大數據背景下院校教學檔案信息化管理研究

［摘 要］大數據時代的來臨，對于院校教學檔案管理工作來說，既是機遇也是挑戰。為了能夠應對各種挑戰，牢牢抓住發展機遇，院校應該將信息化技術引入檔案管理中，大力推進教學檔案信息化管理，以此提升教學檔案管理水平。本文闡述了大數據背景下院校教學檔案信息化管理的意義，分析了大數據背景下院校教學檔案信息化管理現狀，提出了大數據背景下院校教學檔案信息化管理策略，旨在為各個院校提供有益參考。

［關鍵詞］大數據；院校；教學檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.23.048

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）23-0154-04

0 " " 引 言

隨著信息技術的飛速發展，大數據時代的到來對各行各業產生了深遠影響，同樣推動了教育行業的改革與發展。在大數據背景下，傳統的教學檔案管理方式已經難以滿足日益增長的信息存儲、處理與利用需求，需要院校結合大數據時代的特征，積極推進教學檔案的信息化管理，以便能夠提升檔案管理效率、促進教育資源優化配置，為院校教學檔案的科學管理提供有力支持。

1 " " 大數據背景下院校教學檔案信息化管理的意義

1.1 " 有助于發揮教學檔案對教學質量的監督作用

傳統的教學檔案管理方式多以紙質檔案為主，不僅存儲和檢索效率低下，而且難以進行大規模的數據分析和挖掘。在大數據背景下，院校實施教學檔案信息化管理，通過數字化手段，將教學檔案轉化為電子數據，使得數據的收集、整理、分析變得更為便捷和高效，不僅可以實時監控教學過程和教學質量，還能通過對歷史數據的分析，發現教學過程中的問題和規律，為教學質量的持續改進提供有力支持。

1.2 " 有助于推動教學檔案的數字化轉型發展

隨著大數據技術的不斷發展，數字化轉型已成為各行各業的發展趨勢，院校教學檔案的信息化管理，正是順應了這一潮流，推動教學檔案的數字化轉型發展。院校通過構建教學檔案信息化管理系統，可以實現教學檔案的數字化存儲、網絡化傳輸和智能化管理，打破了傳統紙質檔案的限制，提高了檔案資源的利用效率和共享程度[1]。同時，數字化轉型還可以為教學檔案的長期保存和傳承提供更為可靠的技術保障。

1.3 " 有助于提升教學檔案的管理水平

教學檔案信息化管理通過引入現代信息技術，可以極大地提升教學檔案的管理水平。一方面，信息化管理可以實現教學檔案的快速檢索和智能分析，提高檔案利用的效率和準確性；另一方面，信息化管理還可以實現教學檔案的自動化處理和智能化管理，減少人工操作的錯誤和遺漏，降低管理成本。此外，信息化管理還可以加強教學檔案的安全保障，防止檔案數據的丟失、篡改和非法訪問，確保教學檔案的完整性和真實性。

2 " " 大數據背景下院校教學檔案信息化管理現狀

2.1 " 基礎設施配備相對落后

從教學檔案信息化管理方面來看，雖然大部分院校已經配備了基本的計算機網絡和電腦設備，但用于教學檔案信息化管理的專用硬件和軟件設施仍顯不足。例如，院校缺乏高效的數據存儲和處理設備，以及專業的檔案管理系統軟件，導致教學檔案的數字化、網絡化和智能化管理受到制約[2]。此外，一些院校還存在網絡環境不穩定、信息安全保障措施不到位等問題，進一步影響了教學檔案信息化管理的推進。

2.2 " 教學檔案管理制度和流程有待完善

在大數據背景下，教學檔案信息化管理需要更加完善的管理制度和流程來支撐，但是，目前許多院校的教學檔案管理制度和流程仍停留在傳統模式上，無法適應信息化管理的需求。例如，缺乏明確的數字化檔案收集、整理、歸檔和利用流程，導致教學檔案在信息化管理過程中出現混亂和無序；現有的管理制度未能充分考慮大數據技術的特點和要求，無法有效指導教學檔案的信息化管理工作。

2.3 " 檔案管理存在滯后性

在大數據背景下，教學檔案的數量和種類迅速增加，但部分院校的檔案管理仍存在滯后性，主要表現在兩方面：一方面，由于基礎設施和管理制度的不足，導致教學檔案的數字化進程緩慢，無法及時跟上教學發展的步伐；另一方面，院校在檔案管理方面的投入和重視程度不夠，也使得檔案管理無法及時適應新的教學需求和挑戰。這種滯后性不僅影響了教學檔案的有效利用，也制約了院校教學質量的提升。

