高校后勤精細化管理的實施與成效

楊國光 樊玲俠

摘要：在后勤工作標準化的基礎上推行細節服務，實行精細化管理，是新形勢下提升高校后勤服務質量和管理水平的必然要求。

關鍵詞：精細化管理；實施；成效

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1671-0568（2013）35-0179-03

一、精細化管理的內涵

“精細化管理”作為一種先進的現代企業管理理念，最早源于泰勒1911年發表的《科學管理原理》一書，它是分工的細致化、管理的專業化和服務的人性化對現代管理的必然要求。現代管理學認為，科學化管理有三個層次，即：規范化、精細化和個性化。精細化管理是建立在規范化管理的基礎上，并將規范化管理引向深入的管理思想和模式，它以最大限度地降低管理成本、減少管理所占用的資源為主要目標，從而實現組織活動各要素和組織目標高效精確。精細化管理的關鍵在于“明確職責、規范流程、完善制度、嚴格執行、有效監控、快速反饋、及時糾偏”。[1]

二、高校后勤實施精細化管理的必要性

精細化管理是一種以最大限度降低管理成本為目標的管理方式。近年來，精細化管理的理念和作用已經得到高校后勤管理者的普遍認同。在高校后勤中引入精細化管理理念，將后勤管理工作做精、做細、做扎實，不僅有助于降低后勤管理成本，提高后勤服務質量，而且能有效提高生產效益和執行力。

1.是推動后勤改革、適應學校發展的必然要求

21世紀，“國際化”是各國高等教育發展的重要目標和趨勢。作為“985”工程建設高校，西北農林科技大學（以下簡稱“我校”）致力于創建世界一流農業大學。要實現一流的教學和科研，必須要有一流的后勤服務作為保障。那么，精細化管理作為一種科學和高效的現代化管理模式，便是提升后勤服務水平的有力保障。因此，大力推進精細化管理，是促進后勤自身發展、提升管理水平和服務保障能力、創建“一流后勤”、適應學校發展的必然要求。

2.是提高后勤管理水平、增強務實性的必要手段

精細化管理要以最經濟的管理方式獲取最大的效益，在后勤管理中引入精細化管理理念，把管理由大事精細化到小事，再由小事精細化到每一個細節，精細化到日常管理鏈條的每個環節上，有利于把后勤工作做精、做細、做扎實。

3.是提升后勤服務質量、滿足師生需求的重要途徑

隨著我國經濟、社會的迅速發展，人們對服務質量的要求越來越高。廣大師生同樣也不例外，作為被服務對象，他們對后勤服務的要求不斷提高，越來越關注服務態度、服務細節及服務權益等。因此，加強高校后勤系統的精細化管理就顯得十分迫切。只有促進高校后勤管理服務的精細化、專業化建設，才能不斷提高后勤管理水平和服務質量，從而滿足廣大師生的多樣化需求。

三、我校后勤精細化管理的實施舉措

1.以制度化推進精細化管理

制度的制定和完善是推進精細化管理的基礎。高校后勤要實施精細化管理，首先要建章立制，做到各項工作有章可循、有據可依。我校后勤管理處結合實際，制定了一系列規章制度，不斷推進后勤管理工作的精細化。

（1）編制后勤基礎資料。為進一步提高工作效率、優化資源配置，我校后勤管理處在全后勤范圍內開展了以部門“定崗、定量、定員、定酬”為主要內容的基礎資料編制工作，全面梳理了各部門的業務總量、工作流程、操作規程、用工規模及基礎資源，細化了各部門崗位設置、工作職責和考核標準。以飲食服務中心為例，其工作內容框架包括10個主要方面：綜合辦公、采購、財務、監控、維修、餐飲服務、大庫管理、宿舍管理、主食加工和職工教育，每一項內容之后又附有詳細的工作職責。對于其重點工作內容之一的食堂生產加工，我校進一步制定了細致的流程圖，確保了餐飲服務的衛生、安全和工作的程序化，見圖1。

