大數據背景下中小企業內部控制問題及優化建議探究

摘要：數字化作為一項聚焦于技術、生產方式、商業模式及社會結構的全面變革產物，將持續滲透應用至各大領域，衍生全新產業與業態、實現企業更加智能化和高效化生產方式，但同時企業內部控制與管理實施難度隨之增加，內部諸多問題逐漸顯露。因此，我國中小企業要想立足大數據背景下實現長效發展，務必要全方位提高管理水平，注重內部控制工作落實，充分調動大數據在內控開展過程的作用與優勢。文章通過探討大數據技術對中小企業內部控制的促進作用，結合大數據背景下中小企業內部控制存在的問題和挑戰進行分析，提出大數據背景下中小企業內部控制的改進策略，以期提升企業內控水平，借助大數據優勢實現可持續發展。

關鍵詞：大數據；中小企業；內部控制

在黨的十二大報告中，不僅確定數字化經濟的關鍵地位，也對中小企業建設發展加大幫扶力度，注入全新發展動力。中小企業屬于國民經濟的重要組成部分，在促進就業、推動創新等方面發揮著不可或缺的作用，但因資源有限、管理水平相對較低等因素，在內部控制方面往往存在諸多薄弱環節。大數據應用使中小企業能夠更精準地把握市場動態、優化業務流程、提升決策效率，但同時也帶來數據安全、隱私保護、信息系統復雜等一系列新問題。如何在充分利用大數據優勢的同時，加強內部控制、防范風險，成為中小企業亟待解決的重要課題。

一、大數據對中小企業內部控制的影響

（一）提高數據處理能力

在提高數據處理能力方面，大數據技術能夠幫助中小企業快速處理和存儲海量數據。傳統內部控制往往依賴手動記錄和簡單的統計方式，而大數據技術則通過自動化的數據采集和處理工具，使企業能夠實時獲取各類數據。利用高效數據處理能力不僅大大降低人工失誤的風險，還為企業提供更加全面的決策依據。如通過大數據平臺，中小企業實現實時監控庫存、銷售和客戶反饋，及時調整運營策略，優化資源配置。

（二）提高數據分析準確性

對于中小企業而言，數據分析精確性直接影響到內部控制的有效性。全面滲透大數據技術能夠利用數據分析工具，對數據進行深入挖掘和分析。通過數據挖掘和機器學習算法，企業能夠識別出潛在的業務趨勢和風險，從而采取相應控制措施。比如企業通過分析歷史銷售數據，預測未來市場需求，制定更為科學的生產和營銷計劃；在財務方面利用大數據分析，準確地識別財務風險，確保財務報表的真實與合規。

（三）提高企業運營效率

在提升企業運營效率方面，大數據的應用幫助中小企業實現智能化的管理與決策。依托大數據技術對企業運營的各個環節進行實時監控與反饋，幫助管理層及時發現問題并進行調整。如組織對員工績效、生產效率和市場反應等數據進行綜合分析，促使企業重塑優化流程，實現資源高效利用；在供應鏈管理方面，借助大數據分析實現需求預測、庫存管理和物流優化，降低運營成本，提高響應速度。

二、大數據背景下中小企業內部控制問題

（一）內部控制環境基礎不穩定

內部控制環境作為內控五要素之一，既是確保企業內控作業落地的重要基礎內容，也是對企業各級人員內控意識造成影響的關鍵因素。而中小企業內部控制環境基礎不穩定主要體現在以下方面：一是組織架構與權責分配方面，中小企業往往存在職能交叉、職責不清現象。由于企業自身規模有限，職能部門較少，同一員工承擔多重角色現象常見，難以明確責任歸屬，導致管理失效，在出現財務問題或合規風險時無法追責；二是企業文化建設方面，中小企業極易忽視誠信與道德觀念建設。企業文化缺失導致員工工作中缺乏對道德標準的嚴格遵循，甚至形成“只求業績，不問過程”風氣，使內部控制措施形同虛設；三是中小企業管理者將更多精力放在短期業績，忽視內部控制系統的建設與維護，甚至產生內部控制措施增加運營成本的認知誤區；四是由于部分中小企業未能對內部控制工作引起高度重視，員工往往缺乏必要培訓與知識積累，無法熟練掌握內控政策與流程，判斷和執行能力薄弱。

