公文的標準化歷史進程及發(fā)展建議

Historical Process and Development Suggestions of Standardization of Official Documents

WANG Li

（Shenzhen Institute of Standards and Technology）

Abstract：Theoffcialdocumentsaredocuments withspecificvalidityandstandardizedformats，andareusedbytheParty andgovernmentinsitutions toexerciseleadership，performfunctions，ndhandleofcialafairs.heyreimpotanttoolsfor conveyingandimplementingtheprinciplesandpoliciesofthePartyandthecountrypromulgatinglaws，regulationsandrules， guiding，arrangingandnegotiating work，requestinginstructionsandresponding toquestions，aswellaseporting，notifng and exchanging information.This paper brieflydescribes the historical processofthedevelopmentofofficialdocuments， summarizesthecurrentdevelopmentstatusofthestandardizationofoffcialdocuments，analyzes theproblems facedbythe standardizationofoficial documents，and puts forwarddevelopmentsuggestions forthe standardization，normalization， digitization and informatization of official documents in the context of the development of AI.

Keywords：official documents;standardization; development suggestions

0 引言

公文是社會發(fā)展的產物，是在階級、國家出現后產生的。任何國家的公文都直接或間接地反映國家政權的性質和統治階級的根本利益[，是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的重要工具，具有權威性、規(guī)范性和實用性等特性。公文在我國的發(fā)展脈絡最早可以追溯到黃帝時期，經過幾千年的發(fā)展，公文的內涵變得更加清晰，文種也更加豐富。根據《黨政機關公文處理工作條例》，我國的公文文種有15種。近年來，隨著人工智能的高速發(fā)展，各種各樣的大模型層出不窮，對公文的發(fā)展產生了巨大的影響。本文通過對公文歷史脈絡進行梳理，發(fā)掘其中標準化產生的作用，進一步剖析公文在AI賦能下可能面臨的問題與發(fā)展困境。

1公文發(fā)展的歷史進程

1.1古代發(fā)展史：起源到成熟

我國公文的起源最早可以追溯到黃帝時期。原始社會初期，“結繩記事”為公文的產生孕育了基礎；夏商周時期，文字的產生為公文編撰提供了前提。“公文”一詞最早見于西晉《三國志》，其作為社會管理工具不斷演化。中國最古老的官方文書“誓”，如《甘誓》《湯誓》《牧誓》，展現公文特質與規(guī)范樣式。夏啟的《甘誓》被視為最初公文范例，公文體系與國家機構確立同步。不同朝代對公文的稱呼也各有不同，如：殷商時期的“典冊”、秦代的“典籍”、明代的“文牘”和“案牘”等。各朝代對公文管理不斷完善，秦通過“書同文”規(guī)范公文載體，漢建立糾錯機制，唐形成文書等級標識系統，宋首創(chuàng)“架閣庫”管理，元推行“照刷文卷”，明細化傳遞時限。

我國公文從遠古時期孕育到秦朝時期發(fā)展，再到魏晉南北朝時期成熟，在隋唐宋時期達到巔峰，最后在元明清時期趨于穩(wěn)定。公文逐漸演變，不僅成為傳遞政治信息的核心要素和推行政令的重要工具，也成為國家政治的書面載體[2]

1.2近代發(fā)展史：技術革新到臻于完善

近代我國公文體系的變革反映了技術、制度與社會治理的復雜互動。鴉片戰(zhàn)爭后，清朝公文開始受西方技術影響，如1908年《公文用紙規(guī)則》規(guī)范字體字號。辛亥革命后，臨時政府廢除封建公文名稱（如“詔”“制”），1912年確立令、布告等7類文種，并簡化格式，但仍沿用文言文。1945年細化公文用紙格式、尺寸，導致流程煩瑣，四段式結構與260余種套話暴露官僚主義弊端。

我國近代公文廢除了封建公文的一些舊格式和用語，引入了新的公文文種和寫作風格，其發(fā)展以反封建、標準化和文風革新為核心，但因政局動蕩與制度缺陷，改革多流于形式。

1.3現代發(fā)展史：發(fā)展調整到深化創(chuàng)新

我國公文現代的發(fā)展以中華人民共和國成立為起點，逐步科學化、規(guī)范化。1949年后，陸續(xù)頒布《公文處理暫行辦法》（1951年）、《國家行政機關公文處理辦法》（1987年制定，1993年修訂）等文件，統一公文種類、格式和處理程序，確立12類文種。改革開放后，社會快速發(fā)展，提升了公文高效性、準確性，摒棄煩瑣、陳舊的表述，進一步規(guī)范了格式。21世紀，電子公文的出現極大地提高了公文處理效率和傳輸速度。2012年，《黨政機關公文處理工作條例》進一步整合黨政公文標準，新增“決議”“公報”等文種，形成15類通用公文體系，并明確電子公文的法律效力，推動數字化辦公轉型。

