高校檔案信息化建設的現狀與對策研究

摘 要：隨著信息技術的快速發展，高校檔案信息化建設成為提高教育管理水平的重要手段，不僅有助于提升管理效率，保障檔案安全，還能促進信息共享。然而，目前在高校檔案信息化建設過程中仍存在諸多問題，包括技術設備落后、管理層不重視、制度不健全。為有效應對這些問題，建議更新技術設備、提高管理層的重視、完善制度建設，以便有效推動高校檔案信息化建設的進程，從而提高高校檔案管理的現代化水平。

關鍵詞：高校；檔案信息化；技術設備；制度

檔案作為高校的重要資源，不僅記錄了學校的發展歷史，還為教學、科研、管理等提供重要依據。由于傳統檔案管理模式存在著效率低下、管理不便等問題，無法滿足現代高校管理的需求。因此，研究和探討高校檔案信息化建設的現狀與對策具有重要的現實意義，不僅可以提升高校檔案管理的質量，還能為其他高校提供有益的借鑒，從而推動整個教育系統的信息化進程。

1 高校檔案信息化建設的意義

1.1 有利于提升管理效率

傳統的檔案管理方式以紙質檔案為主，雖然有其歷史和現實依據，但在實際操作中存在諸多弊端，而檔案信息化建設可以通過電子化、自動化的手段，極大地簡化這些流程，提高工作效率。首先，信息化系統能自動化處理大量重復性工作。檔案的分類、歸檔、統計等工作，過去需要人工逐一完成，耗時且容易出錯，但通過信息化系統，這些工作可以在后臺自動運行，不僅減少了人力成本，還提升了準確性。其次，檔案信息化能顯著提高檔案管理的響應速度。在傳統管理模式下，檔案的調取和使用需要經過多重審批流程，時間較長，而在信息化系統中，通過設置權限和流程，管理人員可以快速進行檔案調取。最后，信息化系統可以實現多部門協同管理，進一步提升效率。在傳統模式下，各部門的檔案管理獨立進行，信息溝通不暢，而通過信息化平臺，可以實現檔案信息的共享和跨部門協作，避免信息孤島現象，從而提高整體管理效率。

1.2 有利于保障檔案安全

傳統紙質檔案存在物理損壞、丟失、被盜等安全隱患，難以有效保障檔案的安全性，而信息化建設通過數字化手段和先進的技術手段，可以有效提升檔案的安全性。首先，紙質檔案容易受環境影響，如潮濕、火災、蟲蛀等，導致檔案損壞甚至丟失，而電子檔案存儲在數據庫中，可以多重備份，避免物理損壞的風險，從而有利于保護檔案的安全。其次，在傳統檔案管理中，一旦發生災難性事件，檔案會永久損失，但信息化系統可以定期進行數據備份，存儲在不同的地點，保證在發生意外情況時能夠迅速恢復檔案數據，可以減少損失。再次，在信息化系統下，每次檔案的查閱、修改、刪除等操作都會記錄在案，方便追溯和審計，通過設置不同級別的權限，可以控制不同用戶對檔案的訪問和操作權限，保證只有經過授權的人員才能進行相應操作，防止檔案被隨意篡改[1]。同時，在當今信息化時代，網絡安全問題日益突出，檔案信息化系統需要具備強大的防護能力，通過部署先進的網絡安全措施，可以有效防止黑客攻擊、病毒入侵等，保護檔案數據的安全。最后，信息化系統可以實現檔案的遠程監控和管理，提高檔案的安全管理水平。管理人員可以通過遠程登錄系統，實時監控檔案的使用情況，及時發現和處理安全隱患，防止檔案安全受到威脅。

1.3 有利于促進信息共享

傳統的檔案管理模式以紙質檔案為主，信息孤島現象嚴重，難以實現檔案信息的高效共享，而通過信息化建設，可以打破信息孤島，實現檔案信息的共享。首先，傳統紙質檔案分散存儲在各個部門，查閱和使用時需要跨部門協作，效率低下，信息化系統可以將檔案信息數字化，并集中存儲在統一的數據庫中，方便各部門查閱和使用，提高工作效率。其次，通過網絡技術，檔案信息可以在校園網內實現共享，用戶只需登錄系統即可查閱所需檔案，對于有權限的用戶，還可以通過互聯網遠程訪問檔案信息，方便異地辦公。再次，在傳統檔案管理中，檔案分類和檢索主要依靠人工，效率低且易出錯，信息化系統可以通過設置分類和標簽，快速定位相關檔案，可以提高信息檢索的效率。從次，在傳統管理模式下，檔案信息更新需要逐級上報和審核，周期長且易出錯，通過信息化系統，檔案信息可以實時更新，各部門間的信息同步及時，保證信息的準確性。最后，信息化系統可以實現檔案信息的多維度分析和展示，支持高校管理和決策。通過數據分析技術，可以對檔案信息進行多維度的分析和挖掘，提供有價值的參考。

