淺論電子檔案的優(yōu)勢(shì)及其管理工作分析

李和謀

摘要:電子文件檔案化管理成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì),本文在介紹了電子檔案的特點(diǎn)及其優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上,分析了電子檔案管理的工作內(nèi)容,并對(duì)其存在的問題和對(duì)策進(jìn)行了深入探討。

關(guān)鍵詞:電子檔案;管理;分析

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)20—0164—02

一、電子檔案的特點(diǎn)及其優(yōu)勢(shì)

(一)特點(diǎn)

電子文件是軟件把各種類型的數(shù)據(jù)有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物,是指人們?cè)诠ぷ髦行纬傻囊杂?jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的由計(jì)算機(jī)處理和管理的數(shù)字化形態(tài)的信息文件材料, 是以電子形式存在的具有動(dòng)態(tài)特點(diǎn)的一種虛擬文件,主要包括電子文書、電子圖表等,具有其自身的特點(diǎn):

1.載體的無信息性。由于電子信息內(nèi)容不會(huì)永遠(yuǎn)和特定的載體相連,所以載體僅僅成為每一個(gè)特定時(shí)刻文件內(nèi)容的承載物,它已無法固定某些用以鑒別文件原始性的外部信息。除此之外,電子文件還具有信息存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可靈活處理。

2.信息的非人工可讀性。傳統(tǒng)文件內(nèi)容是以字符或數(shù)字等符號(hào)記錄于紙張等載體之上,人工可直接識(shí)讀,而電子檔案的信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄于磁性或光學(xué)載體上,無法憑借自身器官來識(shí)讀的文件信息。

3.信息保管的獨(dú)特性。保管位置較分散、保管技術(shù)程度高、信息再利用及時(shí)以及可以在線利用。

4.電子文件的系統(tǒng)依賴性。電子文存儲(chǔ)的時(shí)候需要進(jìn)行編碼,信息檢索和閱讀的時(shí)候需要進(jìn)行解碼。編碼和解碼過程中則要借助于一定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件,否則電子文件既無法產(chǎn)生,也無法閱讀。電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性特別是它對(duì)特定系統(tǒng)(電子文件產(chǎn)生時(shí)運(yùn)行的軟、硬件系統(tǒng))的依賴性是電子文件的一大特點(diǎn),也是電子文件管理中的難題。

(二)優(yōu)勢(shì)

與紙質(zhì)檔案相比,對(duì)電子文件進(jìn)行檔案化管理具有以下優(yōu)勢(shì):

1.隨時(shí)歸檔符合電子文件自身的形成特點(diǎn),快速便捷。電子文件可以在文件辦理結(jié)束后隨時(shí)歸檔,或在某一時(shí)間周期定期統(tǒng)一歸檔。電子文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)將電子文件傳送到檔案部門,并采用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證,由檔案工作人員接收登記,按事由原則給出檔案分類號(hào)、設(shè)定訪問權(quán)限級(jí)別,以便分類保存和將來用戶查找利用。隨時(shí)歸檔可有效防止電子檔案的流失和病毒的破壞,并可以避免文件漏歸,保證了其歸檔率和完整率。

2.有利于信息整合和開發(fā)利用。大量的文件資料轉(zhuǎn)化為電子文件歸檔后成為電子檔案,利用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行信息整合和加工處理,克服手工信息加工模式從文件資料形成積累到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)的缺陷,縮短信息整合加工的時(shí)間,提高了檔案信息利用的時(shí)效性;與紙質(zhì)檔案信息相比,電子檔案信息傳遞更快捷、更方便。

3.便于歸檔整理和檢索查閱。電子文件歸檔后即為電子檔案,其管理方式與傳統(tǒng)檔案不同,檔案部門在接收到電子文件的同時(shí),就可以馬上給每份文件編制一個(gè)惟一的文件號(hào)和相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào),同時(shí)根據(jù)上下級(jí)行文之間的聯(lián)系,再標(biāo)出相關(guān)的文件號(hào),在歸檔的同時(shí),即可進(jìn)行電子檔案的主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí),還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具,便于檢索查詢。用戶查閱時(shí),只需給出文件分類號(hào)或主題詞,即可以檢索出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及其附件,從而大大減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

二、電子檔案管理的工作內(nèi)容分析

(一)歸檔管理

電子文件的歸檔程序如下

在電子文件形成階段就要為收集積累工作建立必要的記錄和登記,要求歸檔的電子文件必須真實(shí)、完整,要系統(tǒng)地反映工作的過程和結(jié)果,對(duì)一些研究成果的歸檔,還應(yīng)要求其成果與實(shí)際的技術(shù)狀態(tài)要保持一致,歸檔管理要參照紙質(zhì)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等管理原則,有效地保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性。電子文件的形成者要明白電子文件歸檔的工作內(nèi)容和要求。

電子文件的歸檔應(yīng)由形成者進(jìn)行整理并編制歸檔說明,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案部門移交。檔案部門應(yīng)協(xié)助電子文件形成者或承辦者進(jìn)行整理,同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行檢查、檢測(cè)、驗(yàn)收。

