智慧化時代檔案管理信息化面臨的挑戰與對策研究

摘 要：數字檔案、大數據分析、人工智能等技術在檔案管理中的應用為信息化注入了新的活力。但是，隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化面臨著技術創新和信息安全的雙重挑戰。數字檔案的長期保存、信息檢索的智能化以及網絡數據安全問題亟待解決。檔案管理者既需要從線下管理向在線上管理轉變，還需要一系列的組織架構調整、人員培訓和管理理念更新，唯有如此，才能使檔案管理更適應智慧時代帶來的諸多變化。

關鍵詞：智慧化；檔案管理；信息化；數字化

智慧化浪潮背景下，檔案管理不再局限于傳統紙質檔案的保管與利用，而是轉向數字化和智能化。在這一背景下，檔案管理信息化成為提升管理效能、推動信息傳遞的必然選擇。智慧化時代對檔案管理信息化的要求是必然的。這既是檔案事業向前發展的趨勢，也是應對信息化時代帶來的新挑戰的必然選擇。只有不斷推進檔案管理信息化，充分利用智慧化技術手段，才能更好地保護檔案數據，提升服務水平，實現檔案事業的可持續發展。

1 智慧化時代檔案管理信息化的重要意義

1.1 有利于實現檔案信息的永久保存

檔案承載著一個社會的歷史、文化和價值觀。在智慧化時代，檔案管理信息化促進檔案的文化傳承與積累。通過數字技術，我們可以更好地保留歷史文獻、古籍等珍貴檔案，實現文化遺產的永久保存[1]。這不僅有助于后人更好地理解和傳承文化，也為檔案信息開發和利用創造了條件。智慧化時代檔案管理信息化的核心在于數字化，即將傳統紙質檔案轉化為電子文件。數字化檔案具有無損復制、高效檢索和便于傳輸的優勢，為檔案資源信息的永久保存提供強有力的技術支持。通過采用先進的數字存儲技術和數據備份機制，可以有效防范信息丟失的風險，實現檔案信息的長期保存。此外，在智慧化時代，各國紛紛制定信息保護法規，明確檔案信息的收集、存儲、傳輸和使用等方面的規范，這為確保檔案信息的安全和永久保存提供有力的法律保障。

1.2 有助于提高檔案管理效率

智慧化時代，檔案管理信息化對于提高管理效率具有顯著的優勢。通過引入智能搜索、大數據分析、智能化存儲等先進技術，可以更好地滿足日益增長的檔案管理需求，使檔案管理更加高效、便捷、安全[2]。在智慧化時代，傳統的檔案檢索方式已顯得滯后。信息化為檔案管理帶來智能搜索和檢索機制，基于人工智能和自然語言處理技術的檔案檢索系統能大幅提高檢索的精準度和效率，用戶能夠通過簡潔明了的查詢接口，迅速獲得所需檔案，避免煩瑣的手工查找，提高管理效率。在智慧化檔案管理中，大數據分析發揮著重要作用。通過對大量檔案信息的深度挖掘，可以發現數據背后的關聯規律，為決策提供科學依據。決策支持系統的建立使得管理者能夠更全面地了解檔案體系的運行狀況，從而做出更為明智的管理決策，提升整體管理效能。智慧化時代的檔案管理需要更為安全和智能的存儲與保護機制。利用云存儲、區塊鏈等新興技術，檔案信息可以更好地實現分布式存儲和多層級保護，大大提高了數據的安全性和穩定性。智能化的存儲體系不僅提升了信息的可靠性，還增進了檔案管理的整體效率。

1.3 有助于提升檔案資源利用的效率

通過數字化存儲、智能化分析和網絡共享，推動檔案資源的現代化轉型。在技術賦能背景下，不僅使得檔案工作更為便捷高效，也為各領域的研究者提供了更廣闊的信息空間，展現了檔案在智慧化時代的新活力[3]。檔案管理信息化使得檔案資源可以通過更為智能化的方式進行分析，更好地服務于學術研究和社會決策。智能算法能夠從大量檔案數據中挖掘潛在的關聯，為研究者提供更全面深入的信息，智能化分析不僅實現檔案資源的深度利用，還為政府和企業提供更有力的數據支持。智慧化時代的檔案管理信息化還極大地促進檔案資源的網絡共享與傳播。通過云計算、大數據等技術，檔案資源得以在全球范圍內實現高效的網絡共享。這種開放共享的方式有助于推動國際學術合作，促進文化傳承與交流。

