食品行業采購內部控制的實施途徑探討

曹　蕾

◆ 中圖分類號:F253 文獻標識碼:A

內容摘要:食品行業是關系國計民生、百姓安居樂業的重要行業,食品行業有效的管理和運營能夠促進國民經濟的健康發展。本文分析了食品行業采購流程特點及內部控制難點,并探討了我國食品行業采購內部控制的實施方法與途徑。

關鍵詞:食品行業 采購 內部控制

食品行業采購流程特點及內部控制難點

(一)食品行業采購業務流程特點

采購周期的時間性要求較高。采購績效評價關鍵的一項就是采購周期的控制,因為采購周期影響著企業所需采購物資供應的及時性,也影響著企業采購資金的周轉。在食品行業采購中,除了以上原因強調采購的時間性外,所采購物資特別是食品原料的儲存時間較短也是重要原因。所以要求企業一方面保證所采購物資有效地滿足企業經營管理需要,一方面也要努力降低企業的營運成本。

采購流程對原材料的供給要求較高。原材料采購是采購環節中一個重要的方面,采購量的選擇是一個復雜的問題。原材料采購過多會導致原材料積壓,而采購量少則會造成原材料供應的短缺。對食品加工企業來說,原材料的積壓和短缺都將帶來嚴重的問題。食品加工企業的原材料大都是農產品,保存時間過長可能會導致變質,也可能會導致其營養成分的流失。原材料采購量過大,食品加工企業將面臨巨大的資金周轉和庫存的壓力;原材料短缺也將導致企業無法進行正常的生產經營活動, 丟失市場份額。

采購流程對產品的質量要求較高。采購流程節點控制的嚴格與否與采購材料的質量緊密相關。一般情況下,食品加工企業的原材料大都是農產品,如糧食、食用油、水果、蔬菜等, 如果采購環節缺乏嚴格的監督,這些原材料質量不合格,將直接導致加工出的產品質量不合格。

采購流程對產品的成本影響較大。食品加工企業采購的原材料種類繁多,供應商參差不齊,若對供應商缺少嚴格的篩選,缺少信息的溝通,容易造成部分原材料價格過高,導致產品成本上升。若是原材料短期內采購的數量過大,可能會引起原材料的變質過期,從而導致庫存資金積壓甚至損失,增加庫存成本,這些都是采購過程控制不合理的表現。

(二)食品行業采購流程內部控制難點

1.采購控制活動的環節較多、關系復雜。COSO 委員會(全國虛假財務報告委員會下屬的發起人委員會)指出:企業必須制定控制的政策及程序,并予以執行,以幫助管理層“為保證其控制目標的實現,其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動業已有效落實”。食品行業不僅采購對象復雜豐富,而且采購的完成還牽涉到多個部門。由各部門提出采購申請,由供應保障部對供應商的生產能力進行評定,簽訂合同,此階段需要公司管理者進行審核簽字,并且由質檢部對樣品進行質量檢驗,最終收到貨物由倉庫保管。這就要求做好控制環節的識別工作,整合控制流程,以實現效率與控制的有機協調。

2.采購監督活動頻率要求較高。食品企業整個采購內部控制的過程必須施以恰當的監督,通過監督活動在必要時對其加以修正。監督可分為業務監督、內部審計監督、外部審計監督三方面。采購控制活動貫穿于采購過程的每一個環節,對于食品業頻繁的采購活動更是如此,因而對其的監督尤其是業務監督頻率要求也較高。

3.采購的內部控制環境要求較高。采購涉及人財物的相互關系,又是專門性較強的業務,采購內部控制環境的如何直接決定著采購業務的成敗。任何企業的核心是企業中的人及其活動。人的活動在環境中進行,人的品性包括操守、價值觀和能力等,它們既是構成環境的重要要素之一,又與環境相互影響、相互作用。環境要素是推動企業發展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行業采購部門的員工職業道德操守如何、企業是否建有既有利于采購工作開展又有利于監督考評采購工作的機制、企業管理者是否重視采購工作并帶頭在企業內部形成良好的采購控制氛圍等等內部控制的環境因素決定著采購工作的質量。這樣,必然對食品行業采購的內部控制環境提出了較高的要求。

食品行業采購內部控制的實施方法與途徑

(一)控制點與關鍵控制點的確定

實現采購內部控制目標,主要是控制容易發生偏差的采購業務環節。這些可能發生問題的環節,通常稱為控制環節或控制點。通過辨別流程環節的各個業務節點,可以辨別出相應的內部控制點。而控制的多少和怎樣設置則必須根據每個企業采購的實際情況加以確定。這樣,采購內部控制的運行狀況就可以通過識別并判斷是否存在缺失控制點及缺失控制點的性質加以掌握,并為改進采購內部控制提供基礎依據。

控制點按其發揮作用的程度而論,可以分為關鍵控制點和一般控制點。那些在整個業務活動中發揮作用最大,影響范圍最廣,對控制目標具有至關重要的影響,甚至決定全局成效的控制點,即為關鍵控制點;相比之下,那些只能發揮局部作用,影響特定范圍的控制點,則為一般控制點。如食品原料采購業務中的“驗收”控制點,對于保證食品原料采購業務的完整性、實物安全性等控制目標都起著重要的保障作用,因此是食品原料采購控制制度中的關鍵控制點;相比之下,“審批”、“簽約”、“登記”、“記賬”等控制點,即是一般控制點。

