集團企業資金管理系統的功能流程與操作方法

摘 要：資金管理系統是集團企業資金集中管理的重要載體，本文主要研究了集團企業賬戶管理系統，企業資金管理系統委托貸款管理，企業銀行定期存款系統，企業授信額度管理，企業票據管理系統，企業銀企互聯系統，公司資金監控系統的功能流程與操作方法。

關鍵詞：集團企業；資金管理系統；功能流程；操作方法

近年來，財務管理信息化發展越來越快，按照企業財務信息化發展趨勢，首先，創業財務管理的功能要不斷強化。隨著資金管理、資產管理、智能系統等對集團的財務管理的重要性日益突出，企業通過財務信息化提升企業的財務管理水平成為迫切需要解決的問題。[1]其次，財務數據的集中化。財務數據集中化不僅能降低成本，也能使集團實時掌握所屬企業的數據，對企業財務進行分析、管控、監控具有重要意義。最后，財務共享服務不斷發展。把同質化的財務工作集中處理，有效提升財務工作效率。資金系統是伴隨著互聯網的高速發展而發展起來的。一些集團開始使用網上銀行、跨銀行現金管理平臺等信息系統，健全完善集成的、相輔相成的統一資金管理系統是當前集團企業資金集中管理的發展趨勢[2]。

一、集團企業賬戶管理系統功能流程與操作方法

（一）賬戶開立

集團總部及所屬企業的開戶都需在資金管理系統中提交開戶申請，由集團總部財務部門對申請進行審核、備案，審核、備案通過后，由資金管理系統管理員在核算系統中新增核算項目，才能進行會計核算。如果審核、備案不通過，可通過資金管理系統把審核不通過的原因通知申請公司，公司可在修改后重新上報。提交開戶申請時，要把各企業集團決策機構決議、基層單位開戶申請表及相關文件掃描，作為附件提交。

賬戶開立功能的關鍵是為確保所有的賬戶開立符合集團總部要求，賬戶開立和核算系統維護權限掌握在集團總部手中，未經審批同意開立的銀行賬戶不能進行會計核算，防止發生擅自開設銀行賬戶的現象。

（二）賬戶變更

賬戶維護的權限集中于集團，如有需要變更的賬戶信息，需在系統中提交申請，由集團資金系統管理員進行修改。而賬戶信息中的開戶公司、金融機構、科目不能修改，因為甄別該賬戶的主要信息需要變更，則需要對原有賬戶先進行銷戶，再通過開戶流程增加該賬戶。

（三） 銀行賬戶信息統計報表

資金管理系統應根據企業的實際需要，提供“銀行賬戶明細表” “銀行賬戶變動匯總表”“銀行賬戶變動明細表”等統計報表，用于集團及所屬企業賬戶分布情況分析的依據。

二、集團企業資金管理系統委托貸款管理的功能流程與操作方法

（一）委托貸款的申請

集團內部獨立法人單位之間可以通過委托貸款的形式進行資金的統籌使用和管理。集團使用統一的資金管理信息系統，此申請流程就能通過此系統完成，不但能在系統中留有痕跡，便于監管，也能減少紙質流轉過程中的拖延，提高財務工作效率。委托貸款的申請流程由借款人提交，由貸款人的資金管理人員、財務負責人審批。借款人在提交申請時，要把借款人內部決策機構的決議、委托貸款申請表格、財務報表等要求的申請材料作為申請附件提交。

（二）委托貸款的業務處理

委托貸款申請審批通過后，由委托方按照合同內容錄入“委托貸款單”，審批通過后，能直接生成委托貸款發放憑證。生成憑證的信息能反映到“委托貸款單”中，方便通過委托貸款單查到憑證或通過憑證查到委托貸款單。借款人在“融資管理”模塊中生成“委托借款單”，減少了手工錄入造成委托貸款信息有誤等問題。

（三）委托貸款還款

委托貸款的還款業務也能在資金管理系統中操作。委托貸款還款分為到期還款和提前還款兩種。到期還款則能直接生成對應的委托貸款還款單。系統支持能多次還款；還款后，委托貸款單上的余額能按還款的金額減少，全額還款后，委托貸款單上的余額會變為零；委托貸款還款單需要審批，通過后能生成對應的憑證。若提前還款需要借款單位先提交借款還款申請單，再由貸款單位通過借款還款申請單生成對應的委托貸款還款單。

