淺談如何做好績(jī)效溝通

江天鵬

摘要：績(jī)效溝通是績(jī)效管理的核心內(nèi)容之一，是績(jī)效管理過程中耗時(shí)最長(zhǎng)、最關(guān)鍵、最能促進(jìn)工作開展、產(chǎn)生效果的環(huán)節(jié)。良好的績(jī)效溝通能夠及時(shí)排除障礙，最大限度地提高績(jī)效。文章探討了績(jī)效溝通在企業(yè)績(jī)效管理中的作用、績(jī)效溝通的方式方法，并結(jié)合工作實(shí)際著重分析了如何做好績(jī)效溝通。

關(guān)鍵詞：績(jī)效溝通；績(jī)效管理；市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)

中圖分類號(hào)：F270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145（2009）08-0034-02

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，人們?cè)絹碓缴羁痰卣J(rèn)識(shí)到，人力資源是企業(yè)的第一資源。企業(yè)的發(fā)展與員工的成長(zhǎng)是分不開的，有效的績(jī)效管理是提高企業(yè)員工素質(zhì)關(guān)鍵的一環(huán)。績(jī)效管理的核心思想是以人為本，讓員工充分參與績(jī)效管理，在實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過程中實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

一、績(jī)效溝通在績(jī)效管理中具有重要的作用

績(jī)效溝通貫穿于績(jī)效管理的全過程。企業(yè)的績(jī)效管理說到底就是上下級(jí)間就績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定及實(shí)現(xiàn)而進(jìn)行的持續(xù)不斷雙向溝通的一個(gè)過程，在這一過程中，管理者與被管理者從績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定開始，一直到最后的績(jī)效考核，都必須保持持續(xù)不斷的溝通，任何的單方面決定都將影響績(jī)效管理的有效開展，降低績(jī)效管理體系效用的發(fā)揮。因此，持續(xù)的績(jī)效溝通對(duì)于上司和下屬都有著非常重要的意義。

對(duì)于上司來說，通過溝通可以幫助下屬提升能力；有助于考核者全面了解被考核員工的工作情況，掌握工作進(jìn)展信息，并有針對(duì)性地提供相應(yīng)的輔導(dǎo)、資源；使考核者能夠掌握評(píng)價(jià)的依據(jù)，有助于上司客觀公正地評(píng)價(jià)下屬的工作績(jī)效；有助于提高考核工作的有效性，提高員工對(duì)績(jī)效考核、對(duì)與績(jī)效考核密切相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制的滿意度。

對(duì)于下屬來說，通過溝通可以在工作過程中不斷得到關(guān)于自己工作績(jī)效的反饋信息，如客戶抱怨、工作不足之處或產(chǎn)品質(zhì)量等信息，以便不斷改進(jìn)績(jī)效、提高技能；幫助員工及時(shí)了解組織的目標(biāo)調(diào)整、工作內(nèi)容和工作的重要性發(fā)生的變化，便于適時(shí)變更個(gè)人目標(biāo)和工作任務(wù)等；能夠使員工及時(shí)得到上司相應(yīng)的資源和幫助，以便更好地達(dá)成目標(biāo)，當(dāng)環(huán)境或任務(wù)，以及面臨的困難發(fā)生變化時(shí)，不至于處于孤立無援的境地。

二、績(jī)效溝通的方法和方式

績(jī)效溝通的方法可分為正式方法與非正式方法兩類：

（一）正式溝通方法

是事先計(jì)劃和安排好的，如定期的書面報(bào)告、面談、有經(jīng)理參加的定期的小組或團(tuán)隊(duì)會(huì)等。

1．定期書面報(bào)告。員工可以通過文字的形式向上司報(bào)告工作進(jìn)展、反映發(fā)現(xiàn)的問題。當(dāng)員工與上司不在同一地點(diǎn)辦公或經(jīng)常在外地工作的人員可通過電子郵件進(jìn)行傳送。書面報(bào)告可培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問題，提高邏輯思維和書面表達(dá)能力。

2．一對(duì)一正式面談。正式面談對(duì)于及早發(fā)現(xiàn)問題，找到和推行解決問題的方法是非常有效的；可以使管理者和員工進(jìn)行比較深入的探討，可以討論不易公開的觀點(diǎn)；使員工有一種被尊重的感覺，有利于建立管理者和員工之間的融洽關(guān)系。但面談的重點(diǎn)應(yīng)放在具體的工作任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)上，鼓勵(lì)員工多談自己的想法，以一種開放、坦誠(chéng)的方式進(jìn)行談話和交流。

3．定期的會(huì)議溝通。會(huì)議溝通可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要；定期參加會(huì)議的人員相互之間能掌握工作進(jìn)展情況；通過會(huì)議溝通，員工往往能從上司口中獲取公司戰(zhàn)略或價(jià)值導(dǎo)向的信息。但應(yīng)注意明確會(huì)議重點(diǎn)；注意會(huì)議的頻率，避免召開不必要的會(huì)議。

