基于“互聯網+”的事業單位檔案高質量管理策略探究

摘 要：隨著我國社會水平的不斷發展，信息化技術逐漸在各行各業得到應用，檔案行業也是如此。如何實現檔案資源的精細化管理和高質量開發應用，使事業單位的檔案管理能夠更好地適應廣大人民群眾的需求、進一步提高管理效率、保障數據安全將是今后面臨的關鍵課題。本文圍繞基于“互聯網+”的事業單位檔案高質量管理策略進行全面探究，在思想建設、制度建設、信息化建設、安全建設等方面存在的問題提出輔助策略與措施，推動現代科學技術能夠更好地為事業單位的發展服務。

關鍵詞：“互聯網+”；事業單位；高質量發展

在當今時代，數字化浪潮迅猛發展，“互聯網+”的概念被廣泛普及，已成為推動各行業變革與創新的重要引擎。在此背景下，對檔案行業而言正是由以紙質檔案管理、人工手動方式查詢的庫房時代轉變為以電子檔案在線管理、搜索引擎快速查詢利用的信息化時代，促使檔案事業逐步走向現代化、自動化與智能化。各事業單位作為服務群眾最為直接的機構，完善檔案管理機制、轉變發展觀念、優化系統平臺、保障檔案數據安全，為用戶提供便捷查詢利用服務則是新時代發展的重要任務。為此，各部門單位領導及管理人員要牢固樹立檔案意識和信息化意識，依托現代科學技術，積極探索高質量發展新路徑，提升檔案管理實效性，為事業單位領導制定相關決策提供可靠參考的同時提高社會群眾對檔案的認可度和滿意度。

1 事業單位檔案高質量管理綜述

在“互聯網+”時代，運用大數據、云計算、計算機網絡等技術，能夠充分提升檔案數據的查詢檢索速率，并為管理員及社會廣大群眾用戶提供個性化、便捷化服務，此發展方向已成為大勢所趨。

1.1 “互聯網+大數據”模式下檔案管理的特點

從政策角度。2021年，國務院印發的《“十四五”數字經濟發展規劃》中明確指出，要“加強數字基礎設施建設，完善數字經濟治理體系，協同推進數字產業化和產業數字化，賦能傳統產業轉型升級”，中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出要“逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系”。由此可見，利用“互聯網+”技術，實現檔案工作數字化轉型和信息化管理已成為新時代發展的關鍵目標，為檔案部門的發展指明了方面，提供了良好契機。在技術角度，進入“互聯網+大數據”時代，各行各業產生的信息呈幾何級速度增長，龐大的數據資源信息庫覆蓋四面八方，并進行全社會大規模高速傳送，同時計算機終端、移動設備、智能服務器、傳感器等設備無時無刻都在生成信息、傳遞信息、利用信息，對檔案工作轉型提供了良好的發展環境。一方面為音視頻檔案、圖片檔案、文書檔案等多元化信息創造了條件，另一方面對海量的檔案數據進行儲存和高速運算，構建縱橫分布的檔案網絡管理系統，為檔案事業的創新性發展提供了可能性[1]。

1.2 檔案數字化高質量管理的重要意義

一是推動檔案發展模式的轉變。過去傳統模式下檔案工作較為單一，紙質檔案數字化進程緩慢，占用大量空間，不便于管理員進行是人工檢索與利用，難以適應新時期大量信息和多領域的管理需求，在一定程度上影響了高效管理。隨著大數據、互聯網等新一代信息技術的應用，為檔案事業的發展注入了新鮮血液，大大提升了工作效率的同時，打破了傳統檔案管理模式的瓶頸，實現了全面性、精細化、科學化管理，提升了檔案利用的便捷性，為今后的可持續發展打下了堅實基礎。二是彰顯利用價值。通過人工智能、VR技術等，將存放在庫房的“死檔案”以圖表、圖像、視頻、動畫、編研文創產品等形式展現在社會公眾面前，促進其領會檔案的魅力，知曉歷史內涵，充分發揮資政育人作用，使得檔案的開發利用率大幅提升，充分體現出檔案的經濟價值、文化價值和社會效益。三是提高安全性能。過去紙質文件受潮濕、火災、蟲蛀、風化等自然因素影響，極易導致字跡模糊、紙張破損、文件丟失，造成不可逆的損失。通過數字化加工，將紙質文件轉變為電子文件，實現數字化存儲，通過安全手段及防護措施，節省了存儲空間的同時有利于保護檔案資料的完整性與原始性[2]。

