淺析內部控制視角下醫藥企業優化經銷商管理的有效路徑

摘" 要：隨著我國醫藥市場的快速發展，醫藥企業面臨著日益復雜的市場環境。經銷商作為醫藥企業與終端市場之間的紐帶，其管理水平關系著企業的市場占有率與品牌形象。然而，當前一些醫藥企業在經銷商管理中仍存在準入要求不明確、選擇不規范、合同管理不嚴密、對經銷商缺乏考評和輔導等問題，增加了企業的經營風險。基于此，本文從內部控制的角度提出規范經銷商準入審核、加強合同審查與執行、完善經銷商的考評和輔導機制等優化路徑，旨在助力企業提高經銷商管理水平，提升企業整體運營效率。

關鍵詞：內部控制；醫藥企業；經銷商管理；合規性

【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.15.109

在我國醫藥行業日益激烈的市場競爭中，經銷商管理水平已成為影響醫藥企業成敗的關鍵因素之一。醫藥企業依賴經銷商進行市場渠道開拓與產品推廣，與此同時，經銷商日常活動帶來的風險也不容忽視。由于醫藥行業的特殊性，相關政策和法規的不斷變化對醫藥企業的經銷商管理提出了更高的要求。如何優化經銷商管理，保證合規性，是醫藥企業面臨的重要問題。本文從內部控制的視角出發，分析醫藥企業經銷商管理存在的問題，并提出具體的優化路徑，以期幫助醫藥企業降低經營風險，提高品牌影響力。

1 內部控制視角下醫藥企業經銷商管理存在的問題

1.1 經銷商的準入要求不明確、選擇不規范

一是部分醫藥企業未詳細界定經銷商準入條件，致使其選擇過程中沒有嚴格的流程或明確的要求，這種不規范的選擇方式，容易使企業與能力不符合、信譽不佳的經銷商建立合作關系，增加運營風險。二是在一些醫藥企業中雖設有準入要求，但具體標準模糊不清，沒有形成統一的篩選框架。例如，醫藥企業在選擇經銷商時，偏重于價格競爭，忽視市場定位、覆蓋網絡、人員素質等其他因素，這樣做雖能迅速獲得一定數量的經銷商，但這種短期效應并不能帶來長期的穩定合作。三是對經銷商背景調查存在疏漏，對經銷商的審核只停留在紙面材料，未充分考察經銷商的商業信譽、市場影響力、財務狀況等關鍵信息，導致不合格或不具備足夠資質的經銷商進入合作體系，增加了醫藥企業在合作過程中的風險，也進一步影響到產品的市場推廣。

1.2 信用管理不完善

一是缺乏系統的信用評估機制。部分醫藥企業并未針對經銷商的財務狀況、信用歷史、支付能力等因素進行綜合評估，沒能全面了解經銷商的信用狀況，致使選擇的經銷商存在較大財務風險。且在日常合作過程中，雖然與經銷商有著長期穩定的合作關系，但缺乏對經銷商的動態信用監控，不能及時發現潛在的信用風險。二是信用額度設置不合理，一些醫藥企業在設定經銷商的信用額度時，沒有根據經銷商的具體經營狀況、歷史交易記錄等客觀情況來制定，常常依賴過往的經驗或憑感覺操作，忽視了對市場環境、財務狀況、經營能力等綜合因素的考量。這樣一來，醫藥企業可能會過于樂觀地給予經銷商過高的信用額度，或者反之，過于保守地設置額度，影響了經銷商的經營積極性。

1.3 合同管理不嚴密

一是合同條款制定粗疏，經辦人員在合同草擬過程中未充分結合實際情況考量合作面臨的復雜性，條款內容僅滿足于形式化的完整，缺乏精細化設置，尤其在涉及權責分配、費用結算、違約條款等方面表現出明顯的不嚴謹，容易在實際操作中引發爭議。二是合同審核環節的職責劃分不清晰，一些部門將合同審核視為例行事務，審核人員的法律知識或合同管理經驗尚未達標，審核過程流于形式，潛在問題未能被充分揭示，進而影響合同執行的順利性。三是合同變更或補充協議缺乏有效記錄，有些醫藥企業對合同中的修改或補充沒有做出合規的記錄、管理，未按規定的程序對合同進行調整或更新，導致合同變更后的執行缺乏法律效力，極易帶來一系列不必要的法律糾紛。

