電子檔案在學校檔案管理中的應用

摘 要：伴隨現代社會信息技術的持續進步，電子檔案已被廣泛地應用于各個行業之中。文章深入探究了電子檔案在學校檔案管理中的應用價值，分析了學校檔案管理的現狀，在此基礎上提出一系列應用策略，以期提高電子檔案在學校檔案管理中的應用水平。

關鍵詞：電子檔案；學校；檔案管理；應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：Ａ

在信息技術迅速發展的社會中，學校檔案管理已逐漸從傳統的紙質檔案轉變為電子檔案和數字檔案，這一轉變使得檔案管理的內容、條目和細則都產生了明顯的變化，同時也對檔案管理工作提出更加嚴格的要求。電子檔案的應用使學校可以更加高效地收集、統計和整理相關數據，提高了日常教學與辦公的效率。與傳統的紙質檔案比較，電子檔案具有操作便捷、易于存儲等特點，有效降低了學校檔案管理工作的難度。另外，電子檔案的非人工識讀性、存儲高密度性以及信息與載體的可分離性等特點，使檔案管理更加系統化，資源共享更加便捷。在數字化校園建設的背景下，電子檔案既可以實現檔案資源的收集、利用和服務，又能夠自動化地調整和改進，以此推動學校業務工作的有效融合和高效連接。

一、電子檔案在學校檔案管理中的應用價值

1.提高檔案管理的效率

電子檔案系統顯著提升了教育機構檔案管理的效率，確保了檔案歸檔流程的便捷化，從而促進信息的流通與共享，充分發揮檔案的功能。應用傳統的檔案管理方式，需要檔案管理人員手動輸入大量文件，并執行冗長的核實和分類工作，不僅消耗大量時間與人員精力，效率還不高。但是通過引入電子檔案系統后，檔案管理人員能夠借助計算機和信息技術的高效能力，快速完成檔案信息的錄入、處理、存儲和傳輸工作。此外，電子檔案的管理模式讓檔案的搜索、查找、更新和打印變得更為方便，無論身處何地都能輕松操作，極大地提升了檔案使用的便捷度。

2.確保檔案管理的安全

檔案中具有較多的關鍵信息，其安全性直接關系到學校工作的順利開展。在過往的檔案管理模式中，手工處理紙質文件易導致文件丟失或損壞，同時人工失誤也難以避免，這些問題都會影響檔案信息的準確性。與傳統的管理模式相比，電子檔案系統通過計算機和相關技術手段保障檔案資料安全，利用信息技術完成數據錄入，為學校積累詳細的數據資源。在電子檔案管理方面，管理人員應按照各自的職責與職級設置相應的訪問權限，以保障各級管理者能夠執行其范圍內的檔案操作。另外，系統還具備云端數據備份功能，任何修改和更新都能夠被系統完整記錄，從而提升檔案的保密性和正確性。

3.提升管理的靈活性

檔案管理人員在執行檔案管理任務時，主要涉及檔案的收集、規范化格式、編制和檢索等多個環節，管理流程頗為煩瑣。相較于傳統檔案，電子檔案在格式整理與存儲上展現出更大的彈性，不僅能夠根據工作需求迅速調整格式，還可以通過電子郵件和網絡迅速傳輸信息。經過詳細的整理和修改可以有效滿足工作需求的多樣性，既可提高管理效率又能為檔案的有效利用奠定堅實的基礎。另外，運用電子檔案系統，檔案管理人員可輕松地檢索、分析各年級學生的資料，通過檔案的分析和處理了解學生來源的動態變化，進一步整合教育資源。

4.節約檔案管理成本

在傳統的檔案管理中，大量采用紙質檔案，這種做法伴隨著大量的紙張成本、印刷和裝訂費用等投入，產生大量的消耗成本。此外，為確保紙質文件不因潮濕霉變或翻閱磨損而受到損毀，檔案室必須符合嚴格的存儲標準。隨著電子檔案的出現，這一切發生了變革。電子檔案可以輕松地通過電腦和辦公設備錄入，使得信息能在檔案管理系統內集中存儲，該系統既可以依賴實體硬件，也可以利用云端技術來備份數據，極大地減少了人力與物力的使用，降低了管理上的成本。伴隨著存儲技術和信息技術的飛速發展，計算機的存儲能力得到了顯著提升，不僅提高了學校檔案資料整合的效率，還為大規模數據的分析和處理提供了極大的方便。