2 基于“互聯網+”的事業單位檔案高質量管理面臨的問題與挑戰

2.1 缺乏先進檔案管理理念

數字化意識不足是制約事業單位檔案工作發展的重要原因。大多單位由于長期在傳統的紙質檔案管理模式中開展工作，使其對現代化管理理念與新興科學技術的了解認知不足，沒有充分利用“互聯網+”技術的優勢。在此背景下，更加重視紙質檔案的收集整理、分類歸檔過程，對檔案的開發利用較少，工作較為線性、單一，無法促進檔案數字化建設及轉型發展。與此同時，由于受重視程度不夠，導致檔案管理人員專業化水平較為落后。事業單位的檔案管理人員大多由辦公室或者人事部門人員補充或者兼任，對檔案理論知識與管理技能了解甚少，對信息化技術、安全技術、信息管理利用等方面知識認知不夠，單位對外定向崗位招聘和人才引進工作開展較少，不重視后期繼續教育活動，整體檔案管理干部隊伍創新意識薄弱，影響檔案管理工作的整體水平[3]。

2.2 缺乏科學檔案管理體系

一是管理體系不明確。部分事業單位尚未設置檔案工作專班和分管領導，大多由辦公室主任負責全部工作，導致職能職責不明確，工作措施不細化，日常監督不到位，工作質量有待提升。同時，單位對檔案工作的宏觀領導不夠，缺少信息化建設高質量發展的長遠規劃，使得在財政資金、政策推動、制度制定等方面的推進力度不夠，嚴重影響相關工作的順利開展。二是管理制度不明確。缺乏整體性科學性的標準體系，對于檔案的全流程管理缺少規范性指引，同時沒有根據實際工作需求完善制度規范和標準，監督和考核力度不夠，導致相關工作無章可循，管理人員工作懈怠，在一定程度上影響了檔案工作的開展。

2.3 缺乏專業檔案管理平臺

隨著我國檔案事業的發展，在“互聯網+”的時代背景下，檔案數量會逐步增加，最為關鍵的發展方向是數據共享與協同共建，但是受技術、體系、環境影響，部門之間的體制壁壘仍然存在，大多事業單位出于行業或法律的考慮而過度保密本單位檔案文件，導致數據碎片化，難以訪問，限制了檔案資源共建共享進程。在技術上，大多事業單位檔案管理利用平臺獨立建設，在底層構架與功能開發語言上不兼容，使得系統間數據交換、網絡適配、在線傳輸等方面無法實現，造成了物理上的隔離。同時對于大數據、云存儲、人工智能技術應用不到位，也在一定程度上制約了共建共享目標的實現。

2.4 缺乏完善安全防護保障

一是安全意識方面。部分檔案人員對于檔案工作的使命感、責任感不強，沒有將安全工作擺在首位，安全意識嚴重不足，存在得過且過的思想，沒有牢固樹立“安全無小事”的意識。“重建設、輕制度”問題嚴重，沒有形成完整科學的管理機制體系，導致在事業單位檔案管理過程中對于安全防護的要素了解不充分、執行不全面，沒有及時應用現代技術，也無疑為檔案的安全帶來了更大的風險，使得檔案管理安全的防線不夠牢固。二是安全建設方面。實體檔案的管理對防光、防塵、防火、防潮等方面的考慮不足，相關設備更新不到位，電路設施老化嚴重，難以滿足現代電器的高功率需求，存在較大的安全隱患和風險。對于電子檔案的管理，沒有采購合理的安全設備，相關安全防護措施技術應用不到位，使得電子檔案信息完全暴露在互聯網上，容易導致社會不法分子及黑客通過網絡竊取盜用涉密信息，對事業單位造成不良影響。

3 基于“互聯網+”的事業單位檔案高質量管理未來優化路徑

3.1 增強信息化意識，樹立科學發展思維

提升管理人員的數字化、信息化管理意識是推進檔案管理工作轉型的基礎途徑。事業單位領導及管理人員強化對“互聯網+”發展環境以及大數據、云計算、人工智能等先進科學技術的認識，及時轉變傳統檔案管理理念，適應新形勢下社會發展需要及廣大人民群眾對檔案工作的需求，在單位內部加強對新興技術應用推廣的優勢，營造良好的發展氛圍。定期組織相關培訓與學習班，邀請高校教授及業內專家對檔案工作發展趨勢、現代技術應用進行講解，使檔案管理人員深入了解數字化檔案管理的重要性和必要性，提高其數字化技能及專業知識，持續優化檔案管理人員的知識結構與能力結構。也可定期帶領單位檔案管理人員前往先進地區學習工作經驗，開拓發展視野，彌補自身漏洞，推廣互動交流，在區域內促進數字化檔案管理的合作與創新。與此同時，事業單位領導應依據本單位檔案信息化建設的規劃以及具體工作對檔案管理人才的迫切需求，建立科學的人才引進機制，加強檔案崗位人才引進，利用社會招聘、公開選拔、定向培養等方式，提高準入門檻，引入高素質檔案管理人才，打造綜合素質高、專業能力強、工作作風硬的干部隊伍，滿足“互聯網+大數據”背景下檔案信息化建設的要求。

