“檔案形成在前”爭鳴綜述

張翠平　馬帥章

摘 要：本文針對與劉東斌所提出的“檔案形成在前”說相關(guān)的爭論觀點(diǎn)進(jìn)行了梳理，從“記憶工具”、“定稿”、“收文”、“檔案定義及本質(zhì)屬性”、“檔案與文件關(guān)系”這幾個(gè)角度進(jìn)行了爭鳴相關(guān)觀點(diǎn)的評述與分析。

關(guān)鍵詞：檔案形成在前；文件；檔案；爭鳴

1999年，劉東斌在《中國檔案》上發(fā)表了一篇名為《檔案實(shí)體是什么——從定稿歸檔談起》的文章，首次提出了“定稿才是檔案”的觀點(diǎn)，認(rèn)為“定稿是印制文件的依據(jù)，文件是根據(jù)定稿印制的復(fù)制件”，[1]隨后他又發(fā)表了數(shù)篇論文《檔案不是文件轉(zhuǎn)化物》、《對“檔案是……文件”命題的質(zhì)疑》、《檔案本質(zhì)屬性新論》等，主要闡明了檔案是原始記錄物，不是由文件轉(zhuǎn)化而來的，檔案與文件的關(guān)系是復(fù)制與被復(fù)制的關(guān)系的觀點(diǎn)。這些論文可以說是他“檔案形成在前”說的雛形，對其真正進(jìn)行系統(tǒng)性探討的，是他自2007年于《檔案管理》上發(fā)表的“七論檔案形成在前”系列文章，從電子檔案、檔案價(jià)值、現(xiàn)行文件利用、收文、檔案記錄過程等方面論證了“檔案形成在前”的觀點(diǎn)，引發(fā)了檔案界的廣泛討論。

通過CNKI檢索，自劉東斌發(fā)表“檔案形成在前”系列文章以來，其他學(xué)者陸續(xù)針對“檔案形成在前”說與劉東斌展開了討論，從2000年至2010年，共計(jì)18篇期刊論文。這些論文中，學(xué)者們主要對“檔案形成在前”觀點(diǎn)表示質(zhì)疑。

在這些論文中，學(xué)者們爭論的焦點(diǎn)主要集中于以下幾個(gè)方面：第一，是否因?yàn)闄n案是記憶工具，所以形成在前？第二，只有定稿才是檔案嗎？第三，“收文不是檔案論”質(zhì)疑。第四，劉東斌先生在論證“檔案形成在前”觀點(diǎn)時(shí)引用的檔案概念定義及本質(zhì)屬性是否自相矛盾？第五，如何認(rèn)識檔案與文件之間的關(guān)系？

1 是否因?yàn)闄n案是記憶工具，所以就形成在前？

劉東斌認(rèn)為，“先有檔案的記憶功能，然后才有其他功能，其他功能都是建立在檔案形成在前的記憶功能之上的。檔案是原始的歷史記錄，是記憶工具，記錄的是原始記憶，所以檔案形成在前”。[2]檔案具有記憶功能，學(xué)者們對此沒有異議。但他們對于記憶功能是不是檔案的基本功能以及檔案是否因此就“形成在前”提出了不同看法。

第一種觀點(diǎn)：并非只有檔案才有記憶功能。鄭文、關(guān)素芳認(rèn)為，文件與檔案都具有記錄語言、記憶備忘的功能。“文件與檔案的記憶功能是相輔相成的，把它們有機(jī)結(jié)合起來，才能構(gòu)成一個(gè)完備的記錄備忘體系。”[3]王茂躍認(rèn)為，“文件也可以作為記憶的工具”，狹義的文件即公文，其“基本功能在于記錄、傳遞并存貯公務(wù)活動信息，為各項(xiàng)管理活動服務(wù)”。廣義的文件，“記錄材料也好，信息記錄也好，理解為記憶工具也是完全可行的”。[4]范曉蔚分析了電子文件與電子檔案的不同之處，認(rèn)為“電子文件……是對具體事物的記憶；而電子檔案則是……對某一事物的全面記憶”，然后又指出：“雖然兩者的側(cè)重點(diǎn)不同，但是卻共同有著記錄與記憶的功能，甚至可以說兩者的記錄記憶功能是相輔相成的。”[5]