二、學校檔案管理的現狀分析

1.檔案管理意識薄弱

目前，我國有些學校尚未認識到檔案管理工作對學校發展的重要作用。檔案管理工作通常是由年長的教師兼任，這些教師往往缺乏專業的檔案管理意識，整體素養亟須提升。由于缺乏專職檔案管理崗位，加上教師對檔案管理缺少積極性和主動性，導致管理人員普遍缺乏必要的專業知識技能，學校不得不依賴傳統的管理方式和紙質檔案，這種方式使得學校、學生和教師信息收集和整理工作受到延誤，還增加了管理過程中人為錯誤的可能性，給檔案的后續調動、使用和查閱帶來不利影響。

2.信息化程度不足，工作量大

觀察目前教育領域，很容易發現許多學校更傾向于將主要資源投入提升學業成績、人才引進和學生培養上，往往忽略檔案管理工作。在檔案管理上，存在資金、人力和物力支持不足以及信息化水平低下的問題，缺少現代化、信息化、數字化和智能化的管理工具和系統。由于檔案是動態化的實體，涉及畢業生離校、新生入學及教職工的人事變動，需要及時更新檔案信息。手工錄入為主的模式很難確保信息更新的及時性、完整性和準確性，影響了學校整體的工作效率和質量。同時，還很容易導致人為錯誤，對學生、教師和學校都會造成不良影響。

3.學校不夠重視

有些教育機構尚未充分意識到檔案管理的重要性，往往將這項任務分配給其他教師。由于檔案管理工作不僅重復性高，還涉及大量的數據處理。因此，需要從業人員具備較高的專業技能，兼職教師通常很難保證管理的高標準。學校對檔案管理的忽視導致在資金、人力和物力方面的投入不足，依然依賴傳統的手工記錄和紙質檔案管理。這一管理模式不能有效提高檔案管理的效率，造成檔案資料更新延遲、信息錄入不全面，使檔案檢索和查閱耗時增加，嚴重制約了學校的持續發展。同時，學校沒有充足的資金投入也使得管理人員無法及時更新現代信息技術設備，無法采用先進的管理技術，也是大部分學校檔案管理工作難以取得進展的根本原因。

三、學校檔案管理中電子檔案的應用探索

1.創建完善的電子檔案管理基礎設備設施

學校的檔案管理任務多樣且復雜，包含了學生入學、畢業生離校手續、教師工作崗位調整、政策更新及資產變動等關鍵環節，這些環節的任何變動都會對檔案更新的準確性造成影響。首先，為有效提高檔案管理的效率，學校應引進電子檔案系統以優化管理流程；其次，在推動電子檔案管理的過程中，對于工作的復雜性和廣泛性，學校還需加強信息化基礎設備設施建設，以確保電子檔案管理的順利開展；最后，注重打造電子檔案平臺。可以與專業的信息技術公司合作，開發符合學校特色的電子檔案系統，通過深入分析學校檔案管理實際需求，開發包含多個檔案管理模塊的電子檔案系統，從定制軟件、開發程序到系統硬件的配備，為學校開展電子檔案管理打下堅實基礎。

建立高效的電子檔案管理體系，關鍵在于構建清晰的分類架構，只有通過明確的分類體系，才能夠確保文件精準歸檔、快速檢索，并便于隨時調用。同時，還需建立全面的數據庫，按時間有序存放各類檔案資料，對于過時或重復的文檔，應自動轉入回收站，由管理人員審核后永久刪除，以免占用不必要的存儲空間，從而更好地應對海量數據的管理需求。在檔案管理中心，搭建核心管理平臺，為各部門分配獨立的子賬戶與密碼，確保只有經過驗證的成員才能登錄查閱相關檔案。總之，構建高效的電子檔案管理系統，關鍵在于系統性的設計與執行。

2.提高管理人員的業務能力和專業水平

學校開展檔案管理工作需重視團隊成長，積極吸納全方面的杰出人才，并定期開展專業培訓，以優化檔案管理質量。同時，引入信息技術領域專才可高效處理數據錄入、資料整合、存儲和檢索等任務，檔案管理人員的信息技術及安全培訓也不容忽視。在信息時代大背景下，電子檔案管理的高效率優勢極大地便利了檔案管理工作，學校應全面搜集各類信息，利用電子檔案提高管理效率。通過實施電子檔案管理，學校需根據實際需求完善系統建設，建立健全管理制度并加大軟硬件投入，拓寬管理功能，從而幫助提升管理人員的專業素養，確保電子檔案管理為學校事務提供強有力的支持。

