機關事務管理數(shù)智化的理論邏輯、挑戰(zhàn)與實踐路徑

中圖分類號：F49 文獻標識碼：A文章編號：1004-4914（2025）07-052-02

一、引言

黨的二十屆三中全會提出的數(shù)智技術是數(shù)字化和智能化的有機融合，可以理解為“數(shù)字化+智能化”，是在數(shù)字化基礎上融合應用機器學習、人工智能等智能技術的過程。機關事務工作既具有保障機關正常運行的政府職能，同時也具有降低機關運行成本，建設節(jié)約型機關的成本核算任務，具備數(shù)智技術應用的條件，能夠成為數(shù)智技術應用的場域。同時，充分發(fā)揮數(shù)智技術推動機關事務管理能力提升，將為政府治理現(xiàn)代化提供堅實的保障。

二、基于數(shù)智化的機關事務管理理念及實踐梳理

機關事務管理是對機關事務進行計劃、組織、協(xié)調、控制等行政活動，其中機關事務包括保障機關正常運行所需的經(jīng)費管理、資產(chǎn)管理、服務管理、公共機構節(jié)約能源資源管理等事項2。當前，人工智能、大數(shù)據(jù)等數(shù)智化應用不斷融入社會治理全過程，機關事務管理數(shù)智化成為國家治理現(xiàn)代化的重要組成部分。機關事務管理數(shù)智化是借助現(xiàn)代信息技術，對傳統(tǒng)機關事務業(yè)務流程進行重塑，通過數(shù)字化應用場景構建，將信息化手段嵌入機關事務服務、管理、保障各項工作，提升機關事務運行效率、管理能力和服務保障水平的過程。以前沿科技應用為特點的數(shù)智化與機關事務管理的結合，將有力地提升機關事務管理效率與質量。

在機關事務管理與數(shù)智技術相結合的應用方面，福州市機關事務管理局秉持機關事務工作“數(shù)字化+標準化”的工作理念，運用數(shù)字科技等手段，整合包括安防、資產(chǎn)、餐飲等在內的機關事務工作全業(yè)務要素，促進機關事務工作實現(xiàn)精細管理、精準服務，獲得相關單位好評和社會高度認可。“美團模式”“滴滴模式”等數(shù)智化應用帶來了機關事務管理的效率提升，滿意度提高。同時要看到，機關事務管理數(shù)智化并不是數(shù)字技術和人工智能的簡單應用，而是需要數(shù)智技術與制度建設相互配合。上海市通過機關事務職能體系建設、后勤服務社會化改革、機關事務法治體系建設等有效提升機關事務管理現(xiàn)代化水平。浙江省機關事務管理局以“標準化+\"推進機關事務管理質、效提升。

綜上可見，當前機關事務管理從傳統(tǒng)的內部保障為主轉向與外部主體緊密聯(lián)系，借助新技術充分調動市場資源的模式。機關事務管理數(shù)智化是實現(xiàn)機關單位降低運行成本，建設節(jié)約型機關的有效手段。

三、機關事務管理數(shù)智化的理論邏輯

機關事務管理數(shù)智化探索既是全面建設社會主義現(xiàn)代化國家的應有之義，也是因地制宜發(fā)展新質生產(chǎn)力的組成部分。

（一）機關事務管理具備數(shù)智技術整合的基礎與條件

機關事務管理的對象包括辦公用房、公物倉、公務車等資產(chǎn)，公務接待、機關會務等服務，以及經(jīng)費和節(jié)能等管理，涉及大量的人、財、物。這些主體及服務相互關聯(lián)，需要確保管理體系整體性才能保障機關穩(wěn)定、高效運行。面對多主體、多系統(tǒng)，需要構建統(tǒng)一協(xié)調機制，統(tǒng)籌運作過程，有效發(fā)揮各部門、企業(yè)的效率。數(shù)智技術物聯(lián)網(wǎng)化、管理流程信息化等特點，將有效地整合機關事務管理的對象，提升決策速度。所以無論從對象還是流程上，機關事務管理都能夠通過數(shù)智技術等科技手段，密切各主體的聯(lián)系，提升流程的效率。

（二）機關事務管理與數(shù)智技術契合度高

機關事務管理現(xiàn)代化需要數(shù)智技術賦能，同時機關事務管理為數(shù)智技術更新迭代提供應用場域。當前，在數(shù)字技術廣泛應用基礎上，人工智能（AI）、通用人工智能（AGI）、生成式人工智能（AIGC）等前沿應用不斷突破，科技發(fā)展進入數(shù)字技術與人工智能相互融合的數(shù)智化階段，數(shù)智技術是這一階段的核心生產(chǎn)要素。機關事務管理具有體系化、流程化、標準化等特點，各類辦公資源配置和辦公事務安排通過數(shù)智技術可以節(jié)約大量的調配時間，有效發(fā)掘各類資源。可見，機關事務管理與數(shù)智技術天然契合，數(shù)智技術能夠實現(xiàn)機關事務管理中的各主體有機連接，提升信息傳輸速度，提高資源配置效率，降低運作成本。

