淺談醫院應付賬款的管理

王鯤

［摘要］ 本文明確了加強醫院應付賬款管理的重要性，從完善應付賬款管理流程入手，探討了規范和加強應付賬款的會計核算和內控管理的具體措施。

［關鍵詞］ 醫院會計制度；應付賬款；內控管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 013

［中圖分類號］R197.32 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）18- 0025- 02

應付賬款在會計理論中是指企業因購買材料、商品或接受勞務供應等而發生的債務，它反映的是經濟交易中“買方”與“賣方”之間的關系，即作為買方的企業與作為賣方的供應商之間的關系。在醫院會計制度中，應付賬款是指醫院購買材料、藥品或接受勞務等而發生的債務。一般在較短期限內支付，屬于醫院的一項流動負債。加強醫院應付賬款的管理，是維護醫院與供應商之間的良好合作關系，保證醫院可持續發展的重要途徑，也是醫院財務管理的一項不可忽視的內容。本文從財務管理的角度，談談醫院如何進行應付賬款的管理。

1完善應付賬款管理的流程

應付賬款是醫院應付購貨的款項，它是由發票審核、批準、支付、檢查和對賬的一整套系統的業務處理過程構成的，加強和完善應付賬款的業務流程是應付賬款管理的重要內容。它的具體業務流程為：簽訂采購合同—收貨通知—登記臺賬—填制入庫單—會計審核制單—付款結算—對賬。醫院的財務部門應參與采購合同的會簽，并按合同規定的內容和程序進行應付賬款的核算 。采購物品運達后，由采購部門查驗數量和毀損情況，質檢人員依據合同規定的標準檢驗無誤后，采購經辦人員制作“收貨通知單”經相關會計簽字確認后，交倉庫人員辦理入庫。相關會計在審核“收貨通知單”時，登記采購管理臺賬備案，并開具 “入庫單”，倉庫負責人審核確認，采購經辦人將“入庫單”中的一聯交給采購部備查，一聯交給往來賬會計審核入賬。往來賬會計審核入庫單無誤后，制作記賬憑證，登記應付賬款明細賬。會計依據醫院財務管理程序辦理付款結算。財務部門和采購部門定期對賬，及時處理差異。

2規范應付賬款的會計核算

2.1 “應付賬款”科目的設置和核算

醫院因其公益性的特點，購買材料和勞務都是為醫療服務的，各種物資、設備和藥品等等品種、數量繁多，而且進出比較頻繁，因此對會計核算也提出了更高的要求。“應付賬款”明細科目的設置就要更加準確和規范。應付賬款的二級科目，可按不同的采購部門進行設置，如：按器械科、總務科、藥劑科等設置二級科目。在二級科目下再按照供應商分別設置明細科目進行核算。設置規范的會計科目是進行應付賬款核算的基礎。為了保證數據來源的統一性，減少核算級次，對供應商的核算通常只采用“應付賬款”一個一級科目，“預付賬款”業務反映在“應付賬款”的借方。“應付賬款”科目借方藍字反映實際支付的款項，借方紅字反映收到供應商退回多付的款項；貸方藍字反映實際收到的材料、設備或藥品，貸方紅字反映退回供應商的材料、設備或藥品；期末借方余額反映醫院實際預付、尚未到貨的款項，貸方余額反映醫院應付未付的款項。有些應付賬款由于債權單位撤銷或其他原因，使醫院無法歸還此筆款項時，即可作為一項收入，列入“其他收入”處理。對采購物品，會計結合采購合同審核“入庫單”，確認入庫數量和單價金額的真實合法性；對于接受勞務，結合有關合同和實物驗收證明，審核入賬的審批情況和金額的真實合法性。會計應按實際發生的金額入賬。

