淺談財務報賬系統在通信線路維護財務管理工作中的應用及思考

李凌

摘要：基于財務報賬系統在山東省長途電信傳輸局的推廣應用情況，分析其對財務管理工作產生的影響，同時總結取得的成效及需要完善的地方，從而探討財務報賬系統推行后帶給財務人員的挑戰，以及如何尋找對策進一步將財務報賬系統與通信線路維護工作有機結合起來，科學運用財務報賬系統，充分發揮系統優勢，適應管理需要，更好地服務、支撐通信線路維護工作。

關鍵詞：財務報賬系統；通信線路維護工作；應用；思考

中圖分類號：F810.4文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）23-0147-03

財務報賬系統以優化財務報賬業務處理流程、提升處理效率、加強過程管控、實現自動核算為目的，其核心目標是落實成本費用的精細化管理。

山東省長途電信傳輸局維護著全省長達40多萬皮長公里的線路，人均維護量居集團同行業第一，維護好線路，確保通信質量，為市場經營發展提供優質高效的網絡支撐，是其義不容辭的責任。全省100多個分局多數分布在縣及鄉鎮，“點多、線長、面廣、人員分散”是該局的工作特點。也正因為如此，成本費用管理歷來是該局工作的重點和難點，如何進一步做好預算管理和成本費用的歸集工作，提高成本管控效能，是其長抓不懈、努力探索的課題。而財務報賬系統的推行，為其工作帶來了突破的契機。

一、財務報賬系統在山東省長途電信傳輸局的推廣應用情況

山東省長途電信傳輸局財務報賬系統于2011年1月正式上線運行，并于2012年4月完成了系統升級，實現了財務報賬系統與預算管理系統、物資采購系統、工程建設系統、人力資源管理系統、資金管理系統、合同管理系統等其他信息系統的無縫銜接，初步實現了企業的物流、人流、資金流、信息流統一管理。

該單位推廣財務報賬系統采取循序漸進、分步實施的方法。第一階段是全力推廣財務報賬系統，確保財務報賬系統獨立正常運行；第二階段是對財務報賬系統進行優化，同時與預算管理、物資采購、工程建設、資金管理、合同管理等ERP子系統對接，實現各子系統間的信息共享，相輔相成、相互制約機制；第三階段是深度挖掘系統功能，將先進的財務管理手段融入系統，做好通信線路維護工作的有力支撐。

（一）第一階段

在單位原有核心會計核算系統基礎上，單獨設置財務報賬系統，將系統外人工審批流程納入系統審批，同時將會計核算系統的制證、復核職責前移到報賬系統，從經濟業務報賬發起環節到生成會計憑證，全部在報賬系統完成。第一階段的工作初步實現企業內部控制系統化，加強了成本管控力度。

1．財務報賬系統與原有報賬模式的銜接方面

原有報賬模式為傳統的手工審批報賬模式，即原始單據必須經過各個環節手工審批簽字后方能報賬；財務報賬系統則按業務類別設置報銷審批流程，將各環節的審批工作納入系統內，相關人員通過系統的身份識別后，才能進入系統進行審批，當前環節審批通過了才能進入下一個環節，審批完成后系統內流轉到財務人員環節進行報賬處理。

本環節的關鍵點是審批流程的設置。通過對現有流程的搜集與整理，同時根據財務制度與內控管理需要，進一步理順報賬流程，對各級單位的報賬流程進行了統一，并在系統內固化下來，從而達到規范、優化審批流程，貼近生產，服務線路維護工作的效果。

2.財務報賬系統操作知識普及方面

財務報賬系統要求業務經辦人作為報賬審批流的發起人，一些財務信息必須由發起人填寫，本環節的難點是非財務人員作為起草發起人時如何正確錄入財務信息。解決辦法：可根據本單位常用業務制作簡易的財務信息對照表，同時加強財務環節的審核與溝通工作。