（三）機關事務管理數(shù)智化是政府治理現(xiàn)代化的實踐要求

充分發(fā)揮政府治理的效能，需要高質量的機關事務管理。黨的二十屆三中全會指出，科學的宏觀調控、有效的政府治理是發(fā)揮社會主義市場經(jīng)濟體制優(yōu)勢的內在要求。機關事務管理為政府治理提供基礎保障，良好的機關內部運行是充分發(fā)揮政府治理效能的重要前提。隨著新技術不斷應用，行業(yè)之間壁壘逐步消失，社會事務關聯(lián)度提高，機關事務管理與外部連接不斷增加，如何充分發(fā)揮市場在資源配置中的關鍵作用成為機關事務管理需要推進的重要議題。通過大數(shù)據(jù)、人工智能技術應用，將體系化、流程化的管理事務從人工轉向自動，將基礎資源調配從單向安排轉向雙向互動，將有效提高機關事務管理的效率和質量。

四、機關事務管理數(shù)智化面臨的挑戰(zhàn)

機關事務管理既涉及內部管理，同時需要與機關外部相關主體相互聯(lián)系，具有復雜度高、系統(tǒng)性強等特點。機關事務管理數(shù)智化涉及主體多，對機制、流程等方面的整合工作量大。

（一）機關事務管理事項分散

機關事務管理事項龐雜，包括資金、資產(chǎn)、服務等，每一個大類之下又涉及多項小類，以及由此關聯(lián)的機關內外的不同主體。雖然機關事務管理部門設立的相對完善的管理體系，但部門之間事務的仍相對獨立，相互連接較少。這些部門分別負責相應事務管理工作，在一定程度上形成了管理事項的條塊分割，管理機制整體性欠佳。機關事務管理存在管理職能分散化、部門利益分割化、社會參與不充分、法制規(guī)范不到位等碎片化問題[]。

（二）機關數(shù)智技術應用基礎薄弱

數(shù)智技術應用需要提升算力的硬件設施，系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)要素，運維系統(tǒng)的技術人員，保障應用的制度體系等。隨著我國數(shù)字政府建設推進，通過數(shù)據(jù)共享提升辦事流程效率，政府治理從“碎片化\"管理走向“整體型”治理。與面向外部數(shù)字治理能力有效提升相比，機關內部數(shù)字化水平相對較低。機關內部信息化硬件配套仍不足，對于大量的算力需求服務器等設備配置仍存在缺口。部分機關自建機房利用率低，重復建設情況較為普遍。同時各機關建設機房相對分散，不利于形成集中算力，數(shù)智化硬件資源存在浪費現(xiàn)象。另外，由于規(guī)則、流程等方面制度的固化，導致機關數(shù)字化應用推進相對滯后。在人才方面，由于機關單位管理模式、發(fā)展路徑與企業(yè)存在一定的差異，集聚高端數(shù)智技術人才難度較大。

（三）機關事務數(shù)據(jù)安全保障機制仍需完善

數(shù)據(jù)安全是機關數(shù)事務管理智化的前提。機關事務管理涉及的大量機關內部管理數(shù)據(jù)、信息等數(shù)字資源具有較高的安全要求，如果相關數(shù)據(jù)出現(xiàn)未經(jīng)授權的訪問、篡改、破壞等，將對機關運行乃至政府治理帶來極大的安全隱患。當前，網(wǎng)絡攻擊頻發(fā)，機關事務管理過程中與外部物資、服務等供應主體保持關聯(lián)形成的數(shù)據(jù)交換過程以及相關外部主體數(shù)據(jù)安全保障機制建設亟待加強。同時，機關內部仍存在網(wǎng)絡安全意識及數(shù)據(jù)保護意識缺乏現(xiàn)象，對一些非涉密業(yè)務數(shù)據(jù)保護力度不夠，而大量數(shù)據(jù)流失將會產(chǎn)生相關事件信息外溢的連鎖效應。

五、機關事務管理數(shù)智化實踐路徑

新中國成立之后，我國機關事務管理經(jīng)歷了雛形漸成一改革發(fā)展一深化改革階段。在深化改革階段，推進機關事務管理現(xiàn)代化，確保機關事務運行保障的科學化、高效化是核心任務5。當前，數(shù)智技術的應用將有效提升機關事務管理質量，提升機關事務管理現(xiàn)代化水平。