3.2 健全精細化制度，完善檔案管理體系

一是健全工作機制。事業單位應明確檔案管理工作業務科室，專人專班推進檔案信息化高質量發展，進一步明確工作職責，細化執行分工，根據當地發展情況及現實需求，結合自身條件制定完善發展規劃，明確執行辦法，推動事業單位檔案的核心工作與全局工作統一謀劃、協調統一，全面促進長遠發展。二是健全工作制度。根據《中華人民共和國檔案法》《電子檔案移交與接收辦法》《國家行政機關公文處理辦法》等法規辦法，從國家檔案法規出發，融合行業檔案管理標準，參照兄弟單位的做法經驗，細化本單位標準文件，制定《檔案信息化管理制度》《電子檔案文件利用流程規范》《檔案信息安全管理辦法》《電子信息在線流轉規范》等管理制度，擬定相關管理、服務事項的基本流程，以進一步夯實檔案數字化建設的制度基礎[4]。三是健全監督體系。面向本單位全體干部制定檔案工作考核制度，細化檔案管理考核評價辦法，要求所有人員牢固樹立檔案意識，高度重視檔案工作，及時歸集檔案文件，落實文書、會計、人事、照片檔案的形成、收集、整理和移交工作，發揮統籌規劃、集中管理優勢，實現多元協同治理保障檔案資源的完整性和真實性，形成齊抓共管、界面清晰、管控有力的檔案工作新局面。

3.3 引進現代化技術，構建共享應用平臺

一是強化共享機制。各地域檔案主管部門要以區域為基礎，構建共建共享機制，邀請檔案行業專家與業務骨干制定《檔案開放應用規范》，建立統一的數據標準，整合各部門的數據，實現對數據資源的統一管理。事業單位要定期與檔案主管部門聯合開展檔案開放鑒定工作，將利用率高、利用價值大、可公開的檔案向社會共享，助力當地開放檔案數據庫的進一步擴大完善[5]。二是加大軟硬件建設力度。積極爭取劃撥檔案信息化專項資金，用于服務器、存儲器、網絡設備的采購。同時要深入市場調研，結合實際應用數據挖掘、區塊鏈、人工智能、物聯網等技術，推進檔案大數據一體化平臺建設。對平臺的實用性、共享性、安全性和可靠性進行優化完善，實現資料數據的共建共享，力求以最先進的檔案系統化、智能化的操作軟件、簡潔的平臺界面設計來滿足用戶需求，為大眾提供更便捷的服務。

3.4 采取安全化措施，打造可靠運行環境

一是強化安全管理意識。強化對事業單位檔案管理安全工作的領導，落實崗位責任制，做到責任到人，措施到位。同時定期開展檔案安全學習和培訓活動，面向全體工作人員開展檔案安全警示教育，認真學習、貫徹國家檔案局《關于進一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》要求，切實提高檔案安全底線意識，自覺強化責任擔當，筑牢檔案安全思想防線。二是要求相關管理人員要保障原始檔案紙質文件的安全性。加強檔案庫房日常硬件管理，對庫房的各類電器設備及電路電線等進行重點檢查，排除各類安全隱患。全面應用安全防護手段，開發利用視頻監測、門禁、紅外線感應、視頻監測、消防報警、恒溫恒濕、空氣凈化等功能模塊，并將其與檔案庫房管理系統對接，實現安全防護、日常運維各項工作線上監控，進而提高檔案庫房的安全可靠性。三是在檔案管理系統平臺建設過程中。要配套采購漏洞掃描、安全審計、防火墻等安全防護硬件設備，確保每臺計算機終端安裝殺毒軟件，并定期更新病毒庫。同時在檔案數據對外利用過程中要應用身份識別、傳輸加密、電子簽章、訪問限制等安全措施，避免不法分子偽裝查檔人員盜用檔案信息，在源頭上全面保障電子檔案的安全性。

結語

在信息化時代，“互聯網+”作為一種新興發展模式與現代化管理手段，不僅能提高事業單位檔案管理水平，還對單位其他各項工作的開展也起到推動作用。為此，相關負責同志應積極順應大數據趨勢，高度關注檔案信息化建設工作，全面推進管理模式的優化，以昂揚的斗志助力新時代檔案事業高質量發展。

參考文獻

[1]劉艷華.大數據背景下事業單位檔案信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2023（05）：262-264.

[2]趙良輝，趙穎.大數據背景下事業單位信息化建設的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2023（05）：49-51.

[3]張麗麗.數字中國視野下事業單位檔案信息化面臨的挑戰與對策[J].蘭臺內外，2023（36）：44-46.

[4]梁煥芹.信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐[J].辦公室業務，2023（22）：114-116.

[5]李莎莎.數字化背景下推進事業單位檔案管理工作提升的策略[J].四川勞動保障，2023（12）：12-13.

作者簡介：劉義福（1971—），大學學歷，山東省菏澤市曹縣公共就業和人才服務中心館員，研究方向：事業單位檔案管理等。