第二種觀點(diǎn)：檔案不是單純?yōu)榱擞洃浂a(chǎn)生的。張翠華從辯證唯物主義的角度對劉東斌的觀點(diǎn)進(jìn)行了反駁，她認(rèn)為，“‘記憶是屬于意識范疇的， 人類認(rèn)識世界和改造世界的一切活動并不是從記憶開始的，其他活動也不是建立在記憶的基礎(chǔ)之上的”。她還認(rèn)為，檔案雖然是保存社會記憶的一種工具，但它并不單純是為了記憶而產(chǎn)生的。[6]筆者也贊同她這一觀點(diǎn)，檔案形成的目的是“幫助”我們更好地記憶，但并不能說，因?yàn)闄n案有“記憶”的功能，人們就將它作為“記憶工具”來對社會發(fā)展進(jìn)行記錄。記錄是不能等同于記憶的。

第三種觀點(diǎn)：劉東斌對于“檔案的記憶功能”理解有偏頗。歸吉官認(rèn)為，劉東斌混淆了檔案各自的形成活動，“將兩個(gè)不同活動所形成的檔案與文件進(jìn)行對比，得出檔案的形成先于文件的觀點(diǎn)，是站不住腳的”。[7]鄒吉輝認(rèn)為，檔案的記憶功能與人腦的記憶功能不同，“是一種機(jī)械的記憶”，“檔案對人腦記憶功能的延伸只是部分，而非全部”，[8]并非劉東斌所說檔案就是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的。

根據(jù)以上幾種不同的質(zhì)疑觀點(diǎn)，可見，劉東斌在研究“檔案形成在前”觀點(diǎn)的時(shí)候忽視了其他同樣具有記憶功能的事物，對檔案的記憶功能以及由此得出的“檔案形成在前”的結(jié)論沒有作出科學(xué)全面的解釋。

2 只有定稿才是檔案嗎？

劉東斌在《檔案實(shí)體是什么——從定稿歸檔談起》一文中說道：“檔案是原始記錄性和唯一性的統(tǒng)一體。……只有文件的定稿（也就是原稿）才符合檔案的這兩個(gè)特征。也就是說檔案應(yīng)該是文件的定稿，而不是文件本身。”[9]他認(rèn)為只有定稿才是檔案，文件是檔案的復(fù)制件，學(xué)者們對此有兩種看法。

第一種觀點(diǎn)：并非只有定稿才是檔案。鄭文、關(guān)素芳認(rèn)為，檔案的唯一性是辯證的，對于文件制作者和收受者而言，其原件、底稿是相對而言的，但它們又都是本單位檔案的構(gòu)成部分，仍然是唯一的。[10]王茂躍認(rèn)為，檔案的唯一性是相對的，并非只有文件的定稿才是檔案。“根據(jù)定稿印制的文件，盡管不止一份，但它們在完成文書處理程序以后也是檔案。”[11]

第二種觀點(diǎn)：定稿不是一產(chǎn)生就自然成了檔案。劉震嶺認(rèn)為，有保存價(jià)值的定稿存檔后才成為檔案，“定稿不是一產(chǎn)生就自然成了檔案”。[12]歸吉官認(rèn)為，制作完成草稿、定稿等歷史記錄的目的是形成文件正本，進(jìn)而推動特定社會實(shí)踐活動的開展，而非一經(jīng)形成就是檔案，否則會得出草稿、定稿等歷史記錄形成的目的就是為了成為檔案的結(jié)論。[13]張仕君認(rèn)為，如果說“定稿才是檔案”，就等于說人們只是制作了檔案，然后復(fù)制成文件，根本沒有制作過文件。他認(rèn)為這種觀點(diǎn)是檔案學(xué)界無法接受的。[14]

從以上質(zhì)疑可以看出，劉東斌沒有辯證地看待檔案的“唯一性”，過分強(qiáng)調(diào)絕對的“唯一性”，對檔案的形成過程理解有些片面，同時(shí)忽視了其他諸如文件之類的事物可以成為檔案的可能性。

