信息化背景下高校完善采購管理體系的措施探析

摘" 要：采購是高校主要的業務活動之一，隨著高等教育高質量發展的深入推進，高校采購體量日趨擴大，為了規范高校采購活動，提高資金使用效益，促進高校采購工作效率的提升，高校應當加強采購管理信息化建設，完善采購管理體系，強化采購內部控制，提高采購活動的合規性。首先，重點闡述了高校完善采購管理體系的重要性；其次，分析了當前高校采購管理體系存在的問題；最后，從加強采購預算管理、完善資產全價值鏈管控、做好采購信息化系統集成工作、合理選擇供應商、強化內部監督五個方面，提出了相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；高校；采購管理體系；措施

【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.13.133

引言

如何推進采購管理信息化建設，實現采購活動閉環管理，提升采購管理能力，是高校管理的重要內容，也是影響高校運行與發展的核心內容。高校應當構建采購信息化平臺，實行采購活動全過程的監督與管控，及時發現采購活動中的管理漏洞，制定相應的解決策略，防范風險，提升高校采購信息化管理水平，為高校高質量發展提供有力支持。另外，高校應當積極推進采購管理體系建設，明確采購活動的目標、程序、流程，強化合規意識，積極落實執行采購管理體系，推進數字化采購，利用信息化數字化技術，實現數據標準化、流程數字化、監管智能化，推動教育行業數字化轉型與發展。

1 高校采購信息化概述

高校采購信息化是指高校將現代信息技術有效運用到采購活動中，以網絡為主要平臺，完成采購業務流程，運用大數據技術實現全流程的監管，助力高校數字化轉型發展。高校采購較為復雜，風險性較高，為實現優質采購，高校應當積極響應“放管服”改革要求，推進采購信息化建設，加強采購活動全過程監管，確保全流程公開，有效防范采購風險[1]。

2 高校采購信息化的主要優勢

高校采購信息化的主要優勢有以下幾點：第一，提高采購工作效率。高校引進信息化管理系統，可以實現采購流程線上審批、在線支付，減輕了采購人員、審批人員與出納的工作量，提高采購工作效率。第二，便于高校實行有效管控，提升資源利用效率。管理人員利用信息化系統，全面監督采購活動全環節的流程，幫助管理人員做好采購數據分析與統計工作，實現全方位的監控，及時發現采購活動中的風險點和管理漏洞，采取有效的管控措施，形成閉環管理，提高高校采購管理的水平。同時，管理層領導能夠利用信息化系統，全面監控各項資產的使用情況與分布狀況，根據本校的實際需求，合理配置資源，避免出現重復采購、資產閑置等現象，提升資源利用效率。

3 高校采購管理體系存在的問題

3.1 資產管理系統性不足，導致資產浪費

大多數高校較為重視資產采購環節的管控，忽視了事前、事后環節的風險管理，導致資產管理系統性不足，存在資產浪費、閑置現象。例如，在事前環節中，高校未能做好內部需求分析，采購計劃缺乏合理性，無法指導采購活動有效開展，重復采購現象較為突出。在事后環節，高校忽視了到貨驗收與入庫等環節的管理，無法及時根據相應的標準進行驗收，入庫登記不及時，同時缺乏資源共享機制，資產管理部門未合理調配資產，導致資產浪費。另外，采購管理制度不完善也是影響采購活動有序開展的重要因素。部分高校未全面落實執行采購授權和審批制度，采購工作流程不明確，各個部門崗位的工作職責存在相互交叉的情況，影響采購活動整體質量。

3.2 采購預算控制不到位

采購預算控制不到位是一個較為常見的問題，造成這種情況的原因可能是多方面的。第一，預算編制不夠精確，沒有充分考慮到市場價格波動、需求變化等因素。由于各種因素影響，增加了各項成本費用支出，可能超出預算，不利于高校控制成本。有些高校缺乏有效的預算管理制度，沒有明確的預算審批流程和權限劃分，缺乏對預算執行情況的跟蹤及監控，無法及時發現偏差，致使預算執行效果不佳。第二，采購流程不規范，采購人員在采購過程中未嚴格遵循采購計劃和預算，擅自變更采購數量或品種，影響各個項目的正常建設，甚至會造成一定程度的經濟損失。在實踐中，經常會出現一些緊急項目，管理層領導為了迅速完成采購活動，選擇了價格較高的供應商，打亂了原有的預算安排，從而導致采購預算控制不到位。

3.3 高校采購信息化建設緩慢，未能做好采購信息化系統集成工作

大多數高校管理層領導已經認識到信息化建設的重要性，引進了一套采購信息化系統，實現采購活動智能化管理。然而，在系統規劃時，管理層人員過于強調系統本身的功能，弱化了相關業務系統互聯互通的內在需求，導致系統孤島，部分功能閑置，信息化系統無法發揮其作用。同時，由于信息化建設服務商技術不同，采購信息化系統與財務預算系統、資產系統、合同管理系統難以有效集成，無法實現閉環管理。

