檔案鑒定開放與信息安全保障措施研究

中圖分類號：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在新一輪檔案鑒定開放工作開展的背景下，學(xué)界、業(yè)界均投入檔案鑒定開放的研究中。與此同時(shí)，《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》相繼頒布，為檔案鑒定開放提供了參考，檔案鑒定開放進(jìn)入新的階段。但是，在檔案鑒定開放工作實(shí)踐過程中，存在一些信息風(fēng)險(xiǎn)，威脅檔案工作的安全開展。因而研究檔案鑒定開放與信息安全保障措施具有非常重要的意義。

一、檔案鑒定開放的含義

檔案鑒定開放是指檔案單位依據(jù)法律規(guī)定范疇內(nèi)的權(quán)限，將形成時(shí)間達(dá)到一定年限、無須限制利用且經(jīng)過鑒定的館藏檔案經(jīng)過法定程序向社會(huì)提供利用，涉及檔案開放屬性鑒定及提供利用，可以滿足公眾對檔案信息的需求。作為政治民主化的表現(xiàn)，檔案鑒定開放可以解除對已滿一定保密期限、可公開的檔案封鎖、禁令與不必要的限制，充許閱覽、外借、展覽、陳列以及制發(fā)證明等。

二、檔案鑒定開放必要性

1.促進(jìn)檔案的利用

檔案鑒定開放是檔案利用的前提。通過檔案鑒定開放，可以分級檔案價(jià)值，依據(jù)檔案價(jià)值級別開展差異化維護(hù)，著重維護(hù)保存價(jià)值較大的檔案，盡可能延長相關(guān)單位使用的年限，促進(jìn)保存價(jià)值較大檔案的有效利用。

2.提高檔案管理水平

檔案鑒定開放工作的開展，可以反推檔案管理工作程序，了解并記錄檔案收集、規(guī)整和人檔等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的漏洞，進(jìn)而在檔案鑒定開放環(huán)境內(nèi)分析問題根源，總結(jié)現(xiàn)實(shí)經(jīng)驗(yàn)，制定改進(jìn)方案，執(zhí)行優(yōu)化措施，為檔案管理水平的全面提高提供保障。

3.減少檔案占用空間

檔案類別較多，涵蓋人事檔案、文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案以及圖書影音檔案等，相關(guān)單位占用空間較大。通過檔案鑒定開放，可以對檔案“去粗存精”，控制無保存價(jià)值或低保存價(jià)值的檔案量，在提升檔案含金量、創(chuàng)建精品檔案的同時(shí)，減少檔案占用空間，為珍稀檔案的保存提供充足支持。

三、檔案鑒定開放措施

1.構(gòu)建檔案鑒定開放信息化平臺(tái)

檔案鑒定開放信息化平臺(tái)是信息化時(shí)代檔案鑒定開放工作開展的基礎(chǔ)，可以促使檔案鑒定開放工作更加快捷、高效，為檔案查閱者提供更加便捷的服務(wù)。相關(guān)單位應(yīng)以人民為中心，聚焦檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)大局、服務(wù)群眾的潛能，遵循《中華人民共和國檔案法》和《國家檔案館開放檔案辦法》等法律法規(guī)規(guī)定，持續(xù)高效推進(jìn)檔案鑒定開放信息化平臺(tái)的構(gòu)建。