（2）制定服務質量標準。質量標準是評估和提升后勤服務水平的重要依據。我校后勤管理處根據國家相關法律法規、行業標準及學校要求，結合各部門的工作性質和任務，制定了《西北農林科技大學后勤服務質量標準》。該標準包含“質量標準”和“評價標準”兩大方面的內容。其中，質量標準主要依據各部門的職責范圍對其工作提出更加細化的要求，約束各項工作的執行程序和質量；評價標準側重應用量化的指標評估各部門各項工作的完成效果。以綠化中心服務質量評價標準中的“養護”標準一項為例說明如下：

可以看出，綠化中心的服務質量評價標準對綠化養護的各個方面進行了細化規定，為各項工作提供了詳盡的實施細則和嚴格的標準，也為工作質量的提升提供了制度性保障。

（3）細化后勤干部、職工考核管理辦法。我校制定了《后勤科級干部考核辦法》、《后勤職工考核管理辦法》、《學生公寓樓長工作量化考核辦法》等一系列的考核管理辦法。這些辦法的實施均以細化對員工管理、促進考核評價體系的完善、提升后勤人力資源水平為核心目的。

后勤各項考核管理細則的實施，充分體現了后勤人力資源管理的精細化、規范化和程序化。在相關辦法的約束和激勵下，無論是后勤干部人員、還是廣大職工，都在工作中增強了動力、提高了責任感，有效地提升了工作質量。可見，細化考核和評價機制是精細化管理的必要方面，是提升后勤人員素質的重要保障。

2.以信息化推進精細化管理

（1）創建“后勤綜合管理服務平臺”。我校“后勤綜合管理服務平臺”是后勤管理處以計算機、電子通信和互聯網為技術支持，利用現代網絡信息技術建立的“一站式”服務體系。該服務平臺包括信息填寫、答復列表、查看留言、辦公電話、常用電話和通知公告六部分；其作業流程為：信息登記→信息審核→信息分派→信息處理→反饋處理結果→答復服務對象→服務跟蹤調查→處理結果評價。具體來講，平臺對通過服務熱線電話、留言板留言、領導信箱等收集到的信息進行審核、受理，按照部門工作職責分解到相關服務部門進行處理，在通過網絡分派任務的同時，系統會自動發送信息，提醒工作人員和部門領導注意查看；部門處理完畢后將處理結果反饋到平臺，管理平臺將處理結果反饋給服務對象，并對服務質量進行電話回訪；對處理結果達不到《后勤服務質量標準》的，返回相關部門進行重新處理，直至達到服務質量標準為止。

管理服務平臺利用先進的信息化手段，整合了服務資源，細化了服務行為，全面提升了后勤的管理水平、服務質量和服務效率，為全校師生提了更優質、快捷的服務。

（2）構建“學生公寓信息管理系統”。“學生公寓信息管理系統”是我校數字化學生公寓建設的重要組成部分，該系統利用現代計算機網絡信息技術，向全校學生提供詳盡的樓宇住宿信息和優質、高效、快捷服務；同時，該系統通過數據共享和服務流程透明化來加強內部監管，實現科學高效的管理。

“學生公寓信息管理系統”包括公寓資源管理、住宿日常管理、宿舍資產變動管理、保修管理、計劃外人員住宿管理和宿舍查詢統計六大功能模塊。在校學生通過登錄系統可以進行宿舍信息的查詢、宿舍入住申請、換宿申請、退宿申請，并可以提交宿舍已損壞物品的報修申請；管理員進入系統后臺可以對學生公寓信息進行有效地管理，包括公寓信息、寢室信息、報修信息、學生住宿資料以及繳費信息等。該系統的應用，極大地提高了公寓信息的管理效率，推進了公寓管理工作的精細化和自動化。

