現(xiàn)代公司合同管理之初探

[摘要]市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，人們經(jīng)常要面對(duì)形形色色的合同，而現(xiàn)代公司的經(jīng)濟(jì)往來(lái)也主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的。所以說(shuō)，能否實(shí)施有效的合同管理、把好合同關(guān)，是現(xiàn)代公司經(jīng)營(yíng)管理成敗的一個(gè)重要因素。就現(xiàn)代公司中的合同管理，提出一些見(jiàn)解，以供相關(guān)人士參考。

[關(guān)鍵詞]公司管理 合同管理 權(quán)利義務(wù)

中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671－7597（2009）0120178－02

現(xiàn)代公司經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的合同已成為當(dāng)前信用經(jīng)濟(jì)的一部分，在法制的保障下逐漸成為市場(chǎng)行為的重要表現(xiàn)形式。而合同管理作為現(xiàn)代公司法律顧問(wèn)事務(wù)的一項(xiàng)重要工作，已不再是簡(jiǎn)單的要約、承諾、簽約等行為的總和，它是一種全過(guò)程、全方位、科學(xué)的綜合管理事務(wù)。現(xiàn)代公司若能對(duì)本企業(yè)的合同實(shí)施有效管理，將會(huì)為公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。

一、合同在現(xiàn)代公司內(nèi)部管理中的作用

（一）明確公司與員工之間的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系

首先作為公司來(lái)說(shuō)，如果沒(méi)有合同某些條款的保護(hù)，在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)就可能缺少了一些有力的制約措施，比如說(shuō)，跳槽問(wèn)題、侵犯商業(yè)秘密問(wèn)題。現(xiàn)在有不少獵頭公司，專門挖別人的核心人才。你自己好不容易物色、培養(yǎng)了公司的頂梁柱，委以重任，但他突然第二天不辭而別，給你個(gè)措手不及，使公司陷入困境。每個(gè)公司都有自己的商業(yè)秘密，不管是經(jīng)營(yíng)信息，還是技術(shù)信息，都是你這個(gè)公司保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的資本。雖然你采取了種種防范措施，但是卻永遠(yuǎn)無(wú)法杜絕你身邊的員工有意或無(wú)意將其泄漏出去。如果你的公司出現(xiàn)了上述問(wèn)題，怎么辦？這就必須以嚴(yán)格的規(guī)章制度去約束員工，而由員工簽字的合同是對(duì)其最好的約束。一方面，合同對(duì)某些想違約的員工來(lái)說(shuō)是一種震懾，另一方面，對(duì)已經(jīng)違約的員工，已經(jīng)簽訂的合同為追究他們的法律責(zé)任提供了依據(jù)。

現(xiàn)在一些公司經(jīng)理們存有一種誤解，認(rèn)為公司一旦與員工簽訂了勞動(dòng)合同，就應(yīng)當(dāng)?shù)絼趧?dòng)保障部門辦理備案、合同鑒證手續(xù)，還要繳納社會(huì)保險(xiǎn)，等等，諸多的手續(xù)繁雜，且所繳費(fèi)用多，因此不愿意與員工簽合同。實(shí)際上這和掩耳盜鈴沒(méi)什么兩樣。從另一方面講，由于有勞動(dòng)法律法規(guī)的保護(hù)，作為用人單位的公司，即使你不簽勞動(dòng)聘用合同，你的員工照樣可以通過(guò)勞動(dòng)法律維護(hù)自己的權(quán)益。因?yàn)楣九c員工之間的勞動(dòng)雇傭關(guān)系的存在并不完全依賴于勞動(dòng)合同的訂立，它是一種法律事實(shí)，只要雙方一方提供勞務(wù)，一方支付報(bào)酬，雙方就建立了一種事實(shí)勞動(dòng)關(guān)系，無(wú)論有沒(méi)有簽訂合同。相反，作為公司來(lái)說(shuō)，由于沒(méi)有合同某些條款的保護(hù)，在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)就可能缺少了一些有力的制約措施。

（二）明確投資者之間的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系

興辦公司，除個(gè)人獨(dú)立出資之外，只要是與他人一起出資興辦公司，不管是哪種形態(tài)的公司，出資人之間都要簽訂一份出資協(xié)議，以對(duì)各方的出資份額、比例、管理權(quán)限、盈虧分擔(dān)、公司終止后財(cái)產(chǎn)分割和債務(wù)分擔(dān)等內(nèi)容做出明確的約定。這些協(xié)議的內(nèi)容是公司章程的重要構(gòu)成部分，而公司章程相當(dāng)于公司的內(nèi)部憲法，經(jīng)過(guò)公司登記機(jī)關(guān)登記注冊(cè)后，就會(huì)產(chǎn)生高于其他私訂協(xié)議的效力。這個(gè)協(xié)議如果簽的不好，一旦發(fā)生糾紛，就難以解決。

