關于提升檔案信息化管理水平的思考

王軍燕

[摘要] 隨著時代的發展，科學技術水平不斷提高，先進的計算機信息手段層出不窮，大大提高了日常工作的效率。組織的檔案管理工作也應該與時俱進，加快檔案管理信息化進程，及時更新軟硬件設施，以提高檔案管理的水平。本文首先分析了檔案信息化管理的必要性，其次闡述了提升檔案信息化管理水平的策略。

[關鍵詞] 檔案； 信息化管理； 水平； 提升策略

[中圖分類號] F272.7； G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0075- 02

檔案管理的信息化作業是指在國家檔案管理機構的統一組織與指導之下，將各種較為先進的信息化技術融入各組織的檔案管理工作中，將檔案的信息資源進行有效的歸置、編排等，從而強化管理工作效率，提升檔案服務水平。就目前內容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內容，也即檔案管理的信息化資源構建、信息化標準的制定、信息化平臺搭建等方面。

1 檔案信息化管理的必要性

實行檔案信息化管理十分必要，除了能夠提升檔案管理的效率，保障檔案能夠更好地為組織運行服務之外，還可以從如下兩個方面體現出自身的價值。

（1） 檔案信息化管理能夠為組織的檔案資源的高效開發提供重要的科學保障。通常而言，檔案存檔入庫就成為一種相對靜止的狀態。通過對檔案不斷進行信息化開發則可以使這種相對靜止的檔案重新激活，并且通過一定的信息技術手段，將檔案中所擁有的信息輸入到相應的數據庫當中，進而開發出這些信息當中所存在的巨大價值，形成價值的增值。

（2） 檔案管理信息化是檔案事業適應時代和社會發展的必由之路。目前世界正在依靠信息化而不斷推動經濟社會跳出傳統的工業化路徑，進入到更為便捷的快速發展車道之中。信息技術是重要的財富與資源，已經受到了各行各業的重點關注。因此，檔案事業要想在快速變遷的社會中占有一席之地，就必須將信息化技術融入日常的檔案管理工作當中。檔案信息化是社會信息化的重要組成部分，檔案信息化建設滯后，社會信息化就不可能實現，就影響組織可持續發展宏偉目標的實現。因此，組織檔案工作者必須解放思想、轉變觀念（林兵，2009）。現在信息成為社會與經濟發展的資源和財富，檔案管理部門是組織的信息中心，在信息社會中，檔案管理也成為組織發展的支柱工作。

2 提升檔案信息化管理水平的策略

（1） 推動“檔案信息系統”計劃。檔案管理部門應健全檔案管理信息化作業，制訂“檔案信息系統”中程計劃，推動檔案管理信息化，使現行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數字化及建立虛擬檔案館，運用虛擬實境及信息技術，真實呈現實體建構，還原檔案發生的時間與場景，建立檔案信息系統，提供線上申請應用，結合E-Post及電子付費平臺，建立電子檔案儲存安全防偽認證體系，確保信息化作業安全（楊艷，2012）。

（2） 制訂“檔案數字服務”計劃。由于社會E化速度加快，原生性電子檔案比例及數字化檔案應用需求不斷攀升，逐漸突顯出電子檔案在未來檔案事業發展中舉足輕重的地位。電子檔案長期保存的方式、格式與安全，也成為檔案管理機構面臨的艱難議題，對于電子檔案的數據龐大性，在未來應不受軟硬件的更迭，仍可順利的閱讀其內容，并確保該內容的完整與真實。如何克服信息科技日新月異、軟硬件汰換頻繁的困境，已成檔案管理機構責無旁貸的議題。同時為結合對檔案知識的需求，確定檔案核心價值，吸引并鼓勵全體員工參與檔案相關活動，擴大應用服務范圍，提供優質服務環境及內容，應制訂“檔案數字服務計劃”。

（3） 國家應制定信息化相關的法規命令。為了統一作業標準，檔案管理機構應特別制定檔案電子儲存管理實施辦法、檔案管理信息化作業要點、電子檔案管理作業要點等信息化相關法規，用以規范紙本檔案及電子檔案管理的系統功能、與檔案交換格式、檔案目錄匯送格式與規定、電子檔案儲存規格及網絡安全等相關事項（吳佳宜，2011）。

（4） 推動檔案管理信息化。辦理檔案管理信息化作業，應依檔案管理機構及相關主管機關的規定，使用檔案管理主管部門規劃建置的檔案管理系統或依檔案管理信息化作業要點的規定自行建置檔案管理系統，并配合規定定期轉出相關檔案目錄電子檔，以期適應檔案目錄匯送公布及提供申請應用的需要，最終提升檔案管理作業效率。同時，檔案管理部門也應規劃建立檔案管理信息系統驗證制度，協助信息業界開發設計正確完備的檔管系統，機關得以檢選優質廠商，使政府與業界雙贏。在推動機關檔案管理信息化方面，首重觀念宣導，以不斷地更新檔案管理局網站來宣揚檔案管理信息化，并建立分眾導覽概念，以一般使用版、檔管人員版及英文版的方式，分別提供不同的網站內容服務大眾（韓雅倩，2009）。另外，也需持續強化檔案目錄查詢網絡，結合資料搜尋引擎，提高查詢速率及正確率，以吸引廣大使用者。

（5） 建構整合文書及檔案管理信息系統。這是檔案的前端，因此將檔案管理與管理系統結合是檔案管理作業最簡便的方式，也是系統整合的必然方向。檔案管理機構應于檔案管理信息化作業要點中定義檔案欄位轉換格式表。另外，也需大力提高檔案管理人員信息化水平和保密意識。檔案管理工作的信息化必須靠人來實施，也只有高素質的專業人才才能推動管理信息化水平的提高。要加強對在崗檔案管理人員的信息化培訓，當出現新的操作軟件時，及時開展培訓課程，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識。對于所安裝的軟件和下載的文件等要多加注意，防止病毒入侵，維護檔案系統的安全穩定。

主要參考文獻

[1] 林兵. 電力企業檔案信息化建設的探討[J]. 中國新技術新產品，2009（16）.

[2] 楊艷. 市場經濟下企業檔案管理的創新實踐分析[J]. 中國新技術新產品，2012（2）.

[3] 吳佳宜. 電力企業檔案信息化運行管理探討[J]. 中國集體經濟，2011（36）.

[4] 韓雅倩. 現代企業檔案管理工作芻議[J]. 現代商業，2009（18）.