論新時期背景下人力資源檔案工作的創(chuàng)新

周軍

摘 要 隨著社會的不斷發(fā)展，人力資源管理部門越來越注重檔案管理，采取了一定措施盡可能地實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理規(guī)范化。本文就新時期背景下人力資源檔案工作的創(chuàng)新進(jìn)行了討論，不僅著重討論了新時期背景下人力資源檔案工作的各項要求，而且還提出了人力資源檔案工作的創(chuàng)新對策，旨在提升人力資源檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞 新時期 人力資源檔案 創(chuàng)新發(fā)展

一、新時期背景下人力資源檔案工作的要求

（一）人力資源檔案工作需要信息技術(shù)支持

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，我國已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息時代，各行業(yè)都引入了現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理。現(xiàn)階段，我國人力資源檔案管理部門已經(jīng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)形成了電子檔案，在一定程度上提升了人力資源檔案管理工作效率，現(xiàn)代化信息技術(shù)成為了順利開展人力資源檔案工作的重要支撐。但是，信息技術(shù)是在不斷發(fā)展變化的，人力資源檔案管理工作人員有必要不斷對自身檔案管理進(jìn)行更新升級，與當(dāng)前實(shí)際檔案管理需求相匹配，實(shí)現(xiàn)真正意義上的人力資源檔案管理工作現(xiàn)代化。

（二）人力資源檔案工作需要提升服務(wù)性

開展人力資源檔案工作的宗旨是為了服務(wù)于人，所以現(xiàn)階段很多地區(qū)的人力資源檔案管理部門采取了一定措施來提升檔案工作的服務(wù)性。一些人力資源檔案管理部門通過檔案分類管理方式，將人事檔案和勞動檔案進(jìn)行分管，來提升檔案管理工作效率;還有一些部門則以人為基準(zhǔn)，對人事檔案和勞動檔案進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案之間的聯(lián)動性，提升檔案管理效率。但是，人力資源檔案工作還需要與實(shí)際需求相結(jié)合，通過調(diào)查研究進(jìn)一步探究民眾對檔案的需求，有針對性地開展此項工作，提升服務(wù)性。

（三）人力資源檔案工作需要與人才發(fā)展相配套

人力資源檔案所包含的內(nèi)容趨于多元化，不僅涵蓋了社會勞動報酬，而且包括了個體的勞動能力、職業(yè)能力等內(nèi)容，所以人力資源檔案管理可以被視為是對社會勞動資源進(jìn)行的跟蹤式的檔案搜集和檔案整理。在新時期背景下，國家越來越重視人才培養(yǎng)，所以人力資源檔案管理部門有必要重點(diǎn)從檔案信息完整性出發(fā)，對人力資源檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，進(jìn)而充分發(fā)揮人力檔案管理工作對人才發(fā)展的促進(jìn)作用。

二、新時期背景下人力資源檔案工作的創(chuàng)新對策

（一）實(shí)現(xiàn)人力資源檔案工作信息化

傳統(tǒng)檔案管理形式不僅管理效率較低，而且還存在著易丟失、損壞等各類風(fēng)險。雖然現(xiàn)階段我國大部分地區(qū)人力資源檔案管理部門實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是信息化管理仍然局限于檔案查詢階段。鑒于此，人力資源檔案管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升人力資源檔案工作信息化程度，主要可以從以下兩個方面進(jìn)行：第一，應(yīng)當(dāng)對電子檔案進(jìn)行分類，在現(xiàn)有的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化;根據(jù)檔案類型，構(gòu)建不同的數(shù)字化檔案，并實(shí)現(xiàn)檔案信息之間的通用性、開放性。第二，應(yīng)當(dāng)根據(jù)人力資源檔案管理信息化需求，制定統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，并設(shè)置相應(yīng)的人力資源檔案管理權(quán)限;要求檔案管理人員按照相應(yīng)的信息化管理程序開展檔案錄入、搜索、查詢、導(dǎo)出等工作，為全面實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化提供一定保障。

（二）完善信息技術(shù)配套設(shè)施

人力資源檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)完善信息技術(shù)配套設(shè)施，主要可以從以下兩個方面進(jìn)行：第一，優(yōu)化硬件設(shè)備。人力資源檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對硬件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，在充分考慮檔案管理需求基礎(chǔ)之上，重視硬件設(shè)備的穩(wěn)定性、安全性以及溫度、環(huán)境等因素可能給設(shè)備可帶來的影響，盡可能地選擇一些合適的設(shè)備支持檔案管理工作。第二，重視安全保護(hù)工作。人力資源檔案管理部門應(yīng)當(dāng)給予電子檔案安全保護(hù)高度重視，不僅應(yīng)當(dāng)采取移動設(shè)備備份、網(wǎng)絡(luò)備份等多元化方式對內(nèi)容進(jìn)行備份，而且應(yīng)當(dāng)重視電子檔案傳輸?shù)陌踩裕獙鬏斎肟凇鬏斅窂郊皞鬏攦?nèi)容使用等采取安全保護(hù)，有效防范檔案被隨意修改、訪問、刪除等現(xiàn)象。

（三）加大對人力資源檔案管理重要性的宣傳力度

要想順利開展人力資源檔案管理工作，不僅需要提升人力資源檔案管理人員的主觀能動性，而且需要民眾的配合。從人力資源檔案管理人員角度來看，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不斷貫徹落實(shí)人力資源檔案管理工作重要性精神。可以通過會議、文件等正式方式，讓檔案管理人員認(rèn)識到此項工作的重要性以及自身崗位的責(zé)任所在，從思想層面提升其工作主觀能動性，為順利開展檔案管理工作提供一定保障。從民眾角度來看，人力資源檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對民眾檔案知識的宣傳。不僅可以通過咨詢活動等方式進(jìn)行宣傳，而且可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行宣傳。宣傳內(nèi)容要多元化，涵蓋服務(wù)性質(zhì)、服務(wù)范圍、服務(wù)形式，促進(jìn)民眾積極配合人力資源檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化的目的。

三、結(jié)語

在新時期背景下，人力資源檔案管理具有一定重要性，主要體現(xiàn)在政府社會服務(wù)職能以及勞動人員職業(yè)發(fā)展兩大方面。在這種大環(huán)境下，各地區(qū)人力資源檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分考慮民眾需求，不斷優(yōu)化和完善此項工作。管理部門可以通過實(shí)現(xiàn)人力資源檔案工作信息化、完善信息技術(shù)配套設(shè)施以及加大對人力資源檔案管理重要性的宣傳力度等進(jìn)行完善，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化，為政府社會服務(wù)職能的發(fā)揮以及勞動人員職業(yè)的良好發(fā)展提供一定保障。

（作者單位為中共大連金普新區(qū)黨校）

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