現(xiàn)在有一部分出資人為了通過(guò)注冊(cè)登記審查，想方設(shè)法地找?guī)讉€(gè)人冒充股東，或者搞假合資，而實(shí)際出資人只有一個(gè)或是少數(shù)幾個(gè)人。他們事先擬定一個(gè)假協(xié)議，假借不同人的名義將出資總額分散，你出幾十萬(wàn)，我出幾十萬(wàn)，又?jǐn)M好了章程，幾個(gè)假股東也在章程上簽了字，公司如期成立了。公司經(jīng)營(yíng)一段時(shí)間之后賺錢了，過(guò)去很好的假股東卻突然跳出來(lái)，要求分紅、分財(cái)產(chǎn)，而實(shí)際出資人不愿意給，雙方無(wú)法達(dá)成一致，最后不得不鬧上法庭。法院在案件審理過(guò)程中，到公司登記機(jī)關(guān)一調(diào)檔，股東們的出資比例和權(quán)利義務(wù)在檔案里規(guī)定得清清楚楚，無(wú)法證明股東是假的。

二、合同在現(xiàn)代公司外部交往中的作用

公司在對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往過(guò)程中，離不開(kāi)合同。合同在這里既作為證據(jù)起到證明雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系存在的作用，又起到了約束雙方的作用。合同在現(xiàn)代公司外部交往中的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1．追究違約賠償權(quán)。依合同法律法規(guī)的規(guī)定，合同當(dāng)事人一方違約，另一方有權(quán)追究其違約責(zé)任，遭受損失的，有權(quán)要求對(duì)方賠償。現(xiàn)代公司在對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)交往中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方違約，有權(quán)要求對(duì)方承擔(dān)違約責(zé)任。

2．撤銷或變更合同權(quán)。公司在簽訂合同過(guò)程中存在重大誤解、顯失公平、等情形時(shí)，可以行使合同的撤銷權(quán)或變更權(quán)，以維護(hù)自身的合法利益。

3．代位權(quán)。在合同履行中，因債務(wù)人怠于行使其到期債權(quán)，對(duì)作為債權(quán)人的公司造成損害的，公司可以向人民法院請(qǐng)求以自己的名義代位行使債務(wù)人的債權(quán)，但該債權(quán)專屬于債務(wù)人自身的除外。代位權(quán)的行使范圍以公司的債權(quán)為限。公司行使代位權(quán)的必要費(fèi)用，由債務(wù)人負(fù)擔(dān)。

4．抗辯權(quán)。公司在進(jìn)行外部交易時(shí)，作為合同當(dāng)事人一方，在《合同法》第66、67、68條規(guī)定的情形出現(xiàn)時(shí)，享有同時(shí)履行抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)和先履行抗辯權(quán)，以減少自身的經(jīng)濟(jì)損失。

三、現(xiàn)代公司在合同管理中存在的問(wèn)題

現(xiàn)代公司在合同管理中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在一些中小規(guī)模的公司法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人，不熟悉合同法律法規(guī)的一般規(guī)定，基本上沒(méi)有把合同管理納入經(jīng)營(yíng)管理之中，合同法律意識(shí)普遍不高。其中較為突出的一個(gè)表現(xiàn)就是公司的公章、介紹信和空白合同等重要的法律文書被人非法盜用、不合理借用，另外對(duì)聯(lián)系業(yè)務(wù)的公司員工的相關(guān)授權(quán)不明也是容易引發(fā)糾紛的原因之一。有些公司沒(méi)有制定明確的授權(quán)規(guī)范和制度，導(dǎo)致有些部門超出自身權(quán)限范圍越權(quán)對(duì)外簽訂合同，也有些一般員工在未經(jīng)授權(quán)的情形下對(duì)外簽訂合同。因此明確公司合同簽訂中的授權(quán)制度是依法規(guī)范合同管理的一個(gè)起始點(diǎn)，并且明確普通授權(quán)、特別授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)代理、授權(quán)委托書的管理和使用等，對(duì)企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)、物資采購(gòu)等集中有效管理也提供了明確的法律依據(jù)。

