分類模式指導(dǎo)下的文書檔案管理策略探析

在信息化時代背景下，文書檔案管理難度日益增加，文書檔案數(shù)量暴增。因此，傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實需要。在此環(huán)境下，分類模式被廣泛運用在一線工作中。分類模式是一種高效的管理工具，在《歸檔文件整理規(guī)則》等法規(guī)規(guī)范框架內(nèi)，可以系統(tǒng)化地存儲海量文書檔案，增強(qiáng)管理成效。

1文書檔案分類模式類型

1.1按照題材類別分類

對于重要公文而言，其內(nèi)容可能具備法律效力，需要科學(xué)歸檔并完成存儲。因為公文質(zhì)量影響歸檔的效果，所以工作人員在前期需要注重公文的形態(tài)，使其滿足存儲需要。一般情況下，公文類別有15種，具體形式包含紙質(zhì)文書和電子文書。前者在歸檔時需基于機(jī)關(guān)檔案要求推進(jìn)，后者則主要是借助系統(tǒng)錄人的方式完成數(shù)據(jù)存儲。

1.2基于文本分詞完成分類

在文本資料整合分類之前，需要先進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，找出文本分詞。一般情況下，文本分詞直接影響后續(xù)的分類結(jié)果。中文文書在分詞與表達(dá)方面更加注重精準(zhǔn)度。例如，可以通過字符串匹配的方式，將詞典中的字符串與文本內(nèi)容一一對應(yīng)，從而得出分詞方案。此方法運用過程中工作量較大，對詞典的詞匯量需求較高，若是詞匯量不足，則會影響最終的分詞效果。在特征詞找尋的過程中，首先要掌握文檔數(shù)據(jù)；其次分析不同詞匯，展開特征詞占比分析；最后得出特征集合。例如，在城市管理綜合執(zhí)法文書資料分類過程中，若想要知道“某地區(qū)當(dāng)前案件查處情況”便可將“當(dāng)前”與“案件查處”作為特征詞展開分析，基于特征詞提取情況，若是“案件查處”詞語占比較高，則可將文書列在“案件查處”中[1]。

2分類模式指導(dǎo)下的文書檔案管理情況

2.1信息化程度不足，管理效率難以提升

文書檔案管理是組織單位日常工作非常關(guān)鍵的內(nèi)容，當(dāng)前文書檔案管理存在信息化不足等問題，其主要體現(xiàn)在紙質(zhì)文書資料較多，占比較大等方面。基于當(dāng)前研究來看，文書檔案資料依舊是以手寫以及手工存儲為主，缺乏信息化管理手段，導(dǎo)致管理成效無法達(dá)到預(yù)期，質(zhì)量較差。部分單位雖然已經(jīng)引入電子化設(shè)備，開展了電子化管理，但在具體實踐方面僅將存儲、傳遞等內(nèi)容落實到電子化管理中，缺乏高級系統(tǒng)建設(shè)，以至于系統(tǒng)運作與現(xiàn)實所需不符。例如，部分單位當(dāng)前系統(tǒng)硬件落后，服務(wù)器方面配備不足，制約電子化管理，或者管理層意識不足，影響電子化程度。以上因素都會影響電子化與信息化的質(zhì)量，削弱文書檔案管理的水平。

2.2信息化管控缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

文書檔案管理需要統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。雖然部分單位已經(jīng)開始運用信息化系統(tǒng)，但是在標(biāo)準(zhǔn)方面依舊存在諸多不足。例如，不同單位之間管理形式差異較大，無法展開信息溝通與交流，或于缺乏規(guī)范，在資料安全性、可靠性方面難以得到保障，經(jīng)常會出現(xiàn)文書資料被篡改、丟失等情況。

2.3安全隱患較大，極易出現(xiàn)信息被泄露

安全問題是當(dāng)前文書檔案管理中的重要內(nèi)容，在電子化管理系統(tǒng)的運作下，雖然存儲效率有所提升，但是面臨著諸多安全問題。例如，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)病毒感染或被黑客攻擊，則會引發(fā)信息泄露。

2.4存儲空間不足，影響共享質(zhì)量

文書檔案管理存儲空間問題十分關(guān)鍵，雖然是以電子版展開管理，但若是系統(tǒng)存儲空間不足，則無法高效展開數(shù)據(jù)的共享與檢索。尤其是在電子文書檔案數(shù)量日益增加的背景下，對空間需求日益加大，若設(shè)備容量受限，則難以承載數(shù)據(jù)，會出現(xiàn)資源利用不足等問題，甚至?xí)l(fā)存儲資源浪費等情況2。

