高校科研檔案管理模式創(chuàng)新研究

宗永玲

摘 要：高校應當創(chuàng)新科研檔案的管理模式，建立高校科研檔案的統(tǒng)一管理制度，高校科研與建檔工作可實行“四同步”管理，針對高校科研檔案管理利用工作中的實際情況，運用數(shù)字化的服務方式，建立科研檔案信息資源庫，積極開展科研檔案的編研工作，建立科研檔案服務信息反饋機制。

關鍵詞：科研檔案；管理模式；創(chuàng)新形式

中圖分類號：G472.4文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）06-0163-02

高校科研檔案反映了一所大學具備的學術水平和實力,要科學、有序、與時俱進地管理好科研檔案,必須建立現(xiàn)代化的高校科研檔案管理模式。

一、實行一體化的高校科研檔案管理模式

實行一體化的高校科研檔案管理模式就是充分發(fā)揮科研管理部門的職能作用，把科研檔案納入科研管理工作中，使科研工作、科研管理工作和科研建檔工作同步進行，密切跟蹤科研活動的全過程，準確界定科研檔案成果的價值。實行一體化的高校科研檔案管理模式的基本要求是：

（一）實行部門立卷制度，建立合理的科研檔案管理新體系。科研檔案的專業(yè)性、技術性決定了它必須也只能是采取部門立卷的制度。只有科研部門才最清楚地知道自己已經進行過的、正在進行的和將要進行的科研活動，知道其中哪些是重點及其價值的大小，哪些是成功的經驗，哪些是失敗的教訓，熟悉項目組的成員、協(xié)作關系、經費渠道、演變過程等。要設立校級一級檔案室，由科研管理部門負責科研檔案的管理工作。各系（院）成立二級檔案室，系（院）要像重視教學檔案管理一樣重視科研檔案管理，把科研檔案管理作為系、部積累科研經驗的一種重要機制和手段，為系、部進行科學研究和學術交流提供重要依據(jù)。研究室應實行建檔負責制，要指定專人兼管科研材料的積累工作。

（二）將科研檔案收集工作納入科研管理工作的全過程。各部門分管檔案的領導會同科研部門的領導及相關同志，在日常工作中實行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納人科研人員的工作職責范圍。同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。研究室要把科研檔案的建立貫穿于科研工作的始終。在完成每一階段的工作時，研究人員應將各種記錄、階段總結、個人分析意見等整理成書面材料上交其課題負責人審閱。科研部門在下達科研計劃時，把科研材料的形成、積累和歸檔工作列入科研人員完成任務內容之一，使科研人員主動把實驗記錄和原始材料的收集、整理作為自己科研工作的重要部分，而不再認為是額外負擔；把成果檔案管理納入鑒定工作之中，在成果鑒定前，科研管理人員對檔案材料進行檢查與驗收，堅持材料不齊全、不準確、不系統(tǒng)，不予成果鑒定，不予申報成果獎。

二、建立現(xiàn)代化的高校科研檔案管理模式

現(xiàn)代化的高校科研檔案管理模式是指在服務中樹立促進高校科研工作的戰(zhàn)略思想，改進現(xiàn)有的管理方法，依據(jù)現(xiàn)代管理理念，依托計算機和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化，將現(xiàn)代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。建立現(xiàn)代化的高校科研檔案管理模式的基本要求是：

（一）將科研檔案工作的管理制度納入到新的科研管理制度中。為了防止科研管理工作與科研檔案工作相脫節(jié),必須將科研檔案工作的管理制度納入到新的科研管理制度中。1）建立并完善科研檔案的收集制度以確保各單位分散形成的科研信息文件材料完整地移交到檔案部門；2）建立并完善科研檔案的保管制度，不斷提高保管工作水平，使科研檔案處于最佳保管狀態(tài)，以便能隨時開展有效服務；3）建立并完善科研檔案的借閱與使用權限制度，嚴格科研檔案調閱的審批程序，嚴禁課題組以外的人員未經允許查閱科研檔案，加強科研檔案的安全性和保密性，等等。

（二）實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規(guī)范化。具體是科研項目的申報書、合同書、委托書、項目的審批文件、方案論證等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、實驗數(shù)據(jù)、調研報告、查新報告、專利申請的有關文件材料；鑒定、驗收階段中的工作報告、研究報告、發(fā)表論文、著作、鑒定證書等，成果申報獎勵階段中的成果登記證書、獎勵申報書、成果應用證明，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。歸檔的案卷，要求做到內容真實、字跡工整、圖樣清晰，有利于長期保存。其次，要明確立卷歸檔的重點。在實際工作中注意區(qū)分文件和資料，特別注意區(qū)分內容、形式、作用等相似的資料，減少檔案資料的重復和冗余，不該歸檔的文件不能混入，同時注意防止應該歸檔文件的散失。此外，還要注意案卷裝訂的質量，利于分類檢索，便于檔案規(guī)范化管理。