3.4 供應商的選取存在風險，供應商管理不善

第一，供應商的選取存在風險。部分高校對供應商資格審查不嚴格，未能全面了解供應商的生產能力和質量管理水平，導致供應商無法按時提供符合要求的產品，嚴重影響高校的采購進度，甚至引發法律糾紛。高校在供應商準入審核時僅對營業執照、開戶證明、代理商授權書進行審核，缺乏對供應商經營業績、履約能力的實質審核，造成高校的經濟損失。第二，部分高校供應商管理不善。有些高校只注重短期交易，忽視了與供應商建立長期穩定的合作關系，致使高校與供應商的合作關系不穩定，導致價格談判始終處于劣勢，采購成本增加；有些供應商提供的產品或者服務質量不穩定，影響高校正常使用；高校與供應商之間的信息交流不及時、不準確，導致需求傳達有誤，影響供應的及時性與準確性。

3.5 內部監督缺失，采購管理不規范

大多數高校在物資采購、招標過程中缺乏監管，導致采購管理不規范。部分高校對采購工作重要性的認識不足，未建立完善的采購監管制度，監管機構缺失，沒有及時監督采購活動各個環節的工作，難以發現采購活動中的違規問題，不利于高校提升采購管理水平。由于經費不足，監管手段比較落后，沒有充分利用現代化的網絡手段，難以搜集真實準確的數據，未能深入挖掘數據，致使內部監督流于形式，不能為管理層領導提供決策支持。

4 信息化背景下高校完善采購管理體系的措施

4.1 完善資產全價值鏈管控，規范采購管理流程

在信息化背景下，高校業務流程資產集成逐漸突破部門界限，有助于高校實行資產全價值鏈管控，實行采購供應鏈管理，提升高校采購活動整體水平。在事前環節，高校應當制定完善的采購管理制度與流程，包括采購立項、采購實施、驗收等制度，做到從采購需求提出到資產下賬數據的全程追蹤，規范采購管理流程。例如，高校應建立資產使用登記和跟蹤制度，便于管理人員實時掌握資產的使用狀態和位置，輔助管理層領導進行科學決策；加強資產的維護和保養，延長資產的使用壽命。為了強化高校資產管理，確保校園資產實現數字化管理，高校應當運用先進的資產管理系統，實現從資產購置申請、采購、入庫、調撥、處置、維修、保養的全過程在線管理，系統通過建立資產檔案，記錄資產所有信息，幫助管理層及時掌握資產的分布情況，合理配置資產，提高資產使用效率[4]。同時，高校運用系統能夠有效開展資產盤點工作，系統可以根據管理要求自動生成盤點計劃，管理人員通過手機就可以進行資產盤點，系統獲取資產信息后自動更新，提高資產管理的質量。此外，高校應當建立健全內部控制機制，制定嚴格的采購管理制度，包括明確的采購流程和審批制度，強化預算管理監管，確保預算管理目標順利實現，進一步推動高校采購工作規范化。

4.2 加強采購預算管理，科學編制預算

第一，高校管理層領導應當認識到采購工作的重要性，牢固樹立過緊日子思想，強化采購預算管理，重點分析上年度采購預算執行情況，總結上年度預算編制執行經驗及不足，改進采購預算管理體系，優化采購流程，為下年度采購預算落實執行奠定基礎。管理層領導應當將全面預算管理思想融入采購活動中，結合高校整體的發展目標，合理設定采購預算的目標和原則，建立健全項目評審專家庫，對各部門各學院提出的采購項目開展可行性研究，按照實際工作需求，科學合理編制年度采購預算，并在預算管理一體化系統同步填報，按程序提交管理層領導審核，并在審核通過后，按照相應的規章制度進行采購，規范采購預算行為[3]。第二，高校應當創新預算編制方法，如零基預算、滾動預算等方法，設定預算指標，包括采購金額上限、成本節約的目標等，確保預算具有明確的約束力。同時，高校應開展分類編制預算工作，根據采購項目的性質、重要性和金額大小進行分類，分別制定不同的預算標準和審批流程，按照采購項目的輕重緩急合理安排，提高預算編制的合理性，更好地滿足高校的需求，確保各項活動順利開展。另外，高校在預算編制過程中，為了確保預算編制結果的精準性，應當運用預算一體化系統，實時監控采購預算編制、執行、考核、分析等環節，加強審查與監督，確保預算編制符合相關要求，為后續預算執行奠定良好的基礎。