(二)保存與維護(hù)管理

1.保證內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。除對(duì)電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外,還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。因?yàn)殡娮訖n案來自各個(gè)方面,是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的,而其內(nèi)容是以數(shù)碼形式存貯于各種載體上的,在利用中,必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示,對(duì)于電子檔案而言是一個(gè)較為復(fù)雜的過程,因此編排格式上不盡一致這種在技術(shù)和形式上的差異,必然導(dǎo)致在還原時(shí)所采用的技術(shù)和方法也不相同。目前解決這一矛盾還無一個(gè)一勞永逸的辦法,因此必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。

2.有效的檢測(cè)與維護(hù)。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù),要進(jìn)行嚴(yán)格管理,因?yàn)槿魏我豁?xiàng)誤操作,都可能使保存的電子檔案遭到人為損害,甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。電子檔案載體,特別是磁性載體,易受保存環(huán)境的影響,一般保存時(shí)間為10-20年。因此對(duì)所保存的電子檔案載體必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝,以確保電子檔案信息的可靠性。

3.保證載體物理上的安全。要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境,諸如溫度的控制要適當(dāng),存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求,載體應(yīng)直立排放,并滿足避光、防塵、防變形的要求,應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。

4.檔案利用管理。加強(qiáng)電子檔案的利用管理是非常重要的。利用管理從信息安全的角度出發(fā),主要包括對(duì)用戶及提供利用者的管理,對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。電子檔案提供多種多樣的利用方式,以及其所依賴的技術(shù)的多樣化,導(dǎo)致用戶在利用電子檔案中的復(fù)雜性,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(1)利用檔案部門的網(wǎng)絡(luò)直接查詢,可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案,這種方法的可行性,取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可供直接利用的信息資源量。

(2)通信傳輸。通信傳輸即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料。

(3)提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí),應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式,由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的硬件平臺(tái)。

(4)提供打印件。當(dāng)利用者不具備利用電子檔案的軟硬件平臺(tái)時(shí),可以向這些用戶提供打印件。

三、電子檔案的管理中遇到的常見問題及對(duì)策

(一)載體壽命問題及對(duì)策

電子檔案載體的壽命除與自身內(nèi)部諸因素(聚酯底基、黏合劑、磁粉、激光等)有直接關(guān)系外,例如磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響,磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響,但對(duì)于以磁性物質(zhì)和光盤作載體的電子檔案來說,磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)就會(huì)造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失,使記錄信號(hào)丟失,記錄信息被破壞,從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果,縮短電子檔案載體壽命;在溫度過高或過低條件下,磁盤和磁帶的支持體發(fā)生膨脹或收縮變形、粘連,光盤載體也會(huì)彎曲變形,從而影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)。

因此保護(hù)電子檔案載體的壽命十分重要。要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。要建立恒溫恒濕的專用檔案館室、庫(kù)),力爭(zhēng)使館(室、庫(kù))內(nèi)溫度保持16℃-20℃,相對(duì)濕度保持在40%-15%;在檔案形成、保存和使用過程中,采取嚴(yán)密的防塵措施,要盡可能使用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施,并經(jīng)常對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行保養(yǎng)和防塵處理,要盡可能防止電子檔案載體與空氣直接接觸,避免直接暴露在太陽(yáng)光下,防止紫外線照射,要盡量遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體,在載體移動(dòng)過程中要輕拿輕放,防止強(qiáng)烈機(jī)械振動(dòng)和碰撞。

(二)信息安全與保密問題及對(duì)策

一方面,有些電子文件是需要保密或限制利用的,內(nèi)容不允許其他機(jī)構(gòu)人員知悉,但電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性,不僅造成電子檔案與載體的可分離性,使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn),尤其是電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后,其復(fù)制是極為便利的,隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷提高,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都難以做到絕對(duì)保密;另一方面, 電子文件信息安全保護(hù)方面還面臨著一個(gè)不可忽視的隱患——電腦病毒,互聯(lián)網(wǎng)的開放性使電腦病毒(CIH病毒、沖擊波病毒、蠕蟲病毒等)和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或“黑客”闖入,就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取,或載體內(nèi)所存信息的丟失,甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

因此需要制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。為了保證電子檔案的完整、標(biāo)準(zhǔn)、安全和電子文件管理的高效和科學(xué),必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來支持。其中,包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求,以及各種密級(jí)電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入,常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、安裝殺毒軟件等,這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠,確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密。

(三)電子檔案的法律認(rèn)可及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題

由于電子信息可變性,電子檔案的真實(shí)性受到公眾懷疑是理所當(dāng)然的。此外,檔案中一部分可成為公共信息,即開放檔案;另一部分是內(nèi)控檔案,即知識(shí)產(chǎn)權(quán)的載體。對(duì)含知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案需要建立加密計(jì)費(fèi)裝置,確保檔案形成單位的權(quán)益;檔案部門和司法部門應(yīng)聯(lián)合研究制定法律承認(rèn)的電子檔案準(zhǔn)則,電子檔案與電子信息材料應(yīng)有明顯的區(qū)別標(biāo)記。

參考文獻(xiàn):

[1]符少妹.淺談電子檔案的保存與利用[J].業(yè)務(wù)研究,2009,(1).

[2]杜桂香.電子檔案的保管和安全機(jī)制研究[J].科技信息,2008,(30).

[3]金美花,趙東玲,電子檔案的保存與維護(hù)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2008,(6).

[4]曹家多.淺議電子檔案的安全性及其對(duì)策[J].新西部:下半月,2008,(12).

(責(zé)任編輯/石銀)