（二）風險評估管理缺乏合理性

由于中小企業內部控制體系落實不足，風險評估管理作為主要環節內容依舊未能引起應有重視，及缺乏完整且有效的風險評估體系。具體涉及以下兩點問題：一是立足主觀角度，企業自主評估環節往往基于主觀臆測并非實際數據對風險進行評估，尤其是不少中小企業由于資源有限，往往缺乏系統化的數據收集工具和手段，導致企業在進行風險評估時，無法全面獲取業務相關的各種數據；或是能夠收集到一定量的數據，但由于缺乏先進的數據分析技術和人才，無法對這些數據進行深度分析，導致風險評估只能停留在表面層次，無法發現隱藏的潛在風險，從而使得在企業投融資與運營資金等決策制定時出現明顯失誤，不僅導致評估結果不可靠，而且勢必對企業資金運行穩定性造成影響；二是立足客觀角度，企業存在風險控制意識薄弱、風險管理體系及評估流程不完善的問題，在進行風險評估時，往往依賴管理層或財務人員的個人經驗，使用傳統的定性分析方法，缺乏基于數據的定量分析工具，風險評估失真。另外，在大數據環境下，風險是動態變化的，但許多中小企業缺乏實時的風險監控機制，無法及時跟蹤和調整風險評估結果，在市場動態因素影響下，潛在風險容易造成不可預估的損失。

（三）控制活動執行效率待提升

中小企業內部控制活動是確保自身管理有效性、財務報告可靠性及合規性的關鍵環節。然而，許多中小企業通常存在管理水平低下、思維活動單一化的情況，對各項內控活動間的聯系考慮欠妥，如采取多項控制活動處理某項風險，行為復雜度增加，不僅會降低企業發展效率，而且會制衡內部控制的落實，使得企業的經營和發展造成嚴重影響。具體而言，首先，控制措施設計不合理。部分中小企業在制定內部控制措施時，往往缺乏系統化的流程設計，控制措施可能不夠詳細或未能覆蓋關鍵業務環節。例如，一些企業在采購、銷售、庫存管理等重要業務流程中，未能設計明確的審批、授權和復核機制，導致業務操作過程中容易出現漏洞和違規行為。其次，控制措施不符合實際需求。部分中小企業的內部控制措施設計過于簡單，未能根據企業規模、業務特點和行業風險進行定制，導致控制措施不切實際或難以執行。例如，小企業可能簡單沿用大型企業的控制措施，忽視了自身的資源限制和實際操作難度，導致控制效果不佳。最后，控制執行不力。即使有一定的控制措施，但多數中小企業在執行過程中往往缺乏足夠的執行力，導致控制活動形同虛設。例如，一些企業在財務報銷、采購審批等環節雖然有制度規定，但實際操作中審批流程被簡化，甚至完全被忽略，造成資金流向不透明和潛在的資產流失。另外，內部控制執行也缺乏信息技術支持。在大數據背景下，信息技術對內部控制的支持至關重要。然而，許多中小企業信息系統之間缺乏集成，導致數據不能有效共享和流通，影響了控制活動的有效性。例如，財務系統與業務系統之間未能實現無縫對接，導致數據輸入的重復性和不一致性，增加了操作風險和錯誤風險。

（四）內部信息溝通渠道不通暢

在中小企業內部控制運行期間，內外信息交流不順暢也是影響內控實施效果的重要因素。其原因主要在于企業內部控制中對部門交流溝通的重要性認知不精準，企業內部缺乏系統的跨部門溝通機制，各部門之間的信息交流不暢，財務和業務活動運行過程的信息傳遞滯后，導致部門間形成信息孤島，既削弱企業整體工作質量與水平，而且不利于企業制定持續且科學的經營決策。內部審計環節，項目申報人員在項目申請資料提交時未能如期完成，與相關技術部門未能及時進行溝通協調，無形中與技術人員形成時間偏差。同時，在一些中小企業中，信息的傳遞過程涉及多個環節和人員，信息容易在傳遞過程中失真、遺漏或延遲，導致關鍵決策信息無法及時到達相關部門。項目需要歷經較長周期，若其中某一環節批復出現問題，不論對個人或是企業都將造成不可挽回的損失。另外，企業信息系統集成度低。許多中小企業在信息系統建設上存在不足，各系統之間缺乏集成和互通，導致信息流通受阻。例如，企業的財務系統、供應鏈管理系統和客戶關系管理系統各自獨立運行，數據無法自動同步和共享，造成信息分散，影響了內部控制的有效性。而且由于系統集成度低，企業在不同系統中往往會重復輸入同樣的數據，導致信息冗余，增加了數據處理的復雜性和錯誤風險。

