電子檔案對高校檔案管理的影響與管理策略

徐潔

摘 要：在科技日益進步的今天，時代信息快速推進，電子檔案逐漸取代了普通的檔案管理形式，發揮了其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷。本文主要根據電子檔案在高校檔案管理中的運用情況，就電子檔案的特點及對高校檔案管理的影響進行分析，提出了電子檔案在高校檔案管理中的管理策略。

關鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點

所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：

1、電子檔案管理的優勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉變

紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉變

電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內容與形式的轉變

檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測

電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護

高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強高校電子檔案管理員的技術指導

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。

四、小結

隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻

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