2.4 " 缺乏專職檔案管理隊伍

教學檔案信息化管理需要一支具備專業知識和技能的專職檔案管理隊伍來支撐，而部分院校因缺乏這樣的管理隊伍，導致檔案管理工作多由兼職人員或教輔人員承擔。由于身兼數職，該人員無法投入足夠的時間和精力來關注教學檔案的信息化進程，再加上這些兼職人員缺乏專業的檔案管理知識和技能，無法勝任信息化管理工作，從而導致教學檔案管理缺乏專業性和系統性，無法滿足大數據背景下信息化管理的需求[3]。

3 " " 大數據背景下院校教學檔案信息化管理策略

3.1 " 完善教學檔案信息化管理所需的配套設備和設施

在大數據背景下，推進院校教學檔案信息化管理，首要任務是完善相應的配套設備和設施，為教學檔案能夠高效、安全地進行數字化、網絡化和智能化管理奠定基礎。第一，采購高效的數據存儲和處理設備。隨著教學檔案數量的激增，傳統的數據存儲和處理方式已難以滿足當前的需求。因此，院校需要采購高性能的數據存儲設備，如大容量硬盤陣列、固態硬盤（SSD）等，還需要配備高效的數據處理設備，如高性能服務器、工作站等，以便能夠支持教學檔案的快速存儲和檢索，還能夠為后續的數據挖掘和分析提供強有力的支持。第二，安裝專業的檔案管理系統軟件。專業的檔案管理系統軟件通常具備完善的檔案收集、整理、歸檔和利用功能，能夠幫助檔案管理人員高效地管理教學檔案。院校在選擇檔案管理系統軟件時，應注重軟件的易用性、穩定性和安全性[4]。易用性可以確保檔案管理人員能夠快速上手并熟練操作軟件；穩定性能夠保證軟件在長時間運行過程中不出現故障；安全性則是保障教學檔案不被非法訪問和泄露的重要措施。第三，提升網絡環境穩定性。教學檔案的信息化管理離不開網絡的支持，需要院校不斷提升網絡環境的穩定性，增強教學檔案在網絡傳輸過程中的安全性和可靠性，同時提高網絡傳輸的速度和效率。第四，加強信息安全保障措施。教學檔案中包含了大量敏感和重要的信息，需要院校加強信息安全意識教育，提高檔案管理人員對信息安全的認識和重視程度。同時，還需要采取一系列技術措施來保障信息安全，如安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統等，以防止病毒、黑客等外部威脅對教學檔案的攻擊和破壞。

3.2 " 建立健全教學檔案標準化管理流程和信息化管理制度

在大數據背景下，教學檔案信息化管理的推進不僅依賴于先進的設備和設施，更需要一套科學、規范的標準化管理流程和信息化管理制度來確保整個管理過程的有序性和高效性。為了構建完善的信息化管理制度和流程，需要采取以下措施：首先，明確數字化檔案的收集、整理、歸檔和利用流程。從檔案的收集開始，就應制定明確的規范，確保所有有價值的教學資料都能被及時、完整地納入檔案系統。在整理環節，應對檔案進行分類、編號和標注，便于后續的檢索和利用；歸檔時，應按照統一的標準和格式進行存儲，確保檔案的安全性和可訪問性；在利用環節，應建立便捷的查詢和借閱機制，同時加強對檔案使用的監控和管理，防止檔案的非法復制和泄露。其次，制定統一的檔案管理標準和規范[5]。為了保證教學檔案管理的一致性和規范性，院校需要制定統一的檔案管理標準和規范，且能夠涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、利用等各個環節，明確各項工作的具體要求和操作步驟。同時，還應根據不同類型的檔案制定差異化的管理策略，以增強教學檔案管理的科學性和規范性，提高檔案的質量和利用率。最后，建立信息化管理制度和監督機制。隨著教學檔案信息化管理的推進，應建立完善的信息化管理制度和監督機制，明確各項信息化工作的責任人和職責范圍，規范信息化設備的使用和管理，促進信息系統的安全穩定運行。同時，還應建立監督機制，定期對教學檔案信息化管理工作進行檢查和評估，及時發現和解決問題。

