模型驅(qū)動(dòng)式電子文件歸檔實(shí)踐研究

作為記錄項(xiàng)目建設(shè)全過程的“數(shù)字印記”，電子文件對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全生命周期管理具有戰(zhàn)略價(jià)值。目前建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔存在兩大問題：一是歸檔自動(dòng)化程度低導(dǎo)致的效率瓶頸1；二是系統(tǒng)異構(gòu)、接口不統(tǒng)一造成的檔案資源整合難問題2。對(duì)此，（以下簡(jiǎn)稱“公司\"）以《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》為指引，以高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔為研究對(duì)象，提出模型驅(qū)動(dòng)式電子文件歸檔關(guān)鍵策略與實(shí)現(xiàn)路徑，以期為行業(yè)提供可驗(yàn)證的系統(tǒng)性解決方案。

一、試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)背景

2016年8月，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016），明確規(guī)定了應(yīng)對(duì)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。2016年11月，國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合印發(fā)了《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》檔發(fā)[2016]11號(hào)），旨在加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理，使檔案工作更好地為國(guó)家項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行和管理服務(wù)。2017年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部修訂發(fā)布《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117—2017），明確規(guī)定了建設(shè)電子文件的形成、歸檔，以及建設(shè)電子檔案的移交、接收、保管、利用等全過程管理要求。2018年4月，國(guó)家檔案局修訂發(fā)布《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28一2018），明確規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目電子文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔等方面的技術(shù)要求。2019年4月，為推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，提升建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理效率，國(guó)家檔案局組織開展建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)研究。

高速磁浮作為引領(lǐng)未來交通變革的核心技術(shù)，憑借其高速、高效、綠色環(huán)保等優(yōu)勢(shì)，成為我國(guó)交通強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的重要布局方向。高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目作為關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施，承擔(dān)著核心技術(shù)研發(fā)驗(yàn)證、測(cè)試優(yōu)化等重任。鑒于其電子文件歸檔對(duì)全生命周期管理的重要支撐作用，同時(shí)為探索軌道交通裝備制造行業(yè)的創(chuàng)新歸檔路徑，2019年公司以高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目為載體申報(bào)國(guó)家試點(diǎn)項(xiàng)目，并成功入選第二批名單。

二、模型驅(qū)動(dòng)式電子文件歸檔關(guān)鍵策略

為實(shí)現(xiàn)同一類業(yè)務(wù)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔管理，公司通過將歸檔范圍、分類規(guī)則及元數(shù)據(jù)范圍和規(guī)則等要素進(jìn)行封裝，形成文件材料整理與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化模板，即“電子文件歸檔模型\"（以下簡(jiǎn)稱“歸檔模型\"）。該歸檔模型作為管理同類業(yè)務(wù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)模板，構(gòu)成模型驅(qū)動(dòng)式歸檔體系的技術(shù)基座。在歸檔過程中，檔案管理系統(tǒng)依托歸檔模型預(yù)設(shè)的歸檔范圍與歸檔策略，自動(dòng)校驗(yàn)歸檔文件的完整性，智能著錄元數(shù)據(jù)，并完成檔案分類、組卷組件工作，最后使歸檔后的電子文件按既定規(guī)則存儲(chǔ)。

歸檔模型設(shè)計(jì)方法包含兩大核心步驟：確定歸檔范圍與定義歸檔活動(dòng)。在具體實(shí)施層面，需先確定歸檔范圍，再將歸檔范圍按照業(yè)務(wù)流程分解、文件來源相同、元數(shù)據(jù)相似的原則進(jìn)行邏輯切分，形成多個(gè)歸檔移交作業(yè)單元，開展歸檔活動(dòng)。以建設(shè)項(xiàng)目為例，可將設(shè)計(jì)階段、施工階段、驗(yàn)收階段分別定義為獨(dú)立的歸檔活動(dòng)，最后將歸檔活動(dòng)有序整合起來，形成具備業(yè)務(wù)適配性的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔模型。

在高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔實(shí)施過程中，公司成立了由項(xiàng)目管理人員、檔案管理人員、信息化人員等組成的工作組，系統(tǒng)推進(jìn)電子文件歸檔模式的構(gòu)建。通過開展業(yè)務(wù)流程梳理、歸檔范圍確定、歸檔活動(dòng)定義、歸檔模型設(shè)計(jì)及技術(shù)攻關(guān)等工作，公司最終實(shí)現(xiàn)了電子文件全流程自動(dòng)化歸檔。