檔案鑒定開放信息化平臺(tái)建設(shè)的核心是開放檔案目錄數(shù)字化。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，開放檔案目錄數(shù)字化的最小單位是文件的件（頁）數(shù)，載體是計(jì)算機(jī)，控制指標(biāo)是檔案查全率與查準(zhǔn)率。為建立完整、準(zhǔn)確的開放檔案目錄數(shù)字化平臺(tái)，相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性、檔案的內(nèi)容完整性、檔案數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性以及檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)目的完備性等要求，結(jié)合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）關(guān)于檔案著錄的要求，參與制定開放檔案目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)范，涵蓋字段類型、字段內(nèi)容要求（值域）及數(shù)據(jù)字段長度等。隨后，根據(jù)計(jì)算機(jī)環(huán)境下檔案有效、安全、準(zhǔn)確和完整的聯(lián)網(wǎng)要求，將開放的檔案目錄格式轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，如XML格式，滿足直接或間接實(shí)行高效數(shù)據(jù)交換的需求。在通用格式轉(zhuǎn)換后，相關(guān)單位可以統(tǒng)籌開放檔案目錄的著錄項(xiàng)、選輸項(xiàng)、必輸項(xiàng)、字段類型、值域范圍、長度以及檔案的內(nèi)在聯(lián)系，結(jié)合檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，重構(gòu)開放檔案目錄，并將開放檔案目錄修改、補(bǔ)充備注結(jié)果共同錄入數(shù)據(jù)庫，從源頭解決檔案著錄偏離主題、自錄與實(shí)體不符等問題。隨后，相關(guān)單位可以以全宗的一個(gè)或多個(gè)目錄為單元，面對規(guī)范化、結(jié)構(gòu)化的元數(shù)據(jù)信息，借助計(jì)算機(jī)自動(dòng)全面檢驗(yàn)與人工抽檢相結(jié)合的方式，發(fā)揮自然語言處理、語義分析和光學(xué)字符識別等人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，逐條、逐項(xiàng)對開放檔案目錄數(shù)據(jù)著錄內(nèi)容規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性展開檢測。最終構(gòu)建準(zhǔn)確、完整、無遺漏和自動(dòng)化的開放檔案目錄，具體表現(xiàn)為：各著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確，采用單機(jī)或雙機(jī)錄入，經(jīng)人工校對或軟件自動(dòng)校對錄入結(jié)果，降低差錯(cuò)率。文件題名、責(zé)任者與時(shí)間必輸項(xiàng)無遺漏，滿足檔案數(shù)字化檢索需求。檔案出庫、前處理、掃描等數(shù)字化加工階段字段無遺漏，自動(dòng)生成標(biāo)明責(zé)任的字段，包括數(shù)據(jù)錄入、質(zhì)檢、校對和交接等內(nèi)容。

2.組建檔案鑒定開放團(tuán)隊(duì)

人員充足是檔案鑒定開放工作高效率開展的前提相關(guān)單位應(yīng)抽調(diào)人員組成鑒定開放小組，并明確團(tuán)隊(duì)職責(zé)。團(tuán)隊(duì)需要在嚴(yán)格遵循相關(guān)業(yè)務(wù)的前提下，綜合采用核對檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄及實(shí)體檔案等形式，逐卷逐件鑒定期滿開放標(biāo)準(zhǔn)的檔案，經(jīng)過初次鑒定、復(fù)核，鑒定出全部符合開放條件的檔案并向社會(huì)公開。

在明確團(tuán)隊(duì)職責(zé)的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案鑒定開放要求，相關(guān)單位應(yīng)持續(xù)深入貫徹檔案鑒定開放要求，以檔案鑒定開放為抓手，摸清家底，全面推進(jìn)團(tuán)隊(duì)人員的教育培訓(xùn)工作。盤活人力資源，更好地發(fā)揮現(xiàn)有人員的作用，為扎實(shí)推進(jìn)新時(shí)代檔案鑒定開放工作提供支持。

在工作人員不足的情況下，相關(guān)單位可以借助外力，邀請當(dāng)?shù)貦n案館退休人員、政府部門退休人員擔(dān)任檔案鑒定開放工作的兼職人員，利用相關(guān)人員專業(yè)性強(qiáng)、了解時(shí)代背景以及能夠嫻熟應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案鑒定開放工作團(tuán)隊(duì)的不足。同時(shí)，相關(guān)單位可以協(xié)調(diào)檔案形成單位，與其共同討論檔案鑒定初審、降解密信息，允許檔案形成單位在檔案整理、歸檔環(huán)節(jié)實(shí)施預(yù)開放鑒定，確保檔案鑒定開放工作的高效開展。

3.前移檔案鑒定劃控工作內(nèi)容

為切實(shí)做好檔案鑒定開放工作，相關(guān)單位可以在檔案鑒定開放信息化平臺(tái)的支持下創(chuàng)新工作思路，將鑒定劃控工作關(guān)口前移，由立檔單位在檔案移交前做好鑒定劃控，增加立檔單位在檔案鑒定開放工作中的參與度。在接收檔案時(shí)，遵循檔案鑒定劃控的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，控制開放檔案范圍條目以及不可開放的檔案條件。確定開放的檔案，依法依規(guī)直接開放（或依申請開放），在確保檔案信息安全的同時(shí)，擴(kuò)大檔案開放的空間。