其次是做好系統操作全員培訓工作。報賬系統的用戶涉及全體人員，包括業務經辦人、各級審批人、財務人員等，保質保量的全員培訓是該項工作的難點。該單位采取包干負責、逐級培訓的方式，先是重點培訓一部分骨干，再由這些骨干負責本單位人員的培訓，同時輔以有針對性的典型業務輔導，發放操作手冊等方法，將系統操作知識普及到每一個員工。

3.財務報賬系統操作規范方面

制定財務報賬系統操作規范，使大家有規可循。如事由填寫應具備的基本要素，摘要填寫的規范格式、付款信息的準確性，供應商選擇的注意事項等，都做了具體要求。

（二）第二階段

總結第一階段財務報賬系統運行過程的經驗與不足，對財務報賬系統進行優化，同時與預算管理、物資采購、工程建設、資金管理、合同管理等ERP子系統對接，實現各子系統間的信息共享、相輔相成、相互制約機制。第二階段引入全面預算系統管理機制，進一步完善了企業內部控制的系統化管理，夯實成本管控力度，同時提高了工作效率。

1.財務報賬系統與預算管理系統關聯，為加強全面預算管理，推行滾動預算管理模式創造了條件。報賬系統每月可報賬的各類成本費用的額度為預算管理系統每月初設置的當月預算控制額度。每月初，根據年初批復的全年預算額度及每月預算安排，在預算管理系統釋放當月成本控制額度，從而控制報賬系統每月可報賬的各類成本費用的額度。

2.財務報賬系統與物資采購系統關聯，進一步夯實了物資采購與庫存的管控力度。物資的需求、采購、入庫、出庫等，全部通過物資采購系統進行嚴格審批控制，報賬系統不再手工錄入物資采購報賬信息，而是直接對物資采購系統傳遞過來的信息進行報賬與結轉處理。

3.財務報賬系統與工程建設系統關聯，確保了在建工程項目系統全過程控制。工程建設系統對在建工程的立項申請、批復、決算、審計等審批流程及信息進行管理控制，報賬系統不再手工錄入在建工程報賬信息，而是直接對工程建設系統傳遞過來的信息進行報賬與結轉處理。

4.財務報賬系統與合同管理系統關聯，保證了二者系統內合同的經濟條款執行信息共享與同步，避免了合同管理部門與財務部門信息脫節，有效防范企業風險。

5.財務報賬系統與人力資源管理系統關聯，系統自動劃清相關人員責任，提高了成本歸集的準確性。財務報賬系統人員信息來源于人力資源管理系統，每人分別有自己的門戶、密碼、歸屬組織機構，用自己的身份不能登錄別人的門戶，也不會歸屬到其他單位或成本中心。

6.財務報賬系統與資金管理系統關聯，實現了付款審批與網銀支付的無縫銜接，確保資金安全。通過財務報賬系統審批并生成付款憑證的信息，自動傳送到資金管理系統，資金管理系統審核無誤后，付款指令直接發送網上銀行自動付款。通過財務報賬系統審批的付款信息，后續環節無權再改動，如發現付款信息錯誤，只能退回報賬系統重新處理，從而確保資金安全。

在各級領導和廣大員工的支持下，山東省長途電信傳輸局已完成了財務報賬系統實施的第一、二階段，正向第三階段積極探索、邁進。

二、財務報賬系統應用在山東省長途電信傳輸局取得的成效及需要進一步完善的地方

財務報賬系統在山東省長途電信傳輸局正式運行1年有余，日臻完善，初見成效，同時也發現一些需要進一步完善的問題。

（一）成效

1.規范了財務報賬業務

通過前期準備工作對流程的梳理與固化，實現審批流程的電子化、規范化、統一化；系統設置的報賬信息強制性填寫功能和統一格式，實現了報賬單據的規范化；投資、成本費用確認審批流程與付款審批流程分離，規范了投資、成本費用確認與實際付款出現時間差異的審批流程。