（一）文件材料歸檔范圍確定

歸檔范圍的確立以業(yè)務(wù)范圍界定為根本前提，遵循“標(biāo)準(zhǔn)牽引、業(yè)務(wù)適配、動(dòng)態(tài)優(yōu)化”的遞進(jìn)式路徑。高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)范圍包括實(shí)驗(yàn)廠房建設(shè)、配置試驗(yàn)設(shè)備等。整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生項(xiàng)目管理類文件、基建類文件、設(shè)備類文件及實(shí)驗(yàn)設(shè)備調(diào)試數(shù)據(jù)。

在確定業(yè)務(wù)范圍的基礎(chǔ)上，工作組系統(tǒng)推進(jìn)歸檔范圍確定工作。首先，采用對(duì)標(biāo)對(duì)表法，對(duì)標(biāo)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，梳理形成包含管理類文件、基建類文件、設(shè)備類文件的初步歸檔范圍框架。其次，運(yùn)用合同追溯法，結(jié)合項(xiàng)目特征、行業(yè)規(guī)范及合同條款開展全業(yè)務(wù)流程調(diào)研，通過逆向推導(dǎo)補(bǔ)全隱性文件，確保業(yè)務(wù)鏈條全覆蓋。4最后，將歸檔范圍、保管期限與元數(shù)據(jù)規(guī)則集成，形成《建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，詳細(xì)記錄文件密級(jí)、知悉范圍、保管期限、分類及電子文件的形成來源等信息。為保障實(shí)施質(zhì)量，工作組同步建立跨部門協(xié)同審核機(jī)制，依托專項(xiàng)檢查實(shí)現(xiàn)歸檔范圍的動(dòng)態(tài)優(yōu)化閉環(huán)管理。

（二）電子文件歸檔模型設(shè)計(jì)

為實(shí)現(xiàn)文件材料的分類分階段歸檔目標(biāo)，基于業(yè)務(wù)流程分解、文件來源相同及元數(shù)據(jù)相似的原則，工作組開展歸檔模型設(shè)計(jì)工作。其首先將文件材料歸檔范圍按上述原則分解為多個(gè)獨(dú)立的歸檔活動(dòng)，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)具有“歸檔活動(dòng)層一歸檔文件層一歸檔策略層\"三層結(jié)構(gòu)的歸檔模型（示例見圖1）。在該模型中，歸檔活動(dòng)層對(duì)應(yīng)具體業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)文件生成場(chǎng)景：歸檔文件層定義該歸檔活動(dòng)包含的文件材料歸檔范圍；歸檔策略層定義該活動(dòng)下的元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則及訪問控制權(quán)限等。

歸檔模型具有兩大技術(shù)特性：一是動(dòng)態(tài)擴(kuò)展性，支持新增業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的無縫接入；二是規(guī)則柔性適配能力，既可通過標(biāo)準(zhǔn)化模板滿足通用歸檔要求，又能借助參數(shù)化配置模塊快速適配不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景的特殊需求，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與定制化的動(dòng)態(tài)平衡。

依據(jù)歸檔模型、歸檔活動(dòng)的設(shè)計(jì)思路，工作組為高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)了4套歸檔模型：設(shè)備類文件歸檔模型、基建類文件歸檔模型、項(xiàng)目管理類文件歸檔模型、調(diào)試數(shù)據(jù)歸檔模型。同時(shí)，工作組定義了多個(gè)歸檔活動(dòng)，設(shè)備類文件歸檔模型主要包括立項(xiàng)、招標(biāo)合同、設(shè)備安裝、驗(yàn)收轉(zhuǎn)固4個(gè)歸檔活動(dòng)；基建類文件歸檔模型主要包括前期、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、竣工圖5個(gè)歸檔活動(dòng)：項(xiàng)目管理類文件歸檔模型主要包括立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收、OA文件5個(gè)歸檔活動(dòng)；調(diào)試數(shù)據(jù)歸檔模型主要包括A1試驗(yàn)臺(tái)、A2試驗(yàn)臺(tái)、A3試驗(yàn)臺(tái)、A4試驗(yàn)臺(tái)、A5試驗(yàn)臺(tái)、A6試驗(yàn)臺(tái)6個(gè)歸檔活動(dòng)。