（四）委托貸款的展期

委托貸款如需要展期，也能在資金管理系統中進行展期操作，展期只能變更到期日，展期后，委托貸款單上顯示的到期日為展期后的日期。如需在展期變更利率，則在委托貸款利息中做調息處理。

（五）委托貸款利息管理

資金管理系統中還能定期對委托貸款進行預提、收息操作，利率如果發生變化，能進行調息操作。委托貸款還款后，自動生成對應還本付息的利息單。

（六）委托貸款到期提醒

資金管理系統能按委托貸款單上的到期日，到期前 30 天、15 天、7 天時通過預警平臺發送消息通知給相關人員。這能減少人工制作臺賬的工作量和壓力。

三、集團企業銀行定期存款系統的功能流程與

操作方法

（一）銀行定期（通知）存款利率維護

存款利率的維護權限在集團，集團對定期存款利率、通知存款利率進行維護，下屬單位在錄入定期存款單、通知存款單時進行選擇，降低風險。

（二）銀行定期（通知）存款業務處理

新增存款：填寫新增銀行定期（通知）存款單。按照存款類別不同選擇定期存款、通知存款等類別，利率應選擇集團維護的定期存款利率表，能維護實際利率。通知存款中又分為需利滾本金和不需利滾本金兩類。需要利滾本金，等同于需要根據存期（7 天）進行結息操作，“存款類型”選擇定期存款，存款期為 7 天。到期后需要點擊續存。不需利滾本金的，“存款類型”選擇通知存款。通過定期存款單生成對應的

憑證。

（三） 到期提醒和統計報表功能

資金管理系統能設定按定期存款上的到期日，在期前通過預警平臺發送消息通知。資金管理系統也提供“銀行定期（通知）存款匯總表”“銀行定期（通知）存款明細表”“銀行定期（通知）存款余額表”等統計報表，以查詢分析用。

四、集團企業授信額度管理的功能流程與操作

方法

通常銀行向企業提供借款等服務，都需與授信額度相關聯。為全面掌握企業尤其是集團的授信信息，以應付外部監管，應通過授信管理系統進行授信額度申請、業務處理、統計報表等業務管理。[3]

（一）授信額度申請

單個企業的授信是銀行提供的，而對集團而言，就復雜得多。集團授信分為單個授信、綜合授信和內部授信。在進行授信額度申請時，需說明與授信機構的關系，以區分內部授信和銀行授信；說明是否為集團綜合授信，以確定對應的融資是否需要集團審批同意；需說明授信用途，便于制作統計報表。

（二）授信額度業務處理

授信額度申請審批通過后，生成授信額度單。有關融資業務就能和該授信額度單關聯，進行融資業務處理。集團綜合授信額度單，如果所屬企業需使用集團綜合授信，在集團審批同意后，就可利用集團綜合授信額度單進行切分，所屬企業按切分后的綜合授信額度進行借款業務處理。

五、集團企業票據管理系統的功能流程與操作

方法

（一）應收票據

應收票據登記：票據管理系統能規范收到票據的臺賬管理，在企業收到票據后，必須立即在票據管理系統中進行登記，并按實際情況生成收款單，用于收款核算用。票據登記后能生成相對應的憑證。應收票據收款：收款后可在系統中生成收款單并生成收款憑證。應收票據背書：對應收票據進行背書，也可在信息系統中進行登記并生成付款憑證。

（二）應付票據

應付票據登記：開具票據后可在票據管理系統中登記，以記錄相關信息，并生成對應的憑證。應付票據兌付：兌付后在票據系統中錄入并生成對應的憑證。

（三）統計報表

按照應收、付票據單，管理系統能自動生成“應收票據發生明細表”“應收票據匯總表”“應收票據到期統計表”“應付票據余額明細表”等，監控企業尤其是集團應收、應付的票據情況。

六、集團企業銀企互聯系統的功能流程與操作

方法

（一）銀企互聯安全性要求

各個企業開通銀企互聯功能必須先建立完善的內部控制制度，設置合理的審批流程和對應崗位人員，預防資金風險發生。該銀企互聯內控制度主要包括銀企互聯上線，使用全過程，包括功能測試等環節。

（二）銀企互聯上線條件

各企業情況不同，銀企互聯上線范圍不同。必須確定銀行存款所覆蓋的銀行，在考慮成本效益的基礎上確定上線銀行范圍。在銀行上線范圍確定后，需要與銀行簽訂銀企協議，讓銀行把相關權限授權到銀企互聯平臺。銀企互聯需要配備硬件，諸如銀行的前置機、網絡等，與銀行連接，必須實時與銀行實現傳輸數據，完成查詢、支付等操作。