3.3 " 加強檔案資源的動態化、平臺化管理

在大數據技術的迅猛發展和廣泛應用背景下，教學檔案資源的管理方式正經歷著深刻的變革。傳統的教學檔案管理模式往往側重于檔案的靜態存儲和簡單查詢，難以適應大數據時代對信息高效處理與利用的需求。因此，加強檔案資源的動態化、平臺化管理，成為提升教學檔案管理水平、促進教育信息化的關鍵舉措。具體來說，其一，應建立統一的檔案管理平臺，使其集檔案管理、信息查詢、數據分析、資源共享等多種功能于一體，成為教學檔案資源管理的核心樞紐。通過該平臺，各類教學檔案可以實現集中存儲、統一管理和高效利用，避免信息孤島現象的出現，提升檔案管理的整體效能。其二，實現教學檔案的快速檢索與智能分析。統一的檔案管理平臺應具備強大的檢索和分析功能，可以利用大數據技術和人工智能算法，對教學檔案進行深度挖掘和智能分析，提取出有價值的信息和知識[6]。其三，促進教學檔案與其他教學資源的關聯與互動。在平臺化管理模式下，可以將教學檔案與課程內容、教學計劃、教學資源庫等進行關聯，形成一個完整的教學資源生態系統，使得教學檔案不再是孤立存在的數據孤島，而是與其他教學資源緊密相連的有機整體，進而大大提升教學檔案的利用價值，為教學質量的提升提供更為全面的支持。

3.4 " 構建專業化的檔案管理隊伍

在大數據背景下，為了能夠推動教學檔案信息化管理的成功，應該構建專業化、高素質的檔案管理隊伍，確保該隊伍不僅具備扎實的檔案管理基礎知識和專業技能，還具備對信息技術的深刻理解和應用能力，以適應信息化時代對檔案管理提出的新要求。一是強化專業知識與技能培訓。院校應加強對現有檔案管理人員的專業知識與技能培訓，定期講授檔案管理學的基本理論、政策法規、檔案分類與編碼、數字化檔案管理技術、大數據分析與應用等多個方面的知識，使檔案管理人員能夠通過培訓掌握最新的檔案管理理念和技術，提升檔案管理人員的業務水平和綜合素質。同時，鼓勵檔案管理人員參加各類學術交流活動，拓寬視野，了解行業前沿動態，不斷提升自身的專業素養[7]。二是注重信息技術能力的提升。在信息化時代，檔案管理人員需要具備一定的信息技術能力，才能勝任教學檔案信息化管理工作。因此，院校在培訓過程中應注重提升檔案管理人員的信息技術水平，包括計算機基本操作、檔案管理軟件應用、數據庫管理、網絡安全與防護等，使檔案管理人員通過實踐操作和案例分析，熟練運用信息技術手段進行檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和準確性。三是積極引進外部人才。除加強內部培訓外，院校還應積極引進外部人才，為檔案管理隊伍注入新的活力和動力。在引進人才時，應注重考察其檔案管理專業背景、信息技術應用能力以及創新意識和協作精神等方面，確保引進的人才具有豐富經驗和先進理念，能夠快速推動院校教學檔案信息化管理水平的提升，使檔案管理工作實現創新發展。

4 " " 結束語

綜上所述，在大數據背景下，院校教學檔案管理工作發生了巨大的轉變，為了能夠緊跟時代步伐，各個院校開始實施教學檔案信息化管理，以此來提升教學檔案管理的整體水平。但是在推進教學檔案信息化管理的過程中，還面臨著諸多的問題，如基礎設施配備相對落后、教學檔案管理制度和流程有待完善、檔案管理存在滯后性、缺乏專職檔案管理隊伍等，需要院校針對這些問題積極探索有效的解決策略，以便能夠提升教學檔案管理的信息化水平。

主要參考文獻

［1］嚴文嫻. 關于加強技工院校教學檔案信息化管理的幾點思考［J］. 黑龍江檔案，2023（5）：211-213.

［2］霍仁崇，張紅巖，孫幸成. 大數據背景下高職院校教學督導信息化管理系統建設與思考［J］. 石家莊鐵路職業技術學院學報，2023，22（3）：112-115.

［3］黃媛. 大數據背景下高校二級學院教學檔案信息化管理路徑探索［J］. 學園，2023，16（14）：63-65.

［4］劉鑫昱. 大數據發展下學校教學檔案信息化建設［J］. 辦公自動化，2022，27（17）：56-58.

［5］朱紅茹. 大數據視域下高職院校檔案信息化管理研究：以南京交通職業技術學院學生技能大賽為例［J］. 檔案與建設，

2019（11）：54-56.

［6］王玉新. 大數據背景下的高校教學檔案信息化建設［J］. 蘭臺內外，2018（4）：57-58.

［7］孫紅梅. 大數據視角下的高職院校檔案管理研究［J］. 才智，

2018（14）：250.