（五）內部監督稽核機制不完善

一方面，部分中小企業現行內部控制監督機制待完善，內部審計資源有限，審計工作主要集中在財務報表的審查和日常合規檢查上，忽視了對運營、管理、風險等方面的全面審計。例如，企業的信息系統、數據安全、供應鏈管理等領域未被納入審計范圍；僅關注財務數據的表面合規性，而未深入分析數據背后的業務邏輯和運營風險，導致企業整體監督力度不足；另一方面，中小企業業務活動進行時主要借助現代信息及技術完成相關信息梳理整合作業，憑證自動化掃描后導入審批程序中，然而盡管大數據技術已廣泛應用于各行業，但中小企業的內部審計部門往往缺乏相關的技術能力和工具，未能利用大數據分析技術進行風險識別和評估。比如企業個別原始憑證無法利用信息完成梳理與整合，形成憑證流轉與財務信息的偏差，阻礙后續內控監督事項進度，不利于維護企業管理層決策的科學性與合理性。此外，一些中小企業內部審計部門的獨立性不足，審計人員與被審計部門的利益關系較為密切，審計結果容易受到干擾。例如，審計部門可能隸屬于財務部門，導致在審查財務數據時難以保持獨立性，影響審計結果的客觀性。而且內部審計工作完成后，審計結果的反饋和整改往往滯后，導致問題得不到及時處理。即使審計問題得到初步整改，許多中小企業仍缺乏持續的跟蹤和評估機制，未能檢查整改措施的有效性和持久性，導致同樣的問題反復出現。

三、大數據背景下中小企業內部控制優化策略

（一）完善內部控制環境基礎

第一，優化組織機構和職責分配。中小企業需主動優化現行治理結構，合理界定相關權責范圍，落實到位內部控制工作的基礎內容。一方面應結合企業自身實際情況設計組織結構，針對不同崗位配備明確的崗位說明書，界定其職責和權限，確保各部門職責清晰，避免職責重疊或模糊，積極促進各環節協同運作。如生產、質量、財務、采購等部門要明確各自責任，從而形成有效的內控機制；二是實施“職責分離”原則，特別在關鍵環節，如資金管理、采購和銷售等方面。通過將不同職責分配至相應員工，降低舞弊和錯誤風險，搭配有效的交叉審查機制，確保各環節的監控與制衡。此外，需要設計有效的溝通機制，便于在不同部門間高效傳遞信息，提升響應速度，確保信息及時共享。

第二，強化誠信和道德觀念的企業文化建設。企業文化是內部控制環境的重要組成部分，應積極倡導誠信、透明和負責任的企業文化，鼓勵員工踐行道德規范，制定明確行為準則和道德規范，指引員工掌握工作中應遵循的標準。一方面需注重內控管理事項，根據自身規模條件、運營理念、發展導向形成特色化的企業文化；另一方面需定期舉辦道德培訓與討論，增強員工道德意識，將誠信納入企業文化核心價值觀，高度重視對不誠信行為的懲戒措施，鼓勵員工舉報違紀行為，確保問題能及時得到處理。

第三，提升管理層與員工勝任能力。一方面管理層需主動借鑒大型企業內控管理經驗，聯系自身發展現狀，尋求升級革新現行內控管理理念與模式的手段，消除內部控制實施的屏障，加快落實內部控制；另一方面對于基層職工以技能培訓、崗位交流等方式，提升其專業能力和綜合素質。搭建職業發展通道，激勵員工不斷學習和成長，進一步對自身的職業發展設定更為清晰目標，更好適應市場變化，有效執行內部控制措施，提高工作質量和效率。

第四，考察不同崗位關鍵性。一方面需識別出關鍵崗位，如財務、采購、生產等，并展開重點管理，明確該類崗位操作與企業財務健康和產品質量密切相關；另一方面定期對關鍵崗位進行評估，審查其責任履行情況與工作效率，發現潛在風險并及時采取糾正措施。

（二）優化風險評估管理機制

基于大數據背景下，借助大數據技術和智能化系統，是中小企業優化內部控制風險評估管理機制的重要選擇。第一，建立大數據風險模型。通過收集并整合國內外海量數據，包括市場趨勢、客戶行為、供應鏈信息、財務數據等，運用先進數據分析技術與算法，構建企業大數據風險模型，以全面、系統形式評估和分析企業內部控制風險。如通過分析銷售數據與市場變化關系，企業預測銷售變動產生的風險因素，再根據預測結果制定相應應對策略。在大數據風險模型建立同時，中小企業可以借助第三方數據公司或金融科技公司的服務，實現數據獲取和分析，降低自身技術上的投入成本，為內部控制提供更有力決策支持；第二，構建內部控制風險預警系統。中小企業應借助大數據風險模型完成相應內控風險預警系統搭建作業，應用于監測和預警企業內部風險變化與演變趨勢，設定風險闕值，一旦指標超出預設范圍，系統將及時發出預警。此外，預警系統應結合企業實際情況對風險參數進行合理調整，突出其針對性。如對于某季節性較強的零售企業，可選擇在銷售旺季前加大對庫存周轉率的監控力度，以便及時調整采購策略，便于企業在風險發生之前做好準備工作，有效降低潛在損失；第三，設置智能化內部控制系統。通過引入人工智能、機器學習等先進技術，將智能化系統運用于企業內部控制管理中，實現內部控制的自動化和智能化，更好地企業內部各項業務和流程進行智能監控和風險預警，快速發現和識別潛在的風險點，提高內部控制的精準性和及時性。同時，智能化內部控制系統還可以為企業提供個性化的控制建議和方案，優化內部控制管理的決策和執行。

