小企業內部會計控制

劉媛媛

摘要:近年來,我國小企業發展迅速,但為了節約成本,通常其組織結構簡單,普遍存在職能部門職責不清、相互混崗的現象,內部規章制度不嚴謹;沒有預算或預算彈性過大,財務收支不夠透明,會計處理不夠規范,會計信息失真等。造成這些問題的原因很多,但小企業內部會計控制不健全則是重要的原因之一。

關鍵詞:小企業;內部控制;內部會計控制

中圖分類號:F23文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)26-0116-02

一、內部會計控制的基礎理論

(一)內部會計控制的要素

一個有效的內部會計控制制度應當涵蓋企業財務會計管理的全過程,滿足實現內部會計控制目標的要求。任何內部會計控制都應具備以下控制要素:

1.合規、合法性控制。目的是使企業每一項經濟業務活動在合規、合法的范圍內開展,是各項內部會計控制的前提和基本要求。

2.授權、分權控制。現代化企業的發展,必須將權力進行科學合理的劃分,在授權、分權范圍內,所有權者和分權者有權處理有關事務,未經批準和授權,不得進行有關的事務。

3.不相容職務的控制。是內部會計控制的本質特征。所謂不相容職務,是指集中于一人辦理時,發生差錯或舞弊的可能性就會增加的兩項或兩項以上的職務。

4.業務程序標準化控制。是實現現代化企業科學管理的客觀要求。采取這種方式,任何一項會計業務的處理,經辦人員都有章可循,按照科學的程序辦事,提高工作效率。

5.復查核對控制。是會計信息可靠性的重要保證。包括:將記錄與所記錄的事物相互核實;將記錄之間相互復查核對。

6.人員素質控制。內部會計控制是否有效,關鍵取決于實施內部會計控制制度人員的素質。要具備一定的財經法規、財務會計知識,良好的職業道德,較高業務素質和專業技能。

(二)內部會計控制的基本內容

內部會計控制的內容不僅涉及企業的各個崗位、員工,而且覆蓋了企業的主要業務流程。最主要有以下六個方面內容:

1.貨幣資金內部會計控制。是指企業的貨幣資金收支和保管業務建立嚴格的授權審批制度,辦理貨幣資金業務的不相容崗位應當分離,相關機構和人員應當相互制約,確保貨幣資金的安全。

2.實物資產內部會計控制。是指企業應當建立實物資產管理的崗位責任制度,對實物資產的驗收入庫、領用、發出盤點、保管及處置等關鍵環節進行控制,防止各種實物資產被盜、毀損和流失。

3.對外投資的內部會計控制。是指企業應當建立規范的對外投資決策機制和程序,通過實行重大投資決策集體審議聯簽等責任制度。

4.采購與付款的內部會計控制。是指企業應當合理設置采購與付款業務的機構和崗位,建立和完善采購與付款的會計控制程序,減少采購風險。

5.銷售與收款的內部會計控制。是指企業應當充分發揮會計機構和人員的作用,加強合同訂立、商品發出和賬款回收的會計控制,避免或減少壞賬損失。

6.成本費用的內部會計控制。是指企業應當建立成本費用控制系統,做好成本費用管理各項基礎工作,提高經濟效益。

(三)小企業內部會計控制的設計原則

小企業內部會計控制的設計以統一與靈活性相結合、約束與權限相結合、全面與重點相結合、崗位與職責相結合、成本與效益相結合的原則。

二、企業內部會計控制案例分析

(一)企業介紹

以某一有限公司為例,該公司成立于2005年10月,屬于IT行業的商業企業,2006年被批準為一般納稅人。企業注冊資金100萬元人民幣,投資主要經營項目;不間斷電源(UPS)、蓄電池、發電機組兼營網絡設備及耗材。公司自2005年成立至今創造了良好的經營業績,已在該行業享有一定聲譽,逐漸成為國內外知名品牌的行業總代理及維修服務中心,建立了自己固定的銷售模式。

公司有兩位投資人投資注冊,總經理出資60%、副總經理出資40%。目前公司現有員工12人,其中,包括兩位經理、財務2人、銷售員3人、工程師3人、商務1人、司機1人。該公司大部分崗位實現了定員要求,能夠劃分具體崗位,但由于公司運營成本及人員有限,存在人員兼職,使各崗位的責任制并不明確,職責不夠分明。

(二)企業現有內部會計控制制度

內部會計控制的內容涉及企業的各個崗位、員工,且覆蓋了企業的主要業務流程,范圍非常廣闊,但本文僅針對該小企業發生頻率較高和風險發生可能性較大的環節加以描述。突出表現在以下幾方面:

1.會計基礎工作控制。該企業財務部門,有出納、會計各一人,均取得了會計從業資格證書。

2.貨幣資金的內部會計控制。企業收款的來源主要為現銷、賒銷收回與其他應收款項結算,能夠確保全部應收貨幣資金收進,并及時準確的予以記錄。企業建有嚴格付款內部控制,首先每筆報銷業務必須經總經理的審核簽字,才能予以支付;其次貨款的支付業務也有規定程序;最后,出納根據復核無誤的支付申請,按規定辦理貨幣資金支付手續,并及時登記現金和銀行存款日記賬。

3.存貨的內部會計控制。該企業設有商務兼庫管一名,既負責貨物儲存保管又負責存貨賬戶的記錄,不定期地進行庫存盤點。

4.采購與付款循環內部會計控制。在采購活動中能夠做到物資請購、采購、驗收、付款、記賬的職務分離控制。

5. 銷售與收款的內部會計控制。銷售部門主要負責處理訂單、簽訂合同、執行銷售政策和信用政策以及催收貨款等;存貨管理部門主要負責發貨單據是否齊全辦理發貨的具體事宜;財務部門主要負責銷售事項的結算和記錄及監督款項的收回等。

三、完善企業內部會計控制的對策建議

(一)解決企業存在問題的對策

1.會計基礎工作及貨幣資金控制的對策。考慮小企業的規模、財力、人力等限制,該小企業內部會計機構的設置應充分根據企業自身的特點和經營管理的需要,從經濟性、實用性出發,注重實質控制,現應在原財務部門基礎上增設總賬會計,從而落實錢、賬、物分管制度。只有對會計憑證進行逐層監督審核才能保證會計信息的質量,準確、真實、有效地反映企業經濟活動情況。另外,在貨幣資金的授權審批和會計稽核方面做到合理設計,能夠有效防止企業經濟損失,保障企業財產安全。

2.存貨的內部會計控制的對策。因存貨是企業最重要的流動資產,占據了企業很大一部分流動資金,其管理關系到企業整個經營鏈條的順暢運行,所以,企業必須制定合理的存貨內部會計控制制度。關鍵點的控制是首先要保證企業存貨的安全,然后是不相容崗位的分離。根據企業發展的需要應設存貨的分類整理崗位,即存貨出入庫管理崗位、存貨資料記錄崗位、存貨業務稽核崗位。另外,改變企業原有設計不科學的存貨收、發、存業務流程。

3.采購與付款內部會計控制的對策。因采購與付款循環中,潛在的風險比較大,必須依靠有效的內部會計控制防止并審查可能發生的重大差錯和違法違規行為,盡可能降低該環節造成的經濟損失。關鍵點的控制是采購和付款的預算控制、授權審批控制、合同訂單控制。只有在采購與付款業務的內部會計控制上嚴格執行事前、事中和事后的流程控制,堅持成本效益原則,做好采購與付款業務的預算工作,才能保證采購活動的有效性,實現資金使用的效益性和安全性。要重視采購與付款合同訂單控制,對于存貨的采購必須實行采購合同控制,應充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力、價格優惠、貨物的質量等有關情況,按規定的授權批準程序確定供應商;合同應有規范的格式、明確的標的,且符合法律、法規;簽訂的合同經理審批后應存檔,由商務保管。

4.銷售與收款內部會計控制的對策。因銷售是企業的主要經營業務,是決定經營收入的前提。在市場競爭中,企業為吸收更多客戶,擴大銷售量,采用賒銷和分期付款方式。如何在擴大銷售的同時及時回收款項,控制風險將是企業未來最應期望達到的一個目標。關鍵點的控制是增加客戶資信控制、收款控制。增加客戶資信控制:企業需要建立科學、合理、有效的信用分析和控制制度,設立獨立于銷售部門的信用管理部門,建立客戶信用檔案,重點對其付款態度、付款方式、信用額度等予以反映。加強收款控制:應收賬款能否盡快收回,將直接影響企業的資金流動,所以,對應收賬款的控制,是銷售與收款業務中內部會計控制的重點。應收賬款的記錄必須嚴格以銷售發票、銷售發貨單等作為依據,防止虛記應收賬款。

(二)完善企業現有內部會計控制制度的建議

本文就企業現有內部會計控制中的薄弱環節給予一些建議,希望企業能夠及時采取措施對內部會計控制加以糾正和完善。

財務部門增加一人,并對原財務部門各崗位職責重新定位。

在存貨管理上增加一人,大庫設專人保管,對原存貨管理人員崗位職責重新定位。

在外購商品的采購上一定要做到先期預算、重視審批環節的彼此溝通協調,盡量用少的資金解決大的問題。

在商品銷售上一定做到先期客戶的資信調查,有條件的應當建立專門的信用管理部門或崗位,負責制定企業信用政策,監督各部門對信用政策的執行情況。信用管理崗位與銷售業務崗位應分開。后期要重視應收賬款的控制監督。