淺談煙印企業(yè)的存貨管理

王海霞

[摘 要]煙印企業(yè)是一個(gè)特殊的印刷行業(yè)，因其產(chǎn)品的特殊性，其材料及產(chǎn)品價(jià)值很高。隨著中國煙草行業(yè)的兼井、整合，煙印企業(yè)在變動(dòng)中不斷發(fā)展壯大，存貨在總資產(chǎn)中的比例越來越高。存貨管理能力已經(jīng)成為煙印企業(yè)竟?fàn)幍年P(guān)鍵優(yōu)勢(shì)之一。本文結(jié)合煙印企業(yè)的存貨特點(diǎn)和管理中的問題進(jìn)行了一些探索和研究。

[關(guān)鍵詞]存貨 采購管理 庫存管理

煙印企業(yè)存貨主要分為原材料、半成品和產(chǎn)成品三大類，原材料主要包括紙張、油墨、電化鋁，因煙包印刷特殊性，對(duì)紙張和油墨等主要材料要求很高，許多紙張是經(jīng)過特殊加工的進(jìn)口高檔紙，油墨很多是專用定制油墨，電化鋁也有很多專印煙標(biāo)等圖案的定制品；半成品指煙包生產(chǎn)過程中的在制品；產(chǎn)成品主要是指各類的煙包成品。存貨的經(jīng)營管理運(yùn)作，對(duì)公司資金運(yùn)營和盈利能力起著非常重要作用。存貨采購成本的降低是公司降低成本最直接方式之一。同時(shí)倉庫管理，是原材料、半成品、產(chǎn)成品進(jìn)出的最重要環(huán)節(jié)，與生產(chǎn)和銷售直接相接，是公司經(jīng)營的基本保證。從煙印公司的存貨特性來看，其對(duì)存儲(chǔ)期、存放環(huán)境有特殊的要求，存放環(huán)境的不適宜，可能直接產(chǎn)生報(bào)廢，給公司帶來損失。同時(shí)倉庫管理的優(yōu)劣直接影響著存貨周轉(zhuǎn)速度，進(jìn)而直接影響著日常資金需求量。下面從存貨采購和庫存管理環(huán)節(jié)兩方面來分析煙印企業(yè)的存貨管理。

煙印企業(yè)目前在采購存貨環(huán)節(jié)存在幾個(gè)共性的問題：

1、主要材料紙張、油墨、電化鋁中很多是大宗訂購，通用性較差，因而企業(yè)對(duì)原材料的備庫量較大。一旦產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整，原有部分產(chǎn)品專用備料無法消耗完，最后導(dǎo)致報(bào)廢，損失嚴(yán)重。

2、采購渠道穩(wěn)定，同材供應(yīng)商比較單一，沒有相應(yīng)的供應(yīng)商信息體系。當(dāng)某種原材料出現(xiàn)缺乏時(shí)，很難找到適合的替代供應(yīng)商，導(dǎo)致材料的不適應(yīng)性或采購價(jià)格，影響公司的整體運(yùn)營。