（一）注重機關事務管理數(shù)智化建設的標準化、系統(tǒng)化

推進機關事務管理數(shù)智化過程也是解決體制機制轉化的過程。機關事務數(shù)智化建設要遵循《國務院關于加強數(shù)字政府建設的指導意見》《機關事務信息化建設指南》GB/T43244一2023）等相關文件指引，在建設方式、硬件配置、人員配備、體系建設等方面形成標準化、系統(tǒng)化體系，為全國范圍內整合數(shù)字資源，全面推進機關事務管理數(shù)智化打好基礎。數(shù)字技術、人工智能等科技前沿應用仍處于不斷探索創(chuàng)新過程中，機關事務管理數(shù)智化需要科學規(guī)劃，通過制定相關技術應用準則，逐步將較為成熟的技術應用到現(xiàn)實工作場景。在數(shù)智化實施過程中，要打破部門間、單位間條塊分割，以系統(tǒng)化視角統(tǒng)一謀劃，確保機關事務管理數(shù)智化穩(wěn)定可行。要注重數(shù)智能力建設和制度建設“雙輪驅動”，通過科學制度規(guī)劃，為技術應用提供指引，避免技術過度依賴。

（二）持續(xù)推進機關事務管理資源整合

機關事務管理數(shù)智化需要法治化、標準化的保障。通過制定流程、完善制度確保機關事務內外部資源有效整合，為數(shù)智化應用提供優(yōu)質場域。對于機關內部，機關事務管理中要抓住人、財、物主體，緊扣優(yōu)質服務主線，整合機關內部資源，以優(yōu)化資源促進管理質量提升。對于相關外部主體，要注重其業(yè)務與機關事務關聯(lián)度，通過崗位培訓等形式提升其業(yè)務能力的職業(yè)責任感。以定期現(xiàn)場會議等形式暢通雙方業(yè)務交互，促進機關事務管理內外交流。機關事務數(shù)智化轉型過程要以機關事務管理對象整合、流程優(yōu)化為切入點和重點。前期調研準備至關重要，充分發(fā)掘機關事務管理中的堵點、卡點，通過充分論證確定解決方案。避免對數(shù)智技術的過度依賴，數(shù)智技術是工具，數(shù)智化是手段而不是結果，能夠利用數(shù)智技術提升效能的部分要充分利用技術工具，而由于流程設計不合理、部門銜接不夠緊密導致的問題要通過優(yōu)化制度和規(guī)則加以改進。

（三）做好機關事務管理數(shù)智化過程中數(shù)據(jù)安全保障工作

數(shù)據(jù)安全保障機制建設在機關事務管理智能化建設中占據(jù)核心地位。數(shù)據(jù)是數(shù)智技術應用的生產(chǎn)資料，機關事務管理數(shù)智化過程需要將人、財、物等數(shù)據(jù)化。在從傳統(tǒng)資料向數(shù)據(jù)應用轉化過程中，如何對數(shù)據(jù)進行安全級別界定，進行分級保護成為核心議題。在機關內部，要對數(shù)據(jù)安全等級進行科學劃分，對于安全級別高、重要性強的數(shù)據(jù)，要設置專門的機構、人員進行安全維護；對于公共數(shù)據(jù)，要適當?shù)剡M行“數(shù)據(jù)清洗”，避免敏感信息外流。對于需要與外部機構對接的數(shù)據(jù)，要建立專門的審核機制，進行數(shù)據(jù)篩查，避免重要信息流出。對于外部關聯(lián)機構，要對其進行數(shù)據(jù)安全機制評估，確保能夠有效保障數(shù)據(jù)安全。要提升機關內部人員數(shù)據(jù)安全意識，定期進行數(shù)據(jù)安全培訓。在數(shù)據(jù)安全防護硬件上，要加強防火墻、數(shù)據(jù)審核等設備配備。

六、結語

推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化是進一步全面深化改革總目標重要組成部分。機關事務管理作為國家治理體系的組成部分，需要不斷加強數(shù)智化建設，提升現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)高質量發(fā)展。數(shù)智化應用的過程要注重系統(tǒng)性，以制度建設為先，以數(shù)智技術應用為手段，以數(shù)據(jù)安全為重點，以軟、硬件設施同步提升為基礎。通過機關事務管理數(shù)智化，實現(xiàn)保障機關高效運行，降低機關運行成本，建設節(jié)約型機關的目標。

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作者簡介：，博士研究生，講師，研究方向：區(qū)域經(jīng)濟、民族經(jīng)濟。]

（責編：賈偉）