在具體工作開展過程，相關(guān)單位可以將移交檔案鑒定開放工作列入工作程序中，明確立檔方對檔案實(shí)行逐一鑒定的責(zé)任，要求立檔方根據(jù)信息公開條例發(fā)布的時(shí)間節(jié)點(diǎn)實(shí)施差異化鑒定劃控，對于節(jié)點(diǎn)前的檔案按標(biāo)準(zhǔn)鑒定劃控，對于節(jié)點(diǎn)后的檔案則依據(jù)信息公開選項(xiàng)標(biāo)注。標(biāo)注主要是在電子目錄信息公開選項(xiàng)一欄標(biāo)注公開信息，包括“依申請公開”“主動(dòng)公開”“不公開”等。同時(shí)，展開檔案控制標(biāo)識的標(biāo)注，包括“開放”“控制”等。比如，將主動(dòng)公開的檔案標(biāo)注為“開放”，將依據(jù)申請公開的檔案或不公開的檔案標(biāo)注為控制。在檔案控制標(biāo)識標(biāo)注的基礎(chǔ)上，以紅頭便簽的形式，出具檔案解密劃控說明、信息公開說明并移交上級備案，及時(shí)向社會(huì)公布到期檔案，確保檔案社會(huì)價(jià)值的充分發(fā)揮。

在按標(biāo)準(zhǔn)鑒定劃控的基礎(chǔ)上，相關(guān)單位可以借鑒《各級國家檔案館開放檔案辦法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等，進(jìn)一步細(xì)化開放劃控標(biāo)準(zhǔn)，形成若干一級類目和二級類目，并在二級類目的基礎(chǔ)上匯總每一個(gè)二級類目可能涉及延期開放的檔案內(nèi)容，逐一分解具體內(nèi)容并闡述延長開放理由，為檔案鑒定開放工作開展提供明確的依據(jù)。

四、檔案信息安全保障措施

1.嚴(yán)格遵循安全保障制度

制度因素是檔案安全保障的基石，完善構(gòu)建檔案信息安全保障制度是當(dāng)前檔案鑒定開放事業(yè)中一項(xiàng)必要且迫切的工作。在總體國家安全觀下，相關(guān)單位可以搜集與檔案鑒定開放相關(guān)的法律法規(guī)與規(guī)章，包括《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國政府信息公開條例》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《檔案館工作通則》等。在制度搜集的基礎(chǔ)上，相關(guān)單位可以從橫向維度分析現(xiàn)行檔案鑒定方法制度體系對開放范圍、控制利用范圍的法律依據(jù)，并從縱向維度分析現(xiàn)行檔案鑒定開放制度體系的現(xiàn)狀與建設(shè)水平，必要時(shí)從第三維度分析總體國家安全觀下現(xiàn)行檔案鑒定開放制度體系側(cè)重的傳統(tǒng)安全（政治安全、軍事安全、國土安全等）與非傳統(tǒng)安全（經(jīng)濟(jì)安全、國民安全、新興領(lǐng)域安全、社會(huì)安全等）。

在現(xiàn)行制度整理分析的基礎(chǔ)上，相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格遵循現(xiàn)行安全保障制度推進(jìn)檔案鑒定開放工作。比如，《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規(guī)定不可公開已定為國家秘密的信息、危及國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)安全的信息或其他依法禁止公開的信息，相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格遵循規(guī)定依法公開檔案信息。同時(shí)，相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格遵循所屬地的檔案鑒定開放細(xì)則，控制檔案公開內(nèi)容，如《安徽省開放檔案館檔案實(shí)施辦法》明確提出信訪檔案、黨委會(huì)議記錄、自我批評檔案以及干部批評檔案為控制利用檔案，相關(guān)單位應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定鑒定開放上述類別檔案。

2.合理應(yīng)用信息安全技術(shù)

檔案的安全與開放并非矛盾關(guān)系，先鑒定后開放是檔案信息安全的必要前提。在信息技術(shù)賦能檔案鑒定開放工作平臺(tái)構(gòu)建運(yùn)行的過程中，檔案信息面臨著更多的安全威脅。因而在檔案物理安全空間內(nèi)，應(yīng)合理利用信息安全技術(shù)，保護(hù)檔案開放信息的安全。在檔案開放信息安全保護(hù)領(lǐng)域，常用的信息安全技術(shù)有數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名與時(shí)間戳、防火墻與入侵檢測、安全存儲(chǔ)、訪問控制、軟件更新與漏洞管理、備份與恢復(fù)以及日志與審計(jì)等。

（1）數(shù)據(jù)加密技術(shù)主要用于電子檔案信息的加密處理，借助加密算法，加密不可開放電子檔案信息，避免檔案信息被泄露。

（2）數(shù)字簽名與時(shí)間戳技術(shù)主要用于簽名檔案鑒定開放信息，并記錄檔案鑒定開放信息生成與修改時(shí)間，避免篡改、偽造對檔案鑒定開放內(nèi)容真實(shí)性造成影響。