3、沒有完善的采購績效考核制度，采購管理環(huán)節(jié)的結(jié)果得不到有效控制，因采購管理的問題影響生產(chǎn)銷售，造成損失。

在采購環(huán)節(jié)中，首先要確定采購數(shù)量和次數(shù)。材料成本一般包括購置成本、存儲(chǔ)成本、訂貨成本和缺貨成本。而這四類成本之間存在著此消彼長的關(guān)系，當(dāng)增加材料采購次數(shù)，減少材料庫存數(shù)量時(shí)，存貨的存儲(chǔ)成本會(huì)降低，但采購次數(shù)的增加會(huì)提高企業(yè)的訂貨成本，材料庫存的減少會(huì)提高缺貨可能；相反，訂貨成本與缺貨成本降低，材料儲(chǔ)存成本會(huì)相應(yīng)提高。因而，如何確定印刷材料最佳庫存數(shù)量，使這四項(xiàng)總成本之和保持最低水平，是實(shí)現(xiàn)煙印企業(yè)材料庫存管理目標(biāo)的首要問題。最佳庫存量的確定首先確定經(jīng)濟(jì)訂貨批量。經(jīng)濟(jì)訂貨批量指在保證生產(chǎn)或銷售需要的前提下，從耗費(fèi)成本最小這一目標(biāo)出發(fā)所確定的每批材料采購數(shù)量。在確定材料采購批量時(shí)，既要考慮材料采購費(fèi)用準(zhǔn)備費(fèi)用，又要考慮材料保管費(fèi)用。煙印企業(yè)客戶穩(wěn)定、資金充裕、對(duì)于常用主材一般擁有穩(wěn)定的供應(yīng)商，材料價(jià)格在相對(duì)時(shí)間內(nèi)是穩(wěn)定的，訂貨主要是通過電話、網(wǎng)絡(luò)等方式確定訂單，成本很低；通常為了保證客戶需求，不允許出現(xiàn)缺貨情況，因而購置成本穩(wěn)定、缺貨成本為零、訂貨成本可忽略。此時(shí)與存貨進(jìn)貨批量、進(jìn)貨次數(shù)有關(guān)的就只有儲(chǔ)存成本中的變動(dòng)成本。因而煙印企業(yè)的材料采購管理要重視購置成本中的價(jià)格和存儲(chǔ)成本中的合理庫存量這兩個(gè)因素。

針對(duì)這兩個(gè)因素主要在采購環(huán)節(jié)從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行管理：

1.完善招標(biāo)等一系列的價(jià)格談判程序。在公司建立專業(yè)價(jià)格談判小組，小組主要由采購、工藝、成本、職工監(jiān)督等人員組成，根據(jù)市場(chǎng)上同種材料和同等品質(zhì)材料信息，對(duì)公司所需主要原材料做出一個(gè)合理的評(píng)估底價(jià)及建立相應(yīng)要求的供應(yīng)商資質(zhì)資料庫。從多種渠道收集供應(yīng)商信息，與供應(yīng)商議定一個(gè)雙方認(rèn)可的公平合理價(jià)格。主要的采購方法有：

①聯(lián)合同類企業(yè)共同需求集中采購，用大批量需求優(yōu)勢(shì)取得相對(duì)較低的價(jià)格。很多煙印企業(yè)都由集團(tuán)公司控股，而集團(tuán)公司下屬的幾家子公司有同類型公司。因共同服務(wù)于煙草客戶各子公司所需的原材料很多是一致的。可以統(tǒng)一各子公司的材料需求，集中向紙張、油墨、電化鋁等大宗材料供貨商提出采購需求。集團(tuán)可以通過公開招標(biāo)的方式來選擇適合的供應(yīng)方，集團(tuán)公司資金強(qiáng)大、綜合實(shí)力和社會(huì)影響力較大，很適合公開招標(biāo)。通過招標(biāo)，供貨商進(jìn)行公開競(jìng)標(biāo)后，公司能取得價(jià)格品質(zhì)最優(yōu)的采購材料。但要注意定期需結(jié)合市場(chǎng)波動(dòng)情況重新招標(biāo)定價(jià)，避免過長執(zhí)行某一招標(biāo)價(jià)格而脫離市場(chǎng)行情。同時(shí)集團(tuán)公司在做出集中采購大宗原材料時(shí)，應(yīng)充分考慮各個(gè)子公司的個(gè)性需求，比如運(yùn)輸費(fèi)用、送貨時(shí)間等細(xì)節(jié)，盡可能地降低子公司的成本費(fèi)用負(fù)擔(dān)。

②企業(yè)內(nèi)部實(shí)行供應(yīng)商報(bào)備制度，建立完備的供應(yīng)商儲(chǔ)備庫。多了解各原材料的市場(chǎng)供給情況，不要局限于一家供應(yīng)商采購。目前大多煙印企業(yè)采購方式比較單一，一類原材料和一家的供應(yīng)商維持供給關(guān)系，單一供給使得公司對(duì)市場(chǎng)缺乏全面了解，在價(jià)格和品質(zhì)要求上總是一言堂，缺乏可比性，久而久之價(jià)格和質(zhì)量越來越不符合公司要求。現(xiàn)在社會(huì)信息化發(fā)展很快，相關(guān)的原材料采購信息是比較容易得到的，采購部門要積極了解市場(chǎng)行情，搜集多個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)資料，通過性價(jià)比、售后服務(wù)、供應(yīng)商實(shí)力等多方比較和權(quán)衡，同種材料引入兩個(gè)或兩個(gè)以上供應(yīng)商，形成競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，讓供應(yīng)商在較優(yōu)價(jià)格下提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)，最終降低采購成本。同時(shí)在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循就近原則。在同等采購條件下，優(yōu)先選擇最近的供應(yīng)商，這樣一方面可以減少運(yùn)輸費(fèi)用，另一方面也更便于應(yīng)對(duì)一些突發(fā)情況，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。

