從關(guān)聯(lián)理論看商務(wù)英語信函寫作的合作原則和禮貌原則

桑麥蘭 梅庭軍

摘 要： 商務(wù)英語信函作為國際商務(wù)活動不可或缺的一部分，在國際商務(wù)交往中發(fā)揮舉足輕重的作用。本文簡述了英語商務(wù)信函必須遵守的合作原則和禮貌原則，通過Sperber和Wilson提出的關(guān)聯(lián)理論，指出如何更好地使用合作原則和禮貌原則。并通過例證分析，論證了這一關(guān)聯(lián)理論對商務(wù)英語信函的指導(dǎo)意義，為商務(wù)英語信函寫作提供了一定意義的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞： 商務(wù)英語信函 關(guān)聯(lián)理論 禮貌原則 合作原則

一、引言

自我國實行對外開放政策以來，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有了很大的發(fā)展，書信交流非常頻繁，其中商務(wù)英語信函是最重要的形式。商務(wù)英語信函是以英語為表達(dá)手段，以國際商務(wù)為目標(biāo)，以國外客戶為服務(wù)對象，具有法律效力的經(jīng)濟(jì)活動。要寫好英語商務(wù)信函，除要求業(yè)務(wù)人員具有良好的英語基礎(chǔ)，掌握涉外應(yīng)用文體的固定格式、套語外，還要注意語用原則在商務(wù)英語信函中的作用及商務(wù)英語信函寫作過程中應(yīng)遵循的寫作原則[1]。合作原則和禮貌原則是商務(wù)英語信函寫作必須遵守的語用原則的重要組成部分。何兆熊認(rèn)為，合作原則和禮貌原則之間存在一種進(jìn)退相讓的關(guān)系，多考慮一點合作原則，便只能少考慮一點禮貌原則；反之，多考慮禮貌原則，便不得不犧牲合作原則[2]。因此，要注意合作原則和禮貌原則之間的關(guān)系。

二、概述

合作原則是美國語言學(xué)家Grice提出的語用理論。他認(rèn)為，合作原則就是要求發(fā)話者和受話者在交談過程中所說的話必須符合交際雙方的話題。合作原則包括四個準(zhǔn)則，即質(zhì)的準(zhǔn)則、量的準(zhǔn)則、關(guān)系準(zhǔn)則和方式準(zhǔn)則。根據(jù)Grice的合作原則，在交際中質(zhì)的準(zhǔn)則要求說話人不要說虛假的話和缺乏足夠證據(jù)的話；量的準(zhǔn)則要求說話人所說的話應(yīng)包含交談目的所需要的信息，不應(yīng)超出需要的信息；關(guān)系準(zhǔn)則要求說話人所說的話之間要有關(guān)聯(lián)，不要偏離話題；方式準(zhǔn)則要求說話人的話語含義避免晦澀、歧義、要簡練有條理[3]。

禮貌原則是G.N.Leech對語言交際中的禮貌現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)深入研究之后提出的。在Principles of Pragmatics一書中，他系統(tǒng)地介紹了禮貌原則理論。禮貌原則是從修辭學(xué)和語體學(xué)的角度提出的，每條準(zhǔn)則又各有兩條彼此對應(yīng)的次準(zhǔn)則：策略準(zhǔn)則要求少讓別人吃虧，多使別人得益；慷慨準(zhǔn)則要求少讓自己得益，多讓自己吃虧；贊譽準(zhǔn)則要求少貶低別人，多贊譽別人；謙虛準(zhǔn)則要求少贊譽自己，多貶低自己；一致準(zhǔn)則要求減少雙方的分歧，增加雙方的一致；同情原則要求減少雙方的反感，增進(jìn)雙方的感情[4]。

關(guān)聯(lián)理論至今是一個非常新的理論框架，是Sperber和Wilson對Grice理論的修正和補充。Sperber和Wilson認(rèn)為，關(guān)聯(lián)理論是對明示-推理交際的總概括，交際雙方無須知道管束交際的關(guān)聯(lián)原則，更不必有意遵守它，即使人們想違反關(guān)聯(lián)原則也不可能，因為每一種明示交際行為都應(yīng)設(shè)想它本身具有關(guān)聯(lián)性[5]。每一種明示的交際行為都應(yīng)設(shè)想為這個交際行為本身具備最佳的關(guān)聯(lián)性，他們想用這條規(guī)則來揭示語言交際的規(guī)律，通過推理獲知話語的暗含意義[5]。也就是說，明示交際行為是聽話者和受話者之間的橋梁，聽話者和受話者會根據(jù)語境效果自動構(gòu)建最佳關(guān)聯(lián)，從而達(dá)到最優(yōu)的交際效果，而不是沒有任何關(guān)聯(lián)。總之，說話者付出說出話語的努力越少，受話者付出理解話語的努力就越少，關(guān)聯(lián)性就越強，交際就越成功。