1.4 管理層決策信息滯后

一是醫藥企業內部各個部門之間的信息共享機制不夠完善，尤其是業務、財務、供應鏈等相關部門未能實時向管理層反饋最新的經營狀況、市場動態及經銷商的實際表現。在許多情況下，管理層只能依賴周期性的報告或數據匯總，這些數據常不能準確反映出當下的業務運行情況和市場變化，使管理層的決策缺乏對即時變化的反應能力。二是管理層的決策依賴于多個部門的匯報，而這些匯報通常經過多次篩選處理，信息傳遞路徑較長。各個部門的負責人會根據自己的判斷對信息進行加工，上報的信息可能嚴重失真。在這種情況下，管理層無法第一時間接收到完整、真實的市場信息，反而受到不完整信息的影響，難以形成準確的決策判斷。三是雖然一些醫藥企業已經引入了信息管理系統，但在實際運用中仍然存在一定的局限，如未充分利用大數據、云計算等技術手段來獲取實時的市場數據和經營狀況反饋，因此在做出相關決策時，企業的適應性明顯不足，不能有效應對市場環境的快速變化。

1.5 對經銷商缺乏考評和輔導

一是經銷商考評機制未能形成規范化標準，醫藥企業在實際操作中常依賴簡單的銷售數據或合同執行結果作為評判依據，忽略了對經銷商合作意愿、履約能力、風險管理水平等多維度因素的綜合評估，考評結果準確性不高。二是考評與輔導的協同作用未被充分重視，一些醫藥企業在實踐中常將二者分離，導致輔導工作的目標未與考評結果掛鉤，經銷商在接受輔導后難以根據考評反饋改進工作。三是輔導工作持續性不足，醫藥企業僅在特定時期會開展一次性輔導，缺乏長期跟蹤、定期復盤的機制，輔導成果難以固化為經銷商的日常實踐。

1.6 經銷商的合規性風險

一是對經銷商合規經營方面培訓不足，市場推廣各環節的活動和費用支出的監管手段單一，依賴于定期報告，沒有組成督導部門進行核實和跟進，從而無法實時掌控具體操作，引發法律風險。二是經銷商定期評估力度不足，如經銷商資質的有效期審核環節松散，內部審核人員未能及時發現相關證件過期或偽造的問題，個別經銷商實際已失去合作資質仍繼續參與業務合作。

2 內部控制視角下醫藥企業優化經銷商管理的有效路徑

2.1 規范經銷商準入審核

首先，由醫藥企業內部合規管理部門牽頭，結合法律法規及行業要求，詳細羅列準入條件，涵蓋企業資質、財務狀況、市場信譽、經營能力等方面。以經營資質為例，采用書面與實地考察相結合的方式逐步推進，不僅要對候選經銷商提供的營業執照、藥品經營許可證等材料逐項核驗，還可通過天眼查、企查查調查候選經銷商背景資料是否存在不良記錄。除此之外，還需要進行實地走訪，綜合考察候選經銷商市場覆蓋能力、服務質量、配送能力、商業信譽等因素。合規部門組織人員分為兩組，一組負責前期資料的收集、初審，另一組則深入經銷商實際經營地開展現場核查，包括檢查倉儲環境、了解運輸條件及驗證和評估其與客戶的實際交易記錄是否符合申報信息。其次，強化審核責任的分工與追蹤管理，建立“三級審核”機制：一級由業務部門對候選經銷商的市場匹配度進行初篩，二級由財務部門根據財務報表審查候選者的償付能力與資金流動性，三級由法務人員和質量部審定所有資質文件的合法性及合規性。在具體執行過程中，每一級都需要嚴格記錄審查流程，形成獨立的審核報告，同時為下一階段的評估提供完整的輸入材料。各審核環節責任到人，并設立個人審核任務臺賬，確保全程信息可溯源，可及時整改遺漏之處。