3.以加強監督保障機制為抓手推進精細化管理

完善的監督約束機制是推進精細化管理、提升工作效果的重要保證，為此，我校后勤管理處制定了《后勤服務質量監督檢查管理辦法》。該辦法對監督檢查頻次、考核評價辦法、獎懲標準、評價結果的應用等方面都做了詳盡的規定，有效地保障了精細化管理的落實到位。主要措施包括：

（1）開展定期檢查。后勤管理處設有“質量監督科”，專門負責后勤服務質量的監督檢查工作，為后勤工作質量提供保障。質監科每個月對后勤各服務項目進行一次全面、細致地檢查，對重點服務單位、服務對象關注度高的服務項目每兩周檢查一次，對于階段性的重點工作組織專項檢查，對于服務對象投訴逐一進行調查核實。這種有層次、有重點的質量檢查和監督機制，對于促進后勤管理工作的精細化、保證和提高后勤工作質量起到了重要的促進作用。

（2）進行學生接待。后勤管理處每兩周在學生集中的地方如學生食堂進行一次學生接待，零距離了解學生對后勤服務工作的意見建議，現場解答學生對后勤服務工作方面的疑慮和政策。不定期在學生區進行“處長接待日”活動，就后勤某一方面的工作進行集中接待受理。學生接待工作有效地促進了后勤服務人員與學生之間的溝通交流，針對學生需求，完善后勤工作，增強了學生對后勤工作的滿意度。

上述監督約束機制的實施，有效地推動了后勤管理工作的精細化，切實提升了后勤服務的整體水平。

四、實施精細化管理所取得的成效

綜上所述，在高等教育國際化、我校致力于創建世界一流農業大學的背景下，學校后勤管理處以精細化為目標，從制度化、信息化、監督機制等多個方面促進后勤的精細化管理，為實現高效、有序、優質的后勤服務提供了有利條件，取得了良好成效。

首先，精細化管理提升了工作質量和服務水平。后勤11個分中心均嚴格按照《后勤服務質量標準》的要求和標準，明確工作目標、完善工作計劃、提升工作績效，各部門的工作質量有了很大程度的改善，在學校年終組織的滿意度測評中，學校機關對后勤服務的滿意度從2010年的58.5%提高到了2012年的85%。更重要的是，“后勤綜合管理服務平臺”及“學生公寓信息管理系統”的投入運行，促使后勤服務工作更有效地滿足了廣大師生的多樣化需求，也大幅度提高了后勤工作人員的服務水平，使后勤管理朝著現代化、精細化的方向不斷邁進。

其次，精細化管理提高了工作效率、節省了成本。以“后勤綜合管理服務平臺”為例，平臺自開通以來，有效地發揮了“一站式”服務的功能，取得了顯著成效。平臺年訪問量達10萬余人次，審核、回復各類信息3000余條。平臺運行以來，后勤工作人員處理問題的速度與質量顯著提高，各中心管理人員的責任心明顯增強。更重要的是，綜合管理服務平臺這種虛擬服務模式，能夠在有效節省人力資源和財力資源的基礎上，達到同等質量以及更高質量的服務水平。此外，“學生公寓信息管理系統”的運用，徹底改變了公寓管理人員傳統的賬本化的工作模式，極大提高了宿舍管理的效率，減少了用工人員，對后勤節約用工成本起到了積極的作用。

最后，精細化管理使后勤工作得到了廣大師生員工認可，服務工作滿意度穩步提高。在各項工作中，信息化平臺的應用使學校教師和學生在學習、工作及生活方面的需求能夠以最快速度反饋到后勤管理處，后勤工作人員又以高效率、高質量的工作予以回應。這種有效且高質量的工作模式使廣大師生享受到了更高效、優質的后勤服務。后勤服務中心也力圖通過精細化管理建設，取得更多成效，為學校教學、科研工作提供更高質量的服務，為學校實現創建世界一流農業大學的宏偉目標做好了堅實的后勤保障。

參考文獻：

[1]泰勒.科學管理原理[M].北京：中國社會科學出版社，1984.

[2]孫守春.基于精細化理念的高校后勤管理研究[J].經濟師，2009，（5）.