2.２ 應付賬款的結算

清晰的結算流程，能極大地增強財務工作的計劃性，減輕結算工作量，提高財務工作效率。首先要規定一個結算期（也就是信用期），根據各類物品的特點，規定不同種類物品的結算期限，根據醫院的結賬日期，以月為周期劃定一個時間周期為結算期，如劃定１ 個月或３個月為一個結算期，供應商在這個結算期內的所有交貨金額即為當月結算額。統一結算期是統一對賬、統一付款的前提，可大大提高工作效率。將結算工作劃分為以下幾個時間段：①對賬期：一般在醫院結賬日期結束后幾天內，在此期間財務部門集中安排與供應商的賬務核對工作。對賬結束后，雙方應就對賬結果予以書面確認。②用款計劃提交期：屬于醫院內部業務流程，一般在月末進行。由采購部門提交下月付款計劃，財務部門根據資金狀況進行審核并將審核結果反饋給采購部門。③發票提交期：一般在對賬后幾天內或付款日前幾天，由財務部門通過采購部門通知供應商提交發票。④付款申請提交期：一般在付款日前一周內，由采購部門根據審批后的付款計劃提交具體的付款申請單，按醫院付款審批流程進行審批。⑤付款期：一般每月集中一兩次付款，由財務部門根據付款計劃和付款申請單辦理貨款支付手續。

2.３ 應付賬款的定期核對

根據應付賬款管理的要求，應當進行應付賬款的定期核對。一是財務部門與采購部門之間的核對。二是采購部門與供應商之間的核對。定期核對每一次物品的入庫情況、實際的發生額和每一筆貨款的結算情況，防止因為錯記、漏記而導致的差異，以便于及時進行調整和糾正。

3加強供應商信息的管理

不同采購部門應根據各自物品采購的種類設置供應商的信息管理檔案，供應商基礎信息的內容通常應包括以下信息：供應商名稱、供應商簡稱、供貨商品類型、開始合作日期、結算方式、信用額度、信用期、首付比例、到貨比例、尾付比例、運保費承擔方、發票類型、我方經辦人、對方經辦人、供應商電話、供應商地址、供應商銀行賬號等等。相關信息也要通知財務部門留存。供應商的信息如供應商名稱、賬號、電話等變化要及時進行更新，并告知財務部門作相應的調整，保持與供應商之間的溝通和聯系。并對應付賬款進行賬齡分析，通過對醫院欠各供應商貨款的時間長短、超過信用期的供應商名稱和欠款金額、一定時期內各供應商產品品種的采購與付款金額等信息的分析，為醫院資金安排提供輕重緩急的依據，維護醫院對供應商的良好信譽和合作關系。

4加強應付賬款的內控管理

①嚴格執行“采購與付款業務”崗位職責分工控制制度，確保辦理采購和付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。②優化付款安全的內控措施，付款要經過采購部門、財務部門兩方面審核確認無誤，經院領導審批后才能付款。款項一般不允許開具現金支票，要確保款項付至供貨單位預留的賬戶和開戶銀行。③建立相應的內部審計監督制度，充分發揮醫院內部審計部門的作用。醫院內部審計部門應定期或不定期地對應付賬款進行審計，檢查采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。對應付賬款采購合同及原始憑證中的數量、價格及計算的正確性進行驗證，防范因管理不嚴出現的虛假交易、挪用、貪污及資金體外循環等問題。

應付賬款的管理既是醫院財務管理的重要內容，也是醫院綜合管理的重要組成部分，應付賬款作為醫院的一項短期負債，具有金額量大，資金量連續、風險小、無利息的特點，利用應付賬款產生的往來資金可以解決醫院暫時的資金需求，如何更好地利用這個信用工具為醫院的發展服務是我們今后研究的一項重要課題。另外，利用應付賬款信息管理系統對醫院的往來賬款進行綜合管理，將更加準確、方便和快捷，可以提供各種分析報表，合理地進行資金的調配和資金支出預算的安排，更好提高醫院資金的使用效率。

主要參考文獻

［１］王海濤，蘭穎.最新醫院財務會計制度[M].北京：中國物價出版社，１９９９.