（二）非正式溝通方法

非正式溝通是未經(jīng)計(jì)劃的，其溝通途徑是通過組織內(nèi)的各種社會(huì)關(guān)系。其形式如非正式的會(huì)議、閑聊、走動(dòng)式交談、吃飯時(shí)進(jìn)行的交談等。

非正式溝通的好處是形式多樣、靈活，不需要刻意準(zhǔn)備；溝通及時(shí)，問題發(fā)生后，馬上就可以進(jìn)行簡(jiǎn)短的交談，從而使問題很快得到解決；容易拉近主管與員工之間的距離。

三、績(jī)效溝通的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）事先應(yīng)計(jì)劃好應(yīng)溝通的內(nèi)容

1．階段工作目標(biāo)完成情況。應(yīng)對(duì)照績(jī)效考核表、崗位說明書和工作計(jì)劃，就每項(xiàng)工作完成情況進(jìn)行溝通，上級(jí)主管可以就崗位職責(zé)、各項(xiàng)指標(biāo)的完成情況進(jìn)行逐項(xiàng)討論、確定。這主要是對(duì)員工過去一個(gè)階段績(jī)效考核結(jié)果交換看法，以尋求達(dá)成共識(shí)。

2．完成工作過程中的優(yōu)良表現(xiàn)。主要是挖掘下屬工作中的閃光點(diǎn)，最好列出具體事例加以證明。這項(xiàng)溝通要求主管注意觀察和發(fā)現(xiàn)員工在日常工作中表現(xiàn)出的優(yōu)秀方面，及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，以擴(kuò)大正面行為帶來的積極影響。

3．指出需要改進(jìn)的地方。應(yīng)針對(duì)具體問題，明確指出員工工作過程中哪些地方做得不到位，哪些地方還可以提高。請(qǐng)員工本人分析存在問題的原因，描述下一步該如何克服和改進(jìn)，同時(shí)提出自己的建議。

4．反饋公司領(lǐng)導(dǎo)或他人對(duì)下屬工作的看法和意見。對(duì)正面的反饋，一定要及時(shí)告知員工具體表?yè)P(yáng)人和內(nèi)容，并向員工為部門征得的榮譽(yù)表示感謝。對(duì)于負(fù)面的反饋，可以轉(zhuǎn)述反饋的內(nèi)容，根據(jù)不同情況確定是否需要說明反饋部門或人員。詢問員工對(duì)反饋意見的看法，幫助制訂改進(jìn)措施，或和員工一起向有關(guān)部門解釋原因，通報(bào)解決方案等。

5．協(xié)助制訂改進(jìn)工作的計(jì)劃，明確下一階段績(jī)效工作目標(biāo)。幫助下屬對(duì)需要改進(jìn)的地方制訂改進(jìn)措施和行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)實(shí)施過程中遇到的問題或需要的支持提供指導(dǎo)和幫助。要點(diǎn)在于讓員工對(duì)完成的目標(biāo)、階段性目標(biāo)、何時(shí)反饋等有明確的認(rèn)識(shí)。

（二）把握不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)

在績(jī)效計(jì)劃階段：溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)是管理者就績(jī)效目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)與員工討論后達(dá)成一致。在此期間管理者要當(dāng)好輔導(dǎo)員和教練員的角度，指導(dǎo)和幫助下屬制訂好計(jì)劃。

在績(jī)效輔導(dǎo)階段：溝通的目的主要有兩個(gè)，一個(gè)是員工匯報(bào)工作進(jìn)展或就工作中遇到的障礙向主管求助，尋求幫助和解決辦法；另一個(gè)是主管人員對(duì)員工的工作與目標(biāo)計(jì)劃之間出現(xiàn)的偏差進(jìn)行及時(shí)糾正。

在績(jī)效評(píng)價(jià)和反饋階段：?jiǎn)T工與主管進(jìn)行溝通主要是為了對(duì)員工在考核期內(nèi)的工作進(jìn)行合理公正和全面的評(píng)價(jià)；同時(shí)，主管還應(yīng)當(dāng)就員工出現(xiàn)問題的原因與員工進(jìn)行溝通分析，并共同確定下一階段改進(jìn)的重點(diǎn)。

在考核后的績(jī)效改進(jìn)與在職輔導(dǎo)階段，溝通的目的主要是跟蹤了解整改措施的落實(shí)情況，并提供相關(guān)支持。具體地說，一是要經(jīng)常性地關(guān)注員工的績(jī)效發(fā)展，對(duì)績(jī)效進(jìn)行前后對(duì)比，發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)糾正。二是要對(duì)整改的落實(shí)情況，納入到下一輪績(jī)效考核的依據(jù)收集中，做到閉環(huán)管理。總之，只有把握不同績(jī)效管理階段溝通的目的和側(cè)重點(diǎn)，溝通時(shí)才能做到有的放矢。

（三）認(rèn)真傾聽，做好績(jī)效反饋

1．傾聽技術(shù)。在進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)，作為主管，首先要培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，傾聽是一種雙向式溝通，傾聽的目的是為了做出最貼切的反應(yīng)，通過傾聽去了解別人的觀點(diǎn)、感受：