2.根據(jù)不同材料特點(diǎn)，確定其最佳送貨期。材料送達(dá)的不及時(shí)會(huì)造成生產(chǎn)停工待料，并增加相應(yīng)停轉(zhuǎn)產(chǎn)成本，甚至影響產(chǎn)品的交貨；但材料過早入庫，容易產(chǎn)生積壓，不僅占用場(chǎng)地和資金而且增大了超過保質(zhì)期的報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)。所以一定要嚴(yán)格按照生產(chǎn)計(jì)劃來執(zhí)行采購計(jì)劃，保證生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，并對(duì)購進(jìn)過程進(jìn)行不斷跟進(jìn)，發(fā)生異常及時(shí)修正補(bǔ)救。

3.嚴(yán)格按生產(chǎn)計(jì)劃和材料特點(diǎn)確定采購計(jì)劃，按計(jì)劃確定采購數(shù)量。煙印企業(yè)一般在每月末會(huì)接到下個(gè)月的生產(chǎn)計(jì)劃，采購部門依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)際庫存，逐月編制采購數(shù)量計(jì)劃，采購數(shù)量計(jì)劃是按生產(chǎn)量的材料消耗定額，以及倉庫材料的實(shí)時(shí)庫存情況來編制的。對(duì)于臨時(shí)追加的計(jì)劃要及時(shí)修改采購計(jì)劃。平時(shí)采購部總結(jié)日常工作，通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)搞清哪些材料屬于常用的，哪些是零星的，讓采購計(jì)劃更加合理有效，從而有效降低企業(yè)的儲(chǔ)存成本和缺貨成本。

4.加強(qiáng)材料的驗(yàn)收入庫管理，把好原材料的采購質(zhì)量關(guān)。對(duì)于企業(yè)來講，原材料的成本和品質(zhì)是同等重要的。如果品管部沒有把好檢驗(yàn)關(guān)，有問題材料進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)會(huì)造成廢品損失和產(chǎn)品質(zhì)量事故，反而會(huì)使公司延誤產(chǎn)品生產(chǎn)，并對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量造成不良的影響。

5.完善采購制度，加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理和考核。從制度上杜絕因個(gè)人原因影響公司利益的情況發(fā)生。同時(shí)應(yīng)對(duì)采購人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)和積累采購技巧，提升其業(yè)務(wù)能力。并完善公司在采購部門的考核，將采購效果與采購人員的直接掛鉤，加強(qiáng)采購部門的內(nèi)控管理。

存貨的庫存管理除了材料外，還有半成品和產(chǎn)成品的庫存管理。大多煙印企業(yè)規(guī)模較大，日常生產(chǎn)投入量很大，在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的在產(chǎn)品和原材料數(shù)量很大；同時(shí)因控股等原因，對(duì)客戶需求是完全服從的，為了保證供應(yīng)，不可避免地產(chǎn)成品存貨量很大。因而存貨的庫存管理尤顯重要。煙印公司的倉庫分為兩個(gè)部分，一部分是原材料、成品驗(yàn)收后存入存貨的集中倉庫，另一部分是由倉庫調(diào)配原材料而形成的流動(dòng)倉庫，它主要地點(diǎn)在各生產(chǎn)線上。目前煙印企業(yè)目前在庫存環(huán)節(jié)存在幾個(gè)共性的問題：

（1）因煙印材料供應(yīng)的特殊性，原材料的庫存品種和數(shù)量較大，專用材料往往因產(chǎn)品的變化而閑置。占用資金，提高了不必要的存儲(chǔ)費(fèi)用。在生產(chǎn)過程中的存貨疏于管理，對(duì)于領(lǐng)用未使用完的材料往往因未及時(shí)清理而過期浪費(fèi)。為了保證客戶的絕對(duì)要求，往往加大訂單生產(chǎn)量，多出的產(chǎn)品往往因改版等原因成為廢品，形成積壓。