2.2 完善企業信用管理

一方面，成立由財務部門、業務部門及法律合規部門組成的信用管理專項小組，明確各部門在信用管理中的具體分工，逐步完善評估流程。財務部門應著眼于經銷商的財務報表、資產負債率、現金流健康程度等核心數據展開細致核查；法律合規部門則審核其過往經營行為的合法性、是否存在未結法律糾紛等問題；業務部門要重點關注經銷商的市場口碑、歷史合作記錄等情況。各部門在完成自身工作后，須定期組織交叉審核會議，依據經銷商業務業績、回款情況、市場行情、財務狀況、商業信譽等因素結合統一評分標準劃分信用等級，避免遺漏關鍵細節或出現不公正現象[1]。另一方面，在信息技術部門的配合下開發或引入信用管理系統，通過系統動態監控經銷商的財務數據、貨款回收情況、訂單履約能力等關鍵指標。具體而言，信息技術部門需要結合實際需求設置預警閾值，一旦監測數據觸發異常值，系統應自動向信用管理專項小組發出提醒，專項小組立即組織相關部門討論具體應對方案。同時，安排專人逐月核驗經銷商提交的各類證明文件和運營數據，及時更新其信用評分，持續掌握其最新信用情況。

2.3 加強合同審查與執行

首先，制定嚴格的合同標準模板和審查流程，由醫藥企業法律合規部門牽頭，結合實際業務需求及行業法規，設計覆蓋主要合同條款的統一模板，模板中必須包含支付條件、貨物交付、違約處理及爭議解決等關鍵內容。為確保每一份合同均符合模板規范，應要求業務人員在合同簽訂前，詳細填寫預審清單，包括交易背景、雙方義務、商業條款等核心信息。合規部門再逐項審核預審清單內容是否齊備，并利用專業條款比對工具驗證合同文本中是否存在風險條款或不當修訂，同時標記需要特別注意的部分供管理層核對[2]。其次，明確合同審核的多級負責機制，依業務金額及合同復雜度的不同設置不同層級的審批權限，例如對金額較小或條款固定的合同，法律專員即可完成獨立審查，而涉及金額較大或復雜交易的合同，則需要提交至法務主管或總法律顧問進行二次審核并簽署意見。法務人員在審批時須嚴格按照合同模板檢查核心條款，特別關注合同履行中的時間節點、貨款支付方式、質量要求及爭議解決方案等易引發糾紛的內容，并將審核意見及調整建議逐項記錄在合同履歷中，以便后續執行時參考[3]。最后，在合同執行環節建立責任追蹤體系，合同簽訂后，由專門的合同管理團隊負責動態記錄每項條款的實際執行狀態，具體做法為將合同內容逐條拆解成任務清單，并按照不同責任部門進行分工。

2.4 提升決策信息及時性

首先，由市場部牽頭，組建專門負責信息采集與傳遞的小組，小組成員需要按照既定規則覆蓋不同區域，日常工作包括定時拜訪經銷商、調研當地市場動態、收集競爭對手相關情報等，所有數據應按照統一模板錄入信息管理系統。小組成員在調研時需要采用錄音、拍照等方式固定證據，結束后應立即整理歸檔。同時，小組成員需要每周召開例會，匯總采集的信息，篩選出與企業決策直接相關的數據，并按照重要性排序，為后續數據分析提供基礎資料[4]。其次，醫藥企業信息技術部門需要主導搭建適合自身業務特點的決策支持系統，將分散的市場數據轉化為標準化的決策信息。具體操作包括為每類數據制定分類規則，例如銷售數據應按照區域、時間及產品線細化，庫存數據需要精確到具體品類及儲存地點等。系統開發完成后，信息技術部門安排專人操作系統，實時計算分析數據中的異常情況，生成對應的預警報告。此過程應全程留痕，各環節責任明確。最后，醫藥企業管理層應根據內部決策的實際需要，設定不同類型信息的傳遞時限，例如日常庫存數據需要每日更新，應收情況每周更新，月度銷售數據需要在次月第一周完成匯總等。相關部門需要根據既定時限，將責任細化到個人，按時完成各環節。