（1）呈現(xiàn)恰當(dāng)而肯定的面部表情。作為一個(gè)有效的傾聽者，主管應(yīng)通過自己的身體語言表明對(duì)下屬談話內(nèi)容的興趣。肯定性點(diǎn)頭、適宜的表情并輔之以恰當(dāng)?shù)哪抗饨佑|，無疑顯示：您正在用心傾聽。

（2）避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作。看手表、翻報(bào)紙、玩弄鋼筆等動(dòng)作則表明：你很厭倦，對(duì)交談不感興趣，不予關(guān)注。

（3）呈現(xiàn)出自然開放的姿態(tài)。可以通過面部表情和身體姿勢(shì)表現(xiàn)出開放的交流姿態(tài)，不宜交叉胳膊和腿，必要時(shí)上身前傾，面對(duì)對(duì)方，去掉雙方之間的什物，如桌子、書本等。

（4）不要隨意打斷下屬。在下屬尚未說完之前，盡量不要做出反應(yīng)，讓下屬把話講完；不要輕易打斷下屬，一定要鼓勵(lì)他講出問題所在；在傾聽中保持積極回應(yīng)，千萬不要急于反駁；先不急于下定論；再一次與下屬核實(shí)你已掌握的信息，并表達(dá)自己的想法。

2．績(jī)效反饋技術(shù)。管理者要從如下角度厲練自己的反饋技術(shù)：

（1）多問少講。發(fā)號(hào)施令的管理者很難實(shí)現(xiàn)從上司到“幫助者”、“伙伴”的角色轉(zhuǎn)換。建議管理者在與員工進(jìn)行績(jī)效溝通時(shí)遵循80／20法則：80％的時(shí)間留給員工，20％的時(shí)間留給自己，而自己在這20%的時(shí)間內(nèi)，有80%的時(shí)間在發(fā)問，20％的時(shí)間才用來“指導(dǎo)”、“建議”、“發(fā)號(hào)施令”，因?yàn)閱T工往往比主管更清楚本職工作中存在的問題。

（2）溝通的重心放在“我們”。在績(jī)效溝通中，多使用“我們”，少用“你”；“我們?nèi)绾谓鉀Q這個(gè)問題？”“我們的這個(gè)任務(wù)進(jìn)展到什么程度了？”或者說，“我如何才能幫助您？”

（3）反饋應(yīng)具體。管理者應(yīng)針對(duì)員工的具體行為或事實(shí)進(jìn)行反饋，避免空泛陳述。

（4）對(duì)事不對(duì)人，盡量描述事實(shí)而不是妄加評(píng)價(jià)。當(dāng)員工做出某種錯(cuò)誤或不恰當(dāng)?shù)氖虑闀r(shí)，應(yīng)避免用評(píng)價(jià)性語言，如“沒能力”、“失信”等，而應(yīng)當(dāng)客觀陳述發(fā)生的事實(shí)及自己對(duì)該事實(shí)的感受。

（5）把握良機(jī)，適時(shí)反饋。當(dāng)員工犯了錯(cuò)誤后，最好等其冷靜后再做反饋，避免“趁火打劫”或“潑冷水”；如果員工做了一件好事則應(yīng)及時(shí)表?yè)P(yáng)和激勵(lì)。

（6）反饋談話的內(nèi)容要與書面考評(píng)意見保持一致，不能避重就輕，否則會(huì)帶來不好的效果。正確的做法應(yīng)該是：對(duì)下屬在工作中表現(xiàn)出來的問題，不能回避，上司要抓住問題的要害，談清楚產(chǎn)生問題的原因，指出改進(jìn)的方法。

3．創(chuàng)造有利于績(jī)效溝通的環(huán)境

（1）確定最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間。最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間就是雙方都能騰出來的時(shí)間。這樣大家才能靜下心來，充分地進(jìn)行交流，而不會(huì)受到其他事情的干擾。應(yīng)當(dāng)避免以下時(shí)間：剛下班、快上班或明顯時(shí)間不夠的時(shí)間段內(nèi)；星期五、節(jié)假日的前一天等。

（2）選擇最佳的場(chǎng)所。單獨(dú)的一間辦公室，是最理想的地方，辦公室的門要能關(guān)上，不宜讓別人看到里面進(jìn)行的面談過程。

（3）布置好面談的場(chǎng)所。最起碼的要求，應(yīng)當(dāng)保持室內(nèi)的干凈、整齊。

溝通是現(xiàn)代管理的一種有效工具，在績(jī)效管理中用好績(jī)效溝通會(huì)使管理水到渠成，揮灑自如，但是用不好或是不會(huì)用，則會(huì)處處受制，窘困不堪；溝通更是一種技能，是一個(gè)“情商”高低的具體體現(xiàn)，不論管理者還是普通員工，這種“情商”是比某些知識(shí)能力更為重要的能力。不斷提高管理者的溝通水平，做好績(jī)效溝通，提高績(jī)效管理質(zhì)量，就能促進(jìn)員工不斷成長(zhǎng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，并且促進(jìn)組織目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。

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