三、關(guān)聯(lián)原則在合作原則和禮貌原則中的作用

商務(wù)英語信函是國際商務(wù)中使用的各種函件的總和，是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)操作的專業(yè)性記錄。這些書面記錄具有法律效力，是對買賣雙方權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定和解決爭端的法律依據(jù)。Bobby在Business Communication Fundamentals一書中提出商務(wù)英語信函寫作應(yīng)遵循的6條原則，包括完整和準(zhǔn)確，要求商務(wù)信函敘述得當(dāng)、數(shù)字精確，商業(yè)慣用語使用準(zhǔn)確并包括所有必需的信息；簡明，指在不造成含義不清的前提下，用盡可能少的文字表達(dá)思想，做到一個段落表達(dá)一個意思，避免啰唆、冗長和拖沓；具體則要求商務(wù)信函條理分明，表達(dá)內(nèi)容確定、準(zhǔn)確而又生動；文采指使用生動活潑、幽默的語言；得體指在撰寫商務(wù)信函時強調(diào)對方的情況而非我方的情況，要將對方的要求、愿望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給讀者；連貫指行文注意邏輯，語意完整，前后連貫[6]。

關(guān)聯(lián)原則在商務(wù)英語信函寫作要遵循的合作原則和禮貌原則中有重要的指導(dǎo)意義。在商務(wù)英語信函寫作過程中，只有以關(guān)聯(lián)原則為指導(dǎo)，才能實現(xiàn)寫作原則、合作原則和禮貌原則的高度統(tǒng)一。

（一）質(zhì)的準(zhǔn)則、策略準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則

質(zhì)的準(zhǔn)則體現(xiàn)在商務(wù)英語信函寫作中，是指交易方所使用的商務(wù)信函寫作必須簡單明了，數(shù)字精確，商業(yè)慣用術(shù)語準(zhǔn)確，有真憑實據(jù)。禮貌原則的策略準(zhǔn)則要求己方處處為他方著想。慷慨準(zhǔn)則要求照顧對方且損害自己的利益，體現(xiàn)己方的熱忱。

例1：4，860 sets Color Television Set “Golden Star” Brand Model SS374 Customaty Packing.

在例1中，對包裝條款僅作Customaty Packing，文字雖簡單明了，容易為貿(mào)易雙方理解。但是，貿(mào)易各國和貿(mào)易商會根據(jù)關(guān)聯(lián)原則，建立自己對Customaty Packing的最佳關(guān)聯(lián)，從而產(chǎn)生歧義，引發(fā)貿(mào)易糾紛。雙方對質(zhì)的準(zhǔn)則有不同的理解，策略準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則必然導(dǎo)致己方的貿(mào)易損失。因此，應(yīng)該調(diào)整質(zhì)量準(zhǔn)則，建立起對貿(mào)易雙方共同一致的最佳關(guān)聯(lián)。應(yīng)該把這段話改為：4，860 sets Color Television Set “Golden Star” Brand Model SS374 Transported in 40 containers of 810 cartons each.

（二）量的準(zhǔn)則、贊譽準(zhǔn)則和謙虛準(zhǔn)則

量的準(zhǔn)則體現(xiàn)在商務(wù)英語信函寫作中，要求條款的內(nèi)容應(yīng)該包括所有的需要信息，不要用多余的文字表達(dá)多余的信息。禮貌原則的贊譽準(zhǔn)則和謙虛準(zhǔn)則則要求寫信函的貿(mào)易一方在態(tài)度上表現(xiàn)出對貿(mào)易另一方的贊譽。

例2：By the way，we wish to inform you that our cotton bed-sheet have become popular on the world because of their durability and reasonable prices and it has been difficult for us to meet the increasing demand.However，if you place your orders before the 10th February we assure you of our prompt shipment.

例2中，賣方首先陳述產(chǎn)品銷售中遇到的困難：賣方的全棉床單因為經(jīng)久耐用和價格合理深受消費者喜愛，所以很難保證市場供給。賣方希望買方能夠提前訂貨。事實上，賣方表達(dá)的意思非常簡單，就是“貨物供不應(yīng)求，希望賣方可以提前訂貨，方便賣方做好準(zhǔn)備”。這段文字非常累贅，提供了多余的信息。買方會根究這段文字建立自己的最佳關(guān)聯(lián)，認(rèn)為賣方是在對買方乘機(jī)要挾，增加麻煩，暗示要提高價格。這樣會違背贊譽準(zhǔn)則和謙虛原則。因此，應(yīng)該把下列文字改為：Orders before the 10th February would be appreciated and we could assure you of our promp shipment.