（3）防火墻與入侵檢測技術(shù)主要用于配置防火墻，過濾和阻擋未經(jīng)授權(quán)的檔案開放信息訪問需求，并利用人侵檢測系統(tǒng)（IntrusionDetectionSystems，IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IntrusionPrevention System，IPS），對潛在檔案開放風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)測、處理。

（4）安全存儲(chǔ)技術(shù)主要用于檔案開放信息安全存儲(chǔ)以及定期檢查、維護(hù)，避免軟硬件故障導(dǎo)致檔案開放信息受損。

（5）訪問控制技術(shù)主要用于檔案開放信息搜尋查閱下載用戶權(quán)限的管理，并引入用戶名 + 密碼 + 生物識別的身份驗(yàn)證機(jī)制，配合角色基礎(chǔ)訪問控制（Role-BasedAccessControl，RBAC），驗(yàn)證用戶身份，并根據(jù)用戶角色分配相應(yīng)的檔案信息訪問渠道。

（6）軟件更新與漏洞管理技術(shù)主要用于檔案鑒定開放信息管理平臺(tái)的更新與補(bǔ)丁的安裝，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在安全漏洞。

（7）備份與恢復(fù)技術(shù)主要用于備份檔案開放數(shù)據(jù)，并建立檔案鑒定開放災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，在意外事故發(fā)生時(shí)迅速恢復(fù)檔案信息，確保檔案開放信息的可靠性。

（8）日志與審計(jì)技術(shù)主要用于記錄檔案開放平臺(tái)的訪問足跡、訪問時(shí)間和操作日志等，并定期審計(jì)分析日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和不正常行為。

3.建立健全負(fù)面清單體系

負(fù)面清單體系可以有效提高檔案開放鑒定期間信息的安全性，避免類似風(fēng)險(xiǎn)再次出現(xiàn)。因而相關(guān)單位應(yīng)以嚴(yán)格劃定控制檔案利用范圍為前提，以明確不可開放內(nèi)容的要素、不可公開內(nèi)容不泄露為目標(biāo)，以最大限度地維護(hù)公共知情權(quán)為根本，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重保密，輕開放”的思想，建立健全檔案鑒定開放負(fù)面清單體系。依托負(fù)面清單體系，詳細(xì)列舉事項(xiàng)，提高檔案實(shí)踐可操作性，約束隨意擴(kuò)大控制利用事件，確保檔案鑒定開放過程中的信息安全。

從檔案鑒定開放負(fù)面清單體系構(gòu)建模式來看，相關(guān)單位可以借鑒國外列舉法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“概括 + 公開列舉 + 控制利用列舉 + 兜底條款”的模式，清晰界定范圍，抑制檔案鑒定開放工作中權(quán)利主體的自由裁量權(quán)，便于在實(shí)踐工作中直接參考清單事項(xiàng)，提高說服力。在列舉法應(yīng)用的同時(shí)，根據(jù)列舉法規(guī)定無法闡述全部不公開檔案信息的缺陷，創(chuàng)新引入“概括規(guī)定 + 詳細(xì)列舉”模式，最大限度地突破因概念不明引發(fā)的認(rèn)知困境。比如，在傳統(tǒng)安全觀下，相關(guān)單位應(yīng)將“正在實(shí)行防御計(jì)劃信息”“情報(bào)工作實(shí)施信息”“對本國聲譽(yù)或信用存在損害信息”等檔案信息納入負(fù)面清單；再如，在非傳統(tǒng)安全觀下，相關(guān)單位可以將“可能會(huì)使第三方商業(yè)經(jīng)營陷入不利地位的信息”“企業(yè)與機(jī)關(guān)或組織簽訂協(xié)議商定不公開信息”“可能損害公共利益的信息”“個(gè)人隱私信息”等納入負(fù)面清單，其中非公職個(gè)人隱私信息涉及姓名、學(xué)歷、財(cái)產(chǎn)狀況、健康狀況以及婚姻等。

五、總結(jié)

綜上所述，檔案鑒定開放是先鑒定后開放的過程，通過鑒定確定可以開放或延期開放的檔案，協(xié)調(diào)信息公開與隱私安全保護(hù)的關(guān)系，促進(jìn)檔案利用。因而相關(guān)單位可以利用信息化手段，構(gòu)建檔案鑒定開放平臺(tái)，統(tǒng)籌檔案內(nèi)容、價(jià)值以及涉及的隱私信息，及時(shí)開放已滿一定保密期限和條件的檔案，并加強(qiáng)檔案信息安全保障，為檔案資源潛力的發(fā)揮提供依據(jù)。

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作者單位：杭州越中檔案信息技術(shù)有限公司