淺論電子檔案的優勢及其管理工作分析

李和謀

摘要:電子文件檔案化管理成為檔案工作發展的必然趨勢,本文在介紹了電子檔案的特點及其優勢的基礎上,分析了電子檔案管理的工作內容,并對其存在的問題和對策進行了深入探討。

關鍵詞:電子檔案;管理;分析

中圖分類號:G27文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)20—0164—02

一、電子檔案的特點及其優勢

(一)特點

電子文件是軟件把各種類型的數據有機結合的產物,是指人們在工作中形成的以計算機盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的由計算機處理和管理的數字化形態的信息文件材料, 是以電子形式存在的具有動態特點的一種虛擬文件,主要包括電子文書、電子圖表等,具有其自身的特點:

1.載體的無信息性。由于電子信息內容不會永遠和特定的載體相連,所以載體僅僅成為每一個特定時刻文件內容的承載物,它已無法固定某些用以鑒別文件原始性的外部信息。除此之外,電子文件還具有信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可靈活處理。

2.信息的非人工可讀性。傳統文件內容是以字符或數字等符號記錄于紙張等載體之上,人工可直接識讀,而電子檔案的信息是以二進制數字代碼的形式記錄于磁性或光學載體上,無法憑借自身器官來識讀的文件信息。

3.信息保管的獨特性。保管位置較分散、保管技術程度高、信息再利用及時以及可以在線利用。

4.電子文件的系統依賴性。電子文存儲的時候需要進行編碼,信息檢索和閱讀的時候需要進行解碼。編碼和解碼過程中則要借助于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件,否則電子文件既無法產生,也無法閱讀。電子文件對系統的依賴性特別是它對特定系統(電子文件產生時運行的軟、硬件系統)的依賴性是電子文件的一大特點,也是電子文件管理中的難題。

(二)優勢

與紙質檔案相比,對電子文件進行檔案化管理具有以下優勢:

1.隨時歸檔符合電子文件自身的形成特點,快速便捷。電子文件可以在文件辦理結束后隨時歸檔,或在某一時間周期定期統一歸檔。電子文件形成部門通過網絡將電子文件傳送到檔案部門,并采用電子數碼簽名封簽認證,由檔案工作人員接收登記,按事由原則給出檔案分類號、設定訪問權限級別,以便分類保存和將來用戶查找利用。隨時歸檔可有效防止電子檔案的流失和病毒的破壞,并可以避免文件漏歸,保證了其歸檔率和完整率。

2.有利于信息整合和開發利用。大量的文件資料轉化為電子文件歸檔后成為電子檔案,利用計算機對電子檔案信息資源進行信息整合和加工處理,克服手工信息加工模式從文件資料形成積累到開發“二次文獻信息”時間長的缺陷,縮短信息整合加工的時間,提高了檔案信息利用的時效性;與紙質檔案信息相比,電子檔案信息傳遞更快捷、更方便。

3.便于歸檔整理和檢索查閱。電子文件歸檔后即為電子檔案,其管理方式與傳統檔案不同,檔案部門在接收到電子文件的同時,就可以馬上給每份文件編制一個惟一的文件號和相應的分類號和檔案號,同時根據上下級行文之間的聯系,再標出相關的文件號,在歸檔的同時,即可進行電子檔案的主題詞標引、著錄。技術條件允許時,還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具,便于檢索查詢。用戶查閱時,只需給出文件分類號或主題詞,即可以檢索出相應的文件和相關的上下級行文及其附件,從而大大減輕了檔案工作人員的勞動強度。

二、電子檔案管理的工作內容分析

(一)歸檔管理

電子文件的歸檔程序如下

在電子文件形成階段就要為收集積累工作建立必要的記錄和登記,要求歸檔的電子文件必須真實、完整,要系統地反映工作的過程和結果,對一些研究成果的歸檔,還應要求其成果與實際的技術狀態要保持一致,歸檔管理要參照紙質檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等管理原則,有效地保證歸檔電子文件的真實性、完整性。電子文件的形成者要明白電子文件歸檔的工作內容和要求。

電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明,經有關領導審批后向檔案部門移交。檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理,同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。

(二)保存與維護管理

1.保證內容邏輯上的準確。除對電子檔案本身進行很好的保存外,還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數加以保存或采用其他方法和技術加以轉換。因為電子檔案來自各個方面,是在不同的電子計算機系統上形成的,而其內容是以數碼形式存貯于各種載體上的,在利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示,對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程,因此編排格式上不盡一致這種在技術和形式上的差異,必然導致在還原時所采用的技術和方法也不相同。目前解決這一矛盾還無一個一勞永逸的辦法,因此必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數加以保存或采用其他方法和技術加以轉換。