現代公文繼承了古代公文嚴謹性，又融人民主化、法治化理念，通過去官僚化、標準化、現代化等3個方面的轉變，成功實現了傳統文書向現代行政工具的轉型。

2 公文標準化的發(fā)展現狀

2.1公文標準化的發(fā)展進程

公文標準化進程可追溯至先秦時期的“書同文”。秦朝推行“制式簡牘”制度，首次實現了文書載體的規(guī)格統一。漢代建立的“章奏制度”確立了“抬頭”“用印”等基本規(guī)范。《居延漢簡》形成“事由-正文-結語”三段式的公文基礎框架。隋唐時期，尚書省設置“符寶郎”專司公文用印管理。《唐六典》明確規(guī)定了詔令文書的7種體式。宋代出現了首部公文格式匯編《文苑英華》。元代首創(chuàng)公文抬頭制度和朱墨標注法。明清兩代建立“題本奏本”雙軌制，雍正時期推行“貼黃”制度，要求奏章須附300字摘要，被視為古代公文標準化的巔峰。民國時期公文在形式和內容上變革，廢除舊制、引入新文種和風格，向現代靠攏，但因軍閥混戰(zhàn)等，標準化推行有限。中華人民共和國成立后，逐步建立統一的公文處理制度，明確了公文的主要文種、格式要求等，公文標準化在全國范圍內初步確立。改革開放后，隨著經濟社會發(fā)展和對外交流增多，公文標準化不斷發(fā)展和調整，與國際接軌的部分逐漸增多。電子公文的應用日益廣泛，公文的處理流程更加自動化、智能化。以上發(fā)展歷程表明，公文標準化既需技術驅動，更依賴制度革新與社會治理的協同推進。

2.2我國公文標準化建設現狀

我國目前已發(fā)布的公文相關標準共有48項。其中，國家標準22項，主要集中在格式、管理、信息化、電子化等方面；行業(yè)標準10項，涉及公安、航空工業(yè)、林業(yè)、水利、民航等領域的公文流轉、信息化表達、電子公文格式規(guī)范、公文檔案主題詞等方面；地方標準10項，主要是浙江、福建、廣東等地發(fā)布的，涉及公文的運轉效率管理、歸檔管理、電子公文、數據交換等；團體標準6項，分別由全國城市工業(yè)品貿易中心聯合會、中國電子工業(yè)標準化技術協會等4個組織發(fā)布，涉及紙質公文溯源管理、電子公文、協同編輯等。近年來發(fā)布的標準多集中在電子公文、公文信息化、歸檔管理、數據管理等方面。在現行的這些標準中，應用最廣泛的標準之一是GB/T9704—2012《黨政機關公文格式》。該標準首次發(fā)布于1988年，并于1999年進行第一次修訂，2012年第二次修訂為現在的版本。2012版公文標準（以下簡稱“該標準”）對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定，統一了黨政機關公文用紙為國際標準A4型，首次統一了黨政機關公文格式要素的編排規(guī)則3。該標準主要是針對1999版公文標準實施十余年來發(fā)現的問題及公文處理工作出現的新需求和新發(fā)展，對公文格式要素進行了優(yōu)化和細化，在標準名稱、適用范圍、標準結構、公文用紙、公文印刷裝訂要求、公文要素編排、特定格式公文編排、公文式樣等方面發(fā)生了變化，使得標準結構更加合理，文字更加精練、嚴謹。該標準發(fā)布后，諸多文秘工作者對該標準進行研究，從公文作為全國各類組織通用辦事工具和中國共產黨在全國各項事業(yè)中的領導地位的國家政治體制等角度考慮，提出將該標準改稱“通用公文格式標準”為宜的建議[5]。此外，為配合該標準的實施，該標準主要起草人徐成華等出版了《GB/T9704—2012〈黨政機關公文格式gt;國家標準應用指南》，對標準各條款逐一進行釋義，為文秘工作者正確理解、準確應用該標準提供了依據，但仍存在部分內容錯誤引導、不合規(guī)范、自相矛盾、有所疏漏、隨意變通等瑕疵，不利于黨政機關公文格式的規(guī)范化[]

