隨時、隨地掌握資產的使用狀況，提高資產盤點與日常管理的工作效率，減少賬實不符的情況，保證實物資產第一手數據資料的完整性、真實性和可靠性［6］。但需要注意的是，如果使用條碼信息技術，則要維護好資產標簽，若有缺失要及時補簽，避免影響資產盤點工作，保證對資產的日常維護，以及資產檔案信息鏈的完整性。

2.3.2" "保障電子檔案的安全性

要想保障固定資產電子檔案信息的安全性，一方面要按需賦予用戶不同的等級權限，規范其權限內的操作行為，減少人為因素造成的資產信息缺失或被篡改的問題；另一方面，要定期檢查硬件設施、備份數據，特別是要定期檢查服務器的運行情況，如果發現異常要及時備份并與技術方聯系進行解決，注意管理存儲介質的存放環境，做好防火、防塵、防水等防護措施。

2.4" "建立責任中心，培養專業性人才

固定資產檔案管理工作是一項綜合固定資產管理與檔案管理的復雜性工作。因此，高校需要培養跨領域的復合型人才。首先，高校要通過宣傳、培訓的方式提高每位教職工的綜合知識水平。一方面，要加強教職工對國有資產重要性的認識，使其樹立維護國有資產、防止資產流失的意識；另一方面，要加強檔案管理知識的普及，明確固定資產檔案是維護好國有資產的重要保障。其次，以個人為單位，建立個人責任中心，制定與績效相掛鉤的獎懲制度，增強各資產使用人或保管人的責任心與工作熱情，同時也要培養其認真謹慎的工作態度。再次，以資產處為主導，對各部門資產管理員做好固定資產基礎知識與資產管理技能的培訓；以檔案室為主導組織好針對各部門檔案管理員的資產檔案收集、整理、歸檔等技能培訓；再由資產管理員和檔案管理員聯合做好本部門其他教職工的培訓，以點帶面，層層遞進。最后，組建固定資產檔案管理工作群，定期舉辦工作交流會，互相學習并反饋問題。

3" " "結束語

固定資產檔案管理是一個長期且復雜的過程，需要持續地投入大量的時間、人力和物力。高校在固定資產檔案管理過程中面臨諸多問題，如資產檔案管理制度不完善，資產檔案管理工作不成體系，信息技術手段應用不夠充分，以及缺少資產檔案管理方面的復合型人才等。基于此，高校要完善資產檔案管理機制，加強各部門溝通合作并實現數據共享，推進固定資產檔案管理信息化建設，保障電子檔案的安全性，以及建立責任中心并培養專業性人才等，以此提高固定資產檔案管理水平。

主要參考文獻

［1］趙雨恒.加強高校國有資產檔案管理的重要性及常見問題分析［J］.蘭臺內外，2021（31）：37-39.

［2］劉麗敏.數字化時代檔案管理信息化建設探微［J］.蘭臺內外，2024（4）：22-24.

［3］陳華.高校國有資產檔案管理工作分析［J］.中外企業家，2019（19）：137.

［4］本刊訊.中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》［J］.中國檔案，2021（6）：18-23.

［5］黃尊嚴.國有資產檔案管理工作存在的問題分析及解決措施研究［J］.蘭臺內外，2023（9）：54-56.

［6］張旭芳.智能化技術在檔案信息化建設中的應用［J］.蘭臺內外，2023（31）：31-33.