2.提高了工作效率

統一系統內及各子系統信息共享，避免了信息多次錄入，從而減少重復勞動、提高工作效率。如報賬系統內初始信息由起草人錄入后，以后各環節可直接使用，避免信息的重復錄入，同時，財務報賬系統與核心會計核算系統實現自動對接，財務報賬系統直接生成并導入核心會計核算系統基礎信息，核算系統內的會計憑證、總賬、明細賬、各類報表均無須手工錄入。再如，財務報賬系統的付款信息通過資金管理系統直接生成網上銀行付款信息，減少了網銀手工錄入環節。

報賬系統提供多維度數據統計功能，起草人、各環節審批人、管理人員可根據需要在職責范圍內靈活提取數據，同樣起到了加強管理、提高效率的作用。

3.強化了成本預算管控力度

財務報賬系統每月的成本費用控制額度，直接關聯預算管理系統設置的預算額度，當月如出現超預算的項目，財務報賬系統將進行警示或直接拒絕報賬請求，這在很大程度上強化了成本預算管控力度。

4.提升了風險防范能力

財務報賬系統對操作人員身份識別功能，與物資采購、工程建設、合同管理合同管理系統信息的關聯與比對功能，與資金管理系統無縫聯接屏蔽網下付款功能，都有效地提升了企業風險防范能力。

5.增強了信息透明化

同一筆業務在各子系統實現信息共享，使得該業務全流程信息更加透明化，如某業務已進行到哪各環節，預算剩余情況，合同執行情況，成本確認情況，資金支付情況，一目了然。

同時，報賬系統讓所有使用用戶都能夠清晰地看到當前報賬的狀態和處理人員情況，以及各審核、審批人員的處理意見，同時系統保留歷史數據，以供隨時查詢，這與過去必須到財務部門進行查詢的情況不同，增強了信息透明化，方便了工作。

（二）需要進一步完善的方面

財務報賬系統在山東省長途電信傳輸局尚處于起步階段，還處于磨合期，有些地方需要完善。另外，財務報賬系統還有更深的發掘空間，需要進一步將財務報賬系統的優勢功能挖掘、發揮出來。

1.財務報賬系統在許多方面很大程度地提高了工作效率，但同時也在某些方面存在反作用。如系統整合了部分重復操作，通過辦公門戶實現全員參與，但使用量的激增也帶給系統很大壓力，尤其是月底報賬較集中的時期，系統處理速度較慢，“信息高速公路堵車”現象時有發生，需要進一步優化系統、網絡和擴容硬件設施。

2.財務報賬系統與其他系統的銜接方面需要繼續完善。目前雖已實現與其他系統的全面關聯，但囿于系統的龐大與復雜性，對系統進一步理順、磨合存在一定難度，還需要一定的時間。

3.財務報賬系統審批流程還有優化的空間。審批流程設置可在內控基礎上合理整合，如成本預算管控與日常報賬審批流的整合，能有效提高過程管控效果。另外，過于追求精細化帶來的是時間成本和資金成本的浪費，通過優化流程以達到精細化管理與提高效率有機結合。

三、幾點思考

（一）財務報賬系統的推廣應用對財務人員提出新的挑戰。

財務報賬系統上線之前，財務人員的大部分精力都栓在繁瑣的會計核算工作上，對財務管理工作是力不從心。隨著財務報賬系統的推廣應用，原來由財務人員承擔的部分會計核算工作前移、分散到業務經辦人員，如報賬信息的錄入、報賬單據的粘貼、銀行付款信息的錄入等，現在都由具體報賬人員負責。另外，財務報賬系統等信息化管理手段，使得工作效率明顯提高，這都在一定程度上減輕了財務人員的工作負擔。

同時，這也對財務人員提出了挑戰，先進的管理模式部分解放了財務人員，財務人員應該及時調整思路、轉變角色，將騰出的時間與精力用來做好財務分析、管理工作，為企業的決策提供有力支撐。