值得注意的是,控制的設置除了兼顧流程特點和內部要求外,鑒于食品行業企業的個性特征,還需要著重考慮采購流程內部控制的難點。例如:針對采購內部控制要求較高,就應該加強“采購政策”這一控制點相關的控制工作,比如,在采購政策中明確批量采購和零星采購的金額劃分標準、明確采購招標的范圍和程序、明確采購供應商準入標準等等。針對采購風險識別的專業化要求較高,就應該加強“崗位輪換”這一控制點的工作,通過輪崗、換崗,使得采購人員拓寬業務范圍,加強業務技能等等。

(二)內部控制缺陷判斷

在判斷采購內部控制缺陷嚴重性時,應從相關信息披露發生錯漏的可能性和造成的對采購流程控制錯漏的重要程度兩個方面進行考慮(見圖1)。在圖1中,OB 表明錯漏無法被內部控制預防或發現的可能性,由下至上可能性逐漸增加;OA 表明已發生或潛在錯漏的重要程度,由左向右重要性逐漸增大。BCEA為顯著缺陷區,BCFA 為實質性漏洞區。

在明確了采購內部控制缺失點可能造成的錯漏而對其嚴重性做出判斷后,還需要對缺失控制點的屬性,即該控制點缺失是屬于哪個內部控制因素方面的缺失,如是屬于制度性缺失還是崗位設置缺失,是屬于授權缺失還是執行缺失等等。只有這樣,企業才能知道從何處著手解決采購內部控制缺陷問題。此外,如果要達到從整體上判斷采購業務內部控制缺陷情況,還需要對采購流程下細分出的各自流程的內部控制點缺失是該子流程的缺失還是整個采購流程共性缺失做出判斷。

(三)基于流程控制點的采購內部控制實施與改進

上文已經對采購流程內部控制環節和控制點的分布情況、控制點是否存在缺失及缺失的屬性情況進行了識別和判斷,這樣,就得到了以控制點形式表達的食品企業采購流程內部控制狀況說明表。本文以批準采購為例進行說明(見表1、表2)。

根據以上原理,可以從控制供應商、采購計劃、實施采購等幾個重要環節來對整個采購流程內部控制的整體情況、內部控制環節和控制點的分布情況、控制點是否存在缺失及缺失的屬性情況有了較為清晰的了解,這樣,探討我國食品行業企業采購流程內部控制實施途徑問題就變得有據可依。

在實施采購內部控制方面,企業應在其戰略的指導下將采購內部控制融入到流程的執行過程中,這是實施內部控制的有效途徑。同時還必須注意到影響內部控制的多個因素特征以及它們的共同作用。可以以采購業務流程及COSO 報告內部控制五要素的基本要求為出發點,從內部控制目標、控制風險、流程控制點、業務流程圖、監督檢查辦法及控制點文檔等方面著手得到采購流程內部控制的操作指引。實踐中應根據采購流程的控制目標,設計出不同的關鍵控制點和一般控制點,記錄于每個控制文檔和流程圖之中,以最終形成一套完整的內控制度和業務流程來規范企業的采購行為。

食品行業企業有效實施采購內部控制的制度保證

探討采購有效實施內部控制的途徑問題,還必須對一些因素保證給予充分的關注和重視,尤其是對內部控制環境的重視。在內部控制五要素中,內部控制環境是基礎。沒有一個有效的控制環境,不管其他內部控制要素質量如何,都不可能形成有效的內部控制結果。

首先,內部控制是一個管理體系。在推進采購流程內部控制工作的同時,必須認識到企業的內部控制是一個管理體系。決不能把采購流程內部控制從企業的內部控制體系中獨立出來,單獨發揮作用。采購流程內部控制的實現,不僅需要針對采購業務及其流程特點而設計的內部控制機制和制度的保證,更需要企業戰略層面的支持。

其次,企業文化作為企業員工普遍認同并自覺遵守的理念與行為方式的總和,無疑對采購內部控制這一管理方法和手段是否能夠有效實施產生根本性的影響。應將采購內部控制的理念滲透于企業文化之中,能夠借助價值觀念等軟環境使自己的員工得到自律和他律,從而矯正其價值和目標,規范其行為,解決控制者與被控制者之間的矛盾關系,使個體與組織的價值、目標統一。

再次,細節決定了實施采購內部控制工作的成效。詳細的記錄、統計,每一個細節都有可能影響推進工作的成敗。企業的采購業務涉及面廣、采購對象復雜多樣,其流程內部控制工作的一個挑戰就是如何把握工作的細節,恰當地確定流程環節和控制點。在推進工作中,必須以扎實認真仔細的態度對待每一個環節的分解與整合。做好基礎工作才使得有效實施采購內部控制成為可能。

作者簡介:

曹蕾,遼寧撫順人,江蘇大學財經學院會計學專業在讀碩士研究生,研究方向:會計學原理。