基于精細化理念的疾控中心檔案管理創新研究

中圖分類號：G633.3 文獻標識碼：A

鑒于疾病譜的持續擴展及民眾對健康需求的日益增長，精細化管理疾控中心檔案顯得尤為關鍵。精細化理念是指以精確、細致和高效為核心，通過優化檔案管理，提高疾控工作的質量和效率。由于疾控中心檔案管理涉及范圍廣泛，包括疾病監測、健康教育及疫情防控等方面，要求疾控中心的管理人員必須全面覆蓋各項工作內容，面對海量的數據，需要檔案管理人員對這些信息精確分類、整理和存儲，確保信息的可追溯性和準確性。同時，檔案管理是一個動態更新的過程，要求實時反映疾控工作的最新進展，以便相關部門及時調整防控策略。然而傳統的檔案管理方法主要依靠人工操作，存在效率低下、準確性不高和信息孤島等問題，難以滿足精細化管理的需求。基于此，文章將探索一種新的檔案管理創新模式，對現有疾控中心檔案管理內容開展技術性整合與創新性研究，應對日益增長的檔案信息量和不斷提高的管理要求。

一、現階段疾控中心檔案管理的壁壘

1.檔案管理人員培訓不足，檔案管理技術水平較為滯后

疾控中心檔案管理工作復雜且煩瑣，需要專業的人才實行科學管理。然而，由于培訓機會有限，檔案管理人員缺乏系統的檔案管理知識和技能，導致管理人員難以掌握最新的檔案管理技術和方法。具體表現為，檔案管理人員對最新的檔案管理理念、技術和方法了解不足，導致其在面對復雜多變的檔案管理任務時，缺乏有效的應對策略和技巧。同時，檔案管理人員在檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索以及利用等環節能力不足，導致其無法準確判斷檔案的價值和重要性，遺漏或錯誤處理關鍵信息。此外，由于檔案管理人員培訓不足，在整理和分類檔案時，缺乏科學的分類標準和規范的操作流程，使得檔案信息的組織和呈現不夠清晰和直觀，進一步加劇了檔案管理的風險。

2.檔案管理責任機制針對性不強，導致管理職責不明確

在疾控中心檔案管理過程中，未能充分考慮到疾控中心的實際業務需求，導致各層級、各部門在檔案管理中的具體職責劃分不清晰。檔案管理人員對自身的職責范圍、任務目標以及與其他部門的協作關系缺乏明確的認知，影響檔案管理的連續性和系統性，同時容易導致關鍵信息的遺漏或誤傳現象的發生。此外，由于責任機制缺乏明確的指導性和可操作性，使得檔案管理過程中的問題難以被及時發現和糾正，進一步加劇檔案管理的風險和不確定性。由于責任機制缺乏針對性，難以對檔案管理過程開展有效的監督和考核，無法及時發現和糾正潛在的管理問題，從而影響檔案管理的整體質量和水平。

3.檔案信息化程度低，容易出現數據孤島現象

檔案信息化建設滯后，部分疾控中心的檔案管理仍停留在傳統的紙質檔案階段，未能充分利用現代信息技術手段實現檔案的數字化、網絡化和智能化管理。檔案信息化程度低，導致各部門之間的檔案信息無法實現及時且有效的互通和共享，形成一個個相對獨立的“數據孤島”。這些孤島的存在，使得疾控中心在應對突發公共衛生事件時，難以迅速獲取和整合全面的檔案信息，從而影響決策的科學性和準確性。同時，數據孤島導致重復采集和存儲檔案信息，在浪費資源的同時，增加了信息管理的復雜性和風險。在大數據時代，檔案信息是寶貴的資源，通過數據分析和挖掘可以發現潛在的公共衛生問題和趨勢。然而信息化程度不足，有價值的信息往往被埋沒在海量數據中，無法得到有效的利用和開發。

二、全面貫徹精細化理念，提升疾控中心檔案管理的專業性

全面貫徹精細化理念，提升疾控中心檔案管理的專業性，是確保疾控工作高效、準確的基礎。專業、高效的檔案管理有助于快速檢索、分析疫情數據，為決策提供科學依據。同時，精細化理念能夠規范工作流程，減少失誤，提升檔案的完整性和可信度。在突發公共衛生事件中，如暴發疫情等緊急公共衛生狀況時，一個良好、管理得當的檔案系統能夠快速提供必要的信息和資料，為疫情防控提供有力支持，保障人民群眾的生命安全和身體健康。因而提升疾控中心檔案管理的專業性，是推進疾控事業發展的關鍵舉措，文章將從以下三點展開詳細探討。