三、模型驅(qū)動(dòng)式電子文件歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

為實(shí)現(xiàn)高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔，工作組通過“問題診斷一方案設(shè)計(jì)一技術(shù)攻關(guān)”三階推進(jìn)機(jī)制開展工作。高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔面臨的主要問題包括：電子文件分散存儲(chǔ)于個(gè)人終端、OA系統(tǒng)中，因缺乏標(biāo)準(zhǔn)化收集與分類規(guī)則，導(dǎo)致歸檔效能低；另外，該項(xiàng)目中各試驗(yàn)臺(tái)均為大型、復(fù)雜、高精尖設(shè)備，調(diào)試過程中會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，目前行業(yè)內(nèi)缺乏成熟歸檔范式和可參照的成熟案例。為解決上述問題，工作組制訂了詳細(xì)的實(shí)現(xiàn)方案、開展技術(shù)攻關(guān)，設(shè)計(jì)了3種歸檔實(shí)現(xiàn)路徑（見圖2）。針對(duì)個(gè)人終端電子文件，通過“標(biāo)準(zhǔn)化歸檔文件夾”路徑歸檔；針對(duì)OA系統(tǒng)電子文件，通過“標(biāo)準(zhǔn)化歸檔接口\"路徑歸檔；針對(duì)調(diào)試數(shù)據(jù)，開發(fā)調(diào)試數(shù)據(jù)采集專用平臺(tái)，通過“歸檔信息包 + 標(biāo)準(zhǔn)化歸檔接口\"路徑歸檔。

在安全防護(hù)層面，工作組構(gòu)建了一套多維防御體系，應(yīng)用準(zhǔn)入檢測(cè)、進(jìn)程監(jiān)控、混合加密、病毒查殺、文件沙箱等安全技術(shù)有效保障電子檔案的安全性。

（一）個(gè)人終端電子文件歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

個(gè)人終端電子文件歸檔由歸檔部門通過標(biāo)準(zhǔn)化歸檔文件夾實(shí)現(xiàn)在線歸檔。標(biāo)準(zhǔn)化歸檔文件夾由歸檔模型驅(qū)動(dòng)生成，其實(shí)現(xiàn)路徑包含三個(gè)核心階段：歸檔文件夾生成、文件夾智能推送、電子文件自動(dòng)化歸集與元數(shù)據(jù)自動(dòng)著錄。在歸檔文件夾生成階段，檔案管理人員創(chuàng)建歸檔任務(wù)時(shí)會(huì)選定歸檔模型并錄入項(xiàng)目基礎(chǔ)信息（名稱/設(shè)備編號(hào)/負(fù)責(zé)人），系統(tǒng)基于語(yǔ)義解析引擎自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化文件夾結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)模板及ACL權(quán)限組；在文件夾智能推送階段，通過與企業(yè)AD域控系統(tǒng)集成，將標(biāo)準(zhǔn)化目錄結(jié)構(gòu)及操作指引精準(zhǔn)推送至負(fù)責(zé)人終端設(shè)備；在電子文件自動(dòng)化歸集與著錄階段，系統(tǒng)首先通過智能識(shí)別引擎解析文件特征，繼而結(jié)合路徑映射規(guī)則自動(dòng)分類存儲(chǔ)文件，最后依據(jù)歸檔模型預(yù)設(shè)的元數(shù)據(jù)策略，采用規(guī)則引擎約束與NLP智能補(bǔ)全相結(jié)合的方式完成元數(shù)據(jù)著錄。

使用標(biāo)準(zhǔn)化歸檔文件夾方式，項(xiàng)目管理人員僅需執(zhí)行文件鑒定與選擇并將其定向存儲(chǔ)至預(yù)設(shè)歸檔目錄。系統(tǒng)根據(jù)歸檔模型自動(dòng)完成組卷、組件、元數(shù)據(jù)著錄、四性檢測(cè)等。整個(gè)檔案移交過程效率提升顯著且操作便捷。檔案收集時(shí)效性較手工整理著錄模式顯著提升。