3分類模式指導(dǎo)下的文書檔案管理具體策略

3.1科學(xué)設(shè)計分類標(biāo)準(zhǔn)，便于檢索管理

首先，設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)是為了明確檢索與管理的相關(guān)流程，通過統(tǒng)一規(guī)范，確保同類文書檔案能夠按照相同的標(biāo)準(zhǔn)完成存儲和管理。因此，在標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計方面，需要先廣泛分析文書檔案資料的內(nèi)容，然后設(shè)計管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，工作人員可基于不同主題內(nèi)容以及時間情況和文書歸屬展開分類，以此保障分類的科學(xué)性。其次，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，具體問題具體分析，基于不同的機(jī)構(gòu)、部門以及行業(yè)特征加以確認(rèn)，且具體標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則要經(jīng)多方協(xié)商，保障其可行性。需要注意的是，分類細(xì)則不應(yīng)過于復(fù)雜，應(yīng)清晰明了。最后，在設(shè)計分類標(biāo)準(zhǔn)時，還要將其落實到信息化系統(tǒng)中。盡量通過系統(tǒng)完成檔案管理，確保系統(tǒng)運作下可基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)完成智能化處理，包括在系統(tǒng)中創(chuàng)建類別、設(shè)計主題標(biāo)簽等，以此提高文書檔案管理的質(zhì)量。在分類細(xì)則設(shè)計方面，要保持動態(tài)升級與更新，及時調(diào)整分類類別，增強(qiáng)細(xì)則的先進(jìn)性，防止出現(xiàn)分類管理滯后等問題，影響文書檔案管理的效果，削弱文書檔案后續(xù)運用的價值。

3.2運用數(shù)字化管理形式，增強(qiáng)管理成效

首先，在數(shù)字化管控過程中，需要先建立平臺或系統(tǒng)，將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為電子文本并存儲到數(shù)據(jù)庫中。除此之外，數(shù)據(jù)庫需要根據(jù)前期設(shè)定的分類標(biāo)準(zhǔn)展開具體管理，包括將電子文本錄入不同的目錄和標(biāo)簽內(nèi)，確保不同的檔案資料能夠與分類標(biāo)準(zhǔn)一一對應(yīng)，展開高效管理。其次，在數(shù)字化管理的過程中，為提升文書檔案檢索的成效，需要在系統(tǒng)設(shè)計時提供特征詞以及分類科目檢索等不同形式，使工作人員能夠基于電腦屏幕瀏覽檢索結(jié)果，快速查閱文書檔案。在此過程中，為提升管理的安全性，要設(shè)計不同的訪問權(quán)限，對不同等級用戶展開訪問控制，以此保障檔案安全。最后，數(shù)字化管理過程中離不開各類技術(shù)支持，包括數(shù)據(jù)庫組件、信息傳輸模塊等。因此，在日常工作中，工作人員應(yīng)基于不同系統(tǒng)以及技術(shù)應(yīng)用展開維護(hù)，定期升級軟硬件，保障系統(tǒng)運作的穩(wěn)定性。

3.3設(shè)計歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化文本管理的規(guī)范度

當(dāng)前，在設(shè)計平臺與系統(tǒng)的過程中，要依托于現(xiàn)實所需，基于不同文書檔案的類型、期限，需要制定相關(guān)流程，包括歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及日常管理細(xì)則等。必須著重關(guān)注檔案的保管期限，確保其能夠在特定的周期內(nèi)銷毀或轉(zhuǎn)移。除此之外，系統(tǒng)設(shè)計過程中還要統(tǒng)一設(shè)計編號和檔案目錄，按照分類歸檔，確保其能夠基于不同的分類標(biāo)準(zhǔn)展開針對性管理。與此同時，在目錄與編號確認(rèn)方面要具備統(tǒng)一性和規(guī)范性，以此方便后續(xù)資料的存儲、查閱以及其他規(guī)范性管理工作的落實。在系統(tǒng)歸檔方面，要借助技術(shù)支持，定期進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化與升級，保障其運行的穩(wěn)定性。