2 高校檔案信息化建設現狀

2.1 技術設備落后

第一，計算機和服務器設備老化，性能低下，處理速度慢，導致系統運行緩慢，數據處理效率低。老舊設備在處理大規模數據時，容易出現卡頓、死機等問題，嚴重影響檔案管理工作的順利進行。第二，存儲設備容量不足，難以應對檔案信息的快速增長。隨著高校檔案數據量的不斷增加，傳統的存儲設備已經無法滿足需求，存儲空間不足的問題日益突出，許多高校缺少高效的存儲解決方案，仍然使用容量有限的磁盤或舊式存儲設備，導致檔案數據無法得到有效保存和管理[2]。第三，高校檔案信息化需要依賴高速、穩定的網絡環境，但很多高校的網絡設施建設滯后，帶寬不足，網絡延遲情況嚴重，影響檔案數據的傳輸速度和穩定性，導致檔案數據在傳輸過程中容易出現丟包、斷線等情況，從而影響數據的完整性和可靠性。第四，檔案管理軟件功能單一，難以滿足多樣化的管理需求。許多高校仍在使用功能有限的傳統檔案管理軟件，這些軟件在數據處理、信息檢索、統計分析等方面存在諸多不足，無法適應現代檔案管理的復雜需求。第五，技術設備的維護和升級跟不上需求，導致設備老化、故障頻發。高校檔案管理部門在設備維護和更新方面缺少足夠的資金和技術支持，很多設備長期得不到有效維護和更新，容易發生故障，從而影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 管理層不重視

第一，缺少明確的戰略規劃。高校檔案信息化建設需要系統的規劃和長遠的戰略目標，但很多高校管理層在這方面缺少足夠的重視，未能制定科學合理的發展規劃，導致檔案信息化建設往往處于臨時應對狀態，缺少系統性和連續性，從而使檔案信息化建設工作無法有序推進。第二，資金投入不足。檔案信息化建設需要大量的資金支持，但在很多高校，管理層在資金分配上優先考慮教學和科研，檔案信息化建設的資金投入嚴重不足，導致設備更新、軟件購置、網絡建設等方面無法得到有效保障，從而使檔案信息化建設停滯不前。第三，人力資源配置不合理。檔案信息化建設需要專業的技術人員和管理人員，但很多高校在這方面的人力資源配置不足，未能引進和培養足夠的專業人才，導致檔案管理部門人手不足，技術水平有限，從而無法有效推動信息化建設工作[3]。第四，缺少有效的監督和評估機制。高校檔案信息化建設需要管理層的持續關注和監督，但很多高校缺少有效的監督和評估機制，檔案信息化建設工作進展緩慢，成效不明顯，管理層在檔案信息化建設過程中缺少定期的評估和反饋，無法及時發現和解決問題，從而影響整體建設的質量和效果。第五，管理層對檔案信息化重要性的認識不到位。很多高校管理層對檔案信息化的理解停留在表面，認為檔案信息化只是簡單的數字化轉換，忽視其在提升管理效率、保障檔案安全、促進信息共享等方面的重要作用，導致檔案信息化建設工作得不到應有的重視，從而使檔案管理部門在推進信息化建設過程中遇到諸多困難和阻力。

2.3 制度不健全

第一，檔案信息化管理制度缺失。檔案信息化建設涉及數據采集、存儲、管理、利用等多個環節，各環節之間需要有明確的管理制度和流程，但由于制度的缺失，導致信息化建設過程中缺少統一的管理規范，從而影響檔案信息化工作的有序進行。第二，標準規范不統一。檔案信息化建設需要有統一的標準和規范，以便保證檔案數據的完整性和一致性，但很多高校在這一方面存在較大的問題，不同部門、不同系統之間缺少統一的標準和規范，導致檔案數據格式不統一、命名不規范、分類不合理，從而影響檔案數據的共享和利用。第三，檔案安全管理制度薄弱。檔案信息化建設中，數據安全是一個非常重要的環節，但很多高校在這方面的制度建設嚴重滯后，缺少完善的檔案安全管理制度，導致檔案數據在采集、傳輸、存儲、使用過程中容易受到各種安全威脅。第四，缺少有效的考核評價機制。高校檔案信息化建設需要有科學合理的考核評價機制，以評估信息化建設的效果和質量，推動信息化工作的持續改進，但很多高校在這方面缺少有效的機制，檔案信息化建設成效難以得到客觀、公正的評價，使信息化建設工作缺少動力和壓力，從而影響整體建設的積極性和主動性。第五，培訓制度不到位。檔案信息化建設需要專業技術人員和管理人員的支持，但很多高校在人員培訓方面的制度建設不足，由于缺少系統的培訓制度，導致檔案管理人員的信息化素質和能力難以提升，無法適應信息化建設需求，從而影響信息化建設的整體效果。

