探討醫院人事檔案的管理與規范

遲秀梅

人事檔案是反映一個人的社會經歷、工作表現和變化情況, 對全面考察和了解一個人, 具有重要的參考價值。人事檔案信息的獲取和利用, 離不開人事檔案工作的有效運轉。因此, 正確認識人事檔案的社會價值, 加強醫院人事檔案的管理工作,利于實現人力資源有效配置,促進醫院人才戰略順利實施。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是醫院管理工作中的重要組成部分, 為醫院領導提供人才信息和用人依據, 為醫院人事制度改革提供依據, 是醫院人才開發的重要資源, 人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著不可替代的關鍵作用。

2 醫院人事檔案管理工作存在的主要問題

2.1 對人事檔案管理工作的重要性認識不足 醫院的重點工作是提高醫療技術和服務水平, 改善醫療條件和環境, 注重業務工作, 認為人事檔案管理只是一項保管材料的事務性工作, 僅僅是收集整理材料, 存放、保管檔案。很少把人事檔案信息管理用于人才開發。

2.2 人事檔案內容不規范, 降低了參考價值 醫院人事檔案普遍存在著審查不嚴格, 內容缺失等問題, 在填寫像個人履歷表、年度考核表等類似的表格時,有些人相互之間借鑒,能省則省, 敷衍了事, 致使多數檔案內容雷同。鑒定和考察材料中虛話、空話多, 不能真實反映出個人的最新情況和工作能力, 降低了醫院在人才考察和選拔方面的參考價值。

2.3 工作模式落后, 阻礙了人事檔案工作的發展 在檔案管理手段上, 醫院人事檔案目前還沒有完全實行信息化管理,檔案管理人員還采用手工檢索、編輯等手段進行管理工作,工作效率不高, 不但影響檔案資料的準確性和完整性, 還增加了很多工作量。

3 創新思路, 改進方法, 規范人事檔案管理

3.1 提高對醫院人事檔案管理的認識, 增強管理意識。

3.1.1 轉變領導對人事檔案管理工作的理念, 提高對檔案工作重要性的認識。把人事檔案管理工作納入醫院發展和管理的重要內容, 作為日常工作狠抓落實。制定和完善人事檔案管理的整體規劃, 明確崗位職責, 確保制度的有效落實。要充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的是不斷促進醫院管理的科學化和現代化,為人事檔案信息化管理工作提供和創造有利條件,保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。

3.1.2 充分發揮人事檔案管理工作的重要作用, 不但需要領導高度重視, 還要提高全體人員對人事檔案重要性的認識,了解人事檔案的作用, 支持人事檔案的工作, 按要求認真填寫各類人事檔案資料, 確保材料內容完整、真實, 發揮人事檔案參考價值和其重要作用, 使醫院人事檔案管理工作得以有序進行。

3.1.3 提高檔案管理人員的管理水平。加強對管理人員對檔案法律法規的學習和業務素質的培訓,提高管理人員的政策水平和專業技術水平。讓他們時刻掌握新的知識和先進的管理技術 ,更深入了解人事檔案管理的重要性,增強責任心 ,提高醫院人事檔案管理的技術水平, 并跟上信息時代經濟發展水平的要求。

3.2 加強人事檔案制度化管理 著力完善醫院人事檔案管理制度, 將制度建設貫穿到人事檔案管理工作全過程中, 要明確工作職責, 制定工作規范, 嚴格執行落實、做到有效監督,使人事檔案管理工作更加科學化、合理化、制度化、程序化。

3.3 規范人事檔案資料的收集整理工作 從檔案資料的收集、整理、歸檔等多個環節, 按照要求做到檔案資料內容完整齊全、客觀真實、可靠, 對不符合要求的資料要及時進行處理,提高人事檔案質量, 保證人事檔案管理的完整性、準確性和真實性。這樣才能為用醫院人事管理工作提供有效的參考價值服務。

3.4 建立和完善醫院人事檔案信息化管理 隨著社會信息化的快速發展, 醫院在醫療信息采集、財務等部分管理工作上積極推進信息化建設, 為了使醫院更好的利用檔案信息資源, 發現人才, 正確使用人才, 建立人事檔案信息化管理是一個必然趨勢。

3.4.1 人力資源信息系統是實現人事檔案管理現代化,是醫院人事制度改革與發展的需要。只有建立一套科學的、合理的軟件系統, 才能提高整體工作效率,提高人事檔案信息資源的利用率, 推動醫院信息化建設全面快速發展。

3.4.2 人事檔案的信息具有原始性和完整性,利用計算機建立人事檔案數據庫,對信息分類統計,實現計算機對人事檔案全方位、動態化、立體式的管理體系,可以快速、全面的提供人事資料和相關數據,從而極大地提高人事部門的工作效率。

3.4.3 使用計算機管理醫院人事檔案,有利于材料的完整保存,需要查找人事資料時, 不用反復翻閱檔案原件, 可直接從系統中檢索、查詢, 避免原始資料缺失或損壞。

3.4.4 人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源,達到一方收集,多方共享。通過網絡資源共享,可以向醫院各部門提供不屬于保密范圍內的人才檔案信息, 以實現人事檔案信息資源的有效共享。如可以通過人事信息系統,完善財務工資系統,人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務處進行調整、發放。其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中得到所需的信息和幫助。