在系統(tǒng)設(shè)計的實踐中，可從以下幾個方面推進(jìn)：第一，業(yè)務(wù)概況。例如，某單位建立了數(shù)字化文書檔案管控系統(tǒng)，基于存儲類別向用戶提供檔案的有關(guān)服務(wù)，如案例存儲、信息調(diào)取、文書借閱、內(nèi)容更改等。第二，前期分類方法。該單位前期的分類形式較為簡單。“首先各部門人員相互輸送信息，形成電子文書，其次系統(tǒng)判斷其內(nèi)在價值，對具有高價值的文書展開分類存儲，再次在劃分具體類別的過程中，會基于當(dāng)前的類別情況按類存儲，若涉及新的類別，則會自動新增分類模塊存儲，已經(jīng)能夠與分類類別相對應(yīng)的文書資料會自動備份并展開文書編目處理，最后在完成前期所有內(nèi)容之后，系統(tǒng)會以郵件的方式反饋分類結(jié)果”。第三，后期系統(tǒng)優(yōu)化。該單位在分類管理過程中不斷推進(jìn)系統(tǒng)升級，改版后的系統(tǒng)在信息存儲的過程中還會智能檢索是否存在文書資料重復(fù)等問題，若沒有重復(fù)，則系統(tǒng)會自動放權(quán)，新增存檔類別，若是存在重復(fù)問題，則會自動清洗和篩選，優(yōu)化系統(tǒng)存儲空間。

3.4制定定期整理制度，增強(qiáng)管控力度

在文書檔案管理過程中，科學(xué)有效的制度十分關(guān)鍵，可以方便工作人員更好地完成日常歸檔和管控，防止出現(xiàn)資料混亂或者重復(fù)等問題。定期整理一方面可清理不需要的文書檔案資料，另一方面還可以實時更新，確保文書檔案的精準(zhǔn)度。為了能夠落實定期整理工作，需制定相關(guān)制度，明確日常整理的時間、形式以及工作人員的對應(yīng)職責(zé)，并建立整理檔案記錄日常整理流程。具體操作時，可以運用多種整理形式。例如，基于不同文書檔案的機(jī)構(gòu)、時間、主題展開整理，或者通過專門檔案室實施重要文件管控，以此保障檔案的完整度。對于長期沒有運用的文書檔案而言，還需要定期展開檔案淘汰，以此釋放空間。在定期整理方面，相關(guān)人員應(yīng)配合檔案管理人員推進(jìn)工作。為此，還應(yīng)在日常組織培訓(xùn)教育，增強(qiáng)全員對此工作的重視程度，使其能夠積極參與其中，保障整理工作的順利落實4。

制度建設(shè)內(nèi)容較多，從當(dāng)前來看，最為關(guān)鍵的便是要規(guī)范具體管理流程，確保其合理性。一方面，對于電子檔案管理而言，在系統(tǒng)運作過程中，應(yīng)通過制度落實的方式，明確不同檔案管理的相關(guān)程序，確保每一項操作都能夠有所依據(jù)，減少人為失誤。另一方面，還要在制度建設(shè)過程中提升管理水準(zhǔn)。在此方面，可以將工作人員的系統(tǒng)操作情況以及日常檔案整理質(zhì)量納人績效考核工作中，提升工作人員的思維意識，使其能夠嚴(yán)格按照制度內(nèi)容落實工作，保障制度應(yīng)用效果。需要注意，制度建設(shè)并非一成不變，而應(yīng)動態(tài)調(diào)節(jié)。基于不同的文書檔案需要，調(diào)整制度細(xì)則，確保制度的先進(jìn)性，為營造良好檔案管理條件提供保障。

3.5提升管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)

在文書檔案管理過程中，工作人員的素質(zhì)直接影響后續(xù)的工作效果。因此，為提升工作人員的思維意識，強(qiáng)化其道德素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)日常培訓(xùn)與管理。例如，對于新進(jìn)成員而言，要做好崗前培訓(xùn)，使其能夠明確崗位職責(zé)以及法律法規(guī)，科學(xué)落實工作制度，掌握檔案管理的實踐技能，而對于在崗人員，則要開展日常培訓(xùn)，通過引導(dǎo)其推進(jìn)專業(yè)學(xué)習(xí)等方式增強(qiáng)其工作水準(zhǔn)。除此之外，還要建立完善的人員管理體系。例如，若工作人員在日常推進(jìn)檔案管理工作時沒有滿足標(biāo)準(zhǔn)化訴求，則應(yīng)基于人員管理體系給予其懲罰。同樣，也可以通過優(yōu)化普升體系的方式，增強(qiáng)管理人員的自我學(xué)習(xí)意識，使其能夠主動參與培訓(xùn)，增強(qiáng)綜合素質(zhì)，提升創(chuàng)新意識，更好地適應(yīng)檔案管理工作。