（二）財務報賬系統的推廣應用使財務集中報賬制成為可能

財務報賬系統的應用以及與其他子系統的有效關聯（尤其是資金管理系統），使報賬與資金支付可以突破時空限制，這就使財務報賬集中到市級、省級甚至全國成為可能。誠然，財務報賬模式是取決于企業管理模式的，但從山東傳輸報賬系統的推行情況可以得出，如果企業要實行集中化、專業化、扁平化管理，財務已不是制約因素。

（三）如何科學運用財務報賬系統，服務、支撐線路維護工作

1.財務報賬系統應用程度的劃分

按照財務報賬系統深化的程度，可將其應用分為三個層次：

第一層次。將系統審批替代手簽審批，將審批流規范、固化，完善內控管理，信息透明化，減少重復勞動，在一定程度上提高工作效率。

第二層次。優化審批流程，進一步提高工作效率，與山東省長途電信傳輸局生產特點相結合，以達到系統審批的時效性，信息統計、管理的科學性。

第三層次。報賬系統作為人與各個系統的聯接樞紐，應用到管理領域，使其作為有效管理手段對生產經營工作進行支撐，對生產經營情況進行過程管控、跟蹤分析、信息反饋，與預算管理系統等其他子系統無縫聯接，達到信息資源整合共享。山東省長途電信傳輸局目前基本達到第三個層次。

2.結合線路維護實際情況，進一步深化財務報賬系統作用，服務支撐線路維護工作。

山東省長途電信傳輸局的工作特點是“點多、線長、面廣、人員分散”。以辦公門戶為基礎平臺的財務報賬系統，基本不受人員分布情況和時間限制，只要具備上網條件，就可使用財務報賬系統，解決了人員分散情況下的全員參與、全員使用的問題。全員參與的實現，使得多種管理手段的落地與有效實施成為可能。

線路維護工作需要良好的預算管理、成本管控、資源調配等管理手段的有力支撐，財務報賬系統作為核心會計核算系統、預算管理系統、合同管理系統、資金管理等系統的聯接樞紐，是人與系統以及系統與系統之間信息交互的中繼站。因此，科學運用財務報賬系統，發揮系統強大優勢，使其成為預算管理、成本管控、資源調配等的有效管理工具，需要深度挖掘。例如：

預算管理方面。財務報賬系統使得全面預算管理的全員參與成為可能，可以成為強化預算過程管控的有力工具，預算系統可以及時獲取預算項目的資金占用情況，并能通過財務報賬系統進行控制，有利于財務預算管理的合理性、有效性。

成本管控方面。近年成倍增加的維護工作量與成本壓力，使得維護成本已壓縮到歷史最低點，我單位適時提出由傳統意義上的成本維護型向規模效益型的轉變，合理解決成本控制與維護質量的矛盾，財務報賬系統的全員化和可控性，使得成本管控的全員化成為可能，為進一步加強成本費用精細化管理創造了條件。

資源調配方面。山東省長途電信傳輸局維護的光纜線路遍布全省，線路是連續的，不可能按照行政區域人為割裂開來進行維護，發生緊急情況進行線路搶修、應急整治時，有可能距離最近的資源不在本轄區，而在鄰近轄區，該種情況顯然從鄰近轄區調配資源更具有時效性、更為經濟。財務報賬系統與物流采購系統、預算管理系統等系統的關聯性，為科學調配資源提供了平臺。

綜上所述，通過財務報賬系統的上線，結合單位財務管理和內控制度的建設，對集中化、陽光化、規范化的管理起到積極的促進作用。同時在規范經濟行為，實現信息共享、及時為經營決策提供依據等方面更加有效。而進一步將財務報賬系統與線路維護工作有機結合起來，科學運用財務報賬系統，充分發揮系統優勢，適應管理需要，對線路維護工作提供的良好的服務與支撐，有待我們繼續探索與實踐。

[責任編輯杜娟]