1.定期開展檔案管理研討會，持續提升業務素養

為持續提升檔案管理人員的業務素質，推動疾控中心檔案管理向更高標準的專業化發展，需要為檔案管理人員提供一個交流平臺，分享各自在檔案管理過程中的成功經驗和遇到的挑戰，通過討論和實踐，促使檔案管理人員掌握更多的專業知識，提高自我管理水平。

首先，在開展研討會前，需要制定詳細的研討會規劃，明確研討會的主題、時間、地點和參與人員。研討會主題應緊密圍繞檔案管理的最新理論、技術、法規以及實踐中遇到的難點和熱點問題，確保研討內容既有深度又具有實用性。同時，需要考慮檔案管理人員的日常工作安排，避免與重要業務時段沖突，每季度或每半年舉行一次。地點可選擇單位會議室或線上平臺，以適應不同規模和形式的研討會需求。參與人員應涵蓋檔案管理部門的全體成員，同時邀請相關領域的專家學者、上級主管部門領導以及兄弟單位的同行，以拓寬視野，增進交流。

其次，相關人員在設計研討內容時可將理論與實踐相結合，不僅涵蓋檔案管理的理論知識，如檔案分類、編號和保管期限的確定等，還要涉及實際操作技能，如電子檔案管理系統的使用、檔案數字化處理流程等。此外，還應關注檔案管理的新趨勢、新技術，如區塊鏈技術在檔案真實性保障中的應用、人工智能在檔案檢索中的探索等。每次研討會可設定一個或幾個核心議題，通過專題講座、案例分析及小組討論等形式，深入剖析，激發思考。

每次研討會結束后，檔案管理人員應及時整理會議記錄，總結研討成果，形成書面報告或會議紀要，并在單位內部分享。疾控中心可將研討中提出的創新思路、改進建議或成功案例，應用到實際工作中，形成閉環反饋機制。同時，建立檔案管理知識庫，將研討會中的精彩發言、專家講座視頻及案例研究等資料歸檔保存，供檔案管理人員隨時查閱學習，持續積累和提升業務素養。

通過定期舉辦檔案管理研討會，疾控中心不僅能夠及時掌握檔案管理的最新動態和技術，還能在實踐中不斷探索和創新，持續提升檔案管理人員的業務素養，推動檔案管理向更加專業化、精細化的方向發展。

2.制定檔案管理職責清單，建立檔案管理流程監督機制

為實現檔案管理工作的精細化、規范化和科學化，提升疾控中心檔案管理的專業性和服務質量，需要制定職責清單，為檔案管理人員和相關責任人員提供清晰的工作指引，確保每位員工都能夠了解自己的職責范圍和任務要求，減少工作中的推諉和遺漏。同時，還需設置監督機制，實時監控檔案管理流程的執行情況，及時發現和糾正管理中的偏差和錯誤，從而提高檔案管理的整體水平。

檔案管理部門及相關業務科室需要通過問卷調查的形式，了解疾控中心當前檔案管理的現狀以及各科室對檔案管理的具體需求。收集各方意見和建議，為后續制定職責清單提供基礎數據。基于調研結果，檔案管理部門需對檔案管理相關的崗位實行職責劃分。具體來講，檔案管理崗位包括檔案管理員、檔案利用人員和檔案審核人員等。每個崗位應明確其職責范圍，如檔案管理員負責檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作；檔案利用人員負責檔案的查詢、借閱及復制等工作；檔案審核人員則負責對檔案的鑒定、銷毀等工作審核。

在明確各崗位職責的基礎上，檔案管理部門可以進一步制定詳細的檔案管理職責清單。職責清單應包括崗位名稱、職責描述、工作流程、工作標準和責任追究等。例如，在檔案管理員的職責清單中應明確該崗位人員需按照檔案分類、編號、裝訂和編目等規定，確保檔案的有序性和可查性。同時，需定期對檔案展開盤點，確保檔案的完整與安全。