再者，有些公司在合同簽訂行為上存在不規(guī)范、約定不明確的情況。這些公司在日常經(jīng)濟(jì)交往中，雖然注意到簽訂合同的必要性，但卻不重視合同內(nèi)容的規(guī)范，這樣的結(jié)果往往是對(duì)合同標(biāo)的約定不明確，合同條款不完善，責(zé)權(quán)利表述不明確，意思表達(dá)模糊，這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發(fā)大量合同糾紛。鑒于此，筆者認(rèn)為格式合同的采用有助于部分公司規(guī)避此類問(wèn)題。因?yàn)椋袷胶贤话闶窃诳偨Y(jié)了大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上起草的，對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來(lái)處理雙方的經(jīng)濟(jì)往來(lái)。在合同中對(duì)雙方權(quán)利義務(wù)和相關(guān)條款作出明確的約定，無(wú)論對(duì)方的誠(chéng)信如何，使自己風(fēng)險(xiǎn)降低到最低限度，這也是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中必要的一種風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

還有部分公司不注重簽書面合同，盲目輕信“口頭承諾”。一些公司在與熟人、朋友以及老客戶進(jìn)行交易過(guò)程中，為圖省事，一般就按照慣例和約定俗成進(jìn)行合作，一些重要的書面文本被幾句話一帶而過(guò)，但，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。據(jù)統(tǒng)計(jì)，70%的企業(yè)簽訂合同的金額不足實(shí)際經(jīng)濟(jì)往來(lái)總額的40%。有的公司僅憑對(duì)方只言片語(yǔ)的電報(bào)、電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易，給合同履行帶來(lái)隱患。分析雙方不簽訂合同的原因既有出于信任對(duì)方的可能，也有圖省事的可能。但恰恰就是因?yàn)檫@些合同簽訂過(guò)程中出現(xiàn)的不必要的過(guò)錯(cuò)，致使當(dāng)事人事后需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間來(lái)彌補(bǔ)和處理這些當(dāng)初圖省事的一時(shí)舉動(dòng)。

四、對(duì)現(xiàn)代公司合同管理的幾點(diǎn)建議

鑒于現(xiàn)代公司中合同管理方面存在的上述問(wèn)題，筆者提出如下改善建議：

（一）建立健全的公司合同管理規(guī)章制度

要使現(xiàn)代公司的合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同的資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。公司通過(guò)建立合理有效的合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

（二）加強(qiáng)公司合同管理人員的培訓(xùn)教育

合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著整個(gè)公司的合同管理質(zhì)量。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這不但有助于增強(qiáng)合同管理人員的工作責(zé)任感，也利于提高其自身的合同法律意識(shí)。

（三）加強(qiáng)重大合同的審查管理

一般地，現(xiàn)代公司的重大合同主要有：中外合資合作合同、公司購(gòu)并合同、聯(lián)營(yíng)合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、標(biāo)的額巨大的合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與交易合同等。把這些對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來(lái)，作為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象，從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判到文本的起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等一系列的工作，都由專業(yè)的法律顧問(wèn)部門參與，以嚴(yán)格控制合同管理的整個(gè)過(guò)程，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)公司合法權(quán)益。

（四）實(shí)施有效的監(jiān)督和結(jié)算

簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以，對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過(guò)監(jiān)督可以知道公司各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序，以實(shí)施有效的管理。

（五）正確、及時(shí)地處理違約糾紛

合同違約糾紛發(fā)生后，為挽回經(jīng)濟(jì)損失、避免情勢(shì)惡化，公司法律部門應(yīng)區(qū)別具體情況，選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，追究違約方的違約責(zé)任，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益。

五、結(jié)語(yǔ)

強(qiáng)化現(xiàn)代公司的合同管理，可以使我們?cè)跇I(yè)務(wù)工作中由“事后救火”變?yōu)椤笆虑胺阑稹保卫螛?shù)立“亡羊補(bǔ)牢已晚，防患未然為先”的觀念。總而言之，現(xiàn)代公司的合同管理，是一個(gè)值得深入研究和探討的大課題，除上述一些管理思路之外，一個(gè)現(xiàn)代公司的全面合同管理，還需要注重組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、人才引進(jìn)和培養(yǎng)、法律知識(shí)培訓(xùn)以及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件管理等各方各面的相互配合支撐，使得現(xiàn)代公司的合同管理更加趨向完美，相得益彰。

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作者簡(jiǎn)介：

余先玲，女，經(jīng)濟(jì)法學(xué)專業(yè)碩士，長(zhǎng)期關(guān)注和從事經(jīng)濟(jì)法學(xué)理論和實(shí)踐研究，現(xiàn)為廣州華立科技職業(yè)學(xué)院教師。