4.3 做好采購信息化系統集成工作，實現預算、采購、資產、核算閉環處理

為了提高采購效率，高校應當推進采購信息化建設，加大資金投資力度，引進采購供應鏈信息化管理系統，建設智慧校園、數字校園，推動高校轉型與發展。采購分管領導應當做好采購管理統籌工作，明確各部門的權責內容，監督各部門履職情況，及時糾偏，確保采購信息化系統順利建成。各使用部門應當認真分析本校教學、教研方面的特點，做好內部需求調研分析工作。由采購部門牽頭搜集信息化建設的相關建議，明確采購信息化系統建設的整體目標，為后續引進信息化系統奠定基礎，完善系統相應的板塊，包括立項、審核、執行、履約、驗收、結算，實行采購活動全過程的監管，及時發現采購活動的管理漏洞，改進采購方式、采購流程，確保信息化建設持續改進。采購活動并非獨立存在，而是與預算管理、庫存管理、質量管理、財務管理、資產管理、核算等眾多業務緊密關聯，因此，高校應當做好采購信息化系統集成工作，將采購系統、核算系統、預算管理系統與資產管理系統相關聯，通過OA平臺與ERP、CRM等業務集成，確保采購信息實時同步，避免“信息孤島”，增強決策的準確性[5]。高校應當開發標準化的數據接口，確保各個系統之間的數據交換暢通無阻，構建全面的數據同步機制，保證采購數據在各個信息化系統中實時可見，便于各部門協同作業，實時共享與聯動，減少手工錄入，強化采購過程監管力度，提升高校整體管理水平。

4.4 重視采購前期市場調研與需求管理，合理選擇供應商

第一，采購人員應當重視采購前期市場調研與需求管理，結合戰略目標，明確資產投資的方向和重點，制定長期的資產規劃，進行資產需求的預測和分析，以確保資產配置與業務發展相匹配。采購人員應綜合分析當前市場中各類型資產的市場價格，提前對相應產品進行綜合性市場分析，在價格浮動、市場需求、市場供應量等方面收集足夠的數據信息，做好成本效益分析、可行性分析，制訂計劃。同時，高校應當建立校內采購需求審查機制，明確各個部門的審查責任，各個部門需要對項目的整體內容進行審查，涉及學科建設的項目，學校的發展規劃部門應當參與；涉及專業建設的項目，教務部門應當參與，全面審核各部門、各學院的需求，做好需求管理，有效指導采購活動開展。第二，高校應通過多種渠道尋找潛在供應商，如招標、詢價、推薦等，使供應商能夠合理定價，避免溢價嚴重，從而降低采購成本支出。高校應成立供應商評選小組，分析市場競爭環境，確立供應商選擇目標，建立供應商評價標準，對供應商進行資質審查、實地考察、樣品測試等，綜合評價供應商的財務狀況、履約能力、產品價格、產品質量，篩選出符合要求的供應商。采購人員應與供應商進行價格、質量、交貨期等方面的談判，爭取有利條件，簽訂采購合同，明確雙方權利義務，防范合同風險，及時下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，確保按時交付，并對采購物資進行檢驗和驗收，確保質量符合要求。

4.5 強化內部監管，提升采購管理效率

高校應強化對采購全過程的監管，建立完善內部監管體系，成立專門的監管部門，定期審計監管采購活動全過程流程的合規性，針對不合規現象提出相應的整改意見，不斷強化采購活動監管，規范采購活動。高校應建立供應商評估和選擇標準，定期對供應商進行評估和審查，確保供應商所提供貨物的質量；加強采購預算執行監督與控制，嚴格執行采購預算，對超預算的采購進行嚴格審批和監督，確保預算管理目標得以實現；加強采購合同審查和管理，確保合同條款合法、合理，保障高校的利益；建立健全激勵機制，對遵守規定、提高采購效率的人員給予獎勵，對違規操作導致效率低下的員工予以處罰，促使高校提升采購管理效率，減少財務風險產生的概率。隨著信息技術的發展與普及，管理層領導應當借助大數據技術，實行全鏈路在線監管，在主要工作環節設置監控點，實施分級管理和全程監督，發現異常情況，及時處理解決，保證采購順利實施。同時，高校將大數據技術應用于采購全過程，大數據技術不僅能夠提升采購業務精細化、智能化水平，也能有效防范和化解采購風險，提高采購管理效率。

5 結束語

綜上所述，采購工作對教學科研和高校發展具有非常重要的戰略意義，既是責任的體現，也是高校高質量發展的保障，因此，高校應當加強采購管理，完善采購管理體系，加強采購工作內控管理，推進采購信息化建設，實現閉環管理，規范高校采購行為。信息化技術不斷發展，對高校采購活動產生重要影響，提升高校采購內控管理成效，能夠實現整個供應鏈的管理和調節，實現高校現代化治理，使高校采購更加智能，助力高校采購提質增效。

參考文獻

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作者簡介：向思琪（1992-），女，苗族，重慶人，本科，中級會計師，研究方向：采購管理。