2 智慧化時代檔案管理信息化面臨的主要挑戰

2.1 檔案信息化管理手段更新滯后

傳統檔案管理系統往往受困于保守的管理觀念，難以適應多元化、動態化的管理需求[4]。一方面，隨著科技的飛速發展，新興技術不斷涌現，但檔案管理信息化的更新速度滯后于技術變革。部分檔案機構仍然采用傳統的信息管理系統，無法充分利用人工智能、大數據等新技術，導致檔案管理手段無法適應新時代的信息化需求。另一方面，隨著社會信息的不斷增長，檔案數據量龐大，而傳統的信息化管理手段在處理大規模數據時顯得力不從心。數據分析、挖掘、共享等方面的需求無法得到有效滿足，限制了檔案信息的綜合利用。

2.2 檔案信息化安全保障不足

新時期，隱私被泄露、網絡攻擊、技術滯后等問題使得檔案信息的安全性受到威脅。一方面，隨著檔案信息化程度的提升，檔案數據的存儲量顯著增加，從而增大隱私被泄露的風險。傳統的安全措施可能難以有效應對大規模數據存儲中的潛在的隱私被泄露問題。另一方面，在智慧化時代，對檔案中敏感信息的安全保障亟需進一步加強，以防范潛在的隱私被泄露風險。隨著檔案管理信息化系統的聯網程度不斷加深，網絡攻擊的威脅也日益嚴峻。黑客入侵、病毒攻擊等網絡安全威脅導致檔案信息被竊取和篡改，進而影響檔案的完整性和可信度。當前部分檔案機構的檔案信息化系統的安全性相對薄弱，如何應對不斷演變的網絡安全挑戰成為一個亟須解決的問題。此外，檔案管理信息化安全還面臨著技術滯后的問題。由于信息技術的不斷進步，傳統的檔案安全措施逐漸顯得滯后，容易受到新型威脅。技術滯后不僅使得系統易受攻擊，還可能導致檔案信息的不慎泄露。在智慧化時代，檔案管理需要與先進的安全技術同步發展，以保障信息的安全性。

2.3 檔案信息化人才支持不足

在智慧化時代，檔案管理信息化的迅猛發展帶來一個嚴峻的問題：檔案信息化人才支持不足在一定程度上影響檔案管理信息化進程。首先，檔案信息化人才在技術水平上面臨著巨大壓力。由于檔案信息化技術的不斷更新迭代，傳統的檔案管理人員往往面臨著技術水平相對滯后的問題。新一代的檔案信息化需要處理更多的大數據、云計算、人工智能等新興技術，而缺乏相關人才使得這些技術難以充分應用于檔案管理領域[5]。其次，檔案信息化人才需要具備跨學科的知識體系和綜合素養。檔案管理已經不僅是傳統的紙質檔案處理，還是涵蓋信息科學、管理學、法學等多個學科的知識。但目前檔案管理人員在知識體系和素養上的能力不足，使得他們很難勝任新形勢下檔案信息化的復雜工作。最后，檔案信息化人才缺乏創新思維和問題解決的能力。在智慧化時代，檔案信息化不再是簡單的數據記錄和存儲，更需要人才具備發現問題和解決問題的創新思維。而傳統培養模式往往難以培養出這樣的人才。

3 智慧化時代檔案管理信息化的對策與建議

3.1 加強檔案管理信息化檔案室建設

加強檔案管理信息化檔案館（室）建設是智慧化時代檔案管理的必由之路。通過引入智能設備、強化數據管理、注重信息安全和隱私保護、推進檔案數字化與云存儲等措施，可以更好地適應智慧化時代的檔案管理需求。在建設過程中，要充分遵循國家法規和標準，確保檔案管理信息化的可持續發展。在國家層面，《檔案法》明確規定檔案管理信息化的相關要求。因此，在建設檔案館（室）時，要充分遵守法規，確保引入的技術設備和數據管理系統符合國家標準和規范。

3.1.1在硬件設施方面：首先，要重視數字化存儲設備的更新與升級。采用高容量、高速度的存儲設備，如基于云計算的大容量服務器，以滿足日益增長的數字檔案存儲需求。其次，引入智能化檢索和管理設備，包括自動化存儲系統和智能化傳感器，以提高檔案檢索的精準度和速度。

3.1.2在軟件系統建設方面：要充分利用人工智能、大數據分析等新技術，以提高檔案管理的智能化水平。建立智能檔案檢索系統，通過自然語言處理和機器學習技術，實現對檔案信息的智能化檢索和分析。根據《數字檔案建設手冊》《儲存室數字內容建設組織與評價方法》等標準規定，建設檔案室時應當參照這些標準，確保檔案數據信息安全可靠。