3公文標準化面臨的問題

我國公文標準化在發(fā)展過程中呈現出隨著時代更迭不斷演進、受政治制度影響大、體現社會秩序等特點。基于這些特點，現代公文標準化面臨以下問題：

一是公文格式問題。雖然目前已發(fā)布了GB/T9704一2012《黨政機關公文格式》，并對公文的編排規(guī)則、印刷裝訂等進行了規(guī)定，但該標準已實施十余年，出現了適用范圍不適宜、配套文件有錯漏等問題，影響了公文的效能。

二是公文內容問題。在公文內容編寫方面常出現文不對題、要素缺失、冗長啰唆、語法錯誤、邏輯混亂等問題，導致很難對工作起到有效的指導作用。雖然目前已有公文格式方面的標準，但缺乏能夠作為公文內容編寫的規(guī)范或為公文編寫提供指引的標準化文件。

三是數字公文問題。不同地區(qū)、部門使用的電子公文系統可能存在不兼容問題，導致公文在傳輸、存儲和顯示過程中出現格式錯亂、內容丟失等情況，亟須統一電子公文系統或統一公文系統數據、接口等規(guī)范。此外，數字公文在網絡傳輸和存儲過程中面臨著信息安全風險，也需要加強數字公文的安全性和保密性管理。

四是新技術賦能。近年來，CHATGPT、DeepSeek等AI工具層出不窮，為公文編寫提供了不少助力，甚至已有智能設備能夠充當“AI公務員”。但AI的快速發(fā)展，導致公文編寫可能出現數據失實、政策誤判、專業(yè)理解局限、語言風格把握不準等問題，也會產生公務人員過度依賴、人機協作效率不升反降、缺乏有效反饋機制等應用問題及信息安全等問題。

4公文標準化的發(fā)展建議

公文不僅是工作工具，更是一把打開國家治理密碼的金鑰匙。從甲骨卜辭到電子公文，每一次書寫方式的革新都折射著國家治理體系的深刻變革。針對目前公文標準化面臨的主要問題與困境，提出以下發(fā)展建議：

一是公文格式標準亟待更新。深入摸底GB/T9704一2012《黨政機關公文格式》的實施情況，收集、整理、分析實施過程中遇到的問題。結合實施反饋以及公文格式未來發(fā)展方向，對GB/T9704—2012《黨政機關公文格式》進行修訂。同時，定期開展公文格式專項培訓，詳細解讀相關標準，通過展示經典范例、梳理常見錯誤清單、制定統一的公文格式模板或編輯軟件、強化審核把關、持續(xù)改進等標準化手段，不斷提升公文格式的規(guī)范性

二是公文編寫規(guī)則亟須規(guī)范。制定公文編寫規(guī)則，規(guī)定所撰寫公文的目標、原則和基本方法；凝練公文標題、劃分公文層次的主要原則和方法；不同文體各要素編寫、表述的方法和要求等，避免空泛、籠統的表述，增強公文實用性和可操作性。

三是數字公文領域需要統籌規(guī)劃。構建數字公文領域的標準體系，統籌制定涉及文件傳輸、協同的標準，加強網絡傳輸、存儲方面的標準供給。加強標準體系的管理與持續(xù)改進，避免標準交叉、重復、沖突，切實提高數字公文的兼容性、規(guī)范性、安全性。

四是AI賦能下的新探索。考慮公文的安全性要求及涉密屬性，建議通過本地部署的形式，有針對性地訓練AI工具，探索定制數字公文AI，增加AI工具保密要求方面的標準產出，讓AI能夠真正為公文提供助力，做到事半功倍。

參考文獻

[1]周剛.黨政公文處理辦法統一性研究[D].廣州：暨南大學，2012.

[2]袁智忠.公文傳播與社會治理：歷史回溯、現實命題及實踐路徑[J].語文學刊，2024，44（4）：33-38.

[3]王春娥.《黨政機關公文格式》國家標準發(fā)布實施[J].中國標準導報，2012（7）：3.

[4]曹敏.《黨政機關公文格式》新舊標準比較[J].中國標準導報，2015（1）：28-29+33.

[5]鄭彥離.黨政機關公文格式標準應改稱通用公文格式標準[J].檔案管理，2012（6）：76-77.

[6]范錚.《黨政機關公文格式》國家標準釋義指瑕[J].檔案管理，2017（4）：78-79.

（責任編輯：張佩玉）