商務英語信函的寫作原則及寫作技巧

張微+姚靜

摘 要： 商務英語信函是國際貿易中交易雙方進行信息溝通的重要方式，其撰寫的水平對于一個企業的形象和業務有很重要的影響。商務英語信函的寫作是有規可循的，遵循原則和使用合適的技巧是完成商務英語信函的兩個重要方面。

關鍵詞： 禮貌原則 體諒原則 完整原則 清楚原則

商務英語信函是一種常用的商務英語應用文，商務英語信函的內容固然很重要，但表達方式同樣重要。商務英語信函的寫作是有一定規范的，即應遵循一定的寫作原則，采用一些寫作技巧，從而使商務信函表意準確，語言流暢，更易于貿易雙方的溝通與理解。

一、商務英語信函的寫作原則

（一）禮貌原則

1.使用you-attitude。對方觀點：首先，它表明作者站在讀者的角度看問題，體現作者對讀者利益的真摯的關懷、尊重和敬意，維護對方的積極面子，建立和諧的關系；其次，you-attitude體現一種寫作風格，用積極的方式、樂觀的態度和愉快的口吻表達觀點。

2.使用we。包容性詞匯“we”很適合表達禮貌，維護讀者的面子。作者使用we時，實際上是強調“you”和“me”，更能表達合作的意愿或考慮的是雙方共同的利益。

3.使用積極的詞匯。在書寫商業信函時，作者可以運用一些積極詞匯表達其對讀者的關心，體現出維護讀者的積極面子。這樣可以激發寫信人和讀者的共識，鞏固雙方合作關系。這些積極詞匯可包括很多，如感謝、贊揚、認同、同情、承諾、樂觀等。

4.使用原因狀語從句。提問或解釋原因是表達禮貌的方式，表明說話者想積極地將聽者拉到談話氛圍中，暗示說話者可以幫助聽者，或者反之，由此體現雙方合作愿景。

5.使用主動語態。主動語態將施為者置于句子開頭，直接傳達施為者或作者的善意，滿足讀者積極面子，由此達到禮貌的目的。

（二）體諒原則

商務英語信函寫作強調信息溝通的效果，不僅要關注內容的準確與完整，還必須重視對方的反應，要學會站在對方的角度思考問題，只有這樣才能獲得滿意的溝通效果。首先著重強調對方利益。在信函中，對方最根本目的是了解他們能獲得多少利益及這些利益能否滿足他們的需要。其次應用肯定句代替否定句，強調信息的準確性。

（三）完整原則

信息完整對于商務英語信函的寫作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之類的表達方式要盡量少用或不用，盡可能提供完整的信息，使對方易于理解。

（四）清楚原則

清楚是商務英語信函寫作最重要的原則。一封詞不達意的信會引起誤會，甚至造成損失。清楚表達應注意選擇使用正確的句子結構和選擇準確簡單的詞匯。在商務英語寫作中，對方獲取信息最根本目的是了解他們將獲得什么利益及多少關乎自身的禮儀。其次，應突出積極因素。因為積極因素與消極因素相比，更加能夠吸引對方的興趣，激發對方熱情，能更容易獲得認可。

（五）正確性原則

正確性原則是多方面的，其主要涉及對象是信函的內容、句法、標點和格式等，還涉及專業術語和稱呼等。如果此類信函中出現諸如拼寫錯誤、語法和標點之類的錯誤，則會嚴重影響發信人的形象，且使溝通效果大打折扣。此外，在用語方面也注意要求，例如省略語“Ill”這種表達明顯過于隨意，在這類信函中一般應寫作“I shall”，一些省略和簡寫在商務信函中也不應出現，應該補全句子成分。商務英語中有一些特定的表達法，它們在普通英語中一般不出現或雖然也使用但含義不同，這也是商務英語的一個特征。比如短語“on the terms andconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示條件，在日常用法中沒有必要兩詞連用，但在商務信函中，為求精確、嚴謹，常成對使用。再如“advise sb.of sth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“勸告”、“建議”等意思。這種作為商業術語與普通用語含義不同的詞還有不少，如“offer”一般表示“提供”、“提議”等，在商務里可指“發盤”、“報盤”；同樣在保險業務中，“policy”指“保險單”，而不是“政策”、“方針”，“average”指“海損”，而不是“平均的”、“一般的”；“confirm”的基本含義是“確認”，用在信用證前面時，則表示“保兌”，如confirmed letter of credit（保兌的信用證）。

二、商務信函的寫作技巧

商務信函的寫作比文學創作及其他類型的寫作容易，這是因為商務英語信函的寫作有一定的框架規范，具體表現在內容結構與語言運用等方面。

（一）通常要選用常用的四部式的正文結構。商務信函由四部分組成，即引言、詳情、應答和結束語。第一部分的引言中，不應開門見山地談論事情，而應該常通過某項事由或利用彼此以前的聯系引出所要表達的東西，避免唐突。第二部分詳情，應按照主次順序分幾個段落進行說明，同時，在敘述同一事項時要保持語言的條理性與邏輯性，通常將敏感事項的信息放在最后，如涉及限制、付款、罰款、賠償等不好的信息。第三部分應答，可以告訴對方隨函寄去的附件或表示歡迎對方詢價或咨詢，也可以是要求對方確認、答復或寄來價目表。在出現這類情況時，可根據具體情況決定其是否應該留下。第四部分一般是一些總結和結束句子，有的純粹是一句客套語，這主要是注意一些稱呼和問候問題。此類信函中，結束語必須對照全文內容，以便自然不違和。

（二）要善于使用商務信函中的習慣用法，此類用法較多，其一般和普通表達方法有明顯差別。其中包含很多約定俗成的套語，在寫信時需要查閱相關手冊。

三、結語

商務英語信函的寫作原則是信函不可磨滅的靈魂，我們應該用一種尊重原則和守護原則的心態做這件事情，而其寫作的技巧，則是日常寫作都會用到的實用技能，萬變不離其宗，可以靈活運用它，也可以提出更加科學新鮮的方法去嘗試。原則與技巧也是信函寫作的兩項重要組成部分，缺一不可。隨著國際化交流的深入，商務英語信函的寫作也應成為我們研究的方向，為了更好地發展國家經濟的全球化而努力。

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