3 “收文不是檔案論”質(zhì)疑

劉東斌在《論“收文”不是檔案——四論檔案形成在前》一文中，從檔案的定義和本質(zhì)屬性、唯一性、形成過程等方面對“收文”進(jìn)行了分析，認(rèn)為所有的檔案都是立檔單位在其社會活動中直接形成的原始記錄，而“收文”并不是其直接形成的原始記錄，因而得出“收文”不是檔案的結(jié)論。[15]針對這一觀點(diǎn)，學(xué)者們主要從兩個(gè)方面進(jìn)行了質(zhì)疑。

第一種觀點(diǎn)：引用的檔案定義不同。王茂躍認(rèn)為應(yīng)當(dāng)用檔案定義來衡量收文是不是檔案，劉文中所引用的“收文”概念前后不一致。他認(rèn)為，“立檔單位不能作為檔案形成者”、“文件形成者不能等于檔案形成者”、“‘收文是收文機(jī)關(guān)直接形成的原始記錄”。王茂躍還從檔案館的角度論述檔案館檔案重復(fù)與“收文”是不是檔案及檔案整理工作原則并無關(guān)系。[16]鄒吉輝認(rèn)為，劉東斌所引用的《檔案工作基本術(shù)語》中的檔案定義“國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”，“其中的‘直接形成的含義不具有專指性，因此導(dǎo)致了狹義和廣義的兩種理解”。他指出，劉東斌之所以能得出收文不是檔案的結(jié)論，是因?yàn)閷⑺斫獾臋n案定義與國際通識的檔案定義比較，前者為狹義的，后者為廣義的。[17]

第二種觀點(diǎn)：檔案包含文件。管先海在質(zhì)疑劉東斌的“檔案形成在前”說時(shí)，提出了“檔案包含文件”的觀點(diǎn)，他認(rèn)為，盡管從收文角度看，它不是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，似乎不具有原始記錄性，但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，既具有唯一性，也具有原始記錄性，而收文和收文處理簽通常被作為檔案的統(tǒng)一體保存。既然檔案的構(gòu)成包含收文及收文處理簽，那么收文就是檔案，檔案包含文件。[18]

對于“收文”的確切含義，學(xué)者們沒有達(dá)成共識。一些學(xué)者引用不同文獻(xiàn)中的觀點(diǎn)，管先海則結(jié)合實(shí)際情況，對“收文不是檔案”進(jìn)行質(zhì)疑，出現(xiàn)了不同的結(jié)論。可見，檔案學(xué)理論與實(shí)踐的結(jié)合還是不甚緊密的。

4 有關(guān)檔案概念定義及本質(zhì)屬性的質(zhì)疑

劉東斌在《論檔案形成在前》一文中所采用的檔案概念是陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中的檔案定義，即“檔案是原始的歷史記錄”，隨后他又說：“應(yīng)該說，對檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的認(rèn)識在檔案界已基本形成共識。”[19]一些學(xué)者認(rèn)為，劉東斌在引用這些概念定義來證明自己觀點(diǎn)的時(shí)候，出現(xiàn)了一些自相矛盾的地方。

第一種認(rèn)識：引用的檔案概念自相矛盾。王茂躍認(rèn)為，劉東斌在論述“檔案形成在前”觀點(diǎn)時(shí)，使用的文件概念是狹義的， 而檔案概念則是廣義的。如果用廣義概念的檔案與狹義概念的文件相比較，“勢必會得出檔案未必來自文件的結(jié)論”。[20]劉子芳、徐紅暉認(rèn)為，劉東斌在“檔案形成在前”系列文章中同時(shí)采用兩個(gè)并不完全相同的“檔案概念”來論述其同一觀點(diǎn)，其本身就存在自相矛盾的地方。同時(shí)，劉東斌又沒有給出適合于“檔案一形成就是檔案”觀點(diǎn)的檔案概念，因此，他們認(rèn)為，劉先生提出的“檔案一形成就是檔案” 的觀點(diǎn)明確了檔案概念的說法是存在漏洞的。[21]