3.2 加強數據源管理和檔案信息安全保障

加強數據源管理和檔案信息安全保障是檔案管理信息化建設中不可忽視的兩個方面。通過規范操作流程、開發新的技術手段和建立監督制度，可以有效保障檔案信息的完整性和安全性。國家《網絡安全法》和《個人信息保護法》對信息安全和隱私保護提出具體要求。因此，在檔案管理信息化建設過程中要重視數據源管理和檔案信息安全，制定相應的管理制度，確保檔案信息的安全可控。此外，借助區塊鏈技術，確保檔案信息的真實性和不可篡改性。

3.2.1要完善檔案管理信息化建設的安全保障。智慧化時代，檔案管理信息化的安全保障至關緊要。首先，應加強數據源管理，確保從源頭采集的檔案信息的質量和可信度。采用先進的數據清洗和驗證技術，消除潛在的錯誤和虛假信息，以提高數據源的可靠性。其次，通過加密和權限控制等手段，保障檔案信息在傳輸和存儲過程中的機密性，防范信息被泄露和篡改風險。同時，建立靈活的備份和恢復機制，確保檔案信息的可用性，防范因各種原因導致的數據丟失。

3.2.2健全檔案管理信息化監督制度。為了確保檔案管理信息化建設的安全性和合規性，應建立健全的監督制度。首先，建立信息化檔案管理的審計體系，通過定期的審計和檢查，發現和糾正潛在的安全隱患。其次，建立全面的檔案信息安全管理規范，規定檔案信息的采集、存儲、傳輸和處理等環節的標準操作流程，明確相關責任人和權限。此外，要建立信息安全培訓機制，增強工作人員的安全意識和應對安全事件的能力，從而有效防范內部威脅。

3.3 優化檔案部門專業人才隊伍建設

優化檔案部門專業人才隊伍建設是智慧化時代檔案管理信息化的當務之急。通過培養、引進和激勵，構建一支專業素養高、實踐能力強的團隊，將有助于更好地適應信息化發展的需要，為檔案管理在智慧化時代邁向新階段奠定堅實基礎。

3.3.1重視檔案專業人才的技能培養。檔案部門的專業人才應當具備廣泛的專業技能，涵蓋傳統檔案管理知識和現代信息技術。例如，深入了解數字化工具和智能化系統的應用，適應智慧化時代需求。通過提供培訓和學習機會，使檔案管理人員能夠靈活應對各種工作場景。

3.3.2強化團隊協作和溝通能力。在智慧化時代，檔案管理工作涉及多領域協同合作。因此，專業人才需具備強大的團隊協作和溝通能力。建立跨學科團隊，鼓勵專業人才與其他領域的專家緊密合作，以促進知識交流，推動檔案管理信息化工作的創新。

3.3.3培養檔案部門專業人才的研究和創新能力。通過設立研究項目、鼓勵參與學術交流和發表論文等方式，激發專業人才的學術熱情。此外，應該建立清晰的晉升體系和激勵機制，通過對團隊成員的工作貢獻評估，給予符合其貢獻的薪酬激勵和晉升機會。同時，提供良好的學術交流和學習平臺，鼓勵團隊成員積極參與國內外檔案管理領域的學術研究，不斷提高整個團隊的學術水平。

結語

在智慧化時代，檔案管理信息化面臨著復雜而嚴峻的挑戰，需要制定科學合理的對策加以應對。從技術角度看，信息安全和數據隱私成為首要關切，需要借助先進的加密技術和安全管理手段實現檔案信息的保密性和完整性。在管理層面，傳統檔案管理模式已無法適應信息時代，應借助智能化手段實現檔案管理的數字化、自動化和智能化。同時，法規法制的完善至關重要，應建立健全的法律框架以規范檔案信息的收集、傳輸和利用。此外，還需跨學科、高水平的專業人才支持，培養既懂得檔案學理論，又具備信息技術實踐經驗的專業人才參與檔案管理信息化建設。總體而言，面對智慧化時代的挑戰，需要制定全方位、多角度的對策，以確保檔案管理信息化在智慧化時代行穩致遠。

參考文獻

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[3]趙躍，李藝，胡萍. “十四五”時期我國檔案事業發展注意力配置研究[J].檔案學研究，2023（04）：9-18.

[4]徐擁軍，王興廣，郭若涵.我國電子檔案管理標準建設現狀與推進策略[J].圖書情報工作，2022，66（13）：36-47.

[5]章燕華，王力平.數字化轉型背景下的檔案信息化發展戰略：英國探索、經驗與啟示[J].檔案學通訊，2021（04）：28-35.

作者簡介：郭濤（1986—），碩士研究生學歷，山東省臨沂第一中學館員，主要從事檔案管理。