（三）提高控制活動執行效率

第一，促進經營目標與計劃落實。中小企業需充分明確經營目標與發展計劃，并將其細化為具體可執行任務，制定SMART原則（具體、可測量、可達成、相關性、時限性）下的目標，通過制定詳細實施計劃，確保各項工作有序推進。在此過程中，還需定期召開各部門目標執行會議，使用KPI對目標進展進行監控與反饋，及時調整經營策略。此外，建立目標責任制，將目標落實到具體的部門和個人，以提高責任感和緊迫感；第二，職責劃分和分工。中小企業需根據不同崗位工作內容和能力，合理劃分職責，確保全體職工均明確自身工作的范疇與職責，并注意嚴格遵循不相容職位相互分離原則，有效避免職責重疊和推諉現象，提高工作效率。同時定期組織崗位評估活動，確保人員規劃與實際工作需求相匹配，實時調整崗位職責，提升對團隊協作能力；第三，授權范圍內高效且精確處理業務。一方面需建立明確授權機制，確保各級管理者和員工在授權范圍內高效、準確地處理日常業務，避免因權限不明確而導致的決策延誤或失誤。另一方面需加強對員工的培訓，提升其在授權范圍內獨立處理業務的能力；第四，實行資產有效控制。一方面建立完善資產管理制度，制定詳細資產登記、使用、維護和報廢流程，以降低資產流失風險。另一方面借助信息化管理系統，實時監控和管理資產狀況，確保資產使用與流轉透明化，如庫存管理軟件實時監控和追蹤資產情況，定期組織資產盤點活動，確保企業資產完整性和安全性。

（四）健全內部信息溝通渠道

首先，中小企業利用現代信息技術，搭建集中式內部信息管理系統，如企業資源規劃（ERP）系統或項目管理工具，高效集成各類數據、實時更新信息，確保各部門間信息共享和溝通暢通；其次，企業應積極鼓勵員工使用即時通訊工具，如企業微信或Slack，建立快速溝通渠道，減少職工日常工作等待時間，增強部門間協作能力。同時，設定明確溝通流程和響應時限，從而進一步提高信息傳達的效率；再次，定期組織跨部門會議和團隊建設活動，促進全體員工信息交流與分享，以面對面溝通形式更好理解彼此的工作內容和挑戰，形成合力，提高工作效率；最后，通過反饋機制持續優化信息交流平臺，工作人員定期提供信息溝通方面的建議，協助企業識別并改進信息傳遞的屏障，形成良性循環。

（五）優化內部監督稽核機制

一方面，制定數據安全管理標準是中小企業優化內部控制的重要基礎。企業應結合自身的業務特點和行業標準，制定整套符合自身實際的數據安全管理規范，具體涵蓋數據采集、存儲、傳輸、處理及銷毀等環節，明確數據的分類與分級管理，確保敏感數據得到有效保護。此外，企業應定期審核和更新這些標準，以適應技術發展和法規變化，確保數據安全管理始終處于有效狀態；另一方面，建立完善內控監督機制是保障數據安全管理標準落實的重要手段。中小企業需設立專門內控監督部門或崗位，負責對數據安全管理的執行情況進行監督和評估，該機制主要包括定期的內部審計、風險評估和合規檢查，確保各項數據安全標準得到貫徹執行。此外選擇與具備資質的審計機構合作，獲得專業審計服務和獨立評價，利用第三方審計機構力量不僅能夠嚴格審查企業財務狀況，而且能夠對內控系統提供建議，協助企業識別潛在風險并優化控制流程。

四、結語

綜上所述，在大數據的推動下，中小企業內部控制研究不僅需要關注技術層面的應用，更要注重制度的完善和文化建設。通過不斷創新和調整內部控制機制，促使企業更好應對市場變化，實現可持續發展。在未來研究中進一步探討大數據與內部控制的深度融合，為中小企業的轉型升級提供更多的理論支持和實踐指導。

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【作者單位：四川方圓聯合會計師事務所（普通合伙）】