第二種認(rèn)識：對檔案概念的理解有偏差。劉子芳認(rèn)為“檔案是原始的歷史記錄”并不適宜作為檔案形成在前說的“檔案”概念定義，“歷史記錄”的概念在不同條件下并不相同，從而界定不清，不具有排他性。他還認(rèn)為，“檔案形成在前說”作為對原有檔案實(shí)體與形成理論的突破，仍然采用“檔案是原始的歷史記錄”來表述檔案，既失去了原有理論語境的支持，又與新的觀點(diǎn)相矛盾。[22]張翠華認(rèn)為，劉東斌所理解的檔案概念是不對的，“最原始的記錄”并非僅僅指原本、原稿，“嚴(yán)格意義上的檔案實(shí)質(zhì)上是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿”。[23]

第三種認(rèn)識：對檔案本質(zhì)屬性理解有誤。鄒吉輝認(rèn)為，原始記錄性是文件與檔案的共同屬性，其區(qū)別在于文件是現(xiàn)實(shí)的原始（真實(shí)）記錄，而檔案是歷史的原始（真實(shí)）記錄。“檔案形成在前說”缺乏理論和實(shí)踐的合理性。[24]歸吉官認(rèn)為，不應(yīng)當(dāng)將文件與檔案視為兩個(gè)事物，劉先生關(guān)于檔案的原始記錄性的認(rèn)識不僅在形式上不具備完整性，并且將檔案形成活動等同于檔案制作活動，割裂了原始記錄與其對應(yīng)的形成活動的緊密聯(lián)系。[25]郭東升認(rèn)為，文件的本質(zhì)屬性是原始記錄性，檔案的本質(zhì)屬性是直接歷史記錄事后有用性，復(fù)制件是在形式和內(nèi)容上與原件一模一樣的物件，文件與檔案是兩種完全不同的事物，因此，文件不是檔案的復(fù)制件。[26]

由以上爭議可以看出，目前檔案學(xué)理論中，盡管多數(shù)人認(rèn)同“檔案是原始的歷史記錄”、“檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性”的觀點(diǎn)，但仍沒有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案概念及本質(zhì)屬性。學(xué)者們在進(jìn)行理論探討時(shí)的前提、角度不同，會導(dǎo)致不同的結(jié)論。

5 應(yīng)如何認(rèn)識檔案與文件的關(guān)系？

關(guān)于檔案與文件的關(guān)系，劉東斌從三個(gè)方面論證了“檔案是文件的前身，文件是檔案的復(fù)制件”，即“檔案的形成先于文件；檔案是唯一的，而文件則有眾多的復(fù)制件。檔案作為記憶工具，記錄著其形成的全部過程”。[27]一些學(xué)者對此提出異議，在與其商榷的論文中，大多數(shù)學(xué)者仍舊堅(jiān)持“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來”的觀點(diǎn)，管先海在質(zhì)疑劉東斌“文件是檔案復(fù)制件”的同時(shí)，又提出了“檔案包含文件”的觀點(diǎn)。

第一種觀點(diǎn)：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的。張翠華認(rèn)為，劉東斌單純地采用了檔案與文件的狹義的概念來論證其觀點(diǎn)，是不科學(xué)的。她認(rèn)為檔案與文件的內(nèi)容是一致的，“文件‘轉(zhuǎn)化成檔案的重要條件就是看其是否對國家和社會具有保存價(jià)值”。[28]劉震嶺認(rèn)為，檔案就是文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。文件變檔案，只是名稱作用變了，而其實(shí)體毫無變化。“劉先生的‘轉(zhuǎn)化就使檔案變成了二手材料的說法實(shí)難使人信服。”[29]張仕君認(rèn)為，“檔案界傳統(tǒng)的提法：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，仍然是站得住腳的，是科學(xué)的”。這并沒有否定檔案的原始記錄性，正說明檔案的原始記錄性是在文件形成過程中生而造就的，而不是后來轉(zhuǎn)化出來的。[30]焦振、樊小偉仍然堅(jiān)持“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件將是“明天”的檔案這一傳統(tǒng)觀點(diǎn)。[31]

第二種觀點(diǎn)：檔案包含文件。管先海認(rèn)為，從發(fā)文角度看，一份完整的檔案通常包括文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件三部分，因此“發(fā)文”是檔案的一部分，我們通常所說的文件，即“印制的文件”，不能“使檔案內(nèi)容得到完整體現(xiàn)”，說“文件是檔案的復(fù)制件”似乎欠妥，因?yàn)槲募H為檔案內(nèi)容的一部分而非全部。從收文角度看，一份完整的檔案通常包括收文、收文處理簽兩部分，“收文”只是其中一部分，因此檔案包含文件。[32]

