高職院校圖書館采編業務外包及其質量控制お

熊靜雅

摘 要：本文闡述了圖書館采編業務外包的背景，對采編業務的外包形式進行了簡單的分類，最后針對采編業務外包的質量控制提出了幾點建議。

關鍵詞：高職院校 業務外包 質量控制

一、高職院校圖書館業務外包的背景

在計算機技術、網絡技術蓬勃發展的今天，圖書館的核心工作早已由單純地收集文獻信息資料轉向根據不同讀者的需要展開信息咨詢服務。然而，要做好這項服務工作并不是一件容易的事情，因為大部分高職院校圖書館規模偏小，館員偏少，如果要把人力資源集中投入到專業的咨詢服務當中，必然要減少采訪、編目人員數量。但是與此同時，高職院校還普遍存在藏書量不夠的狀況，為了達到“專科學校生均擁有圖書80冊，生均年進圖書3冊”的評估指標，圖書館不得不每年投入重金采購上萬冊圖書，在這種條件下，采訪編目的工作量非但沒有減少，反而有增加的趨勢，如果此時大幅減少采編人員，圖書館的文獻資源建設可能會陷入混亂。如何有效整合現有人力資源，合理分配各部門崗位，提高館內文獻儲備能力、文獻咨詢能力是每個高職院校圖書館亟待解決的難題。在市場需求的催生下，圖書館業務外包誕生，圖書館將部分業務外包給書商，一方面節約了人力成本，將圖書館員工從枯燥的蓋館藏章、貼磁條、打條碼等機械重復的勞動中解放出來；另一方面也節省了采購經費，提高了資金的利用效率，因為圖書館的業務外包都是通過公開招標方式選擇合作書商，只有折扣率更低、服務更好的外包企業才能拿到項目訂單，這也就有效地保證了圖書館的利益。

二、采編業務外包的類型

傳統的圖書館采編業務主要包括以下工作流程：制定本館收藏方針、劃定采購范圍、確定采購書商、配置采購訂單、拆包驗收圖書、完成物理加工（蓋館藏章、貼條碼、貼磁條等）、完成館藏編目數據加工等。為了減輕采編人員工作壓力里，提高圖書流轉速度，各圖書館可以根據工作流程的重要程度、自身資金的充裕度，有選擇性地開展部分工作環節外包。

（一）非核心工作外包

非核心工作外包主要指的是將諸如訂購前的查重、訂單的核實、采編場地的安保、打掃、圖書的拆包、圖書的物理加工等技術含量低的勞動交由簽約書商來完成的工作形式。實行此類外包，可以使圖書館工采訪編目人員從機械重復的勞動中解放出來，有利于員工集中精力做好圖書的深層次加工。

（二）核心工作外包

1.采訪外包

采訪工作是圖書館文獻資源建設工作中最為核心最為基礎的工作，采訪質量的好壞直接決定了圖書館的信息服務水平。高校圖書館采訪業務外包通常有綱目訂購和清單訂購兩種形式。其中，綱目訂購指的是，由圖書館的采訪人員根據學校教學、科研需求制定圖書采購方針，劃分圖書采購范圍，再由外包書商根據圖書館提供的綱目范圍配置圖書的采購方式。而清單采購是指，書商事先提供書刊征訂目錄，圖書館組織采訪人員及校內師生共同從中勾選出符合本館藏書要求的圖書，最后下達采購清單的選書模式。

2.編目外包

編目外包原來的含義是，圖書館將原編目部門的部分工作，譬如圖書物理加工、數據加工交予外包書商承擔。而本文所提到的編目外包特指核心層次的編目外包，即圖書館為外包書商開啟圖書館管理系統遠端端口，由外包工作人員直接套錄國家圖書館全國編目中心或CALIS高校文獻保障系統的數據進行編目，最后由館內編目人員對編目完成的數據進行檢查、審核的工作模式。

三、采編業務外包的質量控制

將圖書館采編業務外包給第三方企業有如下優點：其一，可以節約采購經費，提高資金利用率，保證了學校的利益；其二，可以優化館內崗位配置，將有限的人力資源投入到讀者咨詢服務當中，實現工作效能的提升；最后，還可以縮短圖書加工周期，減少新書積壓對讀者借閱造成的影響。但是同時，采編外包帶來的弊端也不容忽視，采編工作的好壞不但事關圖書館整體文獻資源建設水平，也影響著后期的資源維護工作、讀者服務工作的開展。因此，必須按照采編的業務流程嚴格把控外包的業務質量。

（一）嚴格挑選外包書商

隨著國內圖書外包市場的發展，高校圖書館選擇書商的范圍也越來越廣，怎樣才能從綜合實力參差不齊的外包企業中選出既能夠提供豐富書源，又能夠承擔大部分采編業務的代理書商呢？筆者認為要綜合考慮以下影響因素：第一，書商的資質與公司規模；第二，書商的貨物來源及訂到率；第三，書商的外包加工隊伍素質；第四，書商的行業風評與信譽；第五，圖書折扣與售后服務。最后根據各指標在整體評價中的重要程度賦予相應權重，選出綜合評分最高的書商。

（二）擺正圖書館員工心態，明確自身職責

將采編業務外包出去并不意味著圖書館原采編人員可以完全放權，撒手不管，事實上外包的全過程都需要圖書館方工作人員指導、配合與監督。以采訪工作為例，圖書館員工必須與外包書商進行全方面的溝通，只有盡可能地闡明學校的學科發展及圖書館的辦館理念才能最大限度地減少錯采、漏采。圖書館方只有明確各員工的職責范圍，才能將外包加工的主動權牢牢掌握在自己手上。

（三）明確外包協議，嚴格培訓外包加工人員

每個圖書館都有自己的傳統與特色，圖書的加工要求也不盡相同，因此圖書加工前期，圖書館必須結合自身館情與外包書商簽訂盡可能詳盡的外包協議。通常協議中應包含：外包人員能力要求、圖書加工數量、加工規格、各批次交貨時間、責任劃分、違約賠償等。尤其針對外包人員加工能力這一項，圖書館更應該嚴格把關，避免書商讓文化層次不高、缺乏專業知識的工人充當編目員。此外，圖書館采編人員還應對選定的外包人員進行嚴格培訓，只有有效地傳遞了圖書館方的各項要求，才能最大限度的保證圖書加工水準。

（四）實行多環節監控，保證圖書加工質量

為了保障圖書加工質量，不少高校圖書館要求外包書商實行到館加工，由圖書館采編人員跟蹤監督外包人員具體工作情況，以便發現問題及時溝通。筆者從事了四年的圖書采訪工作，深刻地認識到圖書館各部門工作人員之間的合作及其重要，要做好圖書的質量監控據，采編部、流通部的各個員工必須聯合起來針對圖書加工的各個環節進行跟蹤監控。首先，圖書驗收是質量監控的第一環、采訪人員要嚴格比對到貨清單與訂貨清單，防止不良書商夾帶非本館訂書；其次，編目人員要對套錄數據提出明確要求，并隨時檢查有沒有錄入錯誤、圖書與數據是否匹配、套錄數據是否準確等相關問題。最后，流通人員還要在剔除污損及疑似盜版書籍后，與采編部門核實總冊數。只有大家通力合作，才能保質保量地完成圖書采購任務。

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