2.有效的檢測與維護。對于電子檔案的檢測與維護,要進行嚴格管理,因為任何一項誤操作,都可能使保存的電子檔案遭到人為損害,甚至造成難以彌補的損失。電子檔案載體,特別是磁性載體,易受保存環境的影響,一般保存時間為10-20年。因此對所保存的電子檔案載體必須進行定期檢測和拷貝,以確保電子檔案信息的可靠性。

3.保證載體物理上的安全。要建立一個適合于磁、光介質保存的環境,諸如溫度的控制要適當,存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求,載體應直立排放,并滿足避光、防塵、防變形的要求,應遠離強磁場和有害氣體等。

4.檔案利用管理。加強電子檔案的利用管理是非常重要的。利用管理從信息安全的角度出發,主要包括對用戶及提供利用者的管理,對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。電子檔案提供多種多樣的利用方式,以及其所依賴的技術的多樣化,導致用戶在利用電子檔案中的復雜性,主要表現在以下幾個方面:

(1)利用檔案部門的網絡直接查詢,可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案,這種方法的可行性,取決于檔案館網絡系統可供直接利用的信息資源量。

(2)通信傳輸。通信傳輸即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料。

(3)提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時,應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式,由利用者自行解決恢復和顯示的硬件平臺。

(4)提供打印件。當利用者不具備利用電子檔案的軟硬件平臺時,可以向這些用戶提供打印件。

三、電子檔案的管理中遇到的常見問題及對策

(一)載體壽命問題及對策

電子檔案載體的壽命除與自身內部諸因素(聚酯底基、黏合劑、磁粉、激光等)有直接關系外,例如磁場和機械震動的影響,磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響,但對于以磁性物質和光盤作載體的電子檔案來說,磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失,使記錄信號丟失,記錄信息被破壞,從而影響檔案數據的讀出效果,縮短電子檔案載體壽命;在溫度過高或過低條件下,磁盤和磁帶的支持體發生膨脹或收縮變形、粘連,光盤載體也會彎曲變形,從而影響激光束精確定位和數據。

因此保護電子檔案載體的壽命十分重要。要建立一個適合于磁、光介質保存的環境。要建立恒溫恒濕的專用檔案館室、庫),力爭使館(室、庫)內溫度保持16℃-20℃,相對濕度保持在40%-15%;在檔案形成、保存和使用過程中,采取嚴密的防塵措施,要盡可能使用先進的設備設施,并經常對設備設施進行保養和防塵處理,要盡可能防止電子檔案載體與空氣直接接觸,避免直接暴露在太陽光下,防止紫外線照射,要盡量遠離強磁場和有害氣體,在載體移動過程中要輕拿輕放,防止強烈機械振動和碰撞。

(二)信息安全與保密問題及對策

一方面,有些電子文件是需要保密或限制利用的,內容不允許其他機構人員知悉,但電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性,不僅造成電子檔案與載體的可分離性,使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險,尤其是電子文件進入網絡后,其復制是極為便利的,隨著網上竊密技術的不斷提高,進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密;另一方面, 電子文件信息安全保護方面還面臨著一個不可忽視的隱患——電腦病毒,互聯網的開放性使電腦病毒(CIH病毒、沖擊波病毒、蠕蟲病毒等)和蓄意破壞的電腦“黑客”對載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或“黑客”闖入,就可能造成信息數據無法讀取,或載體內所存信息的丟失,甚至造成整個信息系統癱瘓。

因此需要制定一系列配套的法律法規、規章制度、技術標準。為了保證電子檔案的完整、標準、安全和電子文件管理的高效和科學,必須有相關的法律法規和各種標準來支持。其中,包括與電子文件和網絡相關的法律、制度,網絡系統保密論證和驗收要求,以及各種密級電子文件的計算機著錄、管理、傳輸的規定。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網絡“黑客”的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、安裝殺毒軟件等,這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。

(三)電子檔案的法律認可及知識產權保護問題

由于電子信息可變性,電子檔案的真實性受到公眾懷疑是理所當然的。此外,檔案中一部分可成為公共信息,即開放檔案;另一部分是內控檔案,即知識產權的載體。對含知識產權的檔案需要建立加密計費裝置,確保檔案形成單位的權益;檔案部門和司法部門應聯合研究制定法律承認的電子檔案準則,電子檔案與電子信息材料應有明顯的區別標記。

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(責任編輯/石銀)