（2）倉庫現(xiàn)場(chǎng)管理混亂。煙印公司對(duì)紙張的保管的溫濕度有嚴(yán)格的要求，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控不嚴(yán)，造成紙張、成品的變形報(bào)廢。生產(chǎn)過程中的材料堆放、清點(diǎn)不明確，轉(zhuǎn)運(yùn)中造成油墨放置過期而報(bào)廢。

（3）對(duì)存貨的儲(chǔ)存期情況的預(yù)警機(jī)制不健全。原材料一般控制在半年，成品和半成品期間控制在三個(gè)月。往往倉庫管理人員對(duì)存貨沒有認(rèn)真、仔細(xì)進(jìn)行檢查并跟蹤報(bào)告，沒有及時(shí)消化積壓材料，最終造成報(bào)廢。

（4）存貨流通過程中存在錯(cuò)誤信息誤導(dǎo)采購和生產(chǎn)計(jì)劃。單據(jù)等信息錄入存在不及時(shí)和誤差，相關(guān)生產(chǎn)領(lǐng)用及采購人員在查詢?cè)牧蠋齑鏀?shù)時(shí)，采用了不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，誤導(dǎo)采購訂單的制定，或造成缺貨延誤生產(chǎn)，或采購過多造成積壓。

倉庫管理是公司經(jīng)營重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，作為煙印企業(yè)，材料品種多種多樣，不同的材料有著不同的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，如何有效的對(duì)原材料和產(chǎn)成品進(jìn)行管理，降低儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)和成本，保證正常生產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面：

1采用ABC控制法，根據(jù)庫存物品的重要程度分成ABC三類。A類品種少、價(jià)值大；應(yīng)作為庫存的重點(diǎn)管理，比如常用紙張、專用的油墨、電化鋁等；B類通用性強(qiáng)，品種多，價(jià)值不如A類大，應(yīng)在訂貨數(shù)量和訂貨時(shí)間上加以控制，不需專項(xiàng)重點(diǎn)跟蹤。比如通用的油墨、輔料等；C類存貨量大金額不大，可適量加大存貨量，減少訂貨次數(shù)，比如常用化學(xué)溶劑等。

2加強(qiáng)公司的倉庫管理績效考核，控制現(xiàn)場(chǎng)管理。把倉庫工作責(zé)任與考核指標(biāo)掛鉤。對(duì)倉庫環(huán)境的溫度、濕度實(shí)行定時(shí)巡查，并現(xiàn)場(chǎng)作好巡查記錄，如遇問題及時(shí)解決，保證正常庫存環(huán)境。對(duì)存放的原材料（倉庫和生產(chǎn)點(diǎn)），倉庫管理人員做到每日清理定期清查，包括原材料的保質(zhì)期、物料狀態(tài)等。出具書面報(bào)告，對(duì)出現(xiàn)的相關(guān)問題及時(shí)匯報(bào)進(jìn)行處理，比如報(bào)廢等。

3引進(jìn)先進(jìn)的物流管理理念打造公司的倉儲(chǔ)策略。應(yīng)通過各項(xiàng)措施提高倉庫作業(yè)效率。在入庫、擺放、保存、清點(diǎn)和出庫等多個(gè)環(huán)節(jié)的上采取最優(yōu)管理措施。提高倉庫自動(dòng)化水平，煙印企業(yè)的庫存主要包括原材料、半成品以及產(chǎn)成品的庫存管理，提高存貨的流動(dòng)性，雖然引進(jìn)自動(dòng)化設(shè)備會(huì)增加企業(yè)對(duì)庫存管理資金投入量，但長期來看倉儲(chǔ)自動(dòng)化水平在很大程度上避免浪費(fèi)、節(jié)約成本，回報(bào)率還是很可觀的。

4實(shí)現(xiàn)庫存管理數(shù)據(jù)流的信息化。引進(jìn)ERP信息管理系統(tǒng)，制作貼合企業(yè)特點(diǎn)的庫存管理模塊。將訂單管理、生產(chǎn)計(jì)劃、物料供給、采購計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)指揮等生產(chǎn)經(jīng)營體系通過數(shù)據(jù)連接，達(dá)到資源共享。同時(shí)加強(qiáng)倉庫錄入人員的崗位培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)管理能力。

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