實現企業檔案信息化的舉措及對策

王霞玲

摘 要 企業檔案信息化建設是信息時代檔案事業的的一個重要分支， 本文針對企業檔案信息化建設中遇到的問題，提出了相應的應對措施，包括建立健全企業檔案信息管理系統、信息化標準，加強企業檔案信息化的人才建設及建立企業檔案信息化建設的安全體系。

關鍵詞 企業 檔案 信息化

近年來我國企業檔案信息化建設有了長足的發展，但是仍有巨大的發展空間，企業檔案信息資源的開發利用能力仍有待進一步的加強。

一、技術支撐：建立健全企業檔案信息化管理系統

1、強化檔案管理，實現檔案管理系統的信息化

升級強化檔案管理是檔案信息化管理系統的目標。它要求在檔案管理的標準下，依托網絡和多媒體技術、數據庫以及完善的幵發軟件，對數據庫和管理軟件進行改造升級，最終確保檔案管理基礎工作得到加強和完善。建立和完善管理檔案軟件技術，對檔案資源進行統一規劃和集中管理。根據企業檔案管理工作的特點，建立一個高技術含量、方便快捷的電子檔案管理系統，實現檔案各個環節如：收集、分類、鑒定、保管、調用等的信息化，以及檔案管理的自動化和數字化，確保使用檔案信息時的方便快捷，延長檔案壽命，使企業生產、管理和經營活動得到緊密銜接，最終實現企業生產經營活動和檔案管理編碼的統一性和信息資源的高度共享性。

2、檔案信息化的軟硬件基礎設施建設是前提

電子檔案與紙質檔案相對應，它存儲在電腦磁盤和其他存儲介質中，是已歸檔的、價值得到保存的圖文和相應的支持軟件參數和數據。擁有配套的軟件和硬件基礎設施是檔案信息化規范管理的必要先決條件，這主要包括硬件環境和網絡環境及系統軟件三部分。服務器、文件數字化、網絡設備及其他支撐資源構成了基礎硬件；系統軟件要選擇性能穩定的，按照通用、實用、可靠、節約、成熟等原則實現檔案信息化數據庫及管理軟件的建設；其網絡環境包括局域網和與互聯網相連接的公眾網，并對雙網實行物理隔離。

3、檔案數據庫和檔案管理系統是實現檔案信息化的軟件保證

管理檔案數據庫過程中使用計算機軟件管理系統，能確保檢索的迅速性、查找的方便性、存儲量的最大化并能降低成本、確保保密性和可靠性得到更好的保障。這些優點能夠使得企業的管理效率得到極大的提高，也是企業實現科學化和正規化管理，實現與先進管理接軌的重要先決條件。所以在管理檔案數據中使用先進的管理系統勢在必行。

根據我國在檔案信息化建設中的一些規范與規定，能夠支持實時瀏覽、進行網絡檢索并能適應多種文件的存儲格式等是檔案管理軟件應該具備的功能。根據對文檔一體化的要求，要做到前端控制和全程管理并能夠對電子文件流動過程實施監控。確保本企業的各類電子檔案在在檔案部門的監管下得到收集、整合、控制和傳遞。

二、制度保證：建立建設企業檔案信息化的標準規范

1、檔案信息化標準體系規范準則

標準規范建設是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。管理規范包括數字檔案的相關定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等；技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。檔案信息化標準體系的建設，需要以標準制定的基本原則為指導原則，并且要對國家資源進行合理利用，將科技成果推廣出去，提高經濟效益：還應和相關標準進行合理配套并且與國際接軌，對國際標準優先采用。

2、檔案信息化標準體系的構成

檔案數據主要包括：數據庫、軟件、多媒體、存儲媒體，設備、圖像與圖形、以及檔案信息技術術語。數據標準體系是構成檔案信息化建設的基本和基礎要素，是建設檔案信息化過程中的“細胞”。利用現代信息技術，檔案信息數據庫將檔案基本信息與檔案管理信息轉換成數字化信息，在這期間需要遵循一定格式和規則，這些數據庫需要達到國內國際檔案標準，實現較強的通用性和管理的便捷性、并且將檢索、傳輸及系統聯系起來。

三、人才建設：實現復合型高素質檔案信息化人才的培養

1、檔案信息化建設中對人才的需求

現在檔案工作人員處于改革轉型期，要適應新的形勢，需要對檔案人才隊伍進行一次脫胎換骨的改造。把檔案工作人員放在中心位置上是傳統的檔案服務，對上門用戶提供檔案使用服務的做法具有一定的被動性，而檔案用戶與遠程服務的開發沒有得到重視。在建設檔案信息化過程中要對這一管理的服務模式進行根本性的改變，提高檔案服務水平，實現檔案服務水平的高質量化。

2、對檔案信息化人才進行多途徑培養

要使教育資源優勢得到充分的發揮，將高等院校變成檔案信息化培養專業人才的基地，培養出一支高水平研發研究型和管理型人才隊伍，目前在我國的高等院校中擁有檔案學專業課程設置的有29所，這樣，檔案信息化建設中所需的人才就通過完備的高校教學設施、較高的科研水平以及為優秀的師資力量得到了培養。

借助高等院校，拓寬人才培訓途徑，鼓勵在職人員學習高校和科研院所有關檔案的培訓，聽取專題講座參與相關的實習培訓，使新知識、新技術和新技能能讓在職檔案人員得到學習和掌握，并且及時提高他們的信息化素養及其技能，使得他們具備一定的分析和解決問題的技巧和能力，從而實現普及型和適用型檔案信息化人才的培養。

四、安全體系：企業檔案信息化安全保障體系

1、硬件設施的安全

對檔案信息化中心的硬件要進行不定期的設備巡査，確保硬件安全運行。及時查看服務器和網絡設備運行狀態，更新檔案日志中心的日志，加強機房的環境監控與保養，按時更換設備及老化線路，及時排查安全隱患。

2、網絡安全

病毒、木馬、黑客等一直危害著網絡安全，不斷產生并時刻變化的病毒直接影響到檔案信息化的實現。病毒、木馬程序、黑客、垃圾郵件是網絡信息安全的主要隱患。

3、應用系統安全

有兩方面，一是用戶訪問權限平臺應該迅速建立起來。以檔案信息管理軟件為依托，對用戶實行權限設置，用戶登陸檔案管理系統進行訪問時要經過身份信息的驗證，受保護的檔案資源可以允許合法用戶的訪問，這樣一來合法用戶和非法用戶間可能會出現的越權操作情況就會得到防止。權限平臺的建立，主要涵蓋了身份認證的實現、對生物技術進行加密和防密碼盜竊技術等。二是建立日志文檔中心，并實現檔案的信息化。日志文檔中心應該涵蓋數據庫更新日志、用戶訪問日志以及管理軟件更新日志等等。

參考文獻：

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