3.6推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管控，增強(qiáng)管理的有效性

目前，隨著文書檔案類別的日益增多，在系統(tǒng)設(shè)計過程中，還要注重標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量。例如，對于黨政公文而言，需要參考黨政機(jī)關(guān)公文格式中的具體要求，其內(nèi)容上已經(jīng)明確了公文分類方法，可以保障日常分類與管理的一致性。而在格式標(biāo)準(zhǔn)方面，公文一般包含“主體”“版頭”和“版記”，而“版頭”又涉及“名稱”“位置”和“結(jié)構(gòu)”。在系統(tǒng)設(shè)計過程中，應(yīng)智能識別公文格式情況，確認(rèn)其標(biāo)準(zhǔn)化程度，若不符合則要及時將信息反饋至系統(tǒng)。

保密性的公文涉及份號，在編排時不需要頂格。一般情況下，保密級別分為一級、二級和三級，其中一級保密性最嚴(yán)格。在系統(tǒng)設(shè)計的過程中，應(yīng)確保保密級別與份號之間的一致性。若在公文存儲的過程中涉及緊急公文，則要確認(rèn)具體的緊急級別，包括特級、加急等，以此保障系統(tǒng)管理的質(zhì)量，方便后續(xù)工作人員運用。而對于紙質(zhì)文書而言，則主要包含裝訂標(biāo)準(zhǔn)以及保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等方面。前者是指要基于歸檔規(guī)范裝訂文書檔案，且歸檔時確保不同類別之間能夠具備一定的差異性，如在具體形式以及順序方面有所區(qū)別。后者則要基于紙質(zhì)檔案包裝管控的要求，如需通過真空充氮技術(shù)加以管理，減少腐蝕等問題的出現(xiàn)。

3.7提高文書檔案管理交接與維護(hù)質(zhì)量，保障管理連續(xù)性

對于執(zhí)法團(tuán)隊而言，在日常管理過程中難免會遇到人員調(diào)動等情況。因此，在文書檔案管理時，為確保其連續(xù)性，必須科學(xué)地做好工作移交。移交時，相關(guān)人員要先明確移交內(nèi)容和具體工作要求，明確關(guān)鍵點，并及時交換聯(lián)系信息，方便有序溝通，保障后續(xù)工作落實。除此之外，管理人員還要定期維護(hù)設(shè)備，如在數(shù)據(jù)庫等方面，需要不斷升級信息技術(shù)，提升檔案管理的質(zhì)量。此時，管理人員便需要在日常工作中開展系統(tǒng)監(jiān)測，并在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時及時展開維護(hù)，通過協(xié)作分工等手段保障系統(tǒng)應(yīng)用的效果，提高管理質(zhì)量。總之，文書檔案管理直接影響城市管理質(zhì)量。目前隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案也成了文書檔案管理的重要內(nèi)容。在后續(xù)管理時要加大對系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)注，基于系統(tǒng)展開管理，減少人為失誤。除此之外，要設(shè)計制度體系，通過制度落實，減少不確定因素，嚴(yán)格按照分類模式需求，規(guī)劃管理細(xì)則，以此為提高文書檔案管理的綜合質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)[5]。

通過本文分析可知，在優(yōu)化分類標(biāo)準(zhǔn)、引入數(shù)字化體系、完善制度之后，可以有效減少文書重復(fù)存儲的問題，在精準(zhǔn)分類與管理的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)文書檔案的利用價值。在后續(xù)工作中，工作人員可以合理設(shè)計分類細(xì)則，提升歸檔速度，并配合運維以及系統(tǒng)設(shè)計等形式增強(qiáng)分類模式的運用效果，以此為解決文書檔案管理問題，提升文書檔案的利用價值創(chuàng)造有利條件。

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作者簡介：張曉燕（1975—），大學(xué)學(xué)歷，榆林市城市管理執(zhí)法支隊館員，研究方向：檔案管理。