在檔案學(xué)研究中，有關(guān)檔案與文件的關(guān)系，“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”觀點(diǎn)盡管仍存在爭議，實(shí)踐過程中也有一些亟須解決的問題，但它仍然為大多數(shù)學(xué)者所認(rèn)可。劉東斌的“文件是檔案復(fù)制件”的觀點(diǎn)以及管先海的“檔案包含文件”的觀點(diǎn)，打破了傳統(tǒng)理論的束縛，是一大創(chuàng)新。筆者認(rèn)為，在理論創(chuàng)新的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎地對待傳統(tǒng)理論，并能很好地運(yùn)用傳統(tǒng)理論來合理解釋并支持自己的觀點(diǎn)。

6 總結(jié)

對“檔案形成在前”論的相關(guān)爭論，其爭鳴的焦點(diǎn)主要集中于如何界定檔案的概念及范圍。文件與檔案之間的關(guān)系已是探討多年的老話題，收發(fā)文等文書學(xué)相關(guān)的概念之爭也是文檔之爭的衍生物。可以說，“檔案形成在前”論還需要在理論的研究平臺、理論的概念內(nèi)涵外延的界定、理論的適用范圍等方面作出更加合理的解釋，方可獲得更多學(xué)者的共鳴。檔案學(xué)理論的進(jìn)步離不開創(chuàng)新，創(chuàng)新的同時(shí)還要尊重原有的傳統(tǒng)理論，才能更好地促進(jìn)其發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1][9]劉東斌.檔案實(shí)體是什么——從定稿歸檔談起[J].中國檔案，1999（6）.

[2][19][27]劉東斌.論檔案形成在前[J].檔案管理，2007（2）.

[3][10]鄭文，關(guān)素芳.對檔案是文件前身觀點(diǎn)的若干質(zhì)疑[J].檔案管理，2007（3）.

[4][11][20]王茂躍.對《論檔案形成在前》一文的幾點(diǎn)異議[J].檔案管理，2007（4）.

[5]范曉蔚.對《“檔案形成在前”說對電子檔案管理的啟示》的幾點(diǎn)異議[J].檔案管理，2009（4）.

[6][23][28]張翠華.檔案非形成在前——兼與劉東斌商榷[J].檔案管理，2007（4）.

[7][13][25]歸吉官.質(zhì)疑“檔案形成在前”論[J].檔案管理，2009（2）.

[8][17][24]鄒吉輝.“檔案形成在前說”質(zhì)疑[J].蘭臺世界，2010（2）下.

[12][29]劉震嶺.確定檔案實(shí)體的根據(jù)是什么——與劉東斌同志商榷[J].中國檔案，2000（7）.

[14][30]張仕君.檔案就是文件的轉(zhuǎn)化物——與劉東斌同志商榷[J].中國檔案，2001（5）.

[15]劉東斌.論“收文”不是檔案——四論檔案形成在前[J].檔案管理，2008（1）.

[16]王茂躍.“收文”不是檔案論質(zhì)疑[J].檔案管理，2008（3）.

[18][32]管先海.論檔案包含文件——從發(fā)收文角度看檔文關(guān)系并兼與劉東斌先生商榷[J].檔案管理，2008（4）.

[21]劉子芳，徐紅暉.對“檔案形成在前說”兩個(gè)基本觀點(diǎn)的思考[J].檔案管理，2009（2）.

[22]劉子芳.“檔案形成在前說”應(yīng)解決的幾個(gè)問題[J].檔案管理，2008（6）.

[26]郭東升.檔案本質(zhì)屬性諍議[J].中國檔案，2001（5）.

[31]焦振，樊小偉.再論檔案與文件的關(guān)系——與劉東斌同志商榷[J].檔案管理，2004（5）.

（作者單位：張翠平，天津師范大學(xué)管理學(xué)院檔案系 馬帥章，中國北方車輛研究所 來稿日期：2013-07-30）