2.5 完善經銷商的考評和輔導機制

一方面，建立科學的經銷商考評體系，市場部門應與財務部門聯合制定詳細的考評指標，涵蓋業務業績、市場開發、合規經營及客戶反饋等維度，明確各項指標的權重及評分標準。每個經銷商需要每季度提交包括銷售數據、市場活動總結及其他相關報告在內的考核材料，企業考評小組負責按照指標逐項核實[5]。另一方面，設立經銷商輔導專職團隊，從市場、財務、法律及物流等部門抽調經驗豐富的員工組成輔導小組，負責分析經銷商的具體問題并提出改進方案。例如，無償進行產品知識和業務合規方面的培訓，提供產品系列宣傳品、市場運作方案等方面支持，當經銷商存在市場開發力度不足的情況時，輔導小組中的市場專員可針對目標市場制定精準的市場活動策略，協助經銷商策劃線下推廣活動或優化線上市場活動方案，財務專員則根據經銷商的財務報表提出資金管理優化建議，法律專員需要指導經銷商正確理解合同條款并規避潛在法律風險。輔導小組定期通過電話、信件、電子郵件等方式對經銷商進行回訪，建立售后服務網絡，及時收集市場反饋的信息，定期召開例會，跟蹤改進措施的實施進展并結合實際情況調整輔導方向。

2.6 加強經銷商合規開展業務，避免商業賄賂風險

一方面，由醫藥企業法律合規部門牽頭起草《經銷商合規行為準則》，內容需涵蓋禁止商業賄賂的具體行為界定，例如不得以任何形式向醫院采購人員贈送禮品、現金或提供其他形式的利益，同時明確要求經銷商在開展業務時保留所有與客戶往來的記錄和單據。準則中需要進一步規定，如有違背合規要求的行為，將依據嚴重程度實施暫停合作、取消經銷商資格等懲戒措施。法律合規部門在準則制定完成后，安排專人負責向各級經銷商逐一宣導，將公司倡導遵紀守法、誠信經營、反腐敗反舞弊的信息及要求告知于各經銷商，讓每位經銷商理解具體要求，同時將其簽字回執歸檔保管，以形成清晰的責任鏈條[6]；另一方面，成立稽核小組，對經銷商日常業務開展情況實施定期與不定期的檢查。稽核小組需要按照既定時間表實地走訪，定期調取經銷商的賬目記錄、銷售合同、市場活動記錄及與客戶往來的票據，核查其業務合規性。開通電話、電子郵箱、信函等舉報渠道，針對突發事件或異常信息，稽核小組需要立即制訂專項檢查計劃，例如，通過暗訪或聯合第三方機構調查，獲取更多真實情況。在檢查結束后，及時撰寫詳細報告，記錄檢查范圍、發現的問題及后續整改建議，形成全流程閉環的檢查體系。

3 結束語

綜上所述，醫藥企業優化經銷商管理不僅能提高企業管理效率，還可有效規避風險，推動企業健康持續發展。未來，醫藥企業還應積極借助人工智能、大數據技術構建智能化經銷商管理系統，利用大數據分析全面掌握經銷商的業務能力、市場覆蓋率、合規性情況，動態調整準入和評估標準，提升企業管理效率。

參考文獻

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[4]陳思潔.市場營銷中的渠道優化研究——以亞馬遜為例[J].中國商論，2022（16）：19-21.

[5]馬騰.KL西安分公司經銷商管理研究[D].西安電子科技大學，2022.

[6]王遠英.T公司經銷商管理優化研究[D].廣東外語外貿大學，2021.

作者簡介：朱麟俊（1976-），女，漢族，上海人，本科，中級會計師，研究方向：工商管理。