3.設立標準的電子檔案管理制度

為了確保檔案工作人員嚴格遵守規定程序，學校必須制定一套嚴格的電子檔案管理制度，以約束檔案工作人員的行為，保障他們按照既定制度高效完成任務。具體而言，在電子檔案系統的資料存儲與管理過程中，應明確每個操作步驟，不僅有助于新員工快速熟悉工作流程，還能確保各項工作有序開展，從而避免因操作不當導致檔案信息的丟失或損毀。

為保障電子檔案的完整性，需要建立一套嚴格的監管體系，在檔案的電子化管理過程中，要堅決杜絕未經授權的修改和下載行為。同時，為檔案管理人員設置分級別的查閱權限，防止越權訪問檔案情況的發生，既可以有效保護學校檔案數據的完整性與真實性，又能防止數據被隨意篡改。當工作人員使用電子檔案工作時，還應確立一套嚴謹的獎懲機制，有效監管檔案管理人員的職業行為和操作，確保其在規章制度的框架內，以高度職業道德和安全意識來執行電子檔案的管理任務。

4.做好電子檔案的存儲與網絡安全管理

電子檔案的聯網特性極大地提升了學校檔案管理的便捷性，但同時也帶來了風險和挑戰。在電子檔案信息錄入階段，確保數據的準確性至關重要。相較于電子檔案管理，紙質檔案的錄入錯誤影響范圍較小，且較易發現和糾正。

然而，電子檔案因其便捷性，數據錄入常常是大規模進行，一旦發生錯誤，更正起來就變得相對困難。此外，由于電子檔案的開放性和互聯網屬性，網絡系統一旦遭受安全威脅，就會有檔案信息被泄露或丟失的風險。因此，在提高工作效率的同時，電子檔案管理必須兼顧數據的準確性和安全性，使檔案信息的完整性和保密性得到保障。

為保障電子檔案系統安全、高效地運行，學校必須提高網絡安全防護水平，并建立一套全面的網絡安全管理體系，不僅包括對檔案系統進行持續的升級和維護，還涉及部署先進的網絡防護措施，并與信息技術部門緊密合作，共同構建一道堅固的網絡安全防線。只有將檔案安全防護工作放在首位，電子檔案系統才能在管理工作中充分釋放其潛力。此外，實施雙向密鑰保護策略也是一個有效的手段。在檔案管理人員傳輸檔案數據時，需要先驗證傳輸通道的安全性，確認安全無虞后，利用公鑰對檔案進行解密，并將數據傳遞給用戶。用戶隨后使用私鑰解密檔案的內層數據，進一步增強了檔案信息的安全性。

5.拓展電子檔案的管理功能

（1）在學校優化檔案分類策略中，需要積極采納前沿軟件，通過深入研究算法，運用信息技術高效整理電子檔案，實現資料快速索引。在資料整合階段，應細心規劃錄入與檢索系統，確保能夠完整收錄文本、圖像和音頻等多種格式資料，保障檔案信息的全面性。同時，注重檔案資料的準確性，以促進檔案歸檔與存儲工作順利開展。

（2）在構建檔案管理框架時，學校應優化數據交換與傳輸流程，滿足多元化的檔案使用需求，還需保障數據共享和傳輸的安全性，通過標準化操作和權限配置，維持檔案共享的良好秩序。

（3）學校需不斷加強信息安全防護體系，提升電子檔案的安全級別，確保檔案資料的安全。在建立檔案管理平臺時，優先考慮安全管理，配備防火墻、防病毒軟件等防護措施，有效守護內部資料，防范資料被泄露的風險。同時，重視檔案的備份與恢復，預防資料損毀或遺失。

（4）開展電子檔案管理時，學校應充分發揮其優勢，實現檔案資料的多功能應用，助力學校的各項事務。在處理電子檔案的過程中，深入挖掘信息資料并跟蹤學生成績、教師資源等變化，利用信息系統分析學校歷史信息和數據，為未來教學規劃與發展策略提供數據支持，確保決策更加精準。

四、結語

總之，學校開展檔案管理需積極融合數字化手段，實現自動化和智能化管理。各學校應高度重視數字檔案的運用，深入認識其重要性，并將其高效融入檔案的綜合管理流程。應確立先進的管理理念，提升檔案管理人員的專業素質，增強檔案安全的意識，保障檔案信息的準確性與安全性，推進數據庫建設，打造完善的檔案管理體系，為學校的長期發展和規模擴張奠定堅實的基礎。

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作者單位：山東省臨沂第一中學

作者簡介：郭濤（1986—），女，漢族，山東臨沂人，中級檔案館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。