（三）運用數(shù)字化的服務方式加強高校科研檔案管理工作。近年來，隨著現(xiàn)代信息技術及網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，高校檔案部門應在采用先進技術和先進設備加強科研檔案管理的同時，認真學習并借鑒其他行業(yè)管理的先進經驗，如掃描、光盤存儲、OCR自動識別、數(shù)據(jù)控制、縮微技術、數(shù)字影像技術、OA系統(tǒng)等，不斷實現(xiàn)高校科研檔案管理的技術創(chuàng)新，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下高校科研檔案工作的管理創(chuàng)新，逐步提高高校科研檔案的管理水平。

三、建立高校科研檔案服務模式

高校科研檔案是一種重要的科研資源,是高校科研和教學工作最原始的最完整的反映。高校科研檔案的管理者應努力采取各種手段,創(chuàng)新工作方式、服務手段,努力挖掘、整理、加工檔案中蘊涵的科研信息,主動為學校和社會服務。

（一）大力豐富科研檔案資源。要通過各種方式、多種渠道征集、收藏第一手科研檔案資源，力求最大限度地擴大科研檔案的存貯量，這是高校科研檔案開發(fā)利用信息資源，服務于社會的物質基礎。同時，科研檔案管理者要充分熟悉現(xiàn)有的科研檔案內容，即充分了解現(xiàn)有科研檔案有哪些科研檔案及其內容和構成情況，隨時做到準確、快捷地為利用者提供相關的檔案材料，以便更好地為用戶提供切實有效的服務。

（二）建立科研檔案信息資源庫。建立科研檔案信息資源庫，要反映學校學科特征，要具有時各種檔案信息進行收集、存儲、加工、提供檢索服務的轉點，成為利用者查詢檔案資料的有效工具，保持與學校科研工作發(fā)展同步。建立科研檔案信息資源庫，按專題系統(tǒng)整理科研檔案的信息資源，編制資料并放置在校園網(wǎng)上，方便師生查詢；建立重點學科資源庫、以學校重點學科為依托，收集、整理、編制資料，展示學科的發(fā)展歷程、知名學者、學術造詣、最新成果；為學科建設服務。

（三）積極開展科研檔案的編研工作，有目的、有計劃地提煉加工科研檔案信息，及時為科研人員提供服務。高校科研檔案工作者可根據(jù)客觀實際需要，利用科研檔案實體，在不違背知識產權法律法規(guī)的前提下，就某一專題進行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案匯編成動態(tài)的活信息，供給全校科研工作者或社會參考。

（四）建立多渠道、高效率的檔案信息流通網(wǎng)絡。高校科研檔案管理部門和管理人員應結合學校科研的特點，積極參與技術市場和信息市場，促進橫向經濟聯(lián)系及對外經濟技術交流。要與全國各相關科研部門保持聯(lián)系,及時掌握當今科技發(fā)展動態(tài)；要經常地主動地與本校科研工作者和教師、學生保持交流，了解教學和科研工作對資料的要求。從教學和科研的需要出發(fā),廣泛地收集各種與科研有關的科研信息，及時提供服務。定期研究國內外有關資料,將有關信息進行分類存檔,分清哪些是代表當今世界科研發(fā)展方向,哪些是與自身科研方面研究有關,哪些是教學方面需要，等等。

（五）建立科研檔案服務信息反饋機制。建立反饋機制就是采取各種有效措施，及時、準確地收集和掌握學校科研工作者對科研檔案利用需求的一種管理機制。是對科研檔案開發(fā)利用的科學性的反饋信息，它包括檢索工具是否能方便用戶使用，編研成果能否起到廣泛而準確地傳播科研檔案信息的作用，各種提供服務的方式能否被利用者所接受，各種有關檔案的規(guī)章制度能否被利用者所接受，檔案人員的服務態(tài)度和工作能力要改進的地方，等等。這些反饋信息內容一般比較具體，且更有針對性和適用性。高校科研檔案管理部門可以根據(jù)這些反饋信息，對開發(fā)利用中的具體措施或方法進行調查分析，逐步建立一套完備的管理機制，以促進科研檔案資源管理利用整合功能進一步改進和完善，使科研檔案的利用價值進一步發(fā)揮。

總之，科研檔案管理工作是一項長期、細致的工作，科研檔案管理工作應與時俱進，不斷創(chuàng)新，積極采取必要措施，不斷地完善和提高科研檔案的管理水平，將檔案工作與科研工作緊密結合起來，促進高校科學研究的發(fā)展和科研水平的提升，促進科研成果的轉化，為高校服務，為廣大科研人員服務，為經濟建設服務。

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