（三）關(guān)系準(zhǔn)則、同情原則和策略準(zhǔn)則

關(guān)系準(zhǔn)則體現(xiàn)在商務(wù)英語信函寫作中，就是要使信函的句子之間、段落之間、信函和信函之間都與商務(wù)活動有關(guān)聯(lián)并且突出主題。也就是說，信函應(yīng)該在每一個部分都有關(guān)系。同情原則和策略準(zhǔn)則就是要是受信人能夠順利地毫無障礙地理解信函的內(nèi)容及重點，能夠尊重對方，增進(jìn)雙方友誼，避免傷害對方。例如：

例3：Dear sirs，we thank you for your letter of 19th November quoting us for the captioned Bicycles.While appreciating the quantity of you bicycles，we find your prices too high to be acceptable.The prices of raw materials have dropped considerably and the retail of you bicycles here has also fallen.It is hoped that you would seriously take this matter into consideration and let us have your reply soon.

例3中，整封信件段落條理清晰、意思明確，表明原材料價格大幅度下跌，當(dāng)?shù)刈孕熊嚵闶蹆r已經(jīng)下降。但是，信函并沒有表明信函發(fā)出者的真正目的，即希望自行車購買價格可以下降，而是過多地考慮對方的感受，沒有直接提出降價和降價幅度。根據(jù)關(guān)聯(lián)理論，信函接收者會為了自身利益，假裝不理解貿(mào)易一方的要求，或者只是做出很小的讓步。因此，信函發(fā)出者應(yīng)該清楚地表明自己的立場，提出降價要求和降價幅度，維護(hù)自己的正當(dāng)利益。在信件中可以加上一句：We would，however very much like to place further orders with you if you could bring down your prices at least by 10%.

（四）方式準(zhǔn)則和一致準(zhǔn)則

方式準(zhǔn)則體現(xiàn)在商務(wù)英語信函寫作中，就是在整個商務(wù)過程中信函的內(nèi)容要清晰明了，避免詞匯合歧義，使用符合商務(wù)行為的語言。一致準(zhǔn)則增加雙方之間的默契，避免雙方的不一致。

例4：We now offer you 2 million tons of iron ore for prompt shipment at $150.00 per ton CIF Shanghai.

根據(jù)最佳關(guān)聯(lián)原則，賣方即使想增進(jìn)雙方一致，更好地達(dá)成貿(mào)易，也容易從本國角度出發(fā)，做出適合自己的關(guān)聯(lián)。反之，買方也會做出適合自己的關(guān)聯(lián)。在例4中，有兩處含義模糊，首先是重量單位是“ton”，這一單位在不同的國家有不同的定義。如公制中1公噸等于英制的1016噸，在美制中等于907噸，如果不說明采用哪個國家的計量標(biāo)準(zhǔn)，就會引起誤會，容易造成貿(mào)易摩擦。此外，“$”可以理解為美元，也可以被認(rèn)為是加元、澳元等，各國貨幣是采用浮動匯率，這樣會導(dǎo)致商品價格的不同，因此，只有雙方都能建立最佳關(guān)聯(lián)，才能實現(xiàn)方式準(zhǔn)則和一致準(zhǔn)則的統(tǒng)一。因此應(yīng)該標(biāo)明準(zhǔn)確的貨幣符號。這句話應(yīng)該改為：We now ofer you 2 million metric tons of iron ore for prompt shipment at USD 150.00 per metric ton CIF Shanghai.

四、結(jié)語

合作原則和禮貌原則是人們文明從事商務(wù)活動的重要表現(xiàn)，這將有利于貿(mào)易雙方的交流與合作。但是合作原則和禮貌原則之間既有相互統(tǒng)一的一面，又有相互對立的一面。只有在關(guān)聯(lián)原則的指導(dǎo)下，才能更好地遵循合作原則和禮貌原則。以此為基礎(chǔ)，可以更加高效率地進(jìn)行商務(wù)活動，更好地減少甚至避免貿(mào)易摩擦，促成商務(wù)合作，實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周瑞琪.語用原則在商務(wù)英語信函寫作中的運用[J].廣東：廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)報，2007，Vol18，1.

[2]何兆熊.新編英語用學(xué)概要[M].上海外語教育出版社，2000.

[3]Grice H.P.Logic and Conversation.In Cole，P.Morgan J.L.Syntax and Semantics 3：Speech Acts[C].New York：Academic Press，1975.

[4]Leech.G.N.Principles of Pragmatics[M].London：Longman Group Limited，1983.

[5]何自然，冉永平.關(guān)聯(lián)理論認(rèn)知語用學(xué)基礎(chǔ)[J].廣東：現(xiàn)代外語，1988，3.

[6]Bobby D.S.Business Communication Fundamentals[M].Ohio：Charles E.Merrill Publishing Company，1984.