（三）銀企查詢

銀企互聯的條件完全具備后，在實施相應設置后，企業可在銀企互聯系統下查詢賬戶的實時余額、交易明細及付款狀態。賬戶余額和交易明細查詢：可聯機實時獲取銀行信息和脫機查詢歷史信息；查詢人民幣賬戶及外幣賬戶；一次性可以查詢多個銀行的賬戶信息；集團經過設置，能查詢全部賬戶信息。付款狀態查詢：主要包括付款單和代發單狀態查詢，是否成功付款或代發成功。

（四）銀企支付

銀企互聯開通后，能實現包括對公、對私支付及代發工資等在內的支付。銀企互聯也能與核算系統對接，實現相關付款單據與憑證的無縫連接，減少數據核對繁瑣和差錯的出現。

銀企互聯支持從付款單、代發單生成憑證，也支持憑證生成付款單、代發單，主要看各個企業原來對付款流程的規定。以下以從憑證生成付款單、代發單的流程為例，說明一起互聯的控制。

第一，會計收到適合付款申請以及相關附件后，錄入付款憑證，結算方式選擇為銀企互聯，點擊生成付款單（攜帶付款金額、付款賬戶及日期等），單據狀態為“保存”，把附件提交給出納。

第二，出納收到付款的附件及憑證后，在出納付款單界面查詢到該筆保存狀態的付款單（可見對應的憑證號），對其進行修改，補錄收款單位、賬號、省市、結算方式、預計付款時間、附言等信息，完成后提交付款單（簽名）。

第三，稽核收到付款附件后，在憑證查詢界面審批該筆付款憑證，在付款單界面對該筆付款進行初審，審核不通過可打回，審核通過后把付款附件提交給財務經理。

第四，財務經理收到付款附件后，對付款信息進行復審（驗簽、簽名），復核完成后，付款單審批通過并自動提交銀行，并發消息通知付款用戶付款狀態已完成。付款單上部分信息會按憑證信息關聯生成。

第五，控制要求：在付款流程中，如果銀付憑證生成付款單后，與付款相關的關鍵字段會被控制，不可修改，如貸方金額（銀行列）、貸方科目（銀行列）、貸方輔助賬項等，與付款無關聯的信息如借方信息、摘要、現金流量項目等可在憑證界面直接修改。

第六，一張憑證若有多筆付款賬戶信息，能生成多張付款單，憑證信息中，銀行分錄要填寫結算方式，需要選擇“銀企互聯”，只有貸方分錄有銀行科目且結算方式為“銀企互聯”的憑證，才能生成付款單/代發單。會計生成付款單時需要區分單筆支付或批量支付，同一張憑證不能既生成付款單又生成代發單。付款單審批過程中，審批的節點按實際情況進行調整。

（五）電子回單

銀企互聯另一功能是能打印電子回單，并由多公司論證過。各銀行的電子回單的樣式尚不統一，大致與其各自的紙質回單樣式相近，包括電子印章，為多數審計機構認可，能替代原來的紙質回單。電子回單由企業查詢、打印，效率較銀行提供的紙質回單高，能幫助企業及時入賬，可減少未達賬。

七、集團公司資金監控系統的功能流程與操作

方法

（一）久懸戶提醒

資金管理系統能在分析銀行賬戶交易明細的基礎上，判斷某一賬戶是否是久懸戶。如某一賬戶在最近一年除“利息”“賬戶管理費”等交易外，沒有其他收支業務出現，則把該賬戶標識認定為久懸戶，并發送消息給相應人員，減少資金管理人員的工作量。

（二）付款交易提醒

在付款金額超出限定額度時，通過資金管理系統發送消息提醒，交易提醒方式主要包括消息、短信、郵件等。限定額度包括：賬號單筆支付上限；賬號單日支付總額上限；賬號單月支付總額上限；同一客戶號下所有賬號單日合計支付上限；同一客戶號下所有賬號單月合計支付上限。

參考文獻：

[1]王曉佳.智慧財務管理[M].北京：科學出版社，2020.

[2]彭亞黎.企業財務管理[M].武漢：武漢大學出版社，2012.

[3]中國煤炭經濟研究文選編委會.煤炭經濟研究文選[M].徐州：中國礦業大學出版社，2015.

作者簡介：李新新（1990.11—），女，漢族，本科，會計師，從事企業財務和會計研究。