（二）OA系統(tǒng)電子文件歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

OA系統(tǒng)電子文件歸檔通過標(biāo)準(zhǔn)化歸檔接口實(shí)現(xiàn)。在設(shè)計(jì)接口前，工作組需系統(tǒng)性分析OA歸檔集成要素，明確核心數(shù)據(jù)字段，包括文件形成部門、項(xiàng)目名稱、文件類型、文件創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人等。這些元數(shù)據(jù)構(gòu)成了歸檔接口的數(shù)據(jù)集成基礎(chǔ)，確保在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)能夠攜帶完整的著錄信息。同時(shí)工作組研究歸檔集成框架，4采用RESTfuI架構(gòu)作為底層框架，將歸檔模型及歸檔活動(dòng)嵌入接口邏輯，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化歸檔接口。當(dāng)OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程觸發(fā)歸檔節(jié)點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將待歸檔文件推送至中間庫(kù)，并附加以JSON格式封裝的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，包含文件路徑、元數(shù)據(jù)字段及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)信息。歸檔接口實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)中間庫(kù)狀態(tài)，一旦捕獲新文件，便啟動(dòng)數(shù)據(jù)解析程序：首先通過JSON解析器提取文件元數(shù)據(jù)，OCR解析關(guān)鍵詞，識(shí)別文件形成部門、所屬項(xiàng)目、文件類型等關(guān)鍵信息；隨后，接口依據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則，利用規(guī)則匹配技術(shù)將解析后的元數(shù)據(jù)與歸檔模型中的規(guī)則進(jìn)行比對(duì)，若匹配成功，則會(huì)將其自動(dòng)保存至預(yù)歸檔庫(kù)。例如，若項(xiàng)目名稱匹配“高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目”，接口會(huì)自動(dòng)將其匹配至OA系統(tǒng)電子文件歸檔活動(dòng)下，并根據(jù)該節(jié)點(diǎn)預(yù)設(shè)的歸檔策略，執(zhí)行文件格式校驗(yàn)、元數(shù)據(jù)補(bǔ)全、分類編號(hào)等操作。

（三）調(diào)試數(shù)據(jù)歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

為實(shí)現(xiàn)設(shè)備調(diào)試數(shù)據(jù)規(guī)范化歸檔，工作組搭建了一個(gè)覆蓋調(diào)試策劃、執(zhí)行監(jiān)控、過程記錄及結(jié)果采集的調(diào)試數(shù)據(jù)采集專用平臺(tái)，并將檔案要求如元數(shù)據(jù)規(guī)則等嵌入該平臺(tái)。該平臺(tái)通過全流程管控機(jī)制對(duì)調(diào)試數(shù)據(jù)形成、流轉(zhuǎn)、歸檔的全過程進(jìn)行管控，有效保障了調(diào)試數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，顯著提升了調(diào)試過程的可追溯性與數(shù)據(jù)可信度。基于預(yù)置元數(shù)據(jù)規(guī)則，調(diào)試數(shù)據(jù)采集專用平臺(tái)自動(dòng)封裝符合《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DAT48—2019）的歸檔信息包，并將信息包推送至中間庫(kù)。歸檔接口實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)中間庫(kù)狀態(tài)，通過智能抓取和結(jié)構(gòu)化解析操作提取信息包中的設(shè)備名稱等關(guān)鍵標(biāo)識(shí)，與調(diào)試數(shù)據(jù)歸檔模型下的歸檔活動(dòng)匹配，依據(jù)歸檔活動(dòng)預(yù)設(shè)的歸檔邏輯，自動(dòng)完成6個(gè)試驗(yàn)臺(tái)調(diào)試數(shù)據(jù)的提取及分類歸檔。

四、結(jié)語(yǔ)

模型驅(qū)動(dòng)式電子文件歸檔模式通過構(gòu)建動(dòng)態(tài)可擴(kuò)展的歸檔模型與智能化技術(shù)框架，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔的范式升級(jí)，其核心價(jià)值在于將業(yè)務(wù)邏輯與檔案管理規(guī)則深度融合，形成可適配多場(chǎng)景的標(biāo)準(zhǔn)化解決方案。高速磁浮實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔實(shí)踐，驗(yàn)證了模型驅(qū)動(dòng)機(jī)制在解決跨系統(tǒng)歸檔等問題中的普適性，為復(fù)雜工程項(xiàng)目的數(shù)字化資產(chǎn)管理提供了方法論支撐。

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等領(lǐng)域的快速發(fā)展，電子文件歸檔將面臨數(shù)據(jù)規(guī)模指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)、多模態(tài)數(shù)據(jù)融合、安全可信需求升級(jí)等新挑戰(zhàn)。筆者建議從以下三個(gè)方面深化探索：其一，推動(dòng)模型驅(qū)動(dòng)機(jī)制與新興技術(shù)的深度融合，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的防篡改能力與語(yǔ)義關(guān)聯(lián)性；其二，構(gòu)建行業(yè)級(jí)歸檔模型庫(kù)與動(dòng)態(tài)優(yōu)化平臺(tái)，支持跨領(lǐng)域知識(shí)遷移與標(biāo)準(zhǔn)互通；其三，聯(lián)合技術(shù)開發(fā)者與行業(yè)用戶，建立“業(yè)務(wù)一檔案一監(jiān)管”一體化管理體系，推動(dòng)電子文件單套制從試點(diǎn)實(shí)踐向制度化、生態(tài)化演進(jìn)，推進(jìn)檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

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