3 高校檔案信息化建設的對策

3.1 更新技術設備

更新技術設備是高校檔案信息化建設的重要對策，通過制訂詳細的更新計劃、引進先進的管理軟件、加強網絡基礎設施建設、建立設備維護機制，可以有效解決技術設備落后的問題，提高檔案管理的現代化水平。首先，高校要制訂詳細的技術設備更新計劃，包括設備采購、更新時間表、預算安排等。制訂合理的更新計劃能保證設備更新的有序進行，避免資金浪費以及資源浪費。其次，高校要引進先進的檔案管理軟件，提升檔案管理的智能化和自動化水平，現代檔案管理軟件要具備數據采集、分類存儲、檢索、統計分析等多種功能，并支持大數據處理和智能化管理。再次，高校還要加強網絡基礎設施建設，提供穩定高速的網絡環境。網絡基礎設施的建設包括提升帶寬、優化網絡布局、增強網絡安全等，通過提升帶寬，可以提高檔案數據的傳輸速度，減少網絡延遲[4]。最后，高校為了保障技術設備的長期使用效果，要建立設備維護機制，設備維護包括定期檢查、保養和故障排除，保證設備的正常運行，通過建立設備維護機制，延長設備的使用壽命，保障檔案信息化建設的持續發展。

3.2 提高管理層的重視

在高校檔案信息化建設中，提高管理層的重視同樣是一個非常重要的策略，管理層的重視不僅能夠推動資源的合理配置，還能有效保證信息化建設項目的順利進行。首先，教育培訓是提高管理層重視度的基礎。高校要通過組織系列講座、工作坊、研討會來邀請信息化建設專家分享經驗，幫助管理層深入理解檔案信息化的必要性。教育培訓不僅要包括檔案信息化的基本知識和最新動態，還要涵蓋相關的法律法規和政策導向，以便使管理層能全面認識到信息化對高校發展的推動作用。其次，每個管理層成員都要明確自己在信息化建設中的職責，從高校領導到各部門負責人都需要根據自身職責制定具體的行動計劃和目標。同時，高校還要建立一套責任追究機制，對于信息化建設中出現的重大失誤或延誤，要有明確的責任劃分和相應的處罰措施，以此來保證項目的順利推進。最后，創建信息化建設的長效機制，是保障高校檔案信息化持續健康發展的必要條件，這包括建立專門的信息化建設領導小組和工作小組，定期召開信息化建設進展會議以及建立項目審批、監督、反饋機制。

3.3 完善制度建設

完善制度建設是高校檔案信息化建設的基礎，通過建立完善的管理制度、制定統一的標準、加強檔案安全管理制度、建立系統的培訓制度，可以有效解決制度不健全的問題，保證檔案信息化建設工作的順利進行。首先，需要建立完善的檔案信息化管理制度。高校要根據檔案信息化建設的實際需求，制定全面的管理制度，覆蓋數據采集、存儲、管理、利用等各個環節，管理制度還要明確各環節的工作流程、操作規范、責任分工等，以保證檔案信息化建設工作的有序進行。其次，高校要建立統一的標準，保證檔案信息化建設的標準化，標準要包括檔案數據的格式、命名規則、分類標準等，以便保證檔案數據的一致性，通過統一的標準和規范，可以避免不同部門、不同系統之間的數據格式不一致、命名不規范等問題，從而提高檔案信息化建設的整體水平[5]。最后，高校要建立系統的培訓制度來提升檔案管理人員的信息化素質和能力。培訓制度要包括新技術、新設備的使用培訓、檔案信息化管理的專業知識培訓等，以便更好地提升檔案管理人員的信息化管理水平。

結束語

綜上所述，在高校檔案信息化建設過程中，通過更新技術設備、提高管理層的重視、完善制度建設，可以有效應對當前檔案信息化建設中存在的問題。因此，高校在未來的工作中要持續關注技術進步和管理需求變化，不斷優化檔案信息化建設，保證檔案管理能更好地服務于教學、科研、行政，以便為教育事業的進步提供堅實保障。

參考文獻

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[2]葉敏.數字化時代高校檔案管理信息化建設策略探析[J].辦公自動化，2024，29（04）：66-68.

[3]伍凌.關于新時期高校檔案信息化建設的思考[J].蘭臺內外，2023，（28）：16-18.

[4]安芳.高校檔案信息化管理的現狀及對策研究[J].黃河 黃土 黃種人，2022，（11）：47-49.

[5]趙純.高校檔案信息化建設現狀與對策思考[J].南方農機，2019，50（24）：114-115.

作者簡介：楊運文（1972.12—）；大學學歷；煙臺幼兒師范高等專科學校副研究館員；研究方向：檔案基礎理論與檔案管理研究。