職責清單制定完成后，檔案管理部門需組織相關人員審核，確保職責劃分的合理性與可操作性。審核通過后，將職責清單正式發布，并要求各崗位人員嚴格按照清單執行。

為評估督查檔案管理職責清單的應用效果，需要在疾控中心設立獨立的檔案管理監督部門，負責對各崗位檔案管理工作的監督和評估，發現并糾正檔案管理中的問題。監督部門應定期對檔案管理工作展開巡查和檢查，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環節。此外，監督部門可委托具備檔案管理領域專業知識和豐富經驗的第三方機構，對檔案管理工作展開評估，并將評估結果作為改進工作的依據。同時，設立投訴舉報渠道，允許公眾和相關組織舉報不合規的檔案管理行為，通過公眾監督，增強檔案管理工作的透明度和公信力。

3.建立電子檔案管理系統，數字化存儲并管理檔案內容

在設計電子檔案管理系統時，需遵循獨立性、完整性、高保真性和可擴展性的原則。系統應能夠接人局域網、政務網或互聯網，提供檔案信息采集、整理、鑒定、保管、利用及統計等全方位功能。采集數據是構建電子檔案管理系統的核心，需要對紙質檔案實行收集、分類和排序等預處理工作，并利用掃描儀、計算機等設備將紙質檔案轉化為數字圖像，并存儲在安全的檔案管理系統中。

在構建電子檔案管理系統時，應根據實際業務需求和工作流程，精心配置系統的各項參數和功能模塊，以確保檔案管理的高效性和專業性。系統的核心模塊包括信息采集、檔案歸檔、檔案利用、檔案處置、檔案配置、檔案統計以及后臺管理。

其中，信息采集模塊是檔案管理系統的前端，負責接收和管理各類電子文件。該模塊需要具備電子文件接收、館藏檔案數字化處理和網絡信息抓取等功能，確保檔案數據的多樣性和完整性。檔案歸檔模塊則承擔著檔案數據的核驗、預覽、歸檔審核和變更歸檔審批等任務，通過自動化流程提高歸檔效率，減少人為錯誤。

檔案利用模塊是系統的核心，提供檔案查詢、借閱和下載等服務。檔案處置模塊則負責檔案的銷毀、遷移和長期保存等操作，確保檔案在生命周期內的合規性。檔案配置模塊能夠允許管理員根據實際需求調整系統設置，而檔案統計模塊則負責統計分析檔案數據，為管理決策提供數據支持。

后臺管理模塊則是對整個系統實行維護和監控的關鍵，包括用戶管理、權限控制及日志審計等功能，保障系統的安全性和穩定性。為提高檔案利用的效率，需要在電子檔案管理系統中設計一個高效的檢索系統，通過開發或集成先進的檔案管理軟件，建立強大的檔案再利用系統。該系統應支持多種檢索方式，包括關鍵詞、日期和主題等，以適應不同用戶的需求。此外，系統還應集成全文OCR（光學字符識別）檢索功能，充許用戶對檔案內容展開全文搜索，提高檢索效率和準確性。同時，還需應用自然語言處理和機器學習算法，進一步優化搜索結果，為用戶以及管理人員提供更為精準的相關檔案推薦。通過集成這些高級功能，電子檔案管理系統不僅能夠提高檔案檢索的速度，還能增強檔案信息的可發現性和可訪問性，從而提高檔案服務的整體水平。

確定電子檔案管理系統的功能模塊和高效檢索系統之后，為維持檔案管理的連續性和質量，必須對檔案的內容開展持續的管理和優化。對于新增的電子化數字化檔案，應統一展開分類、整理和保管，確保檔案信息的規范性和一致性。同時，需定期對數字化檔案實行更新和維護，確保檔案信息的時效性和準確性，實現疾控檔案信息規范化。

目前，檔案的數字化存儲與管理是一項復雜而細致的工作，需要明確目標、科學規劃及精心實施，并注重系統的運行維護與安全管理。只有這樣，才能確保疾控中心檔案管理的專業性得到全面提升。

三、結語

在探討疾控中心檔案管理創新的過程中，文章深入分析了當前檔案管理面臨的挑戰，并提出切實可行的精細化管理策略。通過實施這些策略，旨在增強檔案管理人員的業務能力，明確崗位職責，提升檔案工作的連續性和系統性，為疾控工作的決策提供堅實的支持。文章在研究過程中重點探討如何構建電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲與管理，為檔案信息的長期保存和有效利用奠定基礎。展望未來，相關研究人員應繼續探索更多智能化手段在檔案管理中的應用。同時，持續提升檔案管理人員的專業素養，確保檔案管理理論與實踐的緊密結合，期望能夠進一步推動疾控檔案管理工作的現代化進程，更好地服務于公共衛生事業和人民群